淺析文書檔案管理與信息化建設(shè)

李佳

摘要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理記載了各項(xiàng)管理活動的信息，有文字信息、圖片信息等。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，文書檔案管理引入信息化技術(shù)，使得文書檔案整理更加方便快捷，文書檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理效率，本文對大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理信息化應(yīng)用進(jìn)行了探討，為文書檔案信息化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理創(chuàng)新;信息化建設(shè)

一、做好文書檔案管理的重要性

文書檔案主要是在企事業(yè)單位運(yùn)營過程中形成的會議記錄、工作計(jì)劃、工作報告等，對企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展有重要的參考價值，是反映企事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)材料，可以為單位的決策提供數(shù)據(jù)支持。文書檔案管理主要是對企事業(yè)單位形成的文書檔案進(jìn)行收集、整理和儲存。是企事業(yè)單位極其重要的工作內(nèi)容，對于不斷提升機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有明顯的重要性。

二、傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的不足

傳統(tǒng)文書檔案管理，在管理方法上相對落后，主要是以紙質(zhì)形式對各類文書檔案進(jìn)行收集整理，并將其存分類存放于檔案室內(nèi)。企業(yè)文書檔案管理包含很多具有參考價值的文件，具有一定的復(fù)雜性，檔案管理在收集歸檔中，涉及到相關(guān)科室人員較多，收集的文件不夠集中，增加了管理人員的操作難度。目前采用紙質(zhì)檔案保存形式主要由于其不易被修改。以往的檔案工作受到思想的束縛，導(dǎo)致企業(yè)使用文書檔案管理措施落后，檔案的收集，歸檔工作以人工形式進(jìn)行。文書檔案使用時效不高，管理手續(xù)復(fù)雜，文書檔案紙質(zhì)保形式容易受損。傳統(tǒng)的管理模式文書檔案存儲量巨大，增加了人工管理成本，由于沒有構(gòu)建文書當(dāng)綜合管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致信息查詢困難。落后的管理方式直接降低對文書檔案的利用。目前傳統(tǒng)的文書檔案管理理念依然存在，導(dǎo)致檔案管理人員忽視了檔案的體現(xiàn)價值。很多導(dǎo)致信息受阻的問題，如查詢浪費(fèi)時間，登記程序復(fù)雜等。異地調(diào)取文書檔案資料不方便，很難實(shí)現(xiàn)空間轉(zhuǎn)移文書檔案。

三、文書檔案信息化建設(shè)的重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)上各類數(shù)據(jù)量的急劇增長，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到發(fā)展推廣，大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來的信息風(fēng)暴變革人們的生活習(xí)慣，同時文書檔案的數(shù)據(jù)量也急劇快速增長。傳統(tǒng)意義上的文書檔案以紙質(zhì)載體為主，檔案管理人員勞動強(qiáng)度大，工作任務(wù)繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲庫房。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)字化檔案可節(jié)省大量人力物力空間，同時數(shù)據(jù)更精確，查詢更方便。

首先，文書檔案信息化管理有利于提高單位的文書檔案管理水平。其次，文書檔案信息化管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，現(xiàn)代信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算、數(shù)字資源存儲，文書檔案通過數(shù)字化技術(shù)處理，變得更加規(guī)范高效，為信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。再次，文書檔案信息化管理有利于文書檔案管理工作適應(yīng)時代發(fā)展需求?，F(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)等科技水平迅速進(jìn)步，只有實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理，才能為生產(chǎn)管理工作的健康發(fā)展，提供檔案資源保障，適應(yīng)時代的發(fā)展與科技進(jìn)步的需要。最后，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案的利用共享。用戶可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用，使文書檔案在各種網(wǎng)絡(luò)范圍與地域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、大數(shù)據(jù)下文書檔案信息化建設(shè)

文書檔案建設(shè)主要任務(wù)是具備快速的數(shù)據(jù)處理能力，最終實(shí)現(xiàn)為用戶服務(wù)的目的。擁有各類具有價值的文書檔案，是文書檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，信息化文書檔案增加了數(shù)字化文書檔案，如單位產(chǎn)品的宣傳課件、音頻視頻、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫等。對文書檔案加工處理內(nèi)容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書檔案的類型，時限等。文書檔案分類歸檔，包括單位內(nèi)部、對外聯(lián)系，文書檔案資料可分為會議、歷史等檔案。文書檔案數(shù)據(jù)庫，包括各種文件、勞資的文書檔案數(shù)據(jù)庫。文書檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接，包括區(qū)域范圍的網(wǎng)絡(luò)鏈接，如城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)鏈接等[2]。檔案資源的最終目的是為用戶提供利用，文書檔案在單位的生產(chǎn)、管理方面具有重要的參考價值，是為用戶提供各種檔案資源服務(wù)的基礎(chǔ)?？衫眯畔⒒瘷n案為用戶開展多種服務(wù)，如可利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)短信等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，為用戶提供文書檔案查詢服務(wù)。利用網(wǎng)絡(luò)硬盤等現(xiàn)代化技術(shù)手段，為用戶開展文書檔案遠(yuǎn)程傳送服務(wù)。利用地域范圍的網(wǎng)絡(luò)，文書檔案資源，為用戶開展某種產(chǎn)品的檔案信息追蹤服務(wù)。大數(shù)據(jù)下企業(yè)文書檔案信息化管理工作難度更大，對從業(yè)人員提出了更高的要求。企業(yè)電子文件歸檔處于比較淡漠的狀態(tài)，日常管理工作中電子文件管理會為檔案管理工作帶來很多問題，要求當(dāng)納管理人員具備一定的素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，要不斷創(chuàng)新探索，加快掌握運(yùn)用電子檔案的方法，努力改變傳統(tǒng)檔案管理模式，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代信息化管理的需求。檔案管理人員要主動了解企業(yè)對檔案的需求，多樣化的檔案管理內(nèi)容，要求檔案管理人員必須主動了解檔案使用者的需求，更好的滿足對檔案不同使用者的要求。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代要求文書檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產(chǎn)經(jīng)營管理決策提供科學(xué)的參考信息。必須大力推進(jìn)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位生產(chǎn)管理體系的高效運(yùn)作。

參考文獻(xiàn)

[1]董雪艷.大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院文書檔案的信息化管理與應(yīng)用[J].現(xiàn)代國企研究，2018（06）：72.

[2]林建文.大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院文書檔案的信息化管理與應(yīng)用[J].黑龍江科學(xué)，2017，8（16）：126-127