協(xié)同辦公，讓Excel來幫忙

在前面的文章中介紹了Word和騰訊文檔的辦公協(xié)同操作，其實Excel作為大家常用的辦公軟件，在日常工作中也可用來進(jìn)行協(xié)同辦公。

共享文件夾的協(xié)作

如果同事之間都在一個局域網(wǎng)中，最簡單的方法是使用共享文件夾來進(jìn)行協(xié)作。比如現(xiàn)在需要協(xié)作的文檔保存在服務(wù)器上的“D：＼協(xié)作文檔”下，在資源管理器中右擊該目錄選擇“屬性→共享”，然后設(shè)置可以共享的賬戶即可（圖1）。為了方便對共享文件進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，可以預(yù)先在服務(wù)器上設(shè)置多個賬戶如A、B、C，這樣在共享設(shè)置窗口就可以選擇不同賬戶的讀寫權(quán)限，比如可以設(shè)置用戶C只有讀取權(quán)限，這樣用戶C就只能瀏覽協(xié)作文件的內(nèi)容而沒有編輯權(quán)限。

這樣將允許訪問共享的賬戶、密碼發(fā)送給指定同事，同事們只要在他們的電腦上打開資源管理器器，在地址欄輸入上述顯示的共享地址如＼＼Desktop-d8qacik＼協(xié)作文檔，輸入訪問的賬戶和密碼，打開共享目錄后就可以進(jìn)行協(xié)作編輯了（圖2）。

如果都是在電腦上進(jìn)行文件的協(xié)作，用戶還可以利用Excel的權(quán)限保護(hù)功能對協(xié)作文檔進(jìn)行更多的設(shè)置。比如某文檔需要同事A、同事B分別填入內(nèi)容?，F(xiàn)在需要設(shè)置同事B只有對B列內(nèi)容的修改權(quán)限，那么可以在Excel窗口中點擊“審閱→允許編輯的區(qū)域”，在打開的窗口中選中需要保護(hù)的區(qū)域，并且設(shè)置需要保護(hù)的密碼，這樣可以有效防止越權(quán)的修改（圖3）。

小提示：文檔設(shè)置保護(hù)密碼后會帶來記憶的負(fù)擔(dān)，此時還可以點擊上方圖片上的“權(quán)限”，在打開的窗口中將本機(jī)管理員賬戶設(shè)置為不要密碼訪問，這樣如果在本機(jī)打開就不需要輸入密碼即可進(jìn)行編輯了。

返回Excel主界面，點擊“保護(hù)工作簿”并設(shè)置保護(hù)的密碼。這樣用戶在共享文檔后將B列可以編輯的密碼告訴同事B，當(dāng)同事B打開協(xié)作文檔后，除了B列之外，他都沒有編輯的權(quán)限。同事B需要在B列輸入文檔時，Excel會先彈出輸入密碼的提示，只有輸入正確的密碼才可以進(jìn)行編輯修改（圖4）。

不過這里需要注意的是，如果協(xié)作的文檔需要在手機(jī)端、在線端進(jìn)行訪問和編輯，那么就不要進(jìn)行上述的權(quán)限設(shè)置，因為在這些終端上并不支持這些訪問功能，權(quán)限保護(hù)的設(shè)置方法只適合在本地電腦上進(jìn)行文檔的協(xié)作。

基于OneDrive的協(xié)作

上述方法雖然簡單，但是需要同事的電腦都處于同一局域網(wǎng)且無法多人同時進(jìn)行編輯。如果要進(jìn)行更靈活的協(xié)作，可以使用Excel自帶的協(xié)作功能。

在Excel中打開需要協(xié)作的文檔，先按提示將文檔保存在OneDrive網(wǎng)盤中，接著點擊Excel窗口右上角的“共享”。在右側(cè)打開的窗格中輸入需要協(xié)作同事的微軟賬號，可以在下方設(shè)置編輯或只讀權(quán)限，最后點擊“共享”，將文件共享給同事（圖5）。

為了方便協(xié)作同事訪問共享文檔，也可以在圖5中點擊“獲取共享鏈接→創(chuàng)建編輯鏈接”。這樣同事只要打開分享的鏈接就可以進(jìn)行協(xié)作文檔的編輯了。

移動端協(xié)作

隨著5G和智能手機(jī)的普及，越來越多的朋友有著移動辦公協(xié)作需求。Excel移動端也可以很方便地在手機(jī)上完成共享和協(xié)作。先在手機(jī)上安裝移動版的Office Excel，在手機(jī)上啟動APP后打開需要協(xié)作的文檔，點擊上方的“分享”按鈕，接著在下方的菜單中輸入共享用戶的微軟賬號，最后點擊“共享”即可，也可以點擊“以鏈接的形式共享”，獲取文件的共享鏈接發(fā)給同事（圖6）。

這樣同事在其手機(jī)上啟動Excel后，使用自己的OneDrive賬號登錄，成功登錄后切換到“與我共享”，在其中就可以看到協(xié)作的文檔，按提示打開后雙擊其中需要編輯的單元格，在彈出的菜單中點擊“編輯”，這樣在手機(jī)上即可進(jìn)行協(xié)作操作了（圖7）。

如果手機(jī)上沒有安裝移動端Excel，那么可以借助“微軟Office文檔”公眾號來分享和查看協(xié)作文檔。啟動微信后，搜索并關(guān)注上述公眾號，進(jìn)入公眾號點擊“我的文檔”，啟動小程序后在“我的云盤”列表中就可以看到文檔了（在小程序中只能查看和分享文檔，無法在線編輯），可以在此將需要協(xié)作的文檔發(fā)送給同事，并設(shè)置允許下載。

這樣同事收到分享鏈接后，在微信中打開也可以查看，并且還可以下載到本地使用其他編輯軟件如WPS等進(jìn)行編輯。如果覺得在手機(jī)上查看文檔不方便，還可以在電腦瀏覽器上訪問https：//app.officeplus.cn/，打開后使用自己的微信掃碼登錄，這樣在電腦瀏覽器上就可以查看到公眾號上分享的文檔了。

在線協(xié)作

Excel同樣支持在Office 365中進(jìn)行共享的設(shè)置和編輯，對于已經(jīng)保存在OneDrive網(wǎng)盤中的文檔，在任意聯(lián)網(wǎng)的電腦上打開https：//www.office.com/，然后使用自己的微軟賬戶登錄。成功登錄后在“最近”下方列表中可以看到所有文檔，選中需要共享的文檔，然后在打開的頁面中設(shè)置需要協(xié)作的賬號即可。如果是同事已經(jīng)共享給自己的文檔，則可以切換到“與我共享的內(nèi)容”，在此可以看到需要協(xié)作的文檔，打開后進(jìn)行在線編輯即可。

在線Office 365的功能和使用與本地Office大體類似，任何參與協(xié)作的用戶都可以通過這個在線服務(wù)參與協(xié)作。當(dāng)然對于手機(jī)用戶也可以直接在瀏覽器中訪問上述網(wǎng)址，打開后的具體使用和電腦版類似。不過要注意的是，由于微軟服務(wù)器的原因，很多時候無法在瀏覽器中打開需要協(xié)作的文檔，大家可以使用代理或者VPN進(jìn)行在線訪問。

小結(jié)

按需選擇協(xié)作方案

上面介紹了多種Excel文檔協(xié)作的方法，大家在使用中可以根據(jù)實際的工作需要、應(yīng)用場景靈活地進(jìn)行選擇。比如只是需要在公司內(nèi)網(wǎng)協(xié)作一個文檔，那么利用共享文件夾的方法是最簡單的。如果需要協(xié)作的文檔需要多人共同編輯，那么可以使用電腦版Excel進(jìn)行共享，這樣不僅可以方便在線訪問，而且可以對文檔進(jìn)行靈活的權(quán)限設(shè)置。對于需要在不同地方（如多個分公司）、多個設(shè)備（如手機(jī)、平板）上協(xié)作的文檔，則建議使用手機(jī)版Excel進(jìn)行協(xié)作。