以業(yè)財融合理念提升專賣經(jīng)費信息化管理

胡春梅 山東臨沂煙草有限公司

引言

煙草行業(yè)是國家的利稅大戶，其上繳稅利對國家財政貢獻較大。為維護國內(nèi)煙草市場秩序，保障國家財政收入不流失，1991年制定《中華人民共和國煙草專賣法》，至2015年已歷經(jīng)三次修正。煙草專賣法規(guī)范了煙葉種植、收購和調(diào)撥、煙草制品生產(chǎn)、銷售和運輸、煙用機械和材料生產(chǎn)和銷售等行為。假冒偽劣卷煙在市場流通損害國家利益也損害消費者利益，煙草行業(yè)秉持著“國家利益至上、消費者利益至上”的共同價值觀管理煙草市場保障國家收入，保護消費者權(quán)益不受侵犯。煙草專賣局作為執(zhí)法機關(guān)擔(dān)負(fù)著監(jiān)督執(zhí)行煙草專賣法實施的責(zé)任，協(xié)助公檢法和工商部門對涉煙違法犯罪行為進行打擊，主要包括打假、打私和煙草市場管理的職責(zé)，伴隨著執(zhí)法權(quán)的實施，必然產(chǎn)生一定的經(jīng)費支出。煙草行業(yè)專賣經(jīng)費管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要組成部分。

一、打通信息壁壘，引入業(yè)財融合理念

當(dāng)前涉煙違法案件形式多樣，通過互聯(lián)網(wǎng)社交平臺銷售假冒偽劣卷煙情況日漸增多，專賣案件采用了信息化管理，建立了專賣701業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)用于拓展案件信息源，跟蹤嫌疑信息處理，依法依規(guī)進行查扣卷煙檢驗，違法物品管理，規(guī)范法律程序文書管理。專賣辦案過程中發(fā)生的舉報費、人員費用、檢驗檢測費等報銷通過財務(wù)軟件中的預(yù)算報銷系統(tǒng)處理，財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑為報銷費用項目和金額。費用報銷收集單據(jù)、整理過程煩瑣細(xì)碎，為保證報銷費用真實、完整和規(guī)范，需要十個人在報銷封面上審核簽字，且過程全為人工過程。當(dāng)前存在專賣部門不了解案件辦理費用開支情況，財務(wù)部門不了解費用對應(yīng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，各系統(tǒng)間存在信息無法打通的壁壘。

2021年行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，提出以信息化手段為載體，促進業(yè)財融合和信息共享，探索財務(wù)大數(shù)據(jù)多維分析路徑，提高會計信息化質(zhì)量。由此引入業(yè)財融合理念進行專賣經(jīng)費管理。

業(yè)財融合是業(yè)務(wù)與財務(wù)融合的簡稱，也稱為業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，是當(dāng)前企業(yè)管理的先進理念，是管理會計思想的具體應(yīng)用模式，充分關(guān)注管理層內(nèi)部需求。業(yè)財融合是業(yè)務(wù)經(jīng)營聯(lián)合財務(wù)管理，用財務(wù)管理的價值管理手段結(jié)合業(yè)務(wù)經(jīng)驗去引導(dǎo)業(yè)務(wù)發(fā)展向前，體現(xiàn)財務(wù)管理對企業(yè)經(jīng)營的前置深入?yún)⑴c，從企業(yè)整體角度去思考評價業(yè)務(wù)開展是否符合企業(yè)發(fā)展愿景和目標(biāo)方向。當(dāng)前以業(yè)財融合理念為指導(dǎo)，提升專賣經(jīng)費的信息化管理水平，搭建基于RPA技術(shù)智慧化業(yè)財融合智慧平臺，打通財務(wù)系統(tǒng)與專賣701業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息壁壘，自動調(diào)取行業(yè)701專賣信息系統(tǒng)的案卷資料，通過平臺自動比對審核，達到數(shù)據(jù)聯(lián)通共享、數(shù)出一源，實現(xiàn)專賣經(jīng)費管理信息化、規(guī)范化、高效化。

二、現(xiàn)狀研究，問題導(dǎo)向

隨著701專賣網(wǎng)絡(luò)平臺的建立，案件線索進一步增加，案件數(shù)量逐年遞增，專賣經(jīng)費開支總金額呈上升趨勢，各明細(xì)項目開支波動較大且不均衡。

專賣經(jīng)費數(shù)額較大，成為每年檢查審計重點，財務(wù)軟件對專賣經(jīng)費的核算僅僅從費用類別歸集，無法追蹤到單個案件，投入產(chǎn)出效益對應(yīng)不明顯，難以深入進行分析。導(dǎo)致當(dāng)前專賣經(jīng)費管理較為粗放，在當(dāng)前精益理念日益強化的企業(yè)管理中，無法滿足管理需要。當(dāng)前主要存在以下問題：

（一）歷次審計檢查中出現(xiàn)問題較多

近年來省局（公司）組織，進行專賣經(jīng)費專項審計，2016年出現(xiàn)16項問題，2017年出現(xiàn)10項問題，查出問題后進行制度修訂完善，加強人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，建立專項審批流程，設(shè)立事件的事前審批等一系列措施，取得了一定成效。在2019年的專項審計中仍有5項類似問題查出。主要常見問題有審批手續(xù)不全，附件支撐力度不夠，發(fā)票不合規(guī)，重復(fù)報銷，超標(biāo)準(zhǔn)報銷等。

（二）專賣經(jīng)費審核效率低

為了強化費用監(jiān)管力度，專賣經(jīng)費付款前，需要到市局專賣科和財務(wù)科審批，經(jīng)辦人員為了完成一系列的簽批環(huán)節(jié)，需要多次從縣區(qū)到市局進行審批。一項費用審核時間普遍較長，平均在20日左右，如存在問題需整改退回的單據(jù)，可能要在2個月才能走完審核流程，歷時過長。費用報銷手續(xù)花費一線人員過多精力，嚴(yán)重影響工作效率。

（三）專賣經(jīng)費和案卷無法對應(yīng)

專賣經(jīng)費按照“舉報費、人員費用、檢驗檢測費、宣傳費、協(xié)同辦案費、獎勵補助費”等費用項目設(shè)置會計科目進行歸集。因案卷較多，并且有些案卷因案情復(fù)雜跨越好幾個年度，會計核算無法區(qū)分每個案卷發(fā)生多少費用，無法對每一案件進行成本測量，無法滿足企業(yè)決策需要的數(shù)據(jù)支持，影響了財務(wù)管理的精細(xì)性。

三、查找原因，溯源分析

針對上述存在問題，加強學(xué)習(xí)參考其他地區(qū)制度、規(guī)定和管理手段，拓展思路，尋找解決辦法。了解到其他省市的先進經(jīng)驗，走出去學(xué)習(xí)帶回來經(jīng)驗，抽調(diào)專人到湖南、四川等先進地區(qū)學(xué)習(xí)借鑒專賣經(jīng)費審核和財務(wù)機器人運用的先進經(jīng)驗，進一步解放思想，開闊視野。運用精益工具查找原因，采用頭腦風(fēng)暴法，多次組織財務(wù)、專賣相關(guān)人員座談討論，采用問題導(dǎo)向思考，逐項問題查找原因，提出解決方案。具體分析如表1所示。

表1 現(xiàn)狀-問題-原因分析表

四、采取措施

（一）固化事前審批流程，確保手續(xù)齊全

根據(jù)制度規(guī)定專賣經(jīng)費中的舉報費、人員費用、宣傳費等按照開支金額大小和業(yè)務(wù)性質(zhì)，需要不同的事前審批手續(xù)，這都需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和審核人員熟練掌握制度規(guī)定，但人為把控難免出現(xiàn)疏漏，需要利用審批流程進行信息化的設(shè)定，固化事前審批流程，以信息化語言設(shè)置剛性控制，確保流程合規(guī)手續(xù)齊全。

（二）優(yōu)化審核流程，找出關(guān)鍵控制節(jié)點

通過流程診斷與分析，找出專賣經(jīng)費管理流程的關(guān)鍵控制點為“填制報銷憑證”和“縣區(qū)會計審核”。對這兩個關(guān)鍵控制點的操作過程進行細(xì)致分析，經(jīng)辦人員根據(jù)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)填制報銷憑證，部門預(yù)算員和部門負(fù)責(zé)人對業(yè)務(wù)真實性簽署是否屬實的意見，對真實性發(fā)表意見，縣區(qū)會計審核報銷單據(jù)是否合法合規(guī)，對規(guī)范性發(fā)表意見，這兩個環(huán)節(jié)的把控關(guān)系到報銷業(yè)務(wù)的規(guī)范性、完整性，提高這兩個環(huán)節(jié)的審核質(zhì)量就可有效減少問題的出現(xiàn)。

（三）細(xì)化重點控制節(jié)點，建立專賣經(jīng)費審核系統(tǒng)

通過引入信息化手段，使用IT語言將涉及專賣經(jīng)費管理的各有關(guān)制度和規(guī)范文件，確定為嚴(yán)格的規(guī)則和定義，對關(guān)鍵節(jié)點控制放大細(xì)節(jié)管理，促進其格式化、規(guī)范化。一是制度固化為具體規(guī)則。以往填制報銷憑證和會計審核均依賴于業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員掌握制度規(guī)定的熟練程度，現(xiàn)在通過審核平臺系統(tǒng)的建立，將制度細(xì)化，固化為具體規(guī)則，一旦錯誤將無法存入系統(tǒng)，施行剛性控制。二是案卷對應(yīng)費用。對于質(zhì)檢損耗費需要逐個案件分別對應(yīng)的，且區(qū)別案件性質(zhì)每個真煙案件只能報一次，系統(tǒng)自動提取案卷中數(shù)據(jù)進行比對，生成匯總表，設(shè)置控制語句，確保不出現(xiàn)重復(fù)報銷。其他費用項目能對應(yīng)案件的也都做到與案卷對應(yīng)，并且可按案卷號作為關(guān)鍵字查詢，滿足分析需要。三是建立報銷發(fā)票數(shù)據(jù)庫。通過統(tǒng)計匯總已報銷發(fā)票，形成數(shù)據(jù)庫，利用發(fā)票號碼唯一性，報銷時自動比對，發(fā)票號碼重復(fù)不予報銷。四是加入發(fā)票驗真節(jié)點。上傳報銷附件，自動鏈接OCR發(fā)票檢驗系統(tǒng)，只有通過驗真的發(fā)票才能予以報銷。五是在線審核。以列表形式提示需要上傳的附件，經(jīng)辦人員按照要求上傳附件后，審核人員進行在線審核，節(jié)約經(jīng)辦人員往返市縣之間的路途時間，提高工作效率。

（四）引入財務(wù)機器人，完成數(shù)據(jù)共享、自動控制

因?qū)Ｙu案卷涉及法律秘密，財務(wù)人員無法調(diào)閱核對，以往都是通過經(jīng)辦人員提供的數(shù)據(jù)和案情介紹進行判斷，而且核對也是一個煩瑣細(xì)致的過程，對填制人員和審核人員的工作時間存在依賴，因其主觀性會存在疏漏，以信息化手段固化報銷模板，節(jié)省經(jīng)辦人員填制時間，單據(jù)制作又快又準(zhǔn)。會計審核也存在無效的重復(fù)工作，當(dāng)前通過引入財務(wù)機器人技術(shù)，利用財務(wù)機器人對接專賣信息系統(tǒng)，讀取數(shù)據(jù)庫信息，從中提取案值、案件性質(zhì)、查扣數(shù)量等數(shù)據(jù)進行計算和判斷，確定報銷費用的合理性、合規(guī)性，對審核結(jié)果進行客觀性判斷，無須重復(fù)審核判定。

五、系統(tǒng)改善后結(jié)果

（一）減員提速，效率提高

通過建立專賣經(jīng)費在線審核系統(tǒng)，對于客觀規(guī)則性的數(shù)據(jù)，已通過系統(tǒng)進行了規(guī)范確認(rèn)，改變以往人為審核的煩瑣，專賣經(jīng)費的審核人員從市局（公司）的四人減為一人，單張單據(jù)審核時間也從小時計量改為分鐘計量，大大節(jié)約了審核工作量，加速了單據(jù)流轉(zhuǎn)時間，提高了工作效率，切實為基層減負(fù)。

（二）固化整理單據(jù)流程和順序，提高準(zhǔn)確率和規(guī)范性

以制度監(jiān)督化視角和審計視角，對業(yè)務(wù)流程執(zhí)行監(jiān)視和跟蹤控制，增強內(nèi)部控制執(zhí)行的準(zhǔn)確性、客觀性，細(xì)化財務(wù)管理的精益性。

（三）建立管理信息數(shù)據(jù)庫，為數(shù)據(jù)分析蓄積資料

通過財務(wù)機器人的鏈接，利用網(wǎng)絡(luò)低峰時間定時提取701系統(tǒng)數(shù)據(jù)，做到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的有序融合。隨著系統(tǒng)平臺的逐步運行，經(jīng)過一段時間的數(shù)據(jù)匯集積累，滿足多維度分析需求。在當(dāng)前開展的對標(biāo)管理和效益分析工作中，改變當(dāng)前以年度和費用類別分析的粗放維度，使以案件為維度的分析成為可能，細(xì)化分析顆粒度。從多年的數(shù)據(jù)積累建立數(shù)據(jù)庫，對比分析歷史數(shù)據(jù)，總結(jié)發(fā)現(xiàn)分析趨勢，為業(yè)務(wù)辦理的成本投入提供定額標(biāo)準(zhǔn)測算和決策的依據(jù)。

通過逐年積累，以案卷號編碼各項費用，形成數(shù)據(jù)池，為分析單一案卷的投入產(chǎn)出比成為可能，通過多案件對比，同類案件匯總，從中找出發(fā)展趨勢，為打假打私行為和市場管理提供決策依據(jù)，為高質(zhì)量發(fā)展轉(zhuǎn)型決策提供數(shù)據(jù)支撐。

六、業(yè)財融合在管理中的作用發(fā)揮

（一）提高對業(yè)財融合意義認(rèn)識

通過專賣管理信息化的業(yè)財融合實踐，財務(wù)人員確保業(yè)財融合能夠順利實施的關(guān)鍵在于提高對業(yè)財融合的認(rèn)識，財務(wù)管理不應(yīng)過分關(guān)注對業(yè)務(wù)的監(jiān)督職能，應(yīng)重視對業(yè)務(wù)問題解決和管理需要。確立了解決問題的目標(biāo)，就可以針對問題研究解決方案，促進業(yè)財融合，管理轉(zhuǎn)型，水平提升。

（二）問題導(dǎo)向，訂立業(yè)財融合目標(biāo)

在日常管理過程中，業(yè)務(wù)與財務(wù)的結(jié)合點往往因管理目標(biāo)不同而關(guān)注方向不同，存在一些無法解決的問題，以此類問題為導(dǎo)向，訂立業(yè)財融合目標(biāo)，財務(wù)不再是使用制度的框框為業(yè)務(wù)發(fā)展劃線，而是通過業(yè)財融合確立目標(biāo)的一致性，以解決實際問題，達成企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)為統(tǒng)一目標(biāo)，據(jù)此尋找解決方案，充分考慮財務(wù)風(fēng)險管控和業(yè)務(wù)流程順暢。

（三）打破壁壘，促進企業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級

解決業(yè)財融合問題，需要充分融合業(yè)務(wù)和財務(wù)的資源，考慮財務(wù)和業(yè)務(wù)雙方需求，挖掘財務(wù)業(yè)務(wù)結(jié)合點的共性，打破壁壘，形成相互聯(lián)系、高效溝通的內(nèi)部關(guān)系，使財務(wù)的價值管理與業(yè)務(wù)的多維度因素相融合，促進財務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，推進業(yè)財融合已經(jīng)成為煙草企業(yè)財務(wù)管理工作的核心，專賣經(jīng)費的RPA管理實施是本企業(yè)現(xiàn)階段業(yè)財融合的有力促進?，F(xiàn)階段，財務(wù)人員必須充分把握業(yè)務(wù)問題關(guān)鍵，以業(yè)財融合理念，探索全新路徑，更新管理模式，加快財務(wù)轉(zhuǎn)型，打破壁壘，形成互融互通的內(nèi)部關(guān)系，從而進一步促使企業(yè)走上高質(zhì)量發(fā)展之路。