信息化時代公安檔案管理模式初探

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2108-5042-3877

摘? 要：在信息化時代，信息化建設(shè)逐漸成為檔案管理發(fā)展的主流趨勢。尤其是在我國眾多檔案中占據(jù)著至關(guān)重要位置的公安檔案，更需要加快建設(shè)檔案管理信息化的步伐。但是受到多種因素的影響，比如公安檔案管理制度不健全等，使我國公安檔案管理工作陷入了諸多困境，對我國公安檔案管理信息化建設(shè)帶來不利影響。為此，找到公安檔案管理工作面臨著各種難題，并找出行之有效的解決策略，是現(xiàn)階段值得相關(guān)管理人員深入研究的重要課題?，F(xiàn)基于信息化時代背景，針對我國公安檔案管理信息化建設(shè)的必要性進行了分析，結(jié)合當前工作中存在的問題提出了相應(yīng)的解決策略，希望能為公安檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：信息化時代? ?公安部門? ?檔案管理? ?管理模式

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）06（b）-0075-03

On the Management Mode of Public Security Archives in the Information Age

ZHU Jianzhen

（Jianning Public Security Bureau， fujian province， Sanming， Fujian Province， 354500 China）

Abstract： In the information age， information construction has gradually become the mainstream trend of the development of archives management. In particular， the public security archives， which occupy a vital position in many archives in China， need to speed up the construction of archives management informatization. However， influenced by many factors， such as the imperfect public security archives management system， China's public security archives management has fallen into many difficulties， which has an adverse impact on the information construction of public security archives management in China. Therefore， finding various problems in public security archives management and effective solutions are important topics worthy of in-depth study by relevant managers at this stage. Based on the background of information age， this paper analyzes the necessity of information construction of public security archives management in China， and puts forward corresponding solutions combined with the problems existing in the current work， hoping to provide some help for the sustainable development of public security archives management.

Key Words： Information age; Police; Archives management; Management model

近年來，隨著信息技術(shù)突飛猛進地發(fā)展，其在我國檔案管理領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用。公安檔案管理工作的信息化建設(shè)，指的是借助于先進的計算機技術(shù)，使紙質(zhì)檔案實現(xiàn)向電子檔案的轉(zhuǎn)變，最終能夠通過網(wǎng)上公安檔案有效地對信息資源進行共享。信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，推動檔案管理工作成功邁進了新的發(fā)展階段，特別是對于公安部門來說，由于該單位內(nèi)部涉及到大量的檔案資料，檔案管理的信息化建設(shè)是公安部門進行改革和發(fā)展的大勢所趨。因此，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢下，公安檔案管理應(yīng)該緊跟時代發(fā)展步伐，加快信息化建設(shè)，這樣才可以做到與時俱進，走得更高更遠。

1? 公安檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 改變傳統(tǒng)檔案查詢，為群眾查詢提供便利

公安檔案管理工作主要包含兩方面內(nèi)容：一是為公眾享有知情權(quán)提供保障，便于公眾查閱相關(guān)檔案資料;二是更好地滿足內(nèi)部辦公的實際需要。由此可見，公安檔案管理工作的改革與發(fā)展，必須要將“為民服務(wù)”的行政理念落到實處，將“方便群眾”作為工作改革的出發(fā)點和落腳點。例如：在進行戶籍檔案管理時，過去群眾要想對自己的戶籍檔案局進行調(diào)閱，必須要前往相關(guān)派出所申請開具有關(guān)證明，并交由相關(guān)檔案人員到檔案室對戶籍資料進行查找，在這個過程中需要花費很多時間。而現(xiàn)如今僅需要進入公安內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，調(diào)取群眾需要的戶籍資料，通過電腦即可完成資料的打印，并第一時間提供給群眾，使群眾因此獲得極大的便利^[1]。信息化管理為人民帶來的便捷服務(wù)在英國表現(xiàn)得最顯著，英國警察局針對檔案查詢建立了專門的自助查詢大廳，同時投放了各種各樣的實用性工具，包括紙、手機、網(wǎng)絡(luò)、筆等，公眾只需要憑借合法、有效的手續(xù)和證明，便能通過自助服務(wù)機查詢到自己需要了解的信息。

1.2 破解紙質(zhì)存儲弊端，實現(xiàn)高密度信息存儲

在公安檔案管理工作中，信息化技術(shù)的引入，主要是以計算機為重要載體，實現(xiàn)數(shù)字化處理各種各樣的檔案資料，并準確識別其中出現(xiàn)的視頻、音頻、圖片以及文字等，并通過二進制的方式有效存儲起來。這種方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案存儲的優(yōu)越性表現(xiàn)在，可以最大限度地節(jié)省紙質(zhì)資源和存儲空間。由于這是一種數(shù)字化的管理方式，檔案管理人員僅僅需要將關(guān)鍵詞輸入電腦中，就可以在短暫的時間里調(diào)閱出需要的檔案，有效減少了查找時間，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式來說，采用信息化檔案管理模式有效彌補了其不足和缺陷。

1.3 充分利用信息優(yōu)勢，實現(xiàn)高質(zhì)量檔案管理

公安檔案管理并非是單純的儲存檔案，還會對檔案內(nèi)容進行合理的分析。在計算機技術(shù)的輔助下，數(shù)字化的公安檔案管理以現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對其展開全面、合理的分析，根據(jù)得出的分析結(jié)果，對事情發(fā)展的趨勢進行科學的預(yù)測，同時能夠為公安各項重大決策提供數(shù)據(jù)支撐。因此，在實際工作中，應(yīng)該對信息化帶來的優(yōu)勢進行充分利用，通過對數(shù)據(jù)的加工與分析，為新時代警務(wù)工作效率的提升助力，從而更好地服務(wù)于群眾生活，為維護社會治安的穩(wěn)定提供保障^[2]。

2? 公安檔案信息化管理工作中存在的問題

2.1 軟件開發(fā)深度不足，信息化檔案管理流于形式

讓群眾享受實實在在的便利是檔案信息化管理的主要目標之一，主要集中表現(xiàn)在：提高群眾查詢的效率，最大化減少群眾跑腿的次數(shù)，追求“讓百姓少跑路、讓信息多跑腿”。在實際工作中，由于缺乏開發(fā)軟件的足夠力度，軟件與軟件之間并未實現(xiàn)有機融合，一定程度制約了為群眾帶來便利舉措的數(shù)量的增長。例如：在戶籍檔案管理中，這是一項群眾查詢頻率比較高的資料，但是因為部分部門戶籍檔案尚未全部完成系統(tǒng)的錄入，或者是一些區(qū)域尚未完成數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致要想查詢戶籍檔案的群眾可能要到達多個部門，往返多次才能查到相關(guān)信息^[3]。因此，為了能為群眾提供更多便利，要加快不同軟件間的深度融合，早日實現(xiàn)部門與部門的數(shù)據(jù)共享。

2.2 操作人員意識不足，信息化檔案管理覆蓋率低

當前階段，大多數(shù)大城市已經(jīng)擁有了相對完善的公安檔案管理信息化模式，還安排了專門的檔案操作和管理人員，但是在很多比較偏遠的地級市，檔案信息化管理模式還缺乏完善性。這些區(qū)域的公安機構(gòu)中，通常來說，檔案管理直接交由后勤人員完成，由于后勤人員一般都沒有接受過專業(yè)的學習和技術(shù)培訓(xùn)，便錯誤地認為這項工作的信息化建設(shè)只需要將紙質(zhì)化材料的內(nèi)容錄入電子系統(tǒng)即可，這樣會直接造成兩個后果。一是檔案利用率較低。對于操作人員來說，其在開展這項工作時主要是完成“錄入”和“存儲”這兩項工作，沒有意識到數(shù)據(jù)分析的重要性。事實上，大部分兼職負責檔案管理工作的操作人員，對于信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法都停留于表面，這也是嚴重制約操作人員檔案管理水平提升的重要因素。二是電子檔案覆蓋面較低。由于紙質(zhì)化檔案關(guān)系到很多部門的信息，但是檔案并沒有全部實現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變，對于一些重要的檔案來說，并沒有得到信息化管理。

2.3 相關(guān)制度建設(shè)不全，信息化檔案管理缺少環(huán)境

在公安檔案管理當中，制度的建設(shè)可以為其提供方向性引導(dǎo)，從而進一步細化每個部門的分工、職責等。比如：如果沒有對人員的具體職責進行明確，會出現(xiàn)其他部門人員負責公安檔案管理的工作現(xiàn)象，減低工作的專業(yè)性;如果沒有制定對設(shè)備設(shè)施使用的要求，很可能因為沒有對設(shè)備進行妥善的保存和管理，進而丟失很多重要的檔案;如果沒有明確部門分工，部門與部門之間會相互推諉，嚴重影響到公安檔案管理工作的高效率開展。上述這些都是因為沒有對制度進行細化，沒有制定具體的工作要求，最終嚴重影響到工作質(zhì)量的改善。

3? 信息化時代公安檔案管理模式的構(gòu)建策略

3.1 加強思想培訓(xùn)，全面梳理可供信息化管理的檔案

要想對公安檔案管理模式進行創(chuàng)新和改革，需要從思想層面入手，緊密結(jié)合檔案管理工作的實際需求，不斷增強工作人員思想認識培訓(xùn)工作，使其對檔案管理形成深刻認識，這也是這項工作改革的重要前提。具體可以關(guān)注以下方面：需要讓員工深刻意識到信息化改革是新時代背景下一股不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，是組成公安執(zhí)法模式必不可少的組成部分。公安檔案管理絕非只是簡單的儲存數(shù)據(jù)，其還有更重要的功能就是對數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用，檔案管理人員需要對有價值的數(shù)據(jù)進行深入挖掘，養(yǎng)成分析數(shù)據(jù)資料的良好習慣，將檔案的重要價值充分發(fā)揮出來，必須要摒棄過去的“重管輕用”思想，對檔案進行有效的開發(fā)利用，為案件的研判以及部門的決策等提供強勁的支撐^[4]。

3.2 做好頂層設(shè)計，分步推進檔案管理信息化的完善

任何一項工作的有序開展都離不開頂層設(shè)計，公安檔案管理工作也不例外。雖然國家已經(jīng)有了相關(guān)的規(guī)定，但是在實際的落實過程中依舊會有“空洞”情況的發(fā)生。因此，公安部門還需要制訂細致的階段性計劃，對各個階段的具體措施進行進一步明確，更好地促進檔案信息化改革發(fā)展步伐的穩(wěn)步邁進。在制度設(shè)計方面可以從以下幾方面入手：第一，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對于涉及的檔案庫房、閱覽室以及檔案辦公用房等，都需要制定詳細的建設(shè)標準。第二，加強隊伍建設(shè)和管理，在人才的選拔和錄用方面，必須要保證相關(guān)人員擁有豐富的檔案管理知識，并具有較強的信息化操作水平，同時隊伍要盡量維持相對穩(wěn)定。第三，明確職能分工，在檔案管理信息化工作過程中，檔案管理部門是重要的牽頭部門，協(xié)同部門包括裝備部門和后勤部門，不同部門需要對分工進行明確，各盡其職^[5]。

3.3 完善平臺開發(fā)，打通不同平臺之間信息互通共享

在公安檔案管理信息化建設(shè)中，系統(tǒng)平臺是一項重要的保障，在系統(tǒng)平臺之間如果存在障礙，將會對信息數(shù)據(jù)的有效傳輸產(chǎn)生不利影響，同時還不利于提高公安檔案工作的整體效率。從當前發(fā)展情況來看，公安機關(guān)都已經(jīng)安裝了平臺管理系統(tǒng)，但是不同的平臺之間還并未成功打通數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐ǖ?sup>[6]。

鑒于此，如何實現(xiàn)平臺與平臺之間數(shù)據(jù)的有效傳輸是需要解決的首要問題：首先，從國家層面來說，需要加大對多功能管理平臺的研發(fā)投入，從而研發(fā)出更多的綜合性管理平臺，公安部門需要升級更新內(nèi)部的系統(tǒng)，有效介入到國家的管理平臺中，從而更好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。公安部門應(yīng)該使用相同的管理平臺，選取現(xiàn)階段具有較強綜合性的平臺，并在此技術(shù)上，對平臺的功能進行拓展，從而滿足各個部門辦公的實際需求。

4? 結(jié)語

綜合而言，在信息化時代，公安檔案管理工作的有效開展，應(yīng)該與信息化建設(shè)有機結(jié)合起來，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式，不斷加強對員工的思想培訓(xùn)，對可供信息化管理的檔案進行全面梳理，做好頂層設(shè)計，對檔案管理信息化進行階段性的完善，加強平臺的開發(fā)力度，更好地實現(xiàn)不同平臺之間信息資源的共享，充分發(fā)揮出公安檔案管理工作的重要作用，為公安檔案管理模式的創(chuàng)新和改革做出更多的貢獻。

參考文獻

[1] 董志梅.數(shù)字化背景下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2021，29（20）：177-178.

[2] 俞國孟，劉文萍，陳慶慧.浙江省公安廳數(shù)字檔案室建設(shè)實踐與成效[J].中國檔案，2019（9）：32-33.

[3] 陳鵬.開發(fā)利用公安檔案服務(wù)學校思政教育[J].中國檔案，2021（5）：38-39.

[4] 王晉.探討大數(shù)據(jù)時代下的公安檔案管理創(chuàng)新策略[J].傳媒論壇，2020，3（2）：116，118.

[5] 李修丞.警務(wù)信息共享的利益壁壘：表現(xiàn)、機理與破解之道[D].北京：中國人民公安大學，2020.

[6] 謝夢憶.H市公安局人事檔案信息化管理存在的問題及對策[D].武漢：華中師范大學，2020.

作者簡介：朱建珍（1980—），女，本科，館員，研究方向為公安檔案信息化管理。