李莉
◆摘? 要:醫(yī)院人事檔案管理對醫(yī)院人事管理以及醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。醫(yī)院人事管理由于涉及人員眾多,并且相關(guān)工作檔案以及醫(yī)學(xué)職稱等信息繁雜,因此管理難度較大。但是隨著社會不斷發(fā)展進(jìn)步,科技日新月異,為醫(yī)院人事檔案管理提供了信息化的方式。本文通過分析醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性以及路徑優(yōu)化對策,希望對提高醫(yī)院人事管理水平有所幫助。
◆關(guān)鍵詞:醫(yī)院;人事檔案;信息化管理
醫(yī)院人事檔案記錄醫(yī)院工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力以及相關(guān)業(yè)績等,對于建設(shè)時間較長的醫(yī)院,其人事檔案信息量十分龐大,只有采取行之有效的管理方式,才能合理高效地配置醫(yī)院人力資源,使醫(yī)院發(fā)展更加長久、穩(wěn)定。
一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性
(一)提高信息管理的有效性
傳統(tǒng)信息管理中,需要對醫(yī)生與護(hù)士的從業(yè)執(zhí)照、學(xué)歷證書、獲獎證書等進(jìn)行整理,檔案信息量較大,并且內(nèi)容眾多,致使檔案信息管理工作量增加,極易產(chǎn)生檔案丟失或信息損壞等問題。由于政府等相關(guān)部門還會對檔案信息進(jìn)行定期審核,因此紙質(zhì)檔案與材料在移送時會產(chǎn)生諸多不便。但是通過使用計算機技術(shù),進(jìn)行人事檔案信息化管理,可極大程度上減少紙質(zhì)檔案與資料帶來的弊端,減輕相關(guān)人員工作量,并且提高其工作效率。不僅如此,對于需要及時查找的檔案信息或資料可直接通過計算機查看。
(二)為醫(yī)院選聘人才提供參考信息
對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集與記錄,需要消耗大量人力與物力,若管理不仔細(xì),極有可能導(dǎo)致檔案破損、丟失。但是借用互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術(shù),可實現(xiàn)檔案信息化管理,提高檔案管理效率。當(dāng)醫(yī)院聘用人才時,可以通過互聯(lián)網(wǎng)將所需人才資料快速調(diào)取出來,進(jìn)而對求職人員基本信息進(jìn)行了解,同時根據(jù)其工作經(jīng)歷、學(xué)歷以及獲獎情況等作出判斷與選擇。不僅如此,人員信息除可用于選聘外,還可用于分析內(nèi)部人員專業(yè)情況,有利于開展針對性的教育與培訓(xùn)活動。
(三)確保人員信息的真實性
隨著信息化時代到來,醫(yī)院工作效率也逐漸提高,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不再適用現(xiàn)代化高效工作要求,因此,只有緊跟時代步伐,對其進(jìn)行革新,才能從根本上提高工作效率。借助于計算機與互聯(lián)網(wǎng),檔案儲存空間將不再受到限制,并且硬盤容量大,可儲存相當(dāng)多數(shù)量的數(shù)據(jù)信息,完美解決紙質(zhì)檔案與資料占用空間大的問題。不僅如此,紙質(zhì)檔案還會受到環(huán)境影響,如果空氣濕度與溫度等不符合其儲存標(biāo)準(zhǔn),會使其老速度加快,并且易生蟲。由于醫(yī)院人員處于動態(tài)變化過程,因此需要及時進(jìn)行資料的調(diào)整與補充,如果使用紙質(zhì)檔案,其更改步驟極為繁瑣,并且人工填寫也容易出現(xiàn)錯誤,甚至一些人員在利益驅(qū)使下篡改材料。但是采用信息化管理方式,可有效保障人員信息真實性。
二、醫(yī)院人事檔案信息化管理路徑
(一)健全檔案信息化管理體系
加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的首要條件就是健全檔案信息化管理體系。醫(yī)院應(yīng)制定科學(xué)的信息管理工作規(guī)范,改變院內(nèi)主觀隨意的工作作風(fēng)。同時充分了解當(dāng)前人事檔案管理工作主要內(nèi)容,并在此基礎(chǔ)上建設(shè)行之有效的管理體系,明確工作步驟以及人員責(zé)任,對于失職人員需要追究其相關(guān)責(zé)任。不僅如此,還應(yīng)及時記錄檔案的調(diào)取與查看情況,確保檔案保密性與安全性。與此同時,還需要將查看檔案的時間與范圍進(jìn)行詳細(xì)記錄,加強對檔案的管理與監(jiān)督工作,使醫(yī)院人員信息得到安全保障。
(二)完善檔案信息化管理的相關(guān)措施
相應(yīng)的硬件設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施是促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化與現(xiàn)代化管理的前提條件。對于檔案信息化管理而言,需要配備完善的計算機管理系統(tǒng)以及相關(guān)軟件。不僅如此,當(dāng)設(shè)備投入使用之后,還應(yīng)對其進(jìn)行定期檢查與維護(hù),對于不合格機器應(yīng)及時進(jìn)行更換,同時對軟件進(jìn)行定期升級,進(jìn)而使人事檔案信息化管理時效性得到保證。除此之外,還可指派管理人員去信息管理水平較高的醫(yī)院學(xué)習(xí),借鑒其他優(yōu)秀管理制度與管理模式。
(三)完善檔案信息管理人員的教育與培訓(xùn)制度
由于諸多醫(yī)院檔案信息管理工作人員非專業(yè)人員,因此致使檔案管理工作效率較低?;诖?,醫(yī)院在聘用管理人才時,需對其進(jìn)行嚴(yán)格考核,優(yōu)先錄取經(jīng)驗豐富且熟練掌握計算機技術(shù)的人才。對于現(xiàn)有管理人員,應(yīng)開展定期考核,加強人員專業(yè)知識培訓(xùn),提高其專業(yè)技能,同時加強思想政治教育,提高管理人員工作積極性與責(zé)任感,同時采取相應(yīng)考核制度,加強人員管理。
(四)提高檔案信息化管理的安全性
加強計算機系統(tǒng)的安全性是提升檔案信息化管理安全性的基礎(chǔ),因此,只有加強計算機安全性,確保其不受黑客以及病毒等侵襲,才能保證數(shù)據(jù)存儲的安全性。提升計算機安全性還應(yīng)加強檔案管理人員的安全意識,使其充分認(rèn)識到檔案信息的重要性以及檔案信息泄露會帶來的后果,進(jìn)而促進(jìn)其在工作中自覺加強對檔案信息的保護(hù)。不僅如此,檔案管理人員還應(yīng)對計算機安全性能進(jìn)行定期檢查,尋找其中的風(fēng)險以及漏洞,并及時進(jìn)行處理。
三、結(jié)束語
綜上所述,對醫(yī)院人事管理工作進(jìn)行革新,需要相關(guān)人員充分認(rèn)識到檔案管理的重要性,并根據(jù)當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展水平進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)。信息化人事資料相較于紙質(zhì)檔案而言其信息管理有效性更高,可最大程度上確保人員信息真實性,并且還能夠為醫(yī)院人才選用提供參考。因此,針對目前管理過程中存在的問題,應(yīng)建立健全檔案信息化管理體系,完善配套設(shè)施建設(shè),并制定管理人員的教育與培訓(xùn)制度,提高檔案信息化管理安全性與時效性。只有這樣才提高醫(yī)院檔案管理水平與人員管理水平,促使其發(fā)展健康、穩(wěn)定。
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