淺談繼續(xù)教育檔案管理信息化建設問題及對策

馬亞寧

摘要：隨著教育環(huán)境的不斷變化，檔案管理的目標也有了新的調(diào)整，其發(fā)展方向逐漸向信息化靠攏。繼續(xù)教育是我國教育事業(yè)中不可或缺的組成部分，在人才培養(yǎng)方面有著積極的促進作用?；诖?，相關人員在進行檔案管理時，應認識到信息化建設的重要性，以保證信息管理的準確性。文章就繼續(xù)教育檔案管理信息化建設問題作了簡要分析，詳情如下。

關鍵詞：繼續(xù)教育;檔案管理;信息化建設

引言：

繼續(xù)教育檔案中所包含的信息較為廣泛，對高校的建設與發(fā)展有著較大的影響。在新的時代背景下，相關管理人員應緊隨時代的步伐，運用現(xiàn)代化的管理手段來開展工作，促進檔案管理信息化建設的長遠發(fā)展。那么，就此問題，提出了以下見解：

一、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設問題

1.在信息化建設中的投入不足

就現(xiàn)階段的繼續(xù)教育情況來看，其逐漸進入了普遍化階段，在各個地區(qū)都得到了不同程度的普及，教育規(guī)模也不同與往日。在這樣的背景下，多數(shù)學校將發(fā)展的目光集中到了校園的建設方面，在檔案管理上投放的精力較少，所規(guī)劃的資金建設也不盡如人意，這就導致檔案管理的信息化水平極為有限，在一定程度上影響了檔案管理水平的有效發(fā)展。加之，繼續(xù)教育學校并未在檔案管理信息化建設方面撥發(fā)足夠的資金，老舊的設備難以得到更新，致使信息化管理在軟件技術方面也較為落后。

2.檔案管理人員的水平有限

受客觀教育環(huán)境的影響，從事繼續(xù)教育檔案管理的工作人員，存在綜合素質(zhì)普遍較低的情況。出現(xiàn)這種情況的主要原因在于，多數(shù)檔案管理人員年齡較大，不能勝任其他工作，所以才被安排到檔案管理部門的，他們并不具備專業(yè)的管理能力。同時，因為檔案管理人員的年齡較大，無論是在思想觀念還是在管理方式，又或是思維方向上，都存在一定保守性、滯后性。即便是組織他們參與信息化管理的培訓，也很難在短時間內(nèi)轉(zhuǎn)變他們的思想觀念。在此種情況下，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設自然很難得到有效發(fā)展。

3.信息化管理安全性問題堪憂

眾所周知，信息化的檔案管理方式為人們的生活帶來了諸多便利，人們可以在短時間了解到更多的信息資料。同時，信息化管理方式也存在一定弊端，主要表現(xiàn)在檔案管理安全與否上。繼續(xù)教育檔案中會涉及到一些較為重要的信息，這就需要工作人員擁有更為優(yōu)越的管理能力，保證檔案的安全性與保密性。然而，在多數(shù)繼續(xù)教育學校的檔案管理工作中，管理人員往往會忽視這一問題，檔案信息泄露的情況層出不窮，這往往會為高校帶來極為嚴重的損失。

二、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設途徑

1.加大對信息化管理的投入力度

繼續(xù)教育學校若是想在檔案管理信息化方面得到更為長遠的發(fā)展，就需要在檔案管理信息化方面投入更多的關注，將檔案管理信息化建設納入到學校的發(fā)展規(guī)劃中，使學校檔案信息化發(fā)展能夠得到良好的保障，在這一內(nèi)容的建設中，相關管理人員可以從以下兩方面著手改進：第一，在發(fā)展政策方面。學校應在校內(nèi)推行檔案管理信息化政策，使檔案管理人員在意識上逐漸接受信息化，鼓勵管理人員通過書籍、講座等方式，學習、了解檔案管理信息化的優(yōu)勢。在這樣的方式下，學校中會有較為濃厚的檔案管理信息化氛圍，相關管理人員也能夠在此氛圍下受到熏陶，潛移默化地接受信息化的管理方式，進而提高自身的綜合素養(yǎng)。第二，在資金投入方面。繼續(xù)教育檔案管理信息化建設是需要充足的資金支持的，學校需要認識到這一點，在進行學校建設的規(guī)劃時就做好檔案管理方面的資金預算，使檔案管理部門有足夠的資金更新設備。

2.加強對管理工作人員的培訓

面對檔案管理人員素質(zhì)偏低的情況，相關管理人員需要根據(jù)學校的實際發(fā)展情況，制定系統(tǒng)的培訓計劃。首先，學校需要對檔案管理人員的基本情況進行全面的了解，根據(jù)匯總的信息對所有人員進行層次劃分，分批次、有針對性地組織管理人員參與信息化管理培訓。其次，為了提高管理人員接受培訓的積極性，學校需要定期組織信息化管理的考核，并將考核結(jié)果與福利待遇結(jié)合起來，以敦促管理人員認真學習信息化管理知識。

3.加強對電子文件的管理

繼續(xù)教育檔案管理信息化建設與電子文件有著極為緊密的聯(lián)系，從業(yè)人員應充分認識到這一點，嚴格把控電子文件的各個審查環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對檔案的全面監(jiān)管。為實現(xiàn)上述期望，檔案管理人員可以從以下兩方面考慮：第一，在平時的檔案管理工作中，管理人員需要對檔案內(nèi)容進行密切的排查，對極為重要的檔案信息要給予更多的關注，保障其信息的完整性。第二，檔案管理人員需要具備一定的創(chuàng)新性，在平時的檔案管理工作中，可以通過信息手段來管理檔案信息。

結(jié)語：

總而言之，繼續(xù)教育檔案管理信息化建設已然成為了不可逆的趨勢，相關管理人員應深刻認識到信息化管理的優(yōu)勢，對自身的管理方式作出反思，認真學習新的管理方式，為繼續(xù)教育的發(fā)展提供良好的保障。

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