密集書庫建設(shè)與管理中出現(xiàn)的問題及解決措施

李俊霞

摘要：隨著各高校每年需要購(gòu)買大量紙質(zhì)文獻(xiàn)，淘汰的文獻(xiàn)數(shù)量有限，致使圖書館文獻(xiàn)總量逐年增多，而圖書館空間有限，這就需要把一些借閱量較低的文獻(xiàn)進(jìn)行集中放置。為了使有限的空間盡可能放置較多文獻(xiàn)，密集書庫應(yīng)運(yùn)而生。本文整理了聊城大學(xué)圖書館在建設(shè)密集書庫過程中出現(xiàn)的問題，供大家討論和借鑒。

關(guān)鍵詞：密集書庫 排架號(hào) 流水號(hào) 匯文系統(tǒng)

引言

現(xiàn)代高校圖書館館舍空間普遍不足，密集書庫建設(shè)已成為當(dāng)今國(guó)內(nèi)高校圖書館物理空間再造的重要組成部分，而設(shè)計(jì)密集書庫合理的排架方法，以最大限度地釋放圖書館空間，是高校圖書館空間再造中面臨的共同問題。密集書庫實(shí)際上類似于三線典藏的三線藏書，對(duì)無利用價(jià)值的文獻(xiàn)資料我們直接進(jìn)行剔除， 而對(duì)那些利用率雖然較低，但又有一定保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料， 就可以進(jìn)密集書庫進(jìn)行保存。

一、密集書庫建設(shè)前注意問題

聊城大學(xué)有東、西兩個(gè)校區(qū)，兩校區(qū)圖書館各有一個(gè)密集書庫，每個(gè)密集書庫可藏書30萬冊(cè)左右。兩個(gè)密集書庫面積都約320平方米，每個(gè)密集書庫安裝45排書架，每排書架有A和B兩面，每面有9列，每列有6格。一排排書架緊密相連，多排書架留一個(gè)能走動(dòng)的空間，書架底部安裝軌道，每排書架可以搖動(dòng)搖手，使書架沿軌道移動(dòng)，這樣需要尋找所要圖書時(shí)，可以搖動(dòng)搖手打開書架。密集書庫在建設(shè)前注意的問題有：

（一）密集書庫選址。密集書庫建設(shè)的主要目的就是在有限的空間存放盡可能多的圖書，書架排列較為緊密，排滿圖書后的書架整體重量較大，需要密集書庫要有較大的承重，所以密集書庫選擇建在緊貼地面的一層。

（二）密集書庫軌道。密集書庫軌道有地下和地上兩種，地下軌道鋪設(shè)困難，需要損壞地面，但后期使用方便。聊城大學(xué)密集書庫的書架采用的是地上軌道，地上軌道鋪設(shè)簡(jiǎn)單，但由于軌道凸出地面，軌道兩側(cè)設(shè)斜坡，運(yùn)送圖書時(shí)，書車經(jīng)過軌道時(shí)會(huì)有晃動(dòng)，為避免圖書運(yùn)輸過程中散落，不宜使用平板運(yùn)書車，要準(zhǔn)備V型運(yùn)書車或箱式運(yùn)書車。

（三）密集書庫環(huán)境控制。密集書庫圖書是開架書庫下架，一般出版年代較久，舊圖書散發(fā)的霉味較大，而密集書庫排架緊密，不利于通風(fēng)換氣，要想進(jìn)行有效的通風(fēng)換氣，就要安裝負(fù)壓通風(fēng)裝置。為了減緩圖書氧化速度，有條件的高校圖書館要安裝空調(diào)或智能調(diào)溫系統(tǒng)。

二、密集書庫文獻(xiàn)整理步驟

密集書庫排架方法主要有：索書號(hào)排架、箱式排架、流水號(hào)排架，圖書館應(yīng)根據(jù)自身的情況，選擇合適的排架方法。聊城大學(xué)圖書館采用的是流水號(hào)排架法，流水號(hào)即排架號(hào)，每一本圖書分配一個(gè)排架號(hào)，排架號(hào)與圖書原有的條碼號(hào)相關(guān)聯(lián)，一個(gè)排架號(hào)只對(duì)應(yīng)一本圖書，分配排架號(hào)后圖書按照排架號(hào)的大小次序進(jìn)行排列。這種方法需要給每一本圖書粘貼排架號(hào)，由于圖書陳舊導(dǎo)致粘貼困難，排架號(hào)外還要再粘貼一個(gè)書膜，整理起來工作量巨大。整理好后可以對(duì)每一本書進(jìn)行定位，后期查詢比較方便，且不容易亂架，一旦亂架也容易被發(fā)現(xiàn)。

聊城大學(xué)采用的是流水號(hào)排架法，其圖書整理步驟主要有：整理圖書→粘貼排架號(hào)→粘貼書標(biāo)膜→輸入?yún)R文典藏系統(tǒng)→檢測(cè)→圖書上架→圖書定位。

（一）整理圖書。由于下架的圖書是雜亂無序的，為了使排架后的書架更加美觀，首先對(duì)圖書進(jìn)行初步整理，對(duì)于每一架圖書按照?qǐng)D書長(zhǎng)和寬進(jìn)行排序，圖書高度相同的放在一起，盡量使排架后書架每列圖書尺寸相同。這樣做的好處除了美觀還容易把圖書的復(fù)本找到一起，

（二）粘貼排架號(hào)。密集書庫建成后，排架號(hào)是文獻(xiàn)定位、查詢憑證。聊城大學(xué)密集書庫排架號(hào)采用一位英文加8位阿拉伯?dāng)?shù)字的方式，英文有兩種D和X，D代表東校區(qū)圖書館，X代表西校區(qū)圖書館。每本文獻(xiàn)有兩個(gè)相同的排架號(hào)，一個(gè)排架號(hào)粘貼在原編目信息條碼號(hào)旁，便于排架號(hào)和原條碼號(hào)建立關(guān)聯(lián)，另一個(gè)排架號(hào)粘貼在文獻(xiàn)封底的右上部便于借閱時(shí)查找。

（三）粘貼書標(biāo)膜。密集書庫圖書一般年代較久，紙張變脆，且有塵土，排架號(hào)使極易脫落，為減少排架號(hào)脫落，粘貼排架號(hào)前用干抹布擦一下塵土，另在排架號(hào)上要再貼一層書膜，書標(biāo)膜比排架號(hào)條碼大，粘性比排架號(hào)強(qiáng)，書標(biāo)膜覆蓋在排架號(hào)的上面能較好的增加排架號(hào)條碼的牢固程度。

（四）輸入?yún)R文典藏系統(tǒng)。數(shù)據(jù)管理采用匯文系統(tǒng)，操作步驟為：典藏→密集書庫→分配排架號(hào)。分配排架號(hào)時(shí)，輸入法應(yīng)處在英文狀態(tài)，否則容易出現(xiàn)排架號(hào)錯(cuò)誤。數(shù)據(jù)輸入?yún)R文系統(tǒng)目的是讓新粘貼的排架號(hào)和原編目信息條碼號(hào)建立關(guān)聯(lián)，使讀者在檢索圖書信息時(shí)，也會(huì)顯示關(guān)聯(lián)的排架號(hào)，這樣很容易根據(jù)排架號(hào)找到需借閱的圖書。

（五）檢測(cè)。匯文系統(tǒng)下，模塊切換至“統(tǒng)計(jì)”，系統(tǒng)菜單下 “點(diǎn)擊報(bào)表生成器”，把小程序“select bar_code from indi_acct where shelf_no>=X00 and shelf_ no<=X00”用“ctrl+c”復(fù)制、“Ctrl+v”粘貼到空白光標(biāo)處，小程序語句的單引號(hào)內(nèi)排架號(hào)分別改為要檢測(cè)的初始排架號(hào)和結(jié)尾排架號(hào)，點(diǎn)擊執(zhí)行，檢查排架號(hào)是否和條碼號(hào)對(duì)應(yīng)。

（六）圖書上架。數(shù)據(jù)錄入?yún)R文系統(tǒng)后，文獻(xiàn)按照流水號(hào)從小到大排列，排架方法借助開架書庫的 “Z”型排架法。

（七）圖書定位。記錄每架每格中圖書的起始排架號(hào)和結(jié)尾排架號(hào)，利用遠(yuǎn)望谷定位系統(tǒng)，根據(jù)排架號(hào)對(duì)圖書進(jìn)行定位。或把定位信息存放在Excel表格中，讀者借閱時(shí)也能通過Excel表格快速查詢文獻(xiàn)位置。

三、圖書整理中出現(xiàn)的問題及解決措施

在分配排架號(hào)的過程中，除了因考慮不周或操作不當(dāng)出現(xiàn)的排架號(hào)分配錯(cuò)誤，需要修改排架號(hào)，還有一些不可避免的問題，聊城大學(xué)密集書庫圖書整理時(shí)，最常見的是圖書原條碼號(hào)的問題。

聊城大學(xué)圖書館密集書庫圖書主要來源是由各開架書庫和樣本數(shù)庫下架以及讀者或兄弟院校捐贈(zèng)。由于建設(shè)智能書庫，圖書館圖書管理系統(tǒng)由ILAS系統(tǒng)換成了匯文系統(tǒng)，下架的圖書在轉(zhuǎn)換過程中部分圖書條碼編目信息出現(xiàn)了問題，另捐贈(zèng)圖書沒有編目信息。由于捐贈(zèng)的圖書比較集中，打包交由資源建設(shè)部們進(jìn)行編目。對(duì)于編目信息錯(cuò)誤問題，密集書庫工作人員自行進(jìn)行修正。問題書在編目系統(tǒng)修正后，重新分配排架號(hào)，沒有價(jià)值的圖書做注銷處理。

（一）條碼號(hào)無法識(shí)別。條碼號(hào)磨損嚴(yán)重，掃碼槍無法識(shí)別，如果條碼號(hào)上數(shù)字顯示清晰，這時(shí)可以手動(dòng)輸入條碼號(hào)然后回車。條碼號(hào)不清楚，根據(jù)圖書索書號(hào)查詢圖書館所有這本書的復(fù)本，找到下架圖書原書庫，查找書架上的這本圖書，和學(xué)生借閱情況。復(fù)本中除去原書架和學(xué)生借閱的，剩余的條碼號(hào)就是我們要找的。

（二）顯示條碼號(hào)不存在。掃碼時(shí)條碼號(hào)自動(dòng)加零，顯示條碼號(hào)不存在，這種情況出現(xiàn)較少，一般采取手動(dòng)輸入條碼號(hào)。條碼號(hào)能正常被掃碼槍識(shí)別，但顯示不存在時(shí)，要在匯文系統(tǒng)把模式切換到編目模式，“文件”菜單下勾選“回溯狀態(tài)”，通過索書號(hào)或書名找到這本書的編碼信息，核對(duì)無誤后添加此條碼號(hào)為復(fù)本。

（三）條碼號(hào)信息和圖書的信息不匹配。此時(shí)需要進(jìn)行編目信息替換，匯文系統(tǒng)模式切換到編目狀態(tài)，清除原錯(cuò)誤編目信息，然后找到文獻(xiàn)的正確編目信息，添加復(fù)本?；蛘叽蜷_原編目信息復(fù)本條碼框和正確編目信息復(fù)本條碼框，點(diǎn)擊條碼號(hào)，按住右鍵，把條碼號(hào)從原編目信息條碼框拖拽到正確編目信息條碼框。

（四）沒有條碼號(hào)，只有財(cái)產(chǎn)號(hào)。沒有條碼號(hào)，匯文系統(tǒng)查不到相關(guān)文獻(xiàn)信息，這時(shí)要打開ILAS系統(tǒng)，通過財(cái)產(chǎn)號(hào)，找到對(duì)應(yīng)的條碼號(hào)?，F(xiàn)在聊城大學(xué)ILAS系統(tǒng)已經(jīng)不能使用。技術(shù)部的老師把書目信息下載成了EXCEL表，可以通過EXCEL表查找文獻(xiàn)財(cái)產(chǎn)號(hào)對(duì)應(yīng)的條碼號(hào)。

四、密集書庫的管理

密集書庫建成后的借閱管理比開架書庫復(fù)雜，由于密集書庫圖書沒有磁條，只能采用閉架人工借還。

（一）圖書借閱。密集書庫文獻(xiàn)大多數(shù)沒有磁條，不能進(jìn)行自助借還，要有專人值班協(xié)助讀者人工借還。讀者首先查詢需要文獻(xiàn)，如發(fā)現(xiàn)館藏地是密集書庫，就記下排架號(hào)，根據(jù)排架號(hào)定位找到需要文獻(xiàn)，書庫管理人員在匯文系統(tǒng)流通借還模塊進(jìn)行人工借還，文獻(xiàn)信息在讀者證件上顯示借書成功，讀者就可以將圖書帶出書庫閱讀。讀者還書時(shí)也要交到密集書庫管理人員進(jìn)行歸還，不可以直接自助借還機(jī)還書。

（二）圖書回流與注銷。建成后的密集書庫的圖書并不是一成不變的，密集書庫中借閱次數(shù)較多的圖書要返回開架書庫。隨著時(shí)間的延續(xù)，開架書庫下架的圖書越來越多，在圖書館空間有限的情況下，除了建立更多的密集書庫，還可以對(duì)密集書庫圖書進(jìn)行替換，長(zhǎng)期無借閱記錄的圖書只留一本，其余復(fù)本進(jìn)行剔舊注銷處理，注銷后的流水號(hào)重新分配其他下架的圖書替代。

五、結(jié)語

密集書庫的建設(shè)是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工作，從入庫之前圖書的檢查和清點(diǎn)到上架排架，以及最后錄入?yún)R文系統(tǒng)，實(shí)施一系列的后續(xù)工作都需要工作人員一絲不茍地去完成，不可存在任何差錯(cuò)，以免對(duì)圖書管理及應(yīng)用產(chǎn)生影響，而這又要求工作人員必須具備良好的業(yè)務(wù)水平，有很強(qiáng)的敬業(yè)精神和責(zé)任心。目前，聊城大學(xué)圖書館只整理完成了西校區(qū)密集書庫，采用流水號(hào)排架法，耗時(shí)較長(zhǎng)。東校區(qū)密集書庫計(jì)劃采取箱式排架法，以減少粘貼排架號(hào)和粘貼書標(biāo)膜耗費(fèi)的時(shí)間，爭(zhēng)取盡快向?qū)W生開放。密集書庫文獻(xiàn)整理較繁瑣，許多細(xì)節(jié)需注意，本文對(duì)聊城大學(xué)密集書庫建設(shè)中注意事項(xiàng)和出現(xiàn)的問題進(jìn)行了梳理，供其他密集書庫參考與討論，由于密集書庫建設(shè)較早，智能化程度不高，密集書庫沒有環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)。

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