八個字助你做好會議紀(jì)要

宗萍

撰寫會議紀(jì)要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫好會議紀(jì)要有“八字訣”可循。

一、求“快”。時效性是會議紀(jì)要的最大特點。很多重要工作都要在會議結(jié)束后馬上落實，因此，會議紀(jì)要的撰寫、報批、印發(fā)一定要迅速，一般會議三至五天內(nèi)印發(fā)紀(jì)要，重要緊急會議當(dāng)天印發(fā)或隔天印發(fā)。我們平時要做好基礎(chǔ)工作，準(zhǔn)備好各種會議的紀(jì)要模版，程序化填充文字內(nèi)容。

二、求“準(zhǔn)”。準(zhǔn)確性是會議紀(jì)要的基本要求。首先，內(nèi)容要準(zhǔn)。會議議定的重要事項比如經(jīng)費、時限、責(zé)任人等一定要準(zhǔn)確翔實地記錄下來，不能有任何出入。其次，用語要準(zhǔn)。參會人員在討論或講話中，對一些專業(yè)術(shù)語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規(guī)范簡稱或俗稱，應(yīng)在撰寫紀(jì)要時注意核對訂正。最后，記錄要準(zhǔn)。紀(jì)要撰寫人員要全程參會，做好錄音和記錄，核對好參會人員，對于一些大型會議，經(jīng)常會有“替會”情況發(fā)生，要以簽到情況為準(zhǔn)記錄參會人員。

三、求“實”。會議紀(jì)要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會議召開情況和議定事項，清晰簡練、準(zhǔn)確平實，不能摻雜個人感情和看法。對于報領(lǐng)導(dǎo)討論決定的會議事項，一般只將最后議定的結(jié)果寫入紀(jì)要，不必記錄討論過程;對于傳達重要會議、文件或領(lǐng)導(dǎo)指示的會議事項，要抓住重點，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內(nèi)容一般不寫，只寫會議提出的要求和部署，使沒有參加會議的人看了紀(jì)要也能了解會議情況。

四、求“全”。要對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。特別是有的會議可能會根據(jù)需要臨時加入一些議題或部署一些任務(wù)，要注意完整地寫入紀(jì)要。為便于撰寫和查閱，應(yīng)當(dāng)按照一事一標(biāo)題或一段的格式撰寫，順序應(yīng)按議題的重要程度和類別進行排列。

五、會“借”。在使用資料上要敢借、會借，一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀(jì)要的決定事項，領(lǐng)導(dǎo)講話的主要提綱可以借用為會議紀(jì)要的強調(diào)（要求）內(nèi)容，有選擇性地把會議材料借用為紀(jì)要內(nèi)容，實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。

六、會“改”。所謂改，就是在“借”的基礎(chǔ)上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。比如，領(lǐng)導(dǎo)在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復(fù)，在這種情況下，要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀(jì)要，既體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)真實意圖，又符合會議紀(jì)要準(zhǔn)確務(wù)實的基本要求。

七、會“報”。會議紀(jì)要初稿寫成后，如何報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)也是一門學(xué)問。首先要廣泛征求意見，避免出現(xiàn)方向性錯誤，須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領(lǐng)導(dǎo)征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財務(wù)部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等部門意見。完成這些基礎(chǔ)工作，才能逐級上報審批。

八、會“用”。會議紀(jì)要批準(zhǔn)后，要特別注意發(fā)揮其作用。一要正確確定報送范圍，參會人員和單位都要報送，再視會議內(nèi)容，報送有關(guān)部門閱知或在一定范圍內(nèi)公開。二要與督辦工作做好銜接，由相關(guān)人員將紀(jì)要中有關(guān)任務(wù)梳理成待辦事項進行督辦。三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀(jì)要在報送的過程中可能會由相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)進行多次修改，一定要存檔領(lǐng)導(dǎo)簽字確認的最終版本。此外，充分利用信息化手段，單位內(nèi)部的會議，不涉密的可在單位內(nèi)網(wǎng)發(fā)布。

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