信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值分析

朱小妮

摘 ?要：中國蓬勃發(fā)展的背景下的信息技術(shù)，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的信息化，這是發(fā)展學(xué)校檔案管理的必要要求，也是社會發(fā)展的總趨勢。使用信息化檔案管理，既可以提高服務(wù)質(zhì)量、監(jiān)督效率，還可以讓檔案管理減少人為的干擾。本文就學(xué)校檔案室管理工作的現(xiàn)狀分析以及學(xué)校檔案管理工作中的信息化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：信息化;學(xué)校檔案管理;應(yīng)用

高校檔案管理工作對于規(guī)劃學(xué)校檔案工作、整理和核算整個(gè)學(xué)校的檔案及相關(guān)資料極其重要，而判斷學(xué)校的質(zhì)量，可以通過檔案準(zhǔn)確地保存、整合以及更新等重要因素。而隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)的人們對高技能、高質(zhì)量的人才的需求逐漸增加，所以學(xué)校也需要緊跟時(shí)代的潮流，加強(qiáng)自身的管理和建設(shè)，在一些管理中，使用智能化管理，達(dá)到降低成本以及管理的難度，提高效率。在學(xué)校檔案管理中使用信息技術(shù)，可以讓學(xué)校的內(nèi)部管理更加職能化，方便為師生提供更大量、更準(zhǔn)確的相關(guān)資料。

一、學(xué)校檔案室管理工作的現(xiàn)狀分析

隨著時(shí)間的推移，人們越來越重視創(chuàng)新能力和邏輯能力，而不是思維定式。而信息技術(shù)可以有效的培養(yǎng)人的邏輯能力和綜合把握能力。所以使用信息技術(shù)可以有效的對整個(gè)學(xué)校的信息進(jìn)行全面梳理，將不同分類應(yīng)急排序的能力以及綜合掌握檔案的能力進(jìn)行提高和鍛煉。在學(xué)校信息中，檔案資料是極其復(fù)雜，覆蓋面廣的一種資料，很多檔案信息整理工作都面臨著時(shí)間和海量信息的壓力，所以無法進(jìn)行有效的組織和展示。而信息技術(shù)可以將這些問題輕松的解決，這主要是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)本身就是一個(gè)巨大的信息網(wǎng)絡(luò)，其最大的作用就是總結(jié)了所有的數(shù)據(jù)以及信息，為人們呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化，邏輯性強(qiáng)的知識網(wǎng)絡(luò)，這個(gè)知識網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)的找出所需要的信息，并且對知識進(jìn)行全面的掌握。而且在學(xué)校的檔案管理中，制定合理的規(guī)章制度來對工作進(jìn)行指導(dǎo)，并且將工作行為進(jìn)行規(guī)范。想要是信息化的檔案管理工作可以更有效更專業(yè)的進(jìn)行，就需要建立一個(gè)涵蓋著工作各個(gè)方面的規(guī)章制度，讓所有的工作人員在平時(shí)遵守系統(tǒng)管理，杜絕基礎(chǔ)系統(tǒng)問題的萌芽，杜絕危險(xiǎn)行為和違紀(jì)行為的發(fā)生，這樣才可以高效的并且合理有序的進(jìn)行日常工作。

二、學(xué)校檔案管理工作中的信息化技術(shù)應(yīng)用

為提高學(xué)校檔案管理的通過率和質(zhì)量，保證學(xué)校檔案的絕對安全保密，有效提高員工閱讀和維護(hù)學(xué)校檔案的整體效率，提出以下策略：

（一）提高重視程度

俗話說：對工作的態(tài)度會決定著工作的質(zhì)量。學(xué)校檔案管理意識決定了學(xué)校發(fā)展的方向和速度，并且影響著學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量和教師隊(duì)伍的能力水平。學(xué)校檔案管理想要實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，就要有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可，而檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者必須明確檔案管理的意義和價(jià)值，提高每一個(gè)人的關(guān)注力度，這樣就可以讓檔案管理的價(jià)值發(fā)揮到最大。為了有效加強(qiáng)管理者檔案管理水平，學(xué)校檔案管理需要由專職人員負(fù)責(zé)，并且進(jìn)行定期的檔案管理培訓(xùn)。

比如，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對教師及相關(guān)的工作人員講述關(guān)于檔案管理的重要價(jià)值，讓教師及職工認(rèn)識到檔案管理的重要性，這樣，在之后的工作中，可以將相關(guān)的檔案信息建立進(jìn)行落實(shí)并實(shí)施。

（二）加強(qiáng)信息化管理水平

學(xué)校檔案管理的作用和價(jià)值是在共同合作和有效協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，所以，學(xué)校檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合時(shí)整個(gè)學(xué)校共同的工作，而不是一個(gè)檔案管理部門的工作，只有全體教師與員工齊心協(xié)力，共同為促進(jìn)信息化學(xué)校檔案管理的發(fā)展與落實(shí)而努力，進(jìn)而創(chuàng)建一個(gè)信息檔案管理數(shù)據(jù)庫。

比如，在學(xué)校檔案信息庫獎(jiǎng)勵(lì)之后，管理者要對每一個(gè)檔案的擁有者進(jìn)行身份鑒別以及保存，將其驗(yàn)證身份的方式隨時(shí)更新，來保證避免檔案丟失或檔案信息發(fā)生錯(cuò)誤。

（三）科學(xué)分類

如今，已經(jīng)進(jìn)入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，所以在使用計(jì)算機(jī)來構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息，并且為其進(jìn)行分類，這樣才能為師生提供方便、數(shù)字化以及人性化的體驗(yàn)，還促進(jìn)師生的工作方式和工作效率都得到提高。同時(shí)充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他科學(xué)技術(shù)進(jìn)行信息管理，對學(xué)校檔案信息管理進(jìn)行科學(xué)的整合、分類、管理以及保障，這樣才能夠有效的提高學(xué)校檔案管理的效率，并且使檔案管理成本降低。

比如，在建立信息庫時(shí)，學(xué)校的工作者可以通過目錄進(jìn)行編寫，而且還要留出特殊檔案管理的空間，這樣可以快速的搜索檔案。

（四）對檔案資料分級管理

檔案內(nèi)容廣泛，內(nèi)容豐富。而學(xué)校檔案包括學(xué)生的學(xué)籍檔案、教師的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案和教職工的人事檔案。因此，在管理方面，想要實(shí)現(xiàn)便捷高效的管理，就需要對檔案信息進(jìn)行簡化和分級。在分級時(shí)，學(xué)生的檔案可以按照不同的年級、班級、地區(qū)和性別等進(jìn)行分類;教師與教職工的檔案可以按照教師的學(xué)科、性別和班級進(jìn)行分類;學(xué)校行政人員檔案可以按照行政管理人員的部門、職務(wù)和職稱進(jìn)行分類管理。同時(shí)，學(xué)校還可以將學(xué)生的檔案按照農(nóng)村戶口和城市戶口的管理方法進(jìn)行性質(zhì)方面的科學(xué)分類;教育工作者可以按照黨群檔案進(jìn)行管理，這樣，在將各部門的檔案完善的同時(shí)，還可以加強(qiáng)對黨員隊(duì)伍的管理。

比如在查找檔案時(shí)，可以按照分類的方式進(jìn)行查找，這樣可以極大程度的減少管理人員的精力，還能明確不同類型的人群。

三、結(jié)束語

簡而言之，在學(xué)校檔案管理中，有一個(gè)重要環(huán)節(jié)是檔案的數(shù)據(jù)處理，這主要是因?yàn)槠錄Q定了學(xué)校檔案管理信息的準(zhǔn)確性和管理工作的及時(shí)性。想要保證學(xué)校檔案管理可以滿足學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的管理規(guī)范化，建設(shè)規(guī)?；鸵訌?qiáng)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，加強(qiáng)了學(xué)校檔案管理與學(xué)校各部門辦公自動化系統(tǒng)的有效銜接，這樣才能有效提高學(xué)校的全面創(chuàng)新管理模式和教育模式。

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