存貨內(nèi)部控制案例研究

芮儉

摘要：白酒在我國(guó)居于重要的文化地位，但是白酒行業(yè)依舊維持過(guò)去的高存量管理機(jī)制，必然會(huì)加劇部分酒企的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因而，完善的存貨管理制度的建立健全對(duì)于酒企而言具有重要意義。本文結(jié)合YL公司的內(nèi)部控制管理具體情況，重點(diǎn)研究該公司存貨管理內(nèi)部控制，發(fā)現(xiàn)其在存貨管理中存在的問(wèn)題，并尋找完善方案。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;存貨;白酒

每家酒類企業(yè)是根據(jù)經(jīng)營(yíng)主體的類型來(lái)決定存貨管理方式，甚至在一家企業(yè)中也會(huì)因?yàn)樯唐贩N類的不同而采取不同的管理模式。在內(nèi)控體系中，公司的存貨內(nèi)部控制體系尤為關(guān)鍵。存貨是酒業(yè)制造企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的基本要素。酒業(yè)制造企業(yè)的存貨因其自身的特殊性而有較大的管理難度。加強(qiáng)制酒企業(yè)存貨的內(nèi)部控制，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、保證存貨資產(chǎn)安全，保證企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)，加強(qiáng)企業(yè)管理能力。

一、存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)

（一）存貨內(nèi)部控制的目標(biāo)

基礎(chǔ)目標(biāo)：與企業(yè)戰(zhàn)略相聯(lián)系，保障企業(yè)使命和遠(yuǎn)景的達(dá)成;改善存貨的經(jīng)營(yíng)效率，提高存貨的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，確保相關(guān)活動(dòng)的合法合規(guī)性。

具體目標(biāo)：在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，盡量減少尋獲的相關(guān)差錯(cuò)，提高存貨相關(guān)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量真實(shí)可靠。防范舞弊行為，確保企業(yè)存貨的安全。保證存貨在采購(gòu)過(guò)程中是透明的、公正的、合規(guī)的。相關(guān)的參與人員要進(jìn)行指責(zé)的具體劃分。

（二）存貨內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)

首先，在采購(gòu)過(guò)程中可能會(huì)有預(yù)算不到位等情況，導(dǎo)致后續(xù)環(huán)節(jié)減速，進(jìn)而影響公司發(fā)展進(jìn)度。其次，如果采購(gòu)人員對(duì)價(jià)格不熟悉，產(chǎn)品不了解，將會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)不合理。再次，公司在日常管理中，如果存貨積壓，將會(huì)導(dǎo)致存貨貶值或損失，極大影響公司的穩(wěn)定。最后，公司如果缺少完善的存貨信息管理機(jī)制，將會(huì)導(dǎo)致信息混亂，無(wú)法有效整合信息資源。比如公司因未將存貨信息和銷售環(huán)境聯(lián)系，導(dǎo)致公司存貨擠壓[1]。

二、公司概況和存貨情況

新疆YL實(shí)業(yè)股份有限公司位于西北地區(qū)伊犁哈薩克自治州，新疆白酒業(yè)第一個(gè)著名商標(biāo)在此誕生。企業(yè)主營(yíng)生產(chǎn)伊利牌白酒，同時(shí)業(yè)務(wù)還衍生至食品加工業(yè)、煤化工等領(lǐng)域，是屬于多元化企業(yè)。目前是白酒行業(yè)效益前十強(qiáng)單位。

YL公司的存貨主要有原料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等，在企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中大約占比為35%。因?yàn)榘拙频奶厥庑?，尤其是散裝酒等，這些存貨給企業(yè)的存貨管理內(nèi)控帶來(lái)了諸多困難。在企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中，存貨占比相對(duì)較高，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，流動(dòng)資產(chǎn)的存貨比重較高會(huì)導(dǎo)致公司的機(jī)會(huì)成本消耗，資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率下降，而庫(kù)存積壓也會(huì)導(dǎo)致公司預(yù)算方面的產(chǎn)品銷售預(yù)算評(píng)估存在偏差。

YL公司現(xiàn)行存貨管理制度存在問(wèn)題

（一）存貨預(yù)算管理不規(guī)范

YL公司采購(gòu)計(jì)劃是由年度生產(chǎn)計(jì)劃制定的，據(jù)調(diào)查，年度生產(chǎn)計(jì)劃是年初制定和實(shí)施的但是近年來(lái)，酒類產(chǎn)品市場(chǎng)供應(yīng)需求較大，僅僅依靠供應(yīng)部的生產(chǎn)計(jì)劃來(lái)指定每月的采購(gòu)計(jì)劃，存在許多不合理性，容易產(chǎn)生存貨的過(guò)量或者缺乏。預(yù)算管理的缺失，讓企業(yè)在存貨管理中十分被動(dòng)，無(wú)法做到與市場(chǎng)波動(dòng)變化同步調(diào)整和處理。

（二）存貨管理人員沒(méi)有做好不相容職業(yè)分離

存貨管理中權(quán)責(zé)分明是極其重要的，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人手中，負(fù)責(zé)自己的工作并接受監(jiān)督是很必要環(huán)節(jié)。而伊力特公司在現(xiàn)存的存貨管理制度中，常有不相容職位合并的現(xiàn)象。比如，采購(gòu)方式的選擇和采購(gòu)行為的實(shí)施沒(méi)有分離，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)采購(gòu)物料環(huán)節(jié)的實(shí)施中有多人負(fù)責(zé)和參與，商量后決定的情況。

（三）缺乏信息化是管理手段

YL公司現(xiàn)行的存貨管理信息化水平較低。存貨取得、入庫(kù)到出庫(kù)環(huán)節(jié)都是人工控制的，相關(guān)憑證都是手寫(xiě)，工作量極大，而且效率很低，因此存在巨大的信息漏洞。這樣的手寫(xiě)記賬方式，不僅增加了人力成本，更加增加了差錯(cuò)率，不利于環(huán)節(jié)控制。除此之外，人工記賬存在許多主觀性，可能存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)。所以，這樣的存貨信息管理制度，極其落后，非常影響部門(mén)之間的協(xié)調(diào)性。

（四）會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制不嚴(yán)密

存貨管理的各環(huán)節(jié)都要有財(cái)務(wù)人員詳細(xì)記錄，而YL公司常常存在收發(fā)存貨后數(shù)量的的變動(dòng)沒(méi)有及時(shí)記錄，導(dǎo)致賬實(shí)不符。除此之外，對(duì)于客戶的管理，沒(méi)有形成系統(tǒng)化體系和意識(shí)，缺乏有效的信用管理制度，這造成了很多賒銷行為的企業(yè)惡性循環(huán)，應(yīng)收賬款不能及時(shí)收回，壞賬率提高。

三、加強(qiáng)存貨管理的相關(guān)配套措施

（一）建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境

要建立完善的企業(yè)組織架構(gòu)，首要強(qiáng)化公司內(nèi)部各職能部門(mén)的職能協(xié)調(diào)。若要達(dá)成各業(yè)務(wù)流程的專業(yè)化就需要建立完善的分工體系，而各職能部門(mén)的高效合作要建立在合理的協(xié)作機(jī)制基礎(chǔ)之上。[2]對(duì)于YL公司而言，能夠采取如下協(xié)調(diào)方式：

第一步：各管理層之間要建立完善又密切聯(lián)系的匯報(bào)制度，進(jìn)而加強(qiáng)相同職能部門(mén)不同管理層次之間的合作。各職能部門(mén)常規(guī)業(yè)務(wù)中部分常見(jiàn)業(yè)務(wù)的管理要搭建在規(guī)范化流程的前提之下，各職能部門(mén)依據(jù)部門(mén)協(xié)作機(jī)制設(shè)定針對(duì)性的業(yè)務(wù)程序;在這一基礎(chǔ)上創(chuàng)建縱向垂直通道用于不同層次管理人員的溝通協(xié)調(diào)，這一業(yè)務(wù)機(jī)制能夠用于解決主管部門(mén)和下級(jí)單位的業(yè)務(wù)糾紛;各職能部門(mén)之間的交流合作能夠利用組織臨時(shí)會(huì)議的方式來(lái)加強(qiáng)針對(duì)性管理，在會(huì)議上能夠?qū)⒏髀毮懿块T(mén)在業(yè)務(wù)流程上掌握的權(quán)利和擔(dān)負(fù)的責(zé)任確定下來(lái)，進(jìn)而便于日后業(yè)務(wù)程序的運(yùn)作[3]。因此，企業(yè)管理層需要充分意識(shí)到企業(yè)目前階段的問(wèn)題，掌控好集權(quán)管理力度。

第二步，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)一定要實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)透明，同時(shí)要具備內(nèi)部約束機(jī)制。首先，企業(yè)組織體系中各職能部門(mén)的職責(zé)需要明確，這一舉措能夠加強(qiáng)對(duì)各職能部門(mén)的管控，確保企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作穩(wěn)定，還可以顯著提升企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制運(yùn)作效率;此外，常規(guī)業(yè)務(wù)中部分不相容職位要獨(dú)立分開(kāi)，不可以交付給同一人，業(yè)務(wù)全流程業(yè)務(wù)不能夠完全交付給同一人或特定部門(mén)，組織流程設(shè)計(jì)上要符合倉(cāng)儲(chǔ)、審查、授權(quán)的職責(zé)分開(kāi)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)彼此約束的內(nèi)控機(jī)制。

第三步，特定職能在設(shè)計(jì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)時(shí)要努力規(guī)避重復(fù)設(shè)定，針對(duì)那些對(duì)約束機(jī)制不產(chǎn)生負(fù)面影響的業(yè)務(wù)能夠交付給同一職能部門(mén)，進(jìn)而有效提高組織運(yùn)作效率[4]。

（二）創(chuàng)造和改進(jìn)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

內(nèi)部審計(jì)包含企業(yè)內(nèi)控機(jī)制和業(yè)務(wù)監(jiān)督兩大部分。企業(yè)的內(nèi)審機(jī)制對(duì)改進(jìn)內(nèi)控機(jī)制、提升業(yè)務(wù)效率發(fā)揮了重要的作用。首先，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)建獨(dú)立的內(nèi)審部門(mén)，當(dāng)前階段的很多條件尚未成熟，企業(yè)可以利用相關(guān)財(cái)務(wù)人員組織審計(jì)業(yè)務(wù)，這一崗位必然需要直接和高管進(jìn)行對(duì)接，以保障業(yè)務(wù)的獨(dú)立性。在審計(jì)過(guò)程中，要重點(diǎn)關(guān)注存貨的采購(gòu)和領(lǐng)用。其次要評(píng)估業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)合法，內(nèi)部機(jī)制運(yùn)作是否有效，企業(yè)內(nèi)審人員還需要定時(shí)抽查記錄資料，監(jiān)督管理盤(pán)查程序，核算財(cái)務(wù)部門(mén)和倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的常規(guī)結(jié)算業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，審查相關(guān)的記錄是否相符，是否存在違規(guī)操作和舞弊問(wèn)題，對(duì)存貨內(nèi)部機(jī)制落實(shí)成效進(jìn)行評(píng)估。

（三）完善內(nèi)審監(jiān)督審查機(jī)制

完善內(nèi)審監(jiān)督審查機(jī)制主要分為以下步驟：第一，定期審查企業(yè)存貨內(nèi)控管理流程、評(píng)估內(nèi)控機(jī)制的制定和落實(shí)成效。對(duì)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的問(wèn)題及時(shí)處理，企業(yè)要逐步提高內(nèi)審部門(mén)的管理層級(jí)，嚴(yán)格問(wèn)責(zé)那些違反公司章程、不遵守企業(yè)存貨內(nèi)控機(jī)制操作而導(dǎo)致企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)無(wú)法正常實(shí)現(xiàn)的相關(guān)責(zé)任人，進(jìn)而來(lái)實(shí)現(xiàn)存貨內(nèi)控機(jī)制的標(biāo)準(zhǔn)化[5]。第二，引入專業(yè)第三方。專業(yè)第三方來(lái)評(píng)估企業(yè)存貨的內(nèi)控機(jī)制落實(shí)成效，正是由于他們?cè)醋杂谄髽I(yè)的外部，具有較強(qiáng)的獨(dú)立性、公平性，因此能夠更加深入的審查企業(yè)存在的違規(guī)事項(xiàng)，從而加強(qiáng)企業(yè)的存貨內(nèi)控機(jī)制落實(shí)成效。第三，利用第三方的專業(yè)培訓(xùn)還能夠在專業(yè)、職業(yè)規(guī)范兩大層面提高內(nèi)審工作者的專業(yè)素質(zhì)，還可以進(jìn)一步提升其服務(wù)意識(shí)，更高質(zhì)量的組織開(kāi)展審計(jì)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)企業(yè)的存貨內(nèi)控機(jī)制，企業(yè)整體的存貨內(nèi)控能力也能得到顯著提升。

四、結(jié)語(yǔ)

本文分析了YL公司存在存貨預(yù)算管理不規(guī)范、存貨管理人員沒(méi)有做好不相容職業(yè)分離、缺乏信息化是管理手段、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制不嚴(yán)密等問(wèn)題，此外分析了產(chǎn)生問(wèn)題的原因和相關(guān)的改進(jìn)策略。本文對(duì)經(jīng)營(yíng)主題存貨內(nèi)部控制的分析是基于YL公司展開(kāi)的，對(duì)應(yīng)的存貨內(nèi)部控制的問(wèn)題也是在企業(yè)內(nèi)部機(jī)制的前提之下展開(kāi)分析的，所以對(duì)行業(yè)內(nèi)的其他公司并不完全適應(yīng)。

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