大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展策略

劉娣

摘要：本文的目的是探討企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀，提出企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)人事檔案的信息化管理。本文就大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)電子檔案管理的具體內(nèi)涵進(jìn)行了論述，然后分析了企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值意義。當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理進(jìn)行了實(shí)驗(yàn)調(diào)查，并提出了大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)的具體策略。本文的實(shí)驗(yàn)結(jié)果表明，目前我國企業(yè)電子檔案管理還存在許多問題，整體管理效率較低。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;大數(shù)據(jù);企業(yè);發(fā)展戰(zhàn)略

1 引言

信息技術(shù)的不斷進(jìn)步使得我國的大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景已經(jīng)成為當(dāng)今社會的主流背景[1]。大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動了各領(lǐng)域的改革，特別是企業(yè)檔案管理的改革。實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，這有利于推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。然而，目前企業(yè)人事檔案的管理模式還相對落后，信息化建設(shè)還不完善。企業(yè)人事檔案是企業(yè)有關(guān)人員的資料記錄，企業(yè)檔案管理在企業(yè)建設(shè)中起著關(guān)鍵作用，這與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)了許多大數(shù)據(jù)工具，推動了信息傳播、獲取和存儲的轉(zhuǎn)型[2]。隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)人事檔案的數(shù)量也急劇增加，這使得企業(yè)檔案管理面臨著困難。在大數(shù)據(jù)背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理提供了新的途徑，有利于企業(yè)的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。然而，我國企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)水平相對較低，還需要進(jìn)一步的探索和努力。

綜上所述，目前檔案管理研究主要以社會背景為出發(fā)點(diǎn)，研究社會檔案管理的整體信息化建設(shè)，具有普遍性，研究內(nèi)容也有針對性地研究電子檔案管理。因此，研究結(jié)果并不完全適用于企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)。此外，將檔案信息化建設(shè)與大數(shù)據(jù)背景相結(jié)合的研究較少。因此，從這個(gè)角度來看，目前的研究還存在一些理論空白。為探索大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展路徑，本文就大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)電子檔案管理的具體內(nèi)涵進(jìn)行了探討，然后分析了企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值意義，對當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理進(jìn)行了實(shí)驗(yàn)調(diào)查，并根據(jù)企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)驗(yàn)結(jié)果提出了大數(shù)據(jù)背景下的具體政策。本文的研究不僅對今后企業(yè)檔案信息化管理工作有一定的促進(jìn)作用，也為今后的相關(guān)研究奠定了理論基礎(chǔ)。

2 企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

由于檔案管理與社會發(fā)展密切相關(guān)，學(xué)者們對檔案管理進(jìn)行了一系列的研究。本文以網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為切入點(diǎn)，分析了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的重要作用，分析了當(dāng)前檔案管理中普遍存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決方案。其中，筆者以大數(shù)據(jù)時(shí)代為研究背景，重點(diǎn)研究了大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和檔案信息的主要特點(diǎn)，主張對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。其中，將云計(jì)算引入到企業(yè)電子檔案管理中，建立了檔案管理的云模型，為企業(yè)電子檔案管理提供了更加科學(xué)的管理模式。其中，以檔案服務(wù)為主要切入點(diǎn)，論述檔案服務(wù)與檔案信息化的相互關(guān)系，并深入分析了在這一過程中存在的主要問題。。

3 優(yōu)化和發(fā)展策略

3.1 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)化

以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為主要技術(shù)支撐，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和發(fā)展深刻地影響著人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?。大?shù)據(jù)的概念并不局限于特定的數(shù)據(jù)應(yīng)用，它屬于更廣泛的概念。總的來說，大數(shù)據(jù)本質(zhì)上是一種傳播信息的方式，是一種整體的媒體背景。之所以被稱為大數(shù)據(jù)，是因?yàn)榕c傳統(tǒng)媒體相比，大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了全新的特征。主要表現(xiàn)在個(gè)性化、時(shí)效性、虛擬化、互動性和廣泛性五個(gè)方面，分別體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)在用戶需求、信息傳遞、信息形成、互動反饋和信息收集等方面的新突破。企業(yè)電子檔案管理信息化借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理手段的創(chuàng)新，有效促進(jìn)了檔案信息的整合，為相關(guān)部門的檔案管理提供了便捷的手段。企業(yè)電子檔案管理工作在企業(yè)檔案工作中起著至關(guān)重要的作用，它有利于保障企業(yè)的整體運(yùn)行秩序，與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)電子檔案管理必須順應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢，不斷開展檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的高效運(yùn)行。

3.2 企業(yè)電子檔案管理建設(shè)的發(fā)展策略

充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理工作效率。為了促進(jìn)人事檔案管理效率的有效提升，必須充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先，對檔案的信息管理進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。部門負(fù)責(zé)人要認(rèn)清企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，深入探討檔案管理信息化建設(shè)的主要規(guī)律，實(shí)事求是，制定與企業(yè)檔案管理信息化相適應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃;其次，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，如大數(shù)據(jù)技術(shù)的共享性、時(shí)效性、群眾性等優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息存儲。這樣不僅有利于檔案信息的分類，方便檔案的檢索和查詢;也要最大限度地保證人事檔案的完整性。

人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容，是相關(guān)單位正常運(yùn)作的前提。企業(yè)電子檔案管理不僅是相關(guān)政策的要求，也是企業(yè)正常工作的前提。開展企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)有利于相關(guān)人事工作的正常開展。企業(yè)可以根據(jù)檔案進(jìn)行人員崗位調(diào)動，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源的科學(xué)配置，從而提高整體工作效率。其次，企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)符合工作的發(fā)展要求。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)人事檔案的數(shù)量也在迅速增長。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不利于檔案的存儲和保存，甚至可能出現(xiàn)人為篡改，不能滿足企業(yè)的管理需求。因此，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，有利于企業(yè)管理的現(xiàn)代化。綜上所述，企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)既是時(shí)代的要求，也是企業(yè)自身發(fā)展的需要，是歷史發(fā)展的必然趨勢。

4 結(jié)論

綜上所述，目前我國企業(yè)檔案管理存在諸多問題。要有效解決這一問題，企業(yè)必須抓住大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的機(jī)遇，迎合未來社會的發(fā)展趨勢，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理方法和手段的快速創(chuàng)新。從而為企業(yè)未來的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文的研究有助于促進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化管理模式的早日實(shí)現(xiàn)，大大提高檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)

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