醫(yī)院檔案數(shù)字化管理及質(zhì)量控制的思考

李猷

摘要：隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在多個行業(yè)和領(lǐng)域發(fā)揮了重要的作用，通過運用數(shù)字化技術(shù)，使醫(yī)院檔案管理方式發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變。但在實際的應(yīng)用過程中，由于多種因素的影響，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作仍然存在一定的問題，如何提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和利用效率成為了醫(yī)院檔案管理目前需要解決的問題。本文就將針對醫(yī)院檔案管理工作的特點，分析研究目前醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的問題，并提出具體的措施來優(yōu)化數(shù)字化檔案管理，加強(qiáng)質(zhì)量控制，為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展提供建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;數(shù)字化管理;質(zhì)量控制;策略

引言：數(shù)字化在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，能極大的提升檔案管理工作的水平和效率，加快醫(yī)院的信息化建設(shè)，并且能夠為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供更多的幫助。因此，研究醫(yī)院檔案數(shù)字化管理及質(zhì)量控制具有非常強(qiáng)的現(xiàn)實意義，有效的保證了醫(yī)院檔案的信息性，安全性，完整性以及有效利用性，進(jìn)一步提升了醫(yī)院的信息化水平。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的重要作用

隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為醫(yī)院數(shù)字化信息化建設(shè)的必由之路，是符合時代發(fā)展的重要舉措，加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理水平，不僅是醫(yī)院內(nèi)部管理發(fā)展的要求，更是時代發(fā)展的要求。隨著社會的不斷進(jìn)步，對于信息技術(shù)的重視程度也越來越高，如果忽略醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理，仍然采用傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式，將會導(dǎo)致醫(yī)院運行效率不斷下降，管理模式無法適應(yīng)實際的要求，最終導(dǎo)致整個醫(yī)院綜合水平的不斷降低。加強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化管理，也能夠為醫(yī)院其他，方面的數(shù)字化管理提供一定的借鑒經(jīng)驗，同時信息化時代的各種數(shù)據(jù)繁多且復(fù)雜，需要運用數(shù)字化管理方法來對大負(fù)荷的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理以及分析。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，存在著丟失、損毀的多種風(fēng)險，而運用數(shù)字化管理的方法，能夠有效的避免這種問題的發(fā)生。

同時醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理也能夠為，醫(yī)院職工的工作及患者的就醫(yī)帶來極大的便利，醫(yī)生可以方便及時的從計算機(jī)中調(diào)出所需要的相關(guān)內(nèi)容，提高了管理的效率，而且能夠有效的保證搜索內(nèi)容的精確性。同時，由于數(shù)字檔案主要保存于服務(wù)器中，有利于檔案的長期保存，避免對檔案進(jìn)行人工編制、人工整理和人工組卷工作，有效地節(jié)省了人力，同時提高了工作效率和準(zhǔn)確性。對于患者來說，也能夠通過信息化技術(shù)減少傳統(tǒng)就醫(yī)過程中較為繁瑣的流程，通過共享確診信息，提升醫(yī)院的工作效率和醫(yī)療服務(wù)水平。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理中存在的問題

1.管理制度落后或缺失

由于數(shù)字化檔案管理模式是近幾年才廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，因此在實際的運用過程中，部分醫(yī)院仍然存在管理制度落后、舊的管理制度與新的數(shù)字化檔案管理模式不相匹配、管理制度不夠完善等問題，在日常檔案管理中，也有存在檔案管理工作人員工作不規(guī)范、態(tài)度不端正等問題的發(fā)生，這就給電子檔案的歸納、整理和歸檔帶來了不良影響，一定程度上影響了檔案管理信息的準(zhǔn)確性，在實際的工作中，無法最大限度地發(fā)揮數(shù)字檔案應(yīng)有的作用。

2.數(shù)字化技術(shù)不成熟

信息化時代，信息泄露問題是人們關(guān)注的重點話題，尤其在醫(yī)院檔案信息化管理過程中，如果數(shù)字化技術(shù)不成熟，系統(tǒng)的安全防護(hù)性不高，就很有可能出現(xiàn)醫(yī)院信息檔案的泄露情況，給醫(yī)院的正常工作以及聲譽(yù)帶來極大的影響，甚至?xí)斐苫颊唠[私的泄露，造成糾紛問題的產(chǎn)生。

3.檔案數(shù)字化重視程度不高

在數(shù)字化檔案管理的實際過程中，由于多種因素的影響，例如醫(yī)院工作人員的年齡問題等，導(dǎo)致部分人認(rèn)為數(shù)字化檔案管理的意義不大，在日常運行中可有可無，仍然選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法。因此出現(xiàn)了許多醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的檔案信息管理方法，而數(shù)字化檔案管理流于形式，成為應(yīng)付上級檢查的工具，這對于醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展是非常不利的。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理與質(zhì)量控制的措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)

只有科學(xué)健全的管理制度，才能夠落實檔案信息化管理工作，才能夠為醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供重要的保障。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對于檔案管理長效機(jī)制的建立，建立獎懲制度，提升檔案工作人員的積極性和責(zé)任心，以此來保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時要積極引進(jìn)高質(zhì)量，高素質(zhì)的檔案管理人才，不斷的為檔案管理工作團(tuán)隊注入新的活力。除此之外，要利用數(shù)字化技術(shù)來建立完整的考評機(jī)制，將多種因素納入考核范圍，將責(zé)任落實到個人，保證電子檔案錄入的準(zhǔn)確性、可靠性和及時性、真實性，促進(jìn)醫(yī)院信息化、數(shù)字化建設(shè)。

2.完善硬件和軟件設(shè)施

醫(yī)院的檔案信息化管理需要完善的硬件及軟件設(shè)施支撐，因此，醫(yī)院要根據(jù)自身實際的發(fā)展?fàn)顩r及未來的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，選擇合適的硬件及軟件設(shè)施。首先要建立起網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為檔案數(shù)字化管理提供空間。其次，要選擇合適容量、便于維護(hù)和管理的技術(shù)設(shè)備。同時也要建立起醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)，滿足醫(yī)院內(nèi)部的信息交流需求。同時還要建立安全可靠的醫(yī)院檔案數(shù)字化管理平臺，確保檔案信息安全，杜絕泄露問題的發(fā)生。

3.做好數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量監(jiān)控

雖然數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理更為方便和快捷，能夠節(jié)省大量的人力和物力，但數(shù)字化檔案也有可能出現(xiàn)一定的錯誤，因此在數(shù)字化檔案管理工作中，要做好質(zhì)量監(jiān)控工作，檔案管理人員要專門對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量控制。例如病人病例的檔案，領(lǐng)用時需要進(jìn)行登記，領(lǐng)用登記中對于號段檔案份數(shù)等不能進(jìn)行隨意的修改，若發(fā)現(xiàn)檔案存在錄入失誤等問題，要及時進(jìn)行上報，并由專門檔案管理人員通過后臺對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改更正。檔案管理工作人員要定期的做好檔案的抽查工作，核查病例的數(shù)目和排序分包等，確保符合有關(guān)管理要求。在對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，也要特別注意數(shù)字化處理過程中出現(xiàn)的缺陷，例如印章不完整的現(xiàn)象，要及時返回、重新進(jìn)行掃描。

四、結(jié)束語

總的來說，研究醫(yī)院檔案數(shù)字化管理及質(zhì)量控制，能夠進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的模式，建立檔案信息交流系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化資料共享，切實有效提升醫(yī)院檔案利用效率。

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