醫(yī)院人事檔案信息化管理路徑分析

李莉

◆摘? 要：醫(yī)院人事檔案管理對(duì)醫(yī)院人事管理以及醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。醫(yī)院人事管理由于涉及人員眾多，并且相關(guān)工作檔案以及醫(yī)學(xué)職稱(chēng)等信息繁雜，因此管理難度較大。但是隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，科技日新月異，為醫(yī)院人事檔案管理提供了信息化的方式。本文通過(guò)分析醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性以及路徑優(yōu)化對(duì)策，希望對(duì)提高醫(yī)院人事管理水平有所幫助。

◆關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化管理

醫(yī)院人事檔案記錄醫(yī)院工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力以及相關(guān)業(yè)績(jī)等，對(duì)于建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)的醫(yī)院，其人事檔案信息量十分龐大，只有采取行之有效的管理方式，才能合理高效地配置醫(yī)院人力資源，使醫(yī)院發(fā)展更加長(zhǎng)久、穩(wěn)定。

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性

（一）提高信息管理的有效性

傳統(tǒng)信息管理中，需要對(duì)醫(yī)生與護(hù)士的從業(yè)執(zhí)照、學(xué)歷證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等進(jìn)行整理，檔案信息量較大，并且內(nèi)容眾多，致使檔案信息管理工作量增加，極易產(chǎn)生檔案丟失或信息損壞等問(wèn)題。由于政府等相關(guān)部門(mén)還會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行定期審核，因此紙質(zhì)檔案與材料在移送時(shí)會(huì)產(chǎn)生諸多不便。但是通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行人事檔案信息化管理，可極大程度上減少紙質(zhì)檔案與資料帶來(lái)的弊端，減輕相關(guān)人員工作量，并且提高其工作效率。不僅如此，對(duì)于需要及時(shí)查找的檔案信息或資料可直接通過(guò)計(jì)算機(jī)查看。

（二）為醫(yī)院選聘人才提供參考信息

對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集與記錄，需要消耗大量人力與物力，若管理不仔細(xì)，極有可能導(dǎo)致檔案破損、丟失。但是借用互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案管理效率。當(dāng)醫(yī)院聘用人才時(shí)，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將所需人才資料快速調(diào)取出來(lái)，進(jìn)而對(duì)求職人員基本信息進(jìn)行了解，同時(shí)根據(jù)其工作經(jīng)歷、學(xué)歷以及獲獎(jiǎng)情況等作出判斷與選擇。不僅如此，人員信息除可用于選聘外，還可用于分析內(nèi)部人員專(zhuān)業(yè)情況，有利于開(kāi)展針對(duì)性的教育與培訓(xùn)活動(dòng)。

（三）確保人員信息的真實(shí)性

隨著信息化時(shí)代到來(lái)，醫(yī)院工作效率也逐漸提高，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不再適用現(xiàn)代化高效工作要求，因此，只有緊跟時(shí)代步伐，對(duì)其進(jìn)行革新，才能從根本上提高工作效率。借助于計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)，檔案儲(chǔ)存空間將不再受到限制，并且硬盤(pán)容量大，可儲(chǔ)存相當(dāng)多數(shù)量的數(shù)據(jù)信息，完美解決紙質(zhì)檔案與資料占用空間大的問(wèn)題。不僅如此，紙質(zhì)檔案還會(huì)受到環(huán)境影響，如果空氣濕度與溫度等不符合其儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)使其老速度加快，并且易生蟲(chóng)。由于醫(yī)院人員處于動(dòng)態(tài)變化過(guò)程，因此需要及時(shí)進(jìn)行資料的調(diào)整與補(bǔ)充，如果使用紙質(zhì)檔案，其更改步驟極為繁瑣，并且人工填寫(xiě)也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至一些人員在利益驅(qū)使下篡改材料。但是采用信息化管理方式，可有效保障人員信息真實(shí)性。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理路徑

（一）健全檔案信息化管理體系

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的首要條件就是健全檔案信息化管理體系。醫(yī)院應(yīng)制定科學(xué)的信息管理工作規(guī)范，改變?cè)簝?nèi)主觀隨意的工作作風(fēng)。同時(shí)充分了解當(dāng)前人事檔案管理工作主要內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)行之有效的管理體系，明確工作步驟以及人員責(zé)任，對(duì)于失職人員需要追究其相關(guān)責(zé)任。不僅如此，還應(yīng)及時(shí)記錄檔案的調(diào)取與查看情況，確保檔案保密性與安全性。與此同時(shí)，還需要將查看檔案的時(shí)間與范圍進(jìn)行詳細(xì)記錄，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理與監(jiān)督工作，使醫(yī)院人員信息得到安全保障。

（二）完善檔案信息化管理的相關(guān)措施

相應(yīng)的硬件設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施是促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化與現(xiàn)代化管理的前提條件。對(duì)于檔案信息化管理而言，需要配備完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及相關(guān)軟件。不僅如此，當(dāng)設(shè)備投入使用之后，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)行定期檢查與維護(hù)，對(duì)于不合格機(jī)器應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換，同時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行定期升級(jí)，進(jìn)而使人事檔案信息化管理時(shí)效性得到保證。除此之外，還可指派管理人員去信息管理水平較高的醫(yī)院學(xué)習(xí)，借鑒其他優(yōu)秀管理制度與管理模式。

（三）完善檔案信息管理人員的教育與培訓(xùn)制度

由于諸多醫(yī)院檔案信息管理工作人員非專(zhuān)業(yè)人員，因此致使檔案管理工作效率較低。基于此，醫(yī)院在聘用管理人才時(shí)，需對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格考核，優(yōu)先錄取經(jīng)驗(yàn)豐富且熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才。對(duì)于現(xiàn)有管理人員，應(yīng)開(kāi)展定期考核，加強(qiáng)人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技能，同時(shí)加強(qiáng)思想政治教育，提高管理人員工作積極性與責(zé)任感，同時(shí)采取相應(yīng)考核制度，加強(qiáng)人員管理。

（四）提高檔案信息化管理的安全性

加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性是提升檔案信息化管理安全性的基礎(chǔ)，因此，只有加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全性，確保其不受黑客以及病毒等侵襲，才能保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。提升計(jì)算機(jī)安全性還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性以及檔案信息泄露會(huì)帶來(lái)的后果，進(jìn)而促進(jìn)其在工作中自覺(jué)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)。不僅如此，檔案管理人員還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全性能進(jìn)行定期檢查，尋找其中的風(fēng)險(xiǎn)以及漏洞，并及時(shí)進(jìn)行處理。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)醫(yī)院人事管理工作進(jìn)行革新，需要相關(guān)人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并根據(jù)當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展水平進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)。信息化人事資料相較于紙質(zhì)檔案而言其信息管理有效性更高，可最大程度上確保人員信息真實(shí)性，并且還能夠?yàn)獒t(yī)院人才選用提供參考。因此，針對(duì)目前管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，應(yīng)建立健全檔案信息化管理體系，完善配套設(shè)施建設(shè)，并制定管理人員的教育與培訓(xùn)制度，提高檔案信息化管理安全性與時(shí)效性。只有這樣才提高醫(yī)院檔案管理水平與人員管理水平，促使其發(fā)展健康、穩(wěn)定。

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