財(cái)務(wù)共享模式下建筑業(yè)內(nèi)控要點(diǎn)探究

常溫健 李程

【摘要】當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已難以滿足大中型企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展對(duì)成本控制、信息傳遞等方面的需求，越來(lái)越多的企業(yè)選擇引進(jìn)共享服務(wù)中心來(lái)提高自身的財(cái)務(wù)管理水平。隨著財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)際應(yīng)用，財(cái)務(wù)管理也產(chǎn)生了新的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。因此，文章通過(guò)對(duì)建筑業(yè)財(cái)務(wù)共享管理模式下企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行研究，針對(duì)各項(xiàng)內(nèi)控要點(diǎn)存在的問(wèn)題提供相應(yīng)的解決策略，為財(cái)務(wù)共享模式下建筑業(yè)構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度提供參考。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)共享模式；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)防控

【中圖分類號(hào)】F406.72

建筑施工行業(yè)有著施工項(xiàng)目地域分布廣、施工工期長(zhǎng)、集中管理難度大等特點(diǎn)。財(cái)務(wù)共享中心依托于成熟的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范審批流程、強(qiáng)調(diào)信息時(shí)效性、控制營(yíng)運(yùn)成本為目的，將各項(xiàng)信息資源予以共享。因此，企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心極大地加強(qiáng)了集團(tuán)對(duì)各級(jí)子分公司、各級(jí)項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控能力，保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

財(cái)務(wù)共享管理模式在信息技術(shù)支持下，有效地加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制和風(fēng)險(xiǎn)防范的能力，提高了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。但全新的財(cái)務(wù)管理模式必然會(huì)產(chǎn)生新的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，因此研究財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)，能夠幫助企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的最大化。

一、財(cái)務(wù)共享模式下建筑業(yè)內(nèi)控要點(diǎn)分析

（一）控制環(huán)境存在的風(fēng)險(xiǎn)

1.業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作相分離

財(cái)務(wù)共享模式以財(cái)務(wù)共享中心為主體，由集團(tuán)公司組織調(diào)配具有一定專業(yè)能力的財(cái)務(wù)人員，對(duì)各層級(jí)業(yè)務(wù)部門的賬務(wù)進(jìn)行集中分配處理。在財(cái)務(wù)共享模式下，業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的對(duì)接工作是產(chǎn)生內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的一大要點(diǎn)。一是基于財(cái)務(wù)共享軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)使用，所有賬務(wù)處理均處于模塊化、流程化、集中化，共享中心財(cái)務(wù)人員每日進(jìn)行大量機(jī)械重復(fù)的工作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員缺乏對(duì)特殊風(fēng)險(xiǎn)判斷的敏感性。二是大部分共享中心財(cái)務(wù)人員缺少項(xiàng)目層財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏與各層級(jí)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的有效溝通，導(dǎo)致某些賬務(wù)風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法被及時(shí)有效識(shí)別。三是各層級(jí)財(cái)務(wù)人員、管理人員疏于履行自身應(yīng)盡的風(fēng)險(xiǎn)防范職責(zé)，過(guò)程審批更加形式化，導(dǎo)致各層級(jí)與共享中心之間風(fēng)險(xiǎn)管控的權(quán)責(zé)分配失衡。

2.人才持續(xù)流失

財(cái)務(wù)共享模式的出現(xiàn)勢(shì)必會(huì)調(diào)整原有的財(cái)務(wù)組織架構(gòu)。一方面，部分財(cái)務(wù)人員調(diào)轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)共享中心專門負(fù)責(zé)賬務(wù)處理，將項(xiàng)目層的財(cái)務(wù)人員從繁雜的賬務(wù)工作中解放出來(lái)，逐步實(shí)現(xiàn)向管理型財(cái)務(wù)人員過(guò)渡。另一方面，共享中心財(cái)務(wù)人員每日面臨大流量、單一性的工作，在一定程度上弱化了財(cái)務(wù)專業(yè)技能，不利于綜合業(yè)務(wù)能力的提升，造成職務(wù)晉升通道受阻，致使部分財(cái)務(wù)人員選擇離職。因此，財(cái)務(wù)共享中心實(shí)際上面臨著人員流動(dòng)的巨大壓力，一定程度上影響著會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性。

（二）防控機(jī)制存在的風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享模式實(shí)質(zhì)上是對(duì)賬務(wù)工作的“再處理”，通常由業(yè)務(wù)部門提交至各層級(jí)財(cái)務(wù)人員審核后，通過(guò)共享平臺(tái)再傳遞至共享中心進(jìn)行賬務(wù)處理，是對(duì)賬務(wù)再審核的工作，極大降低了項(xiàng)目層人員因疏忽而導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。然而，各項(xiàng)業(yè)務(wù)是隨機(jī)匹配至共享財(cái)務(wù)人員的，因此不同財(cái)務(wù)人員基于對(duì)項(xiàng)目層經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的了解程度不同，對(duì)同一項(xiàng)業(yè)務(wù)是否存在風(fēng)險(xiǎn)的判斷也有所不同。另一方面，共享模式是基于共享平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)原始憑據(jù)傳遞的，雖然依托于職責(zé)人員在各個(gè)責(zé)任部門設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)，但為了使流程更便捷幾乎全部實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)線上審批，經(jīng)辦人只需要登錄其他權(quán)責(zé)賬號(hào)就可以完成越級(jí)審批，因此加大了內(nèi)部控制審批權(quán)限的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）控制活動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享模式在降低賬務(wù)真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，一定程度上犧牲了付款審批效率。一項(xiàng)報(bào)銷付款流程的審批，傳統(tǒng)模式下僅需要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員及項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批；共享模式下從流程發(fā)起到付款至少要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)初審、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、共享中心制證初審、制證復(fù)審、資金審核七項(xiàng)審批流程予以付款，審批節(jié)點(diǎn)的延遲會(huì)影響付款的時(shí)效性。對(duì)于供應(yīng)商以及勞務(wù)商的付款，尤其是針對(duì)農(nóng)民工的工資代付方面，付款不及時(shí)極易引發(fā)民工上訪等對(duì)公司信譽(yù)產(chǎn)生不良影響的事件。另外，對(duì)于其他部門工作人員來(lái)說(shuō)，各類報(bào)賬系統(tǒng)操作熟練度以及必須通過(guò)內(nèi)網(wǎng)登錄也影響了報(bào)賬效率。

（四）內(nèi)部監(jiān)督存在的風(fēng)險(xiǎn)

在財(cái)務(wù)共享模式下，項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員的配置壓縮，規(guī)模較小的項(xiàng)目?jī)H保留了1～2名財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目全部的財(cái)務(wù)工作，崗位職責(zé)劃分不明確，極易違反不相容崗位制度。項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員從繁瑣的制證工作中解放出來(lái)后，因混淆崗位職責(zé)反而獲得更大的財(cái)務(wù)權(quán)力，公司審計(jì)部門難以對(duì)公司下屬所有項(xiàng)目開(kāi)展及時(shí)、有效的審計(jì)工作，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)薄弱無(wú)法得到糾正。另外，共享中心僅保留記賬審核功能，共享中心財(cái)務(wù)人員無(wú)法接觸業(yè)務(wù)發(fā)起部門，僅通過(guò)影像信息有時(shí)難以判斷原始憑證的真實(shí)性、合規(guī)性，無(wú)法形成有效的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。

（五）共享平臺(tái)存在的風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享中心是依托于“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，通過(guò)共享軟件實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的集中化。以共享軟件為主，與影像系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、專項(xiàng)核算系統(tǒng)以及銀企互聯(lián)系統(tǒng)相互連接，構(gòu)建全方位的財(cái)務(wù)生態(tài)系統(tǒng)。共享平臺(tái)能否正常運(yùn)行會(huì)影響項(xiàng)目會(huì)計(jì)核算工作，當(dāng)系統(tǒng)某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，將影響整個(gè)財(cái)務(wù)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，財(cái)務(wù)共享服務(wù)器存儲(chǔ)大量的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，當(dāng)服務(wù)器遭到攻擊癱瘓時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部存儲(chǔ)的信息泄露和丟失。因此，財(cái)務(wù)共享模式的實(shí)施進(jìn)一步加大了內(nèi)部控制對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的依賴性，對(duì)共享平臺(tái)控制的有效性決定了內(nèi)部控制制度實(shí)施是否可靠。

二、財(cái)務(wù)共享模式下建筑業(yè)內(nèi)控的優(yōu)化措施

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

1.建立績(jī)效考評(píng)機(jī)制

財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)建立起完善的績(jī)效考評(píng)機(jī)制，通過(guò)績(jī)效考評(píng)激發(fā)員工的責(zé)任意識(shí)，根據(jù)審批單據(jù)數(shù)量和質(zhì)量給予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，提高員工的工作積極性。同時(shí)記錄各層級(jí)財(cái)務(wù)初復(fù)審人員駁回次數(shù)，定期對(duì)其做出通報(bào)公示，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，以降低業(yè)務(wù)表單的錯(cuò)誤率。

2.建立培訓(xùn)和雙向調(diào)動(dòng)機(jī)制

財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)定期舉行全集團(tuán)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)活動(dòng)，統(tǒng)一共享與項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員對(duì)同一財(cái)務(wù)政策下賬務(wù)處理的一致性，并鼓勵(lì)共享財(cái)務(wù)人員的雙向調(diào)動(dòng)。一方面能夠解決項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員匱乏的現(xiàn)狀，同時(shí)也能夠培養(yǎng)出一批高素質(zhì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員，降低因擔(dān)憂自身競(jìng)爭(zhēng)力下降而導(dǎo)致的人才流失。另一方面，共享中心能夠補(bǔ)充一批具有與業(yè)務(wù)部門對(duì)接經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。

（二）加大風(fēng)險(xiǎn)控制力度

基于建筑單位體量大、類型繁雜的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)引入共享中心的企業(yè)進(jìn)行全方位的梳理分析，著重關(guān)注各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)管理流程中存在的控制風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)健全企業(yè)架構(gòu)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要?jiǎng)澐殖杀举M(fèi)用、債權(quán)債務(wù)、稅務(wù)業(yè)務(wù)以及資金結(jié)算等崗位，使財(cái)務(wù)人員各司其職。相同崗位財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)特殊經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)形成一致的賬務(wù)處理意見(jiàn)，降低同一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)因財(cái)務(wù)人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)敏感程度不同而做出不同判斷所產(chǎn)生的控制風(fēng)險(xiǎn)。此外，為保證各個(gè)責(zé)任部門所設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)的有效性，可以將共享平臺(tái)登錄更改為短信驗(yàn)證碼、面部識(shí)別等方式，杜絕跨級(jí)別審批權(quán)限的風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)用更加科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手段，對(duì)較為薄弱的環(huán)節(jié)做好提前防控，降低某一環(huán)節(jié)產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的可能性。

（三）優(yōu)化業(yè)務(wù)審批流程

業(yè)務(wù)審批流程應(yīng)以滿足管理需要為出發(fā)點(diǎn)，依據(jù)層級(jí)審批、效益平衡的原則對(duì)業(yè)務(wù)流程做出相應(yīng)的簡(jiǎn)化。在確定業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點(diǎn)后，將不必要的控制環(huán)節(jié)予以剔除，并完善控制環(huán)節(jié)薄弱的關(guān)鍵要點(diǎn)。通過(guò)共享平臺(tái)篩選出駁回率較低、重要性較小的業(yè)務(wù)報(bào)銷表單，取消部門負(fù)責(zé)人審核、項(xiàng)目書(shū)記審核、制證復(fù)核等審批環(huán)節(jié)，加快業(yè)務(wù)流程的審批速度。優(yōu)化共享平臺(tái)算法，對(duì)于涉及訴訟、民企拖欠、農(nóng)民工工資、職工權(quán)益等相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，可以加急分配至財(cái)務(wù)共享人員審核列表頂端，以保證付款業(yè)務(wù)能夠盡快完成審批。此外，可以與共享技術(shù)開(kāi)發(fā)部門溝通，通過(guò)移動(dòng)VPN登錄共享平臺(tái)以保證審批的及時(shí)性。

（四）增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督力度

為保障內(nèi)部控制的有效性，審計(jì)部門應(yīng)重新梳理共享財(cái)務(wù)模式下企業(yè)管理過(guò)程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)要點(diǎn)，并制定相應(yīng)的內(nèi)控制度，保證現(xiàn)有條件下內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部評(píng)價(jià)職能最大化。首先，要在成本管控與監(jiān)督有效性中做出均衡選擇，適當(dāng)增加項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員，保證各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度的有效實(shí)施。其次，企業(yè)可以聘請(qǐng)外部審計(jì)專家組建內(nèi)部控制督查小組，對(duì)內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和設(shè)計(jì)缺陷形成專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告，第三方審計(jì)可以保證評(píng)價(jià)的獨(dú)立性與客觀性，依據(jù)其提出的整改意見(jiàn)改善經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，增強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督力度。最后，共享中心系統(tǒng)研發(fā)部門要加強(qiáng)軟件對(duì)原始附件的識(shí)別能力，可以采用市場(chǎng)上成熟的OCR技術(shù)識(shí)別發(fā)票的真?zhèn)?，在?jiǎn)化業(yè)務(wù)流程手續(xù)中形成有效的監(jiān)督機(jī)制。

（五）構(gòu)建完善的信息交互系統(tǒng)

共享中心應(yīng)構(gòu)筑多重保護(hù)機(jī)制，確保共享平臺(tái)正常運(yùn)行。由專門的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人員定期進(jìn)行檢修維護(hù)，避免因共享平臺(tái)故障對(duì)各單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生影響。同時(shí)，要建立網(wǎng)絡(luò)防火墻與備用資料庫(kù)，必要時(shí)可以加密存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，防范數(shù)據(jù)被竊取、篡改或刪除。并且要進(jìn)一步加強(qiáng)各平臺(tái)的整合，將采購(gòu)系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)等融合進(jìn)來(lái)，更好地發(fā)揮共享平臺(tái)風(fēng)險(xiǎn)控制與預(yù)警機(jī)制功能。

三、結(jié)語(yǔ)

許多跨地域的大中型企業(yè)為加強(qiáng)企業(yè)管控能力、降低營(yíng)運(yùn)成本而采用共享財(cái)務(wù)模式。共享財(cái)務(wù)模式的實(shí)施改變了企業(yè)原有的組織架構(gòu)與財(cái)務(wù)制度，有效地節(jié)約了人力資源和營(yíng)運(yùn)成本，也對(duì)原有的內(nèi)部控制體系產(chǎn)生了較大的沖擊，內(nèi)部控制要點(diǎn)設(shè)置以及控制措施也發(fā)生了巨大的變化。為保證內(nèi)部控制的有效實(shí)施，企業(yè)必須針對(duì)財(cái)務(wù)共享模式的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，完善原有的內(nèi)部控制體系，才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)作，保證企業(yè)健康、有序地發(fā)展。

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