關(guān)于企業(yè)物資采購(gòu)監(jiān)督與管理的思考

作者簡(jiǎn)介：張欣（1992— ），女，漢族，江蘇揚(yáng)州人，中級(jí)會(huì)計(jì)師。主要研究方向：企業(yè)財(cái)務(wù)管理。

摘 要：物資采購(gòu)過(guò)程牽涉面廣，涵蓋了多方主體的權(quán)責(zé)。因此在這一模塊的工作中，必須有一套全過(guò)程監(jiān)督管理模式。高效、綜合運(yùn)行這些監(jiān)督機(jī)制才能取得良好的效果。文章就物資采購(gòu)監(jiān)督與管理進(jìn)行論述，其目的在于立足制度建設(shè)，強(qiáng)化物資采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的職能交叉監(jiān)控，使物資采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督從他律走向自律。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu);監(jiān)督與管理;招標(biāo)價(jià)格

物資采購(gòu)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)價(jià)值鏈主鏈條的首要環(huán)節(jié)，管理好采購(gòu)對(duì)降低企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本和維護(hù)安全、穩(wěn)定生產(chǎn)具有重要影響。但如果企業(yè)不放眼于市場(chǎng)做好開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商的準(zhǔn)備，并建立規(guī)范的合格供應(yīng)商準(zhǔn)入辦法，僅滿足于既定供應(yīng)商的供給交易，不充分比價(jià)議價(jià)，長(zhǎng)此以往會(huì)使供應(yīng)商缺乏有效競(jìng)爭(zhēng)，甚至“坐地起價(jià)”。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)該環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，有效控制采購(gòu)成本和材料質(zhì)量。文章以石化倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)為例，說(shuō)明此類(lèi)情況。

一、企業(yè)加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督與管理的重要性

（一）可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)產(chǎn)保供與創(chuàng)效降本

物資采購(gòu)行為的兩個(gè)核心職能是保供與創(chuàng)效。保供，是為企業(yè)確保物資供應(yīng)滿足生產(chǎn)作業(yè)需要，既不出現(xiàn)停工待料，也不產(chǎn)生積壓浪費(fèi);創(chuàng)效就是通過(guò)降低采購(gòu)交易價(jià)和物流成本，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。可見(jiàn)，保供和創(chuàng)效是基于日常采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)的歸納總結(jié)，結(jié)合管理層的決策意見(jiàn)，對(duì)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。

（二）能夠進(jìn)一步提升內(nèi)控水平

物資采購(gòu)管理的全過(guò)程，包含多個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，前期市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)文件審批、報(bào)銷(xiāo)及資產(chǎn)管理等。在以上環(huán)節(jié)中，最普遍的內(nèi)控不完善的情況是只對(duì)采購(gòu)招標(biāo)的中間環(huán)節(jié)給予關(guān)注，而對(duì)于前期以及后期環(huán)節(jié)有所忽視，在這種情況下無(wú)法實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全生命流程的監(jiān)督。內(nèi)部控制體系不完善，還可能造成采購(gòu)各環(huán)節(jié)脫節(jié)或者銜接不順暢，造成內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間職責(zé)模糊、授權(quán)不明等。例如，企業(yè)可能會(huì)因?yàn)椴恢匾曃镔Y驗(yàn)收，質(zhì)保期內(nèi)雖發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或察覺(jué)隱患苗頭，但未積極解決，未主張需方的合法權(quán)益，造成質(zhì)保期已過(guò)，使用部門(mén)遵照事實(shí)不愿意簽字驗(yàn)收，但同時(shí)企業(yè)由于扣留采購(gòu)款項(xiàng)而被供應(yīng)商起訴。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)采購(gòu)的全過(guò)程監(jiān)督。

二、企業(yè)物資采購(gòu)監(jiān)督與管理存在的主要問(wèn)題

（一）采購(gòu)員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

不少企業(yè)在采購(gòu)員的選拔和使用上，通常存在著“重思想輕技能”，對(duì)物資采購(gòu)員往往過(guò)分看重其職業(yè)道德素質(zhì)水平，忽視其對(duì)企業(yè)生產(chǎn)所需物資設(shè)備采購(gòu)技能的培養(yǎng)。對(duì)自我要求低的采購(gòu)員，會(huì)只照搬上報(bào)的申購(gòu)信息，在系統(tǒng)內(nèi)新增物資品名型號(hào)、簽訂合同、生成訂單，造成部分引用的標(biāo)準(zhǔn)是無(wú)效標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致庫(kù)存清單紊亂;對(duì)物資質(zhì)量?jī)?yōu)劣沒(méi)有基礎(chǔ)的鑒別能力，還會(huì)造成物資質(zhì)次價(jià)高，購(gòu)非所用，非必要功能增加，直接關(guān)系到企業(yè)成本的控制、庫(kù)存物資的控制。

（二）缺乏科學(xué)的供應(yīng)商推薦備選方法和有效競(jìng)爭(zhēng)

企業(yè)在確定供應(yīng)商時(shí)，如果選擇面過(guò)小，只圍繞既定供應(yīng)商加深合作，這些供應(yīng)商就不能產(chǎn)生危機(jī)意識(shí)，報(bào)價(jià)欠缺水準(zhǔn)和公平。另一方面，企業(yè)與新供應(yīng)商達(dá)成首次合作之前，應(yīng)進(jìn)行基礎(chǔ)情況的考察，避免推薦供應(yīng)商隨意性太強(qiáng)。以石化倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)為例，用于工藝管道的關(guān)鍵物資采購(gòu)，例如輸送化工品物料的軟管，產(chǎn)品質(zhì)量直接決定生產(chǎn)安全，一線部門(mén)在產(chǎn)品選型上傾向于獨(dú)家生產(chǎn)供應(yīng)商，雖然市場(chǎng)上生產(chǎn)軟管的供應(yīng)商眾多，質(zhì)量證書(shū)均具備，但一線部門(mén)深諳“一失萬(wàn)無(wú)”的安全紅線，對(duì)新供應(yīng)商不能產(chǎn)生信賴，因此缺乏有效競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。使用部門(mén)主觀上還會(huì)提出特定的且并非必要的技術(shù)指標(biāo)需求，定向性或傾向性設(shè)置資格條件，導(dǎo)致招標(biāo)范圍狹窄，缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

（三）物資到貨驗(yàn)收松散

物資驗(yàn)收實(shí)際上也是與供需雙方的經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)的，其時(shí)效性特征非常顯著。驗(yàn)收一旦延誤或不仔細(xì)，需方因沒(méi)有及時(shí)調(diào)試而錯(cuò)失退換貨的有效期，有損需方權(quán)益，供方請(qǐng)求按期結(jié)算的要求可能無(wú)法實(shí)現(xiàn)，還容易產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛。而且，很多企業(yè)在實(shí)際工作中，驗(yàn)收并沒(méi)有由倉(cāng)管員、采購(gòu)員、申購(gòu)人一同參與，通常只有倉(cāng)管員參與驗(yàn)收較頻繁，且驗(yàn)收環(huán)節(jié)不重視產(chǎn)品本身質(zhì)量要素的檢驗(yàn)，只憑送貨單檢查入庫(kù)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量與實(shí)物是否相符，包裝是否破損，外觀是否有明顯缺失，而對(duì)內(nèi)在質(zhì)量，特別是反映物資質(zhì)量的主要指標(biāo)很少進(jìn)行檢驗(yàn)，例如厚度不達(dá)標(biāo)等，容易造成事故。

（四）一般采購(gòu)及招標(biāo)價(jià)格的確定不合理

很多企業(yè)的采購(gòu)及招標(biāo)價(jià)格確定存在不合理之處，有多種原因造成：第一，很多企業(yè)招標(biāo)書(shū)中公告的采購(gòu)需求往往不合理、不正確和不全面，出現(xiàn)漏項(xiàng)，因此存在“低價(jià)中標(biāo)”、“簽證后補(bǔ)”、“超預(yù)算投資”的現(xiàn)象;第二，標(biāo)書(shū)中實(shí)質(zhì)性響應(yīng)條款不符合實(shí)際，由于一些原因，最具實(shí)力的投標(biāo)人判斷存在失誤，或理解存在不準(zhǔn)確的情況，最終導(dǎo)致無(wú)法中標(biāo)的后果;第三，企業(yè)技術(shù)部門(mén)知識(shí)結(jié)構(gòu)存在一定的問(wèn)題，不了解某些設(shè)備的工藝以及技術(shù)要求，在這種情況下，只能在現(xiàn)有設(shè)備性能參數(shù)的基礎(chǔ)上對(duì)于招標(biāo)文件進(jìn)行編制，導(dǎo)致技術(shù)要求具有指向性結(jié)果的出現(xiàn);第四，有的企業(yè)有意瞄準(zhǔn)某一特定供應(yīng)商而設(shè)置條件，排斥其他潛在的投標(biāo)人;第五，各類(lèi)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不全面、不合理、不明確，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不量化、不科學(xué);第六，單一來(lái)源采購(gòu)的審核界定不明，未核定是否屬實(shí)，否則企業(yè)只能較被動(dòng)的接受賣(mài)方價(jià)格和條件。上述因素均會(huì)影響采購(gòu)招標(biāo)定價(jià)的準(zhǔn)確性。

三、企業(yè)加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督與管理的主要措施

（一）定期輪崗、科學(xué)分權(quán)，加強(qiáng)培訓(xùn)、提高素質(zhì)

首先，采購(gòu)員要實(shí)行定期輪崗。定期輪崗有以下優(yōu)勢(shì)：一是員工在不同崗位的學(xué)習(xí)能力得到鍛煉，培養(yǎng)業(yè)務(wù)多面手，節(jié)約招聘成本，實(shí)行長(zhǎng)效管理;二是各部門(mén)協(xié)作有助于企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，輪崗則可以使員工跨部門(mén)體驗(yàn)，從而產(chǎn)生跨部門(mén)思維，增加協(xié)作精神，工作過(guò)程中能夠從總體戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā);三是可以避免采購(gòu)員養(yǎng)成長(zhǎng)期的固定合作關(guān)系，發(fā)生不廉潔行為;四是通過(guò)理順崗位交接手續(xù)，可以發(fā)現(xiàn)一些管理漏洞，諸如發(fā)現(xiàn)前任采購(gòu)員對(duì)出現(xiàn)相同問(wèn)題采取的解決方式欠妥，對(duì)一些已發(fā)生的失誤和問(wèn)題，通過(guò)輪崗浮出水面，便于及時(shí)彌補(bǔ)和糾正。