以教學(xué)檔案的規(guī)范化管理提升教學(xué)服務(wù)質(zhì)量

何素敏 崔雋

[摘 要] 隨著高校各項(xiàng)教學(xué)改革的深入，教學(xué)檔案向多元化復(fù)雜化方向發(fā)展，要求高校檔案管理人員運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和方法對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理。近年來(lái)，中山大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了全面系統(tǒng)的分析總結(jié)，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行了一系列改革，初步實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、制度化和信息化，提升了教學(xué)服務(wù)質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞] 教學(xué)檔案;規(guī)范管理;服務(wù)質(zhì)量

[基金項(xiàng)目] 2020年度中山大學(xué)本科教學(xué)質(zhì)量工程項(xiàng)目“生命科學(xué)學(xué)院在校本科生質(zhì)量跟蹤與畢業(yè)后質(zhì)量跟蹤分析”（33000-319111302）

[作者簡(jiǎn)介] 何素敏（1968—），女，廣東平遠(yuǎn)人，碩士，中山大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院助理研究員，主要從事高教管理研究;崔 雋（1982—），男，江蘇南京人，博士，中山大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院教授，主要從事免疫學(xué)和細(xì)胞生物學(xué)研究。

[中圖分類號(hào)] G472.4? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ?[文章編號(hào)] 1674-9324（2021）37-0013-04? ? [收稿日期] 2021-04-07

學(xué)校在教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的試卷、教案、學(xué)生成績(jī)記錄及文件等教學(xué)資料稱為教學(xué)檔案。高校教學(xué)檔案包括在教學(xué)活動(dòng)中形成的所有有價(jià)值的文字、圖表和聲像材料，是學(xué)校信息資源的重要組成部分[1]，對(duì)規(guī)范管理教學(xué)過(guò)程、指導(dǎo)教學(xué)實(shí)踐和推動(dòng)教學(xué)改革起著重要作用，具有一定的保密要求。隨著高校教學(xué)改革的深入和教務(wù)管理要求的不斷提高，教學(xué)檔案的數(shù)量和使用的頻率快速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理理念和人工登記保管檢索檔案的模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)教務(wù)管理的要求。更新教學(xué)檔案管理理念、運(yùn)用基于計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)提高教學(xué)檔案管理效率是做好教務(wù)管理工作，提高教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。中山大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院現(xiàn)有專任教師155人，2020學(xué)年共開(kāi)設(shè)專業(yè)課程153門(mén)，通識(shí)課程44門(mén)，每年產(chǎn)生的教學(xué)檔案數(shù)量龐大。近年來(lái)，我們?cè)趯W(xué)校和學(xué)院主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，對(duì)教學(xué)檔案管理的理念、制度、模式等進(jìn)行了改進(jìn)和優(yōu)化，提高了教學(xué)檔案的管理水平。

一、高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案管理體制不健全

管理制度不健全和不被重視導(dǎo)致管理不規(guī)范，對(duì)教學(xué)檔案投入不足，使重要資料流失。部分高校教學(xué)檔案管理體制不夠完善，沒(méi)有健全的與之相匹配的規(guī)章制度，無(wú)法為教學(xué)檔案管理提供明確的制度依據(jù)，也沒(méi)有專職的檔案管理員來(lái)負(fù)責(zé)，兼職人員大多未受過(guò)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)，在工作中難免出現(xiàn)一些漏洞。

（二）教學(xué)檔案管理跟不上時(shí)代的要求

信息化手段不明顯，在資源共享傳播中沒(méi)有產(chǎn)生使用價(jià)值。例如，好的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀案例沒(méi)能得到及時(shí)、廣泛的宣傳，尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案，其對(duì)于發(fā)展教育事業(yè)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

（三）教學(xué)檔案管理工作重管理、輕服務(wù)

教學(xué)檔案的利用率不高，教學(xué)檔案管理室成了儲(chǔ)藏室，檔案管理變成檔案保管。部分學(xué)校教學(xué)檔案管理的主要目的是為了應(yīng)付上級(jí)機(jī)構(gòu)的檢查，特別是服務(wù)于教學(xué)評(píng)估和教學(xué)檢查[2]。教學(xué)檔案管理工作注重服務(wù)于上級(jí)教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)，使得教學(xué)檔案無(wú)法在教師的教學(xué)和學(xué)生的培養(yǎng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二、教學(xué)檔案管理改革措施

（一）改變管理理念，突出師生在教學(xué)檔案建設(shè)和管理中的作用

在教學(xué)檔案庫(kù)建設(shè)和管理過(guò)程中既強(qiáng)調(diào)教務(wù)管理人員的責(zé)任和作用，也重視教學(xué)檔案的主要提供者和使用者——廣大教師和學(xué)生的重要作用。通過(guò)完善相關(guān)管理制度并通過(guò)各種渠道進(jìn)行廣泛宣傳，提高師生對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，明確各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)需提交的教學(xué)檔案的類型及要求，為提高檔案資料質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

為了避免傳統(tǒng)行政的機(jī)械式管理，切實(shí)發(fā)揮教學(xué)檔案為教學(xué)和師生服務(wù)的功能，始終貫徹以人為本的理念，注重檔案管理工作的組織架構(gòu)支撐。以“規(guī)劃統(tǒng)籌—具體落實(shí)—質(zhì)量監(jiān)控—制度完善”為主線，對(duì)于教學(xué)檔案管理人員，始終強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，注重專業(yè)素質(zhì)和管理能力的提高，并通過(guò)部門(mén)管理和專人負(fù)責(zé)相結(jié)合的模式，確保教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)工作的連續(xù)性和綜合性。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮師生作為教學(xué)檔案所反映內(nèi)容主要參與者的能動(dòng)性，促使師生主動(dòng)參與教學(xué)檔案建設(shè)。比如對(duì)于課程檔案，建立“誰(shuí)提交，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的責(zé)任制度，由教師全程負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的建立和完善。在教學(xué)服務(wù)和教學(xué)評(píng)估中，發(fā)揮相關(guān)主體對(duì)教學(xué)檔案的質(zhì)量監(jiān)控職能，提供教學(xué)檔案檢查的開(kāi)放渠道，便于師生對(duì)教學(xué)檔案工作的檢查和監(jiān)督。

通過(guò)教師和學(xué)生手冊(cè)、網(wǎng)站、教學(xué)會(huì)議等不同渠道進(jìn)行廣泛宣傳，提高師生對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，了解所開(kāi)展的教學(xué)活動(dòng)在檔案資料提交方面的具體要求，做到職責(zé)分明，從而提高師生參與教學(xué)檔案建設(shè)的自覺(jué)性，也為管理人員按章管理提供了依據(jù)，為從根本上提高檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

（二）通過(guò)制定完善相關(guān)制度，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理

在制定相關(guān)教學(xué)教務(wù)管理制度時(shí)，融入教學(xué)檔案管理方面的內(nèi)容，明確相關(guān)人員的職責(zé)，確定需提交的檔案資料的類型及格式和提交時(shí)間等方面的要求，從而解決了由于職責(zé)不明確和標(biāo)準(zhǔn)要求不清楚而造成的互相推諉及檔案資料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的問(wèn)題。

由于學(xué)科特色和人才培養(yǎng)需要，我院本科教學(xué)模式多樣，除了專業(yè)理論課和實(shí)驗(yàn)課，還有實(shí)踐、實(shí)習(xí)課程，通識(shí)課等，教學(xué)檔案的類型多、數(shù)量大。為了維護(hù)和完善教學(xué)檔案管理體系，以制度建設(shè)加以規(guī)范，加強(qiáng)師生的教學(xué)檔案意識(shí)。我院在建立教學(xué)相關(guān)管理制度時(shí)，均強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案的建設(shè)，并細(xì)化教學(xué)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)流程，將教學(xué)檔案管理滲入教學(xué)各類活動(dòng)，切實(shí)提高管理效果。比如本科生課程命題與成績(jī)管理辦法中的第四章“課程總結(jié)及上交資料”中，對(duì)課程檔案的歸檔要求和時(shí)間做了明確規(guī)定，從檔案源頭上加以規(guī)范。