河南省民辦高校檔案管理研究

引言

對(duì)民辦教育給予鼓勵(lì)和支持，一直是中國(guó)特色社會(huì)主義教育體系的重要體現(xiàn)。2002年頒布的《中華人民共和國(guó)民辦教育促進(jìn)法》和2010年教育部頒布的《圍家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》明確規(guī)定了民辦教育的形式、組織和活動(dòng)。為使河南省民辦教育更進(jìn)一步的發(fā)展，河南省教育廳于2017年發(fā)布了《河南省教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，指出要大力支持民辦學(xué)校發(fā)展，提高辦學(xué)質(zhì)量。2018年河南省人民政府發(fā)布《河南省人民政府關(guān)于鼓勵(lì)社會(huì)力量興辦教育進(jìn)一步促進(jìn)民辦教育健康發(fā)展的實(shí)施意見(jiàn)》，建議不僅要充分發(fā)揮黨在民辦學(xué)校中的主導(dǎo)作用，而且要在制度和機(jī)制創(chuàng)新方面率先行動(dòng)。

長(zhǎng)期以來(lái)，由于民辦學(xué)校體制的制約和自身的不足，相對(duì)于公辦學(xué)校，民辦高校的檔案管理明顯比較落后，因此，如何使民辦高校的檔案管理丁作與自身的成長(zhǎng)相適應(yīng)、相協(xié)調(diào)地發(fā)展，已經(jīng)成為業(yè)界和學(xué)術(shù)界迫切需要解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀分析

國(guó)外的“私立高?！边@一概念對(duì)應(yīng)的就是我國(guó)的民辦高校，他們非常重視其檔案管理工作，尤其是信息資源的利用，因此，有許多關(guān)于私立高校檔案工作的相關(guān)研究，其中以研究開(kāi)發(fā)利用高校檔案信息資源方面的文獻(xiàn)為主。Phumzile Hlophe認(rèn)為應(yīng)該預(yù)先測(cè)度用戶(hù)的潛在需求，主動(dòng)引導(dǎo)用戶(hù)取得信息，加速建設(shè)高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程等。Sei-ichi Koike認(rèn)為提升檔案館的服務(wù)水平，可以通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)站、舉辦專(zhuān)題展覽和召開(kāi)研討會(huì)等方式。Kim，Heejung提出了改進(jìn)檔案資源數(shù)字化，深化與學(xué)校圖書(shū)館等管理部門(mén)的聯(lián)絡(luò)程度。Y·Lemay認(rèn)為可以用評(píng)估的方法，研究學(xué)校檔案部門(mén)服務(wù)效率的相關(guān)問(wèn)題。

國(guó)內(nèi)學(xué)者主要針對(duì)信息化建設(shè)和管理體系兩個(gè)方面展開(kāi)研究。高強(qiáng)指出要以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、以信息技術(shù)為支撐、以信息資源為核心的原則建設(shè)檔案信息化。張麗指出發(fā)揮信息化檔案的實(shí)際效用，就要結(jié)合自身特點(diǎn)，運(yùn)用技術(shù)設(shè)備，重視建設(shè)數(shù)字資源。張宏慧等學(xué)者認(rèn)為民辦高校的檔案管理工作應(yīng)結(jié)合自身情況，同時(shí)借鑒其他高校和企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。畢再麗從檔案管理的特點(diǎn)、管理體系和管理隊(duì)伍等方面說(shuō)明了民辦高校檔案管理的創(chuàng)新措施。張寒梅認(rèn)為相關(guān)部門(mén)要根據(jù)民辦高校本身的規(guī)律特點(diǎn)提供指導(dǎo)，檔案管理辦法不能一成不變?？灯G俠提出在探索適宜民辦高校自身特征的檔案管理體系的同時(shí)，要充分利用現(xiàn)有的信息資源和社會(huì)資源。

經(jīng)過(guò)以上分析，雖然關(guān)于民辦高校檔案管理的研究并不算少，但是針對(duì)其外在影響因素的研究比較欠缺。我國(guó)關(guān)于民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題和策略研究仍然比較宏觀(guān)、抽象，缺乏結(jié)合民辦高校自身特點(diǎn)的針對(duì)性研究，本文探索正好可以彌補(bǔ)這一空白。

二、河南省民辦高校檔案管理的基本認(rèn)知

（一）民辦高校檔案的性質(zhì)

1、基礎(chǔ)性。民辦高校在教育、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中形成的各種文件資料，具有保存意義，被記錄歸檔的文件就形成了檔案。民辦高校檔案最普遍的特征就在于它的基礎(chǔ)性，主要體現(xiàn)在其信息的積累性和管理的伴隨性?xún)煞矫妗Ｊ紫?，其信息資源的不斷積累不僅可以為民辦高校在教育、宣傳、科研等方面給予材料支持，也能夠在憑證依據(jù)、法律訴訟等方面提供佐證素材，每一所民辦高校的無(wú)形財(cái)富都包含著這些日積月累的檔案資源;其次，管理的伴隨性主要是指在民辦高校管理工作中，與檔案管理有關(guān)的工作無(wú)處不在，以及在民辦高校發(fā)展過(guò)程中，檔案管理具有客觀(guān)存在性的特點(diǎn)。

2、服務(wù)性。通過(guò)合理地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，可以使其具體價(jià)值得以充分體現(xiàn)，主要表現(xiàn)為提供服務(wù)。民辦高校檔案的服務(wù)性要求檔案人員在工作時(shí)不僅要快速地對(duì)檔案利用需求作出應(yīng)答，還要注重服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率、提高主動(dòng)解決需求的意識(shí)，也就是在提供服務(wù)時(shí)要做到及時(shí)、高效和主動(dòng)。

3、文化性。我國(guó)民辦高校的發(fā)展歷程并不久遠(yuǎn)，卻都致力于建設(shè)與自身特色相結(jié)合的校同文化，展現(xiàn)自身文化魅力。民辦高校檔案作為校園文化的代表之一，有其獨(dú)特的生產(chǎn)力，它的文化性是指其檔案文化成果的造就以及檔案文化服務(wù)的提供。民辦高校的檔案文件保存了大量有價(jià)值的信息資源，不僅可以升華凝練為知識(shí)理論，而且豐富了民辦高校的物質(zhì)文化。民辦高校檔案見(jiàn)證了過(guò)去，記錄著現(xiàn)在并走向未來(lái)，它所記錄的文化成果是全校師生的精神食糧。

4、涉密性。民辦高校的資料文件雖大部分是對(duì)外公開(kāi)的，但也有一些保密文件，這些保密文件經(jīng)過(guò)歸檔就會(huì)變?yōu)樯婷軝n案。民辦高校檔案的涉密性主要體現(xiàn)在機(jī)密性和自利性?xún)煞矫妗Ｊ紫?，機(jī)密性是指牽涉了保密文件的民辦高校檔案具有的機(jī)要性，保護(hù)民辦高校的自身利益是機(jī)密性檔案出現(xiàn)的首要任務(wù);其次，自利性是指民辦高校的檔案管理要忠于高校本身的發(fā)展，民辦高校檔案具有資產(chǎn)的性質(zhì)，它的所有權(quán)為高校自身，社會(huì)應(yīng)該對(duì)民辦高校檔案的管理工作給予尊重。

（二）民辦高校檔案的特點(diǎn)

1、檔案來(lái)源的社會(huì)性。民辦高校檔案的社會(huì)性指的是它與社會(huì)、人群、各類(lèi)機(jī)構(gòu)之間的緊密聯(lián)系，其所有的信息資源均來(lái)自于社會(huì)，又都用之于社會(huì)，具體體現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，民辦高校在招收、培養(yǎng)學(xué)生的過(guò)程中所記錄的檔案材料，在日積月累的過(guò)程中能夠全面反映高校的人才培養(yǎng)特點(diǎn);其次，以社會(huì)各個(gè)元素為研究對(duì)象的科研成果經(jīng)檔案記錄后又推廣于社會(huì);最后，作為一項(xiàng)文化遺產(chǎn)，民辦高校檔案是隨著社會(huì)的發(fā)展演變而進(jìn)步的。

2、檔案產(chǎn)權(quán)的模糊性。依照國(guó)際慣例，產(chǎn)權(quán)的模糊性主要體現(xiàn)在法律與經(jīng)濟(jì)方面，民辦高校檔案產(chǎn)權(quán)也是一樣。首先，完整的法律地位和有效的法律保護(hù)是判別民辦高校檔案產(chǎn)權(quán)是否清晰的重要法律標(biāo)準(zhǔn)，而民辦高校檔案產(chǎn)權(quán)并不完全符合這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn);其次，民辦高校檔案產(chǎn)權(quán)所有者的控制力較強(qiáng)、市場(chǎng)運(yùn)行中的內(nèi)在責(zé)權(quán)利的統(tǒng)一是民辦高校檔案產(chǎn)權(quán)清晰的經(jīng)濟(jì)標(biāo)準(zhǔn)，而我國(guó)民辦高校目前還很難做到。

3、檔案管理的效益性。效益管理，就是在民辦高校的檔案管理工作中采用價(jià)值高、效能高、成本低的原則。民辦高校檔案管理的效益性主要體現(xiàn)在三方面。首先，民辦高校的檔案工作是基于自身發(fā)展的需求，其切入點(diǎn)和落腳點(diǎn)都應(yīng)放在提高效能上;其次，在建立科學(xué)高效的體制的同時(shí)，在管理相關(guān)機(jī)構(gòu)、人員方面都要考慮成本投入;最后，在檔案管理工作的各個(gè)方面都要充分利用信息資源，為各類(lèi)需求做好服務(wù)。

4、檔案管理的動(dòng)態(tài)性。民辦高校檔案的動(dòng)態(tài)性是其通有特征，主要表現(xiàn)為三個(gè)方面。首先，在數(shù)量和內(nèi)容方面，民辦高校的檔案是隨著高校發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境變化而不斷更新的;其次，在管理模式方面，民辦高校的檔案管理的模式是與高校自身特點(diǎn)相適應(yīng)的，不同發(fā)展階段的管理模式是不一樣的;最后，在工作人員方面，南于晉升幾率小、待遇普遍低的特點(diǎn)，民辦高校檔案管理人員不僅具有專(zhuān)業(yè)不穩(wěn)定的問(wèn)題，還具有流行性大的特征。

三、民辦高等學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及成因

文章從民辦高校檔案管理的法律法規(guī)、組織機(jī)構(gòu)及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)、檔案編研工作以及信息化建設(shè)等角度出發(fā)，分析了目前民辦高校檔案管理存在的相關(guān)問(wèn)題以及主要原因。

（一）存在的主要問(wèn)題

1、檔案機(jī)構(gòu)及基礎(chǔ)設(shè)施不健全。第一，檔案管理機(jī)構(gòu)缺失。有些民辦高校在有能力成立專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)的條件下，并未設(shè)置相關(guān)機(jī)構(gòu)、配置專(zhuān)業(yè)人員，而是由其他部門(mén)人員進(jìn)行分管，使得高校檔案散落在不同部門(mén)職員的手中。第二，基礎(chǔ)設(shè)施配置不健全。在檔案用房上，很少會(huì)使技術(shù)用房、庫(kù)房以及閱覽室獨(dú)立開(kāi)放。在庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施上，大部分的高校只裝備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，而不具備除塵器、空氣凈化器、去濕器等檔案專(zhuān)用的設(shè)備。

2、檔案意識(shí)不強(qiáng)。第一，高層管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)。首先，很多民辦大學(xué)的發(fā)展規(guī)劃中不包括他們的檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置和基礎(chǔ)設(shè)施的配置以及檔案工作人員質(zhì)量的提高等;其次，管理部門(mén)未確定檔案工作的組織架構(gòu)，也沒(méi)有建立高校高層管理人員共同負(fù)責(zé)、不同級(jí)別部門(mén)共同參與的檔案管理工作組織體系。第二，教師和學(xué)生的檔案意識(shí)較弱。主要表現(xiàn)有：對(duì)檔案認(rèn)知有偏差，很多師生都只對(duì)人事檔案有印象，并不了解人事與教研檔案的差別;民辦高校的很多師生不具備檔案管理規(guī)范化意識(shí)，他們不清楚檔案資料文件的各項(xiàng)規(guī)范要求，也不知書(shū)寫(xiě)材料必須耐用，使用字符必須標(biāo)準(zhǔn)化;大部分師生不清楚學(xué)校檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度，導(dǎo)致平時(shí)的工作學(xué)習(xí)中缺乏歸檔的意識(shí)。第三，檔案工作者沒(méi)有意識(shí)到檔案的必要性。這是學(xué)校檔案意識(shí)不強(qiáng)的重要因素。主要表現(xiàn)有兩點(diǎn)：一是宣傳力度不夠，民辦高校檔案認(rèn)識(shí)的增強(qiáng)非常依賴(lài)檔案工作人員的教育宣傳;二是管理意識(shí)不足，河南民辦高校檔案工作人員對(duì)所采集的檔案資料很少按照科學(xué)方法進(jìn)行分類(lèi)、組織、存儲(chǔ)、編寫(xiě)和研究等，一般只會(huì)簡(jiǎn)單地進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)。

3、具體規(guī)章制度不完善。第一，類(lèi)型不統(tǒng)一，內(nèi)容不全面。目前，河南省民辦高校檔案管理制度存在較多缺失，如缺乏檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、電子檔案管理制度等。第二，缺少系統(tǒng)性。盡管一些民辦學(xué)校建立了基本的檔案管理制度，但因沒(méi)有全局性的思路，就只制定了一些日常的管理制度。第三，不能較好地結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況。一些民辦高校檔案管理工作沒(méi)有根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)建立管理制度，因此，在實(shí)際應(yīng)用和操作中存在一定的困難。

4、專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)不合理。第一，人員結(jié)構(gòu)不合理。首先，學(xué)歷、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)不合理，在河南民辦高校的檔案部門(mén)的職員里，博士生、碩士生只占少數(shù)，本科生、大專(zhuān)生相對(duì)較多，他們的職稱(chēng)一般只是初、中級(jí)，高級(jí)專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)的比例低于全國(guó)平均水平;其次，檔案人員老齡化問(wèn)題突出。雖然招聘退休的高校公職人員可以勝任這份工作，但是也有其弊端，這些人的學(xué)習(xí)能力以及創(chuàng)新能力一般比較低，不利于民辦高校檔案工作的發(fā)展。第二，專(zhuān)業(yè)人員較少。在民辦高校檔案部門(mén)工作的專(zhuān)職人員，很少是專(zhuān)門(mén)學(xué)檔案專(zhuān)業(yè)的，大多只經(jīng)過(guò)較短時(shí)間的培訓(xùn)就開(kāi)始工作了，檔案管理水平較低。

5、編研工作不完善。第一，形式單一。大部分的研究編寫(xiě)成就是學(xué)校發(fā)展歷史，榮譽(yù)證書(shū)集，專(zhuān)題文件冊(cè)等等，缺乏創(chuàng)造力，并且沒(méi)有密切關(guān)注民辦高校工作的熱點(diǎn)和難題，也未強(qiáng)調(diào)出民辦高校的特點(diǎn)。第二，質(zhì)量較低。目前在河南民辦高校中，檔案編研工作中“編寫(xiě)”形式較多，但“研究”的成就較少，大都是匯編等初級(jí)成果，多是原始文件的總結(jié)，深入的編寫(xiě)研究成果很少。

6、信息化程度不高。第一，檔案信息化設(shè)施配備不健全。許多河南民辦高校在檔案應(yīng)用技術(shù)核心設(shè)備上裝備不足，檔案信息采集設(shè)備的配置率也需要進(jìn)一步增長(zhǎng)。第二，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的使用效果不佳。檔案應(yīng)用系統(tǒng)包括的內(nèi)容有文件管理系統(tǒng)、檔案外部利用系統(tǒng)、與其他高校系統(tǒng)的接口等，雖然河南民辦高校使用檔案管理系統(tǒng)的較多，但檔案外用利用系統(tǒng)和檔案網(wǎng)站建設(shè)狀況不盡如人意。第三，數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)率低。在河南民辦高校中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)已逐步由過(guò)去的手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索，發(fā)展較好;但檔案全文數(shù)字化的建設(shè)比較落后，這非常不利于民辦高校檔案工作效率的提高。

（二）主要成因分析

1、重視的程度欠缺。盡管河南民辦高校的檔案工作近年來(lái)雖然在改善，但還是沒(méi)受到應(yīng)有的重視，不能滿(mǎn)足其發(fā)展的需要。造成這一現(xiàn)象的主要原因有兩點(diǎn)。一是主要投資者對(duì)高校的檔案管理不看重。絕大多數(shù)民辦高校都是投資辦學(xué)，獨(dú)立運(yùn)營(yíng)，自負(fù)盈虧，所以這些創(chuàng)辦者很看重成本和效益，而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到有效的檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理、人才引進(jìn)等方面的資金投入不夠。二是檔案職工對(duì)檔案管理工作不上心，這些多是因?yàn)闄n案人員的素質(zhì)水平一般造成的。

2、辦學(xué)水平不高。民辦高校的檔案管理與其管理模式、實(shí)力水平等密切相關(guān)，并與之形成相應(yīng)的互惠關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，民辦高校的辦學(xué)水平越高、管理模式越高效、社會(huì)認(rèn)可度越高，對(duì)檔案管理就越重視;而對(duì)于管理模式仍處于強(qiáng)家族式企業(yè)作風(fēng)、辦學(xué)水平較低的民辦高校，對(duì)檔案管理的態(tài)度就比較消極?？傊?，民辦高校對(duì)檔案管理工作的重視程度越高，就越能將其檔案轉(zhuǎn)變成信息資源，從而規(guī)避許多風(fēng)險(xiǎn)，樹(shù)立好的社會(huì)形象，成為綜合實(shí)力較強(qiáng)的高校;反之就越不容易實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3、自身發(fā)展局限。首先是經(jīng)營(yíng)理念引起的，民辦高校具有一定的法律自主權(quán)，以及靈活的辦學(xué)機(jī)制，且受政府束縛小。因此，民辦高校更多地依賴(lài)于高層的意志，他們不理解檔案管理對(duì)于民辦高校權(quán)益的重要意義，更看重投資效益。其次是商業(yè)模式的局限性，我國(guó)民辦高等教育的發(fā)展依靠市場(chǎng)，但投資者大多是商人，主要是以家族式管理方式為主。而隨著民辦高校規(guī)模的增大，家族式管理方式的弊端就會(huì)顯露。最后，民辦高校職工較高的流動(dòng)性會(huì)削弱檔案機(jī)構(gòu)人員的檔案意識(shí)。

4、法律法規(guī)缺失。目前，民辦高校進(jìn)行檔案管理時(shí)所主要參考的法律法規(guī)中，并未確切提出任何具體的可操作的措施或者是針對(duì)性建議，這主要因?yàn)槊褶k高校的產(chǎn)權(quán)權(quán)屬劃分不明確，進(jìn)而在民辦高校的檔案管理政策制定方面，國(guó)家有關(guān)行政部門(mén)也有些不確定，這導(dǎo)致民辦高校的檔案管理比較粗糙。長(zhǎng)期下來(lái)，會(huì)漸漸形成民辦高校檔案法律法規(guī)的空白區(qū)域，導(dǎo)致越來(lái)越多的問(wèn)題。

5、行政引導(dǎo)缺乏。一是因?yàn)槊褶k高校擁有一定程度的法律自主權(quán)，所以跟公辦高校不同，民辦高校的檔案管理情況幾乎是取決于他們的管理者;二是檔案行政管理部門(mén)對(duì)民辦高校的檔案管理工作存在困惑。由于私立和公立高校在管理模式上的差異，導(dǎo)致行政部門(mén)針對(duì)公立高校的管理方式并不能直接用民辦高校，只能借鑒一部分，所以行政部門(mén)比較難做到對(duì)民辦高校的專(zhuān)業(yè)化引導(dǎo)和服務(wù)。

四、加強(qiáng)我國(guó)民辦高校檔案管理工作的策略

（一）提升檔案管理意識(shí)

1、提高民辦高校創(chuàng)辦人及管理高層的檔案管理意識(shí)。民辦高校在檔案管理方面并不如公立高校一般嚴(yán)謹(jǐn)，而民辦高校舉辦人和管理高層對(duì)檔案管理的態(tài)度是其檔案管理工作水平的決定性因素之一。

目前，絕大多數(shù)民辦高校負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理工作并不會(huì)影響學(xué)校整體發(fā)展，很難帶來(lái)更大利益，沒(méi)有必要投入太多資金;加之民辦高校在法律上的一定自主權(quán)，更是限制了他們管理檔案資料。針對(duì)以上固有思維，應(yīng)當(dāng)更重視民辦高校檔案管理工作的頂層設(shè)計(jì)，樹(shù)立正確的高校檔案觀(guān)。首先是高校創(chuàng)辦人強(qiáng)化檔案思維，其次是在檔案管理理念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變和校正。將檔案管理意識(shí)納入學(xué)校發(fā)展全局規(guī)劃中，充分意識(shí)到檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展之間的緊密關(guān)系，確保檔案管理工作更好地開(kāi)展。

2、加強(qiáng)民辦高校師生的檔案管理意識(shí)。民辦高校師生的檔案管理意識(shí)強(qiáng)弱對(duì)本校檔案的完整性起直接制約效應(yīng)，也與檔案管理的質(zhì)量有密切關(guān)系。所以，增強(qiáng)廣大師生的檔案管理意識(shí)，是做好民辦高校檔案管理的基礎(chǔ)性工作。強(qiáng)化學(xué)校師生的檔案管理意識(shí)主要應(yīng)從以下三點(diǎn)下功夫：一是強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，即在歸檔文件的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)等等各個(gè)環(huán)節(jié)要符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn);二是要有檔案整合意識(shí)，要留意各類(lèi)檔案資料收集的齊全性以及完整性;三是加強(qiáng)檔案移交歸檔意識(shí)，按照相應(yīng)歸檔制度，將具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)向?qū)Ｓ胸?fù)責(zé)機(jī)構(gòu)移交歸檔。民辦高校師生作為高校中的最大群體，形成檔案管理意識(shí)后，可以更好地為學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作貢獻(xiàn)力量，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。

（二）完善檔案管理制度設(shè)計(jì)

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，事實(shí)上，必要的制度是制約民辦高校檔案管理工作的關(guān)鍵性因素。完善的制度以其自有強(qiáng)制性和規(guī)范性，保障民辦高校檔案工作得以順利開(kāi)展，并對(duì)民辦高校檔案管理工作進(jìn)行責(zé)任追究和監(jiān)督。因此，加快建立健全民辦高校檔案管理工作制度，是充分高效發(fā)揮其檔案價(jià)值的必要途徑。

1、完善檔案管理法律法規(guī)制度。目前我國(guó)僅有《檔案法》對(duì)民辦高校檔案管理工作開(kāi)展及檔案內(nèi)容保護(hù)起約束作用，但相關(guān)配套法律法規(guī)還不完善。因此，應(yīng)當(dāng)著重推動(dòng)檔案管理法律法規(guī)從以下三個(gè)層面予以完善：一是行政層面，是對(duì)民辦高校提出的強(qiáng)制性管理規(guī)定;二是標(biāo)準(zhǔn)層面，是對(duì)民辦高校檔案管理的推薦性意見(jiàn);三是文件層面，通過(guò)文件、通知、意見(jiàn)等形式發(fā)布解決民辦高校檔案管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新矛盾，填充民辦高校檔案管理工作的空白區(qū)域。而在制定和完善法律法規(guī)時(shí)，要深刻認(rèn)識(shí)到其對(duì)檔案管理_丁作的發(fā)展起到的保障以及束縛作用，更要熟知當(dāng)代民辦高校檔案管理中每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作特點(diǎn)。在充足調(diào)研基礎(chǔ)上，首先發(fā)布一部分單項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，以點(diǎn)帶面，等到條件成熟后再將規(guī)章制度上升為國(guó)家層面的法律法規(guī)制度。

2、完善民辦高校檔案管理具體制度體系。民辦高校作為檔案管理的主體之一，除了必須遵循國(guó)家相關(guān)的檔案法律法規(guī)規(guī)章制度外，還要根據(jù)國(guó)家頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本身的特點(diǎn)進(jìn)行必要的補(bǔ)充、更改，以貼近民辦高校的實(shí)際情況來(lái)制定適合自身的規(guī)章制度。一是針對(duì)學(xué)校本身特點(diǎn)制定檔案管理工作章程，明確校內(nèi)各級(jí)各部門(mén)檔案管理權(quán)責(zé)分配及操作流程;二是對(duì)現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度予以修正和適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充，例如，對(duì)檔案管理部門(mén)的機(jī)構(gòu)屬性進(jìn)行整合，補(bǔ)齊民辦高校的某些缺失檔案，修改不正確、不規(guī)范的檔案規(guī)章制度名稱(chēng)，合理地簡(jiǎn)化相關(guān)規(guī)章制度等。檔案管理水平較高的民辦高校，可以先行嘗試建立檔案工作獎(jiǎng)懲制度、民辦高校檔案工作管理委員會(huì)等外部保障制度。但最關(guān)鍵的是要將檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期計(jì)劃，逐步完善具體制度體系。

（三）完善民辦高校內(nèi)部治理體系與治理能力

完善民辦高校內(nèi)部治理體系和治理能力，是響應(yīng)黨和國(guó)家號(hào)召，推動(dòng)民辦高校檔案管理向正規(guī)化道路邁進(jìn)的主要路徑。

1、著力建立健全檔案管理組織結(jié)構(gòu)。明確的檔案管理工作組織結(jié)構(gòu)是推動(dòng)民辦高校檔案發(fā)展的關(guān)鍵。隨著我國(guó)民辦高等學(xué)校的不斷發(fā)展壯大，要盡快構(gòu)建高層分管、各個(gè)職能部門(mén)及下屬二級(jí)學(xué)院積極參與的檔案工作組織體系，為民辦高校檔案管理工作順利開(kāi)展做好組織保證。同時(shí)要加快建立專(zhuān)職檔案管理機(jī)構(gòu)，高校檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)就是負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管各類(lèi)檔案，為學(xué)校的自身發(fā)展提供有力的信息資源利用服務(wù)，各民辦高校要根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立健全與其辦學(xué)規(guī)模相匹配的檔案機(jī)構(gòu)。

2、按需購(gòu)買(mǎi)配置檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。民辦高校檔案管理的質(zhì)量與基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的硬件環(huán)境建設(shè)息息相關(guān)。民辦高校應(yīng)根據(jù)本身的經(jīng)濟(jì)條件，選擇高效實(shí)用、適合自身實(shí)際的檔案管理硬件配置?；A(chǔ)設(shè)施與檔案庫(kù)如果滯后于其發(fā)展需要，不止會(huì)影響民辦高校檔案工作水平和形象，更會(huì)使檔案部門(mén)在學(xué)校的地位“邊緣化”;但如果需求與民辦高校自身發(fā)展不符，對(duì)其的財(cái)力、人力、物力等資源也是一種浪費(fèi)，檔案部門(mén)也會(huì)由此處于相對(duì)被動(dòng)的地位。

3、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。第一，要配備專(zhuān)職檔案管理人員。民辦高校要根據(jù)自身實(shí)際情況和檔案管理具體工作任務(wù)適時(shí)地合理地配備專(zhuān)職檔案工作人員，以保證其有充裕的時(shí)間和飽滿(mǎn)的精力與去完成檔案管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化的管理。第二，要完善隊(duì)伍治理結(jié)構(gòu)，改變?nèi)瞬殴芾砝砟?，?shí)現(xiàn)人才從單一向綜合性、差異性人才的轉(zhuǎn)化，促進(jìn)檔案管理人員資源的保障、開(kāi)發(fā)和利用，持續(xù)完善檔案人員隊(duì)伍的管理結(jié)構(gòu)。第三，積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才。目前各高校都將“檔案學(xué)”作為一門(mén)專(zhuān)業(yè)學(xué)科，民辦高校要制定優(yōu)惠政策以吸引專(zhuān)業(yè)上有較強(qiáng)能力的畢業(yè)生，使其加入檔案隊(duì)伍，為檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)注入新鮮的血液。第四，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。以提高檔案管理工作人員的可持續(xù)發(fā)展為長(zhǎng)期目標(biāo)，并且著眼于現(xiàn)在實(shí)際情況，挖掘其潛力與優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的工作人員舉辦針對(duì)性強(qiáng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案人員更好地適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作，提高檔案管理業(yè)務(wù)和管理技能。構(gòu)建一支適合民辦高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良、充滿(mǎn)生機(jī)、業(yè)務(wù)精干的檔案管理隊(duì)伍。

隨著2002年《中華人民共和國(guó)民辦教育促進(jìn)法》制定以來(lái)，我國(guó)民辦高校進(jìn)入了快速發(fā)展期。民辦高校的管理水平提升問(wèn)題已成為目前社會(huì)各界關(guān)注的熱點(diǎn)之一。但民辦高校檔案管理沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，隨著近幾年相關(guān)政策和制度規(guī)定的出臺(tái)，民辦高校檔案管理工作有了明顯進(jìn)步，取得了一些成就。在提升民辦高校檔案管理工作能力時(shí)，若沒(méi)有較強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，民辦高校檔案管理工作定會(huì)較難推進(jìn)。要提高民辦高校高層管理者檔案意識(shí)，并強(qiáng)化師生的檔案規(guī)范化意識(shí)。此外，還需根據(jù)民辦高校本身的實(shí)際情況，加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)、人才隊(duì)伍、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在完善民辦高校檔案管理內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)、更科學(xué)的檔案管理，積極地為民辦高?？沙掷m(xù)健康發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

作者簡(jiǎn)介：潘君（1971-），女，河南尉氏人，館員（中級(jí)），研究方向：檔案管理。

（責(zé)任編輯 李琳）