構建管理會計信息系統(tǒng)，加強研發(fā)項目管控
——以YS公司為例

胡琴 易生支付有限公司計劃財務部

引言

在企業(yè)數(shù)字化浪潮時代，企業(yè)面臨轉型升級，管理會計應用指引為管理者提供了諸多工具，管理者要秉承管理會計的思維理念，踐行適應性原則，結合公司運行實際進行靈活運用。本文通過管理會計信息系統(tǒng)整合多項管理會計工具的應用實踐，提升財務管控水平，降本增效。

一、YS公司及研發(fā)項目管理情況簡介

YS公司為第三方支付公司，主要依靠信息系統(tǒng)處理第三方支付類交易獲取交易手續(xù)費。是依靠IT技術、信息系統(tǒng)、前端應用產品開發(fā)的典型IT類金融服務公司。應用模塊、交易系統(tǒng)功能需要不斷升級、迭代。前端應用、系統(tǒng)功能研發(fā)、系統(tǒng)穩(wěn)定性是公司賴以生存的基礎，是持續(xù)發(fā)展的基本保障。新應用、新功能就是筆者公司的研發(fā)產品，伴隨著新產品項目的研發(fā)，中后臺的管理投入同步增加。年均研發(fā)投入近億元，隨著公司規(guī)模發(fā)展和人工成本上漲，綜合投入呈持續(xù)上升態(tài)勢。

在項目管理費用中，主要包括研發(fā)費用和管理費用的投入。研發(fā)費用主要為研發(fā)人員薪酬的軟投入和服務器、存儲設備等硬件投入，其中研發(fā)人員的薪酬投入占研發(fā)費用支出的80%，管理費用的投入主要是研發(fā)項目的評估、設計、審批、管理、跟蹤等人力成本類管理投入。研發(fā)項目全周期的管理大量以人力投入為主，人的效能決定了投入人力成本的產出效應。人的效率效能具有隱蔽性，提高研發(fā)項目的流轉效率、提高項目流轉過程中的溝通效率，提升研發(fā)人員的積極性和工作效率就是降本增效，增收節(jié)支。因此，如何提升研發(fā)項目各階段效率成了筆者司提升研發(fā)費用投入產出和降低研發(fā)項目管理成本的重要課題。

伴隨著數(shù)字化浪潮，企業(yè)自身發(fā)展降本增效的需求，加之《管理會計基本指引》《管理會計應用指引第802號——管理會計信息系統(tǒng)》的啟發(fā)，結合該公司具有較好的信息系統(tǒng)基礎，特開發(fā)了一套項目研發(fā)管理系統(tǒng)去綜合管理研發(fā)項目，以期達到成本控制，提升效率的目的。在該套系統(tǒng)里面，設計了幾個模塊，具體包括：需求模塊、產品方案模塊、項目評估立項模塊、研發(fā)跟蹤模塊、驗收上線模塊、數(shù)據(jù)駕駛艙模塊和收益跟蹤模塊；從需求起始，到業(yè)績應用循環(huán)，該系統(tǒng)貫穿了研發(fā)活動的全生命周期管理。

公司組織架構如圖1。

圖1

二、YS公司研發(fā)項目管理過去存在的問題

（一）紙質簽批手續(xù)、不能移動、遠程簽批

需求部門用紙質單據(jù)提交項目需求申請書，各個職能部門在紙質單據(jù)上審批，紙質單據(jù)的流轉的時間不可控制，簽批人職務繁忙、出差時有發(fā)生、異地辦公，紙質單據(jù)的流轉時間受限于簽批人員是否在辦公室，以及各節(jié)點簽批后，往其他各簽批部門的呈送速度。時間具有不固定、不可推算和不可控性。

（二）流程不能可視化、不能知曉節(jié)點狀態(tài)、不可追蹤

在紙質審批單據(jù)流轉的前提下，需求人員無法實時知曉需求項目所處的狀態(tài)，需要找到對應審批人逐一詢問才能知道目前所處的節(jié)點，流程不可視、狀態(tài)不可視、不可追蹤。

（三）系統(tǒng)間存在斷點

合同、日常管理類審批使用了OA辦公系統(tǒng)，研發(fā)人員的管理使用了OKIT研發(fā)系統(tǒng)，OA系統(tǒng)與OKIT研發(fā)任務管理系統(tǒng)之間存在斷點，OA內的文檔、審批等無法關聯(lián)研發(fā)任務，研發(fā)需求與研發(fā)任務也無法關聯(lián)，數(shù)據(jù)未打通，數(shù)據(jù)價值因數(shù)據(jù)斷點無法整合、協(xié)同使用。

（四）項目審批人員效率無法跟蹤管理

項目審批各階段審批人員的審批時間，研發(fā)方案的提供時間、研發(fā)任務的派發(fā)、研發(fā)人員任務接到后的啟動時間，任務的實際研發(fā)時間，研發(fā)完成后的測試時間、驗收時間等均無法自動獲取，人員效能無法自動統(tǒng)計，無數(shù)據(jù)支撐人員的優(yōu)劣評估、人員績效管理缺乏數(shù)據(jù)支撐。

（五）紙質文檔與其他關聯(lián)文檔的溯源性較差

紙質文檔不具有自動記錄、自動歸檔、流程可追溯、可關聯(lián)查詢的特點，文檔上審批的意見也不具有可公示閱讀的特點，透明、溯源的示范性、震懾性較差。

（六）研發(fā)產品的效能缺乏統(tǒng)計手段

各研發(fā)產品的復用次數(shù)，經濟效益無法自動統(tǒng)計，對研發(fā)產品的效能，缺乏跟蹤分析手段。

三、構建YS公司管理會計信息系統(tǒng)

為了解決以上在研發(fā)項目管理中的六個問題，加強研發(fā)費用管控，筆者綜合運用管理會計工具，從以下九個方面構建了YS公司管理會計信息系統(tǒng)。

（一）YS公司管理會計信息設計理念

管理會計信息系統(tǒng)的設計內核是管理會計思維，應糅合系列管理會計工具，鑲嵌到單位相關領域、層次、環(huán)節(jié)，以業(yè)務流程為基礎，使用系統(tǒng)集成、固化流程控制的方式，構建的橫跨多個部門，貫穿業(yè)務生命全周期的數(shù)字化集成應用管理工具，其實質是：理念為核、系統(tǒng)為器。

公司的發(fā)展、各項工作的組織實施都要緊密圍繞公司的戰(zhàn)略，以戰(zhàn)略規(guī)劃為導向，以持續(xù)創(chuàng)造價值為核心，促進單位可持續(xù)發(fā)展。該項目系統(tǒng)內流轉管理的項目應符合公司的戰(zhàn)略規(guī)劃；項目是否實施需要通過預算預測、分析加以判斷，正式立項的項目需要使用預算管理跟蹤、分析、校正項目執(zhí)行情況；結項項目的市場業(yè)績要應用于績效考核。戰(zhàn)略引領，以全面預算為抓手，績效考核應用為保障，以三大管理會計理念作為構建加強研發(fā)費用管理信息系統(tǒng)的核心設計基礎。具體通過各個功能模塊的建設加以實施，具體在本段落第（八）點詳述。

（二）YS公司管理會計信息系統(tǒng)建設目標

針對存在的六個方面的問題，制定了YS公司管理會計信息系統(tǒng)建設目標如下：

（1）取消紙質簽批，實現(xiàn)線上PC端、移動端審批。

（2）項目全流程可視化、顯示實時節(jié)點、可查詢、可追蹤。

（3）實現(xiàn)信息系統(tǒng)的連通，以項目管理系統(tǒng)為中心，打通項目管理系統(tǒng)、研發(fā)系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)，將各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)進行打通，實現(xiàn)OA與任務研發(fā)管理系統(tǒng)打通、各系統(tǒng)間的文件、文檔可相互疊加、調閱及調用。

（4）項目全流程檔案自動歸檔、可關聯(lián)、可追溯。

（5）人員處理時間能自動統(tǒng)計，人員效能可跟蹤評估、生成績效考核的基礎數(shù)據(jù)。

（6）研發(fā)產品復用效能統(tǒng)計，研發(fā)項目產生經濟效能的統(tǒng)計應用，實現(xiàn)項目經濟數(shù)據(jù)管理。

（三）YS公司管理會計信息系統(tǒng)系統(tǒng)設計與架構設計

以項目管理系統(tǒng)應用為核心，匯集工作計劃管理、合同管理、費控管理、資產管理和采購管理應用中與項目有關的管理內容及報表數(shù)據(jù)，使單位、企業(yè)從項目管理的維度處理相關事務，分析業(yè)務數(shù)據(jù)信息。（見圖2）

圖2

（四）YS公司管理會計信息系統(tǒng)功能模塊設計

YS公司管理會計信息系統(tǒng)功能模塊設計（見表1）。

表1

（五）YS公司管理會計信息系統(tǒng)模塊間流轉關系

YS公司管理會計信息系統(tǒng)模塊間流轉關系（見圖3）。

圖3

（六）YS公司管理會計信息系統(tǒng)操作步驟

YS公司管理會計信息系統(tǒng)操作步驟（見圖4）。

圖4

（七）YS公司管理會計信息系統(tǒng)職責分布

YS公司管理會計信息系統(tǒng)職責分布（見表2）。

表2

（八）YS公司管理會計信息系統(tǒng)模塊功能規(guī)劃

1.需求模塊

該模塊是該套系統(tǒng)的初始模塊，需要運用戰(zhàn)略地圖、價值鏈分析識別篩選項目是否符合公司戰(zhàn)略，運用預算分析、本量利分析判斷是否值得投入。

該模塊由業(yè)務部門人員在項目管理系統(tǒng)中，根據(jù)內嵌的標準化表單提出客戶需求，業(yè)務部門設專崗，對需求進行分析，區(qū)分出是個性的需求還是共性的需求，分析共性需求的市場空間，市場規(guī)模、收入、毛利，投入產出、投資回報等信息。對于共性的、有市場空間、復用性較高的需求轉入產品部設計專門產品滿足；個性的需求采用收費模式解決，放棄沒有復用價值且客戶不愿意付費的需求；避免公司各個環(huán)節(jié)的無效勞動、節(jié)省無效成本投入。

2.產品方案模塊

在產品方案模塊，產品部設計產品方案時，需要運用作業(yè)成本管理、優(yōu)化約束性資源，提升產品方案的經濟效益；

產品部根據(jù)市場部提交的分析終結后需求，研究綜合性解決方案，形成標準化產品，在產品設計階段，會反復斟酌，應用作業(yè)動因分析，作業(yè)成本優(yōu)化，力爭只保留增值作業(yè)，消除非增值作業(yè)，通過方案本身的實施成本最小化，節(jié)約后續(xù)一系列研發(fā)、運營、市場投放等一系列的成本，通過最前端的設計環(huán)節(jié)管理，避免后續(xù)資源的無效投入，磨刀不誤砍柴工，降本增效。

3.項目方案評估立項模塊

產品部設計的項目方案在項目評估模塊中，除了需要使用預算預測、本量利分析進一步分析投資回報情況外，還需要進行方案風險評估、可行性評估等多方面、多維度的評估工作，這就需要使用內部控制和營運管理等管理會計工具。

產品部在項目管理系統(tǒng)內提交產品解決方案，由各個職能部門對產品方案進行審核，比如，風控部對產品方案的風險性、合規(guī)性、是否會觸發(fā)反洗錢、是否符合監(jiān)管機構要求、是否存在客戶數(shù)據(jù)、隱私泄露風險等各方面進行審核；計財部對產品方案投資回報情況進行評估、對預算、采購等事項實施管理；還有諸如研發(fā)部、運營部、資金清算部等職能部門分別就自己部門管轄的職責對產品方案進行審核和優(yōu)化。

4.研發(fā)管理模塊

經評估通過后的產品方案正式立項后就轉入到IT研發(fā)部進行研發(fā)，項目管理系統(tǒng)跟蹤項目研發(fā)實施的參與人、開發(fā)用時、代碼量、BUG率等一系列數(shù)據(jù)，實時可視化反饋項目的進展以及各研發(fā)人員的投入情況，使用關鍵績效指標法對研發(fā)項目組成員進行有效管理。

5.驗收上線

根據(jù)閉環(huán)管理、風險閉環(huán)原則，研發(fā)完成經過測試后，由產品部對研發(fā)實施的結果進行驗收。驗收通過后，形成標準化的產品，由產品部將產品維護進產品系統(tǒng)內，向業(yè)務部門整體輸出，市場人員根據(jù)客戶需求在上線申請模塊調用該產品。驗收環(huán)節(jié)實現(xiàn)了項目的閉環(huán)管理。

6.歸檔跟蹤及績效應用

以上各模塊產生的所有數(shù)據(jù)全部自動化歸檔，標準化后的產品與支付業(yè)務主信息系統(tǒng)連通，主信息系統(tǒng)會實時記錄交易數(shù)據(jù)，交易收益情況，做到對項目效益的自動跟蹤，按月生成每個研發(fā)項目的收益情況，該項目參與人，如產品經理、項目經理、研發(fā)人員當月績效均與項目效益掛鉤，用獎金激勵關聯(lián)研發(fā)項目成果的方式，確立市場導向機制，激發(fā)研發(fā)人員的積極性，確保研發(fā)項目的市場應用型，保證研發(fā)目標與公司發(fā)展的整體目標一致性。

筆者通過以上幾個方面，在YS公司構建了管理會計信息系統(tǒng)的研發(fā)項目管理模塊，用來加強研發(fā)項目管控。

四、YS公司管理會計信息系統(tǒng)實施成效

2019年筆者在YS公司按照以上思路構建了管理會計信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)已于2020年上線，通過2020年一整年的運行，的確起到了加強研發(fā)項目管控的目的，實施成效歸納如下：

（一）在系統(tǒng)效能方面

從表3數(shù)據(jù)可以看出，通過研發(fā)項目管理系統(tǒng)的使用，各流轉環(huán)節(jié)的時間都有所減少，效能大幅提升。

表3

（二）在系統(tǒng)功能方面

系統(tǒng)功能方面（見圖5）。

圖5

1.業(yè)財融合，多部門協(xié)作

從項目立項、項目規(guī)劃、項目執(zhí)行、項目監(jiān)控到最終項目的上線、驗收全過程線上管理，通過系統(tǒng)實現(xiàn)了多部門協(xié)作，如項目立項階段就需要風控、運營、技術、財務、采購部門多部門協(xié)作來完成項目的立項，從而保證項目在啟動過程中公司內部各個部門對項目的信息的共享和項目風險的把控。通過多部門協(xié)作，更好的發(fā)揮各部門在項目各個階段中的管理職責。

2.數(shù)據(jù)落地，項目信息共享，提高財務效率

實現(xiàn)了項目信息可視化、透明化、共享化，所有參與項目的相關人員都可以看到項目的整體情況，如項目立項的信息、項目的排期計劃、合同的簽署情況、項目采購的相關資產、項目相關的預算和花費，可以一目了然地了解到項目的整體情況。

3.資源整合

實現(xiàn)了項目各階段上傳電子文檔的隨時查閱和下載，同時也支持調閱其他關聯(lián)項目的文檔，充分利用平臺來打造資源池，隨時隨地可以進行檢索。

4.風險控制

做到項目逾期的預判，做好對項目每一個任務完工情況的把控。對項目在執(zhí)行過程中存在的風險和問題進行上報，由相關部門進行統(tǒng)籌和規(guī)劃。降低項目執(zhí)行風險，并可以看出項目在執(zhí)行過程中每個節(jié)點的完工情況，對項目計劃和項目實際執(zhí)行的合理性有一個有效的判定。

5.數(shù)據(jù)打通，財務業(yè)務化，業(yè)務財務化

打通業(yè)務平臺，獲取終端的業(yè)務數(shù)據(jù)，并和項目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行整合，推送給業(yè)務人員、領導和渠道，可以通過系統(tǒng)查看到項目驗收后的交易數(shù)據(jù)和營銷數(shù)據(jù)，從項目的前、中、后3個角度查看項目的收益、營銷人員的收益、渠道的收益。

打通開發(fā)平臺，由項目管理平臺推送項目、需求和任務給研發(fā)平臺，研發(fā)人員在研發(fā)平臺上做內部的管理，同時反寫進度給到項目管理平臺，項目管理平臺通過單點登錄的方式查看具體研發(fā)的任務細項。

通過多系統(tǒng)之間的打通，打破信息孤島，發(fā)揮不同軟件的專長，同時提高軟件之間的聯(lián)動性。

結語

以上是筆者在YS公司構建管理會計信息管理系統(tǒng)，加強研發(fā)項目管理的應用實踐。管理會計信息系統(tǒng)是集成化的應用工具，內核是管理會計思維及系列管理會計工具的應用，該系統(tǒng)在需求階段應用了戰(zhàn)略分析、預算分析；在產品設計方面應用了作業(yè)成本、約束資源優(yōu)化；在項目評估模塊，應用到了風險管理、內部控制、營運管理、財務預測；在研發(fā)模塊應用了關鍵績效指標法考核，在驗收模塊，使用了風險閉環(huán)。在上線后應用了績效管理。整個研發(fā)項目管理系統(tǒng)對各項目實施了全生命周期的項目管理。

在公司的經營管理中，有眾多管理理論和管理工具，管理者要秉承適應性原則，結合應用環(huán)境，甄選適用的理論與工具，并且與公司的實際情況、發(fā)展規(guī)模、所處階段、企業(yè)文化結合后予以調整后應用。財政部發(fā)布的管理會計應用指引很全面的總結企業(yè)管理實踐中可選擇的管理工具，掌管理會計工具是實施良好管理的必要基石。也只有真正掌握管理會計工具，才能更加得心應手的選擇最佳工具適用到最合適場景中去解決問題，提升管理效能，降本增效，發(fā)揮作用，創(chuàng)造價值。