大數(shù)據(jù)時代構(gòu)建“數(shù)字高?！睓n案共享平臺研究

李 瑩，陶 云

(徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 徐州 221140)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式是接收到查檔需求后被動地回應(yīng)用戶，查閱效率受到時間和人員的制約，不利于快速準(zhǔn)確查檔用檔。2020年6月頒布的《中華人民共和國檔案法》修改加入了信息化建設(shè)一章，進(jìn)一步規(guī)范了檔案數(shù)字化的規(guī)范化管理流程，而這一改變也是契合了使用者的需求。但是很多部門并沒有開始或者真正做到檔案數(shù)字化建設(shè)與管理。檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等信息處理技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號或數(shù)字編碼，通過智能化檢索，快速全面查詢利用，通過線上實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源“收、管、存、用”一體化管理，做到非必要不進(jìn)庫房，最大化保護(hù)檔案原件，促進(jìn)數(shù)字高校的創(chuàng)新發(fā)展。

1 高校檔案數(shù)字化服務(wù)中存在的問題

目前，高校檔案數(shù)字化技術(shù)還不成熟，電子檔案管理的工作流程和技術(shù)水平也與國外存在較大差距，檔案工作人員缺少信息化培訓(xùn)，查詢檢索和系統(tǒng)使用效率低，檔案服務(wù)利用缺少共享。

1.1 查詢檢索和系統(tǒng)使用效率低

高校檔案系統(tǒng)的傳統(tǒng)檢索方式是通過查找關(guān)鍵詞檢索數(shù)據(jù)，這種檢索方式快速高效，但是會存在著一些檔案查找不全的現(xiàn)象。因?yàn)閿?shù)字檔案檢索主要依據(jù)檔號、主題和時間等數(shù)字檔案的外部特征，具有一定的局限性。由于查詢者記不清具體的關(guān)鍵詞，在查閱時輸入的字符與原文題名信息有些誤差則查不到此文件。導(dǎo)致檢索出來的查詢結(jié)果不夠準(zhǔn)確，需要人工再進(jìn)行多次篩選，耗時耗力，影響服務(wù)效果。為提高檔案數(shù)字化發(fā)展，需要檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的升級與技術(shù)培訓(xùn)。但現(xiàn)實(shí)情況是管理系統(tǒng)價(jià)格逐年提高，管理服務(wù)卻跟不上節(jié)奏，缺少及時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致用戶對系統(tǒng)的很多功能不了解，檔案工作中出現(xiàn)問題后再咨詢軟件售后的被動現(xiàn)象，嚴(yán)重影響信息化工作效率。

1.2 檔案服務(wù)利用缺少共享機(jī)制

檔案在人們的印象中似乎披著一層神秘的紗，檔案的特殊性決定了其必須有一定的保密性，但是保密不代表“與世隔絕”，按部就班。檔案見證了歷史，也代表著未來，需要管理者和使用者共同保護(hù)與利用。公開的檔案數(shù)據(jù)、歷史、榮譽(yù)必須主動開放，讓廣大用戶分享這些信息。檔案管理者在工作中要與時俱進(jìn)，協(xié)同創(chuàng)新，數(shù)據(jù)庫管理、信息加密、數(shù)據(jù)存儲與備份、裝訂分類等工作需要不同專業(yè)的人員合作。在高校檔案數(shù)字化過程中，外包業(yè)務(wù)是使用較多的一種形式，科學(xué)便捷的同時也存在一些隱患，如重要檔案的信息安全，還有外包之后部門分工不明確，導(dǎo)致重復(fù)干活或無人整理。

2 基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校檔案共享平臺建設(shè)策略

高校檔案服務(wù)共享平臺，需要從檔案的使用者、管理者、收集者多方面研究具體構(gòu)建方法，核心任務(wù)是保障平臺后端的服務(wù)水平，只有不斷提升平臺建設(shè)的智能性，才能打造真正安全實(shí)用的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。區(qū)塊鏈技術(shù)通過區(qū)塊統(tǒng)一、密碼加入、人員匹配等方式來實(shí)現(xiàn)電子文件的協(xié)同管理、防偽保護(hù)、共享服務(wù)等，從學(xué)校內(nèi)部檔案共享、高校之間平臺合作共享、信息安全共享以及用戶服務(wù)共享等幾方面探索平臺搭建方法，避免出現(xiàn)“數(shù)字高?！毙瓮撛O(shè)、不實(shí)用的現(xiàn)象，打造檔案共享、協(xié)同創(chuàng)新、主體參與的高校智慧檔案管理平臺。

圖1 區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案共享平臺中的運(yùn)用

2.1 加強(qiáng)檔案系統(tǒng)之間的合作共享

2.1.1 學(xué)校內(nèi)部各種管理系統(tǒng)共享。 目前，各高校建有各種管理系統(tǒng)，形式多樣，既有OA辦公系統(tǒng)、智慧校園系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、畢業(yè)生離校系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，還有復(fù)合型系統(tǒng)等。高校管理系統(tǒng)門類多，管理精細(xì)，各門類檔案的著錄字段均不相同，未建系統(tǒng)的電子檔案以光盤形式移交歸檔。應(yīng)該打破傳統(tǒng)文檔分隔的局限，提升學(xué)校內(nèi)部文檔管理的整體成效，以集中共享管理取代原有的各自分散管理模式，各管理系統(tǒng)以節(jié)點(diǎn)、區(qū)塊的模式上傳至檔案系統(tǒng)服務(wù)器，各區(qū)塊之間鏈接形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，使得系統(tǒng)中的電子文件可通過前端系統(tǒng)與檔案平臺接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對接與在線歸檔。

2.1.2 檔案系統(tǒng)升級前后內(nèi)容共享。 信息化發(fā)展帶來了管理系統(tǒng)的頻繁升級，一些因素導(dǎo)致升級前后的檔案數(shù)據(jù)沒有有效對接。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)針對這一問題，在前端系統(tǒng)具備歸檔功能前，將留存于系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)做好鏈接于新系統(tǒng)中，以免導(dǎo)致后期查不到歷史數(shù)據(jù)的局面。相關(guān)部門應(yīng)與校檔案館(室)、數(shù)字資源共享平臺建設(shè)公司一起商討，確定歷史系統(tǒng)中數(shù)據(jù)資料的歸檔技術(shù)及方式，避免舊系統(tǒng)無效導(dǎo)致部分檔案查詢不到。具體技術(shù)及方式包括：①以硬盤拷貝、刻錄光盤等形式歸檔并遷移至檔案平臺； ②提供數(shù)據(jù)庫所在服務(wù)器網(wǎng)址、用戶、密碼，由前端用戶直接進(jìn)檔案系統(tǒng)操作； ③以區(qū)塊鏈接技術(shù)加密算法導(dǎo)入歷史數(shù)據(jù)，保障接收的電子文件的真實(shí)性與安全性。

2.1.3 高校智慧平臺之間合作共享。 在共享單車、共享汽車、共享充電寶帶給人們便捷生活的當(dāng)下，“共享”使資源得到了合理分配。檔案信息實(shí)現(xiàn)共享的同時，可以有效減少信息在采集、分類與保管等方面造成的重復(fù)操作。單一的數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺所提供的數(shù)字檔案資源比較有限，還不能滿足數(shù)字檔案用戶跨部門、跨區(qū)域的多樣化需求，打造多個數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺相互協(xié)作、互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的跨界共享。高校智慧檔案館之間合作，創(chuàng)建智慧聯(lián)盟，打破院校、部門、行業(yè)、學(xué)科界線，加強(qiáng)資源整合共聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全方位共享。數(shù)字檔案館共享平臺建設(shè)中，研究人員可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)開發(fā)一套通過節(jié)點(diǎn)共識的算法去驗(yàn)證帶有數(shù)字簽名的高清視頻、圖像等，共享的同時加強(qiáng)對信息資源的保護(hù)，同時減少網(wǎng)絡(luò)資源的浪費(fèi)問題。

2.2 注重檔案數(shù)據(jù)信息的安全共享

檔案由來已久，從漢王朝設(shè)立“蘭臺”，到隋唐時期的“甲庫”，宋代的“架閣庫”，再到明代的“黃冊庫”，清代的“內(nèi)閣大庫”，這些都是中心化管理，其目的為了便于統(tǒng)治者壟斷信息，管理民眾。但是中心化的危險(xiǎn)是一損俱損，以1909年發(fā)生的清代內(nèi)閣大庫為例，由于庫房年久失修，導(dǎo)致大部分館藏檔案破損嚴(yán)重，只能全部遷出耗費(fèi)了大量人力物力。再如大家熟悉淘寶、京東購物，支付金額也是打進(jìn)螞蟻、京東金融等監(jiān)管中心，中心一旦受到攻擊，就會存在資金風(fēng)險(xiǎn)。高校檔案館(室)也是中心化的管理模式，全校的各種檔案基本都存于庫房，存在一損俱損的隱患。區(qū)塊鏈的去中心化特征，創(chuàng)建信息的各部門節(jié)點(diǎn)共同參與管理維護(hù)數(shù)據(jù)庫，即使某個節(jié)點(diǎn)受到攻擊，不會對其他節(jié)點(diǎn)或系統(tǒng)造成不利影響，可以有效避免現(xiàn)存檔案中心化管理的不安全因素，創(chuàng)造一個更安全、更可靠的網(wǎng)絡(luò)存檔與查檔平臺。

2.3 滿足基于用戶的檔案服務(wù)共享

移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，人工智能、VR、AR等技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，使得數(shù)字檔案的傳播與服務(wù)方式更加多元化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式是打破時空局限的創(chuàng)新方式，可以通過設(shè)計(jì)App、開發(fā)微信公眾號平臺的方式，區(qū)塊鏈的共識機(jī)制推動了共享平臺的發(fā)展，5G技術(shù)的大數(shù)據(jù)記錄及用戶信息推送方式，更好地滿足了用戶的需求。充分發(fā)揮新媒體的技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建出良好互動性的數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺。通過區(qū)塊鏈做好數(shù)字檔案服務(wù)后臺處理各種數(shù)據(jù)銜接問題，用戶操作的系統(tǒng)界面采用人性化推送消息、互動答疑，在技術(shù)保障信息安全性與真實(shí)性的同時，通過檔案共享平臺開發(fā)預(yù)約查檔、數(shù)字資源展示、宣傳推送服務(wù)、在線查詢反饋等，注重與用戶的咨詢交流和技術(shù)互動，進(jìn)一步宣傳檔案文化、傳播檔案知識，達(dá)到用戶了解并滿意的良好體驗(yàn)效果。

3 結(jié)束語

區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，使得電子檔案的維護(hù)從檔案管理部門轉(zhuǎn)移到多節(jié)點(diǎn)共同參與，通過區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化、區(qū)塊統(tǒng)一、密碼加入、人員匹配等特征完成數(shù)字檔案共享平臺的存儲、鏈接、驗(yàn)證、共享，打破不同地區(qū)及部門間的“信息圍墻”。區(qū)塊鏈技術(shù)已經(jīng)較好運(yùn)用于數(shù)字金融、智能制造、物聯(lián)網(wǎng)等方面，并逐漸影響檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)域。但檔案開放范圍、查閱權(quán)限、數(shù)據(jù)保存等仍是數(shù)字化進(jìn)程中要進(jìn)一步解決的問題。通過共享平臺的建立，結(jié)合實(shí)名認(rèn)證、人臉識別、VR技術(shù)等不斷提升檔案服務(wù)體驗(yàn)，用戶自助在線查檔，滿足用戶在同一平臺可以共享不同地區(qū)及部門的數(shù)字檔案信息的需求，以實(shí)現(xiàn)面向“檔案保護(hù)”到面向“用戶服務(wù)”的轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)以大數(shù)據(jù)為核心的智能化、個性化、服務(wù)型的智慧檔案館，為數(shù)字高校各項(xiàng)發(fā)展提供全方位的檔案信息服務(wù)與利用。