淺析如何在物資設(shè)備采購管理中體現(xiàn)成本效率

譚業(yè)興

（新汶礦業(yè)集團物資供銷有限責(zé)任公司，山東 新泰 271219）

隨著我國經(jīng)濟大環(huán)境的日益成熟，行業(yè)之間的競爭日益激烈，各個企業(yè)對自身管理模式不斷改革和創(chuàng)新，在努力提高對外經(jīng)濟效益的同時對內(nèi)挖潛增效，節(jié)約成本支出。尤其在企業(yè)前期工作中，物資設(shè)備采購和管理更是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的重中之重，畢竟協(xié)調(diào)好物資設(shè)備采購過程中的成本和效率的關(guān)系，能夠直接影響到企業(yè)能否順利經(jīng)營并獲得預(yù)期的經(jīng)濟效益。那么如何采取有效措施把控好物資設(shè)備采購活動中管理和控制并兼顧好成本與效率，就成了企業(yè)管理過程中所面臨的一道難題。

一、企業(yè)成本的構(gòu)成

企業(yè)成本是衡量企業(yè)經(jīng)濟效益和工作質(zhì)量的重要指標(biāo)，它包含了在企業(yè)生產(chǎn)過程中所消耗的全部人力、物力和財力。因此為了更好地創(chuàng)造效益就需要在企業(yè)的整個生產(chǎn)過程中進行成本控制，將成本消耗定在效率最優(yōu)處。企業(yè)成本一般由原材料采購費用、員工的工資費用和企業(yè)資金的使用以及生產(chǎn)經(jīng)營過程中的費用支出組成。企業(yè)成本的高低不僅影響到企業(yè)經(jīng)濟效益和費用的支出，還與企業(yè)競爭力密切關(guān)聯(lián)，只有嚴(yán)格做好企業(yè)成本控制，才能取得更好的經(jīng)濟效益，減少企業(yè)面臨的各類風(fēng)險，提高企業(yè)的競爭力，以便在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

二、企業(yè)的物資設(shè)備采購模式

企業(yè)的物資設(shè)備采購大多選擇招投標(biāo)和集中采購兩種模式，其中投標(biāo)模式不僅僅引入了潛在設(shè)備供應(yīng)者之間的競爭，還大大提高了企業(yè)采購的效率。這種模式有效的將企業(yè)未來的發(fā)展目標(biāo)，與自身的管理體制和良好的公眾形象作為采購過程中的閃光點并以此為資本獲得價格上的優(yōu)勢，從而采購到低價位高質(zhì)量的物資設(shè)備，而中標(biāo)的設(shè)備供應(yīng)者在銷售設(shè)備物資的過程中還為企業(yè)自身的發(fā)展得到了與買方企業(yè)的合作機會，并憑借買方企業(yè)在市場的影響力提高自身品牌形象，這本身對買方和賣方都是一種雙贏模式。而集中采購是指在同一企業(yè)內(nèi)部或同一企業(yè)集團內(nèi)部的采購管理集中化的趨勢，可以通過對同一類材料進行集中化采購來降低采購成本。這種模式由企業(yè)總部根據(jù)不同部門對同一類采購物品的需求，定期進行匯總并制定出合理的采購方案，由企業(yè)采購部門根據(jù)采購方案與潛在供應(yīng)商進行詢價，確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同的過程。集中采購是企業(yè)控制采購活動的主要方式，它確保在采購活動中確保企業(yè)處于主動地位，掌握談判過程中的主動權(quán)。由于集中采購?fù)少彅?shù)量相對較多，通過大數(shù)量的采購以便獲得較低的價格，這不僅大大降低了企業(yè)的采購成本，還能在一定程度上提高了企業(yè)采購的管理水平。

三、物資設(shè)備采購與管理成本的構(gòu)成

追求經(jīng)濟利益最大化是每個企業(yè)發(fā)展的最終目標(biāo)，而企業(yè)的成本與利益息息相關(guān)。如果只是片面的加強成本控制，勢必會造成企業(yè)的生產(chǎn)效率和利益的下降，投入產(chǎn)出不成正比，造成資源浪費。反之，如果企業(yè)成本失去控制，結(jié)果會導(dǎo)致企業(yè)的利潤下降，出現(xiàn)虧損，無法實現(xiàn)企業(yè)長期發(fā)展。因此我們需要在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，有限的控制企業(yè)成本的支出，以獲取更多的經(jīng)濟效益。對于物資設(shè)備采購管理過程中，影響成本的因素主要有以下幾點：

1.物資設(shè)備的采購價格

對于企業(yè)物資設(shè)備采購過程來說，采購價格是決定成本高低的重要因素，是影響企業(yè)生產(chǎn)成本的重點。如果在設(shè)備采購過程中能夠獲得較低的成交價格，會使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中獲得更大的競爭優(yōu)勢，相反，如果采購價格過高，會增加企業(yè)物資采購成本，占用大量的企業(yè)流動資金，降低企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中的靈活性，從而影響企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。

2.物資設(shè)備的采購數(shù)量

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)企業(yè)采購物資數(shù)量較多的情況下，往往可以從物資供應(yīng)商處獲得一個價格優(yōu)惠，因此，我們可以得出這樣的結(jié)論，即物資設(shè)備的采購數(shù)量可以影響采購價格，在購買相同規(guī)格的供貨商品時，貨品的單價會隨著采購數(shù)量的增加，而相對減少，從而達(dá)到降低采購成本的目的。所以作為物資設(shè)備的采購商，我們完全可以通過采購足夠數(shù)量的商品尤其是同種商品的數(shù)量，以此有效的獲得減低企業(yè)的采購成本。

3.物資設(shè)備的物流信息

隨著我國公路、鐵路、航運等公共交通設(shè)施的日益完善，物流快遞企業(yè)也層出不窮。行業(yè)間的競爭給物資設(shè)備的采購商提供了多種選擇機會，可以通過相對低廉的價格取得更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。雖然這部分在商品采購成本中占得比重不是很大，但是對于采購數(shù)量龐大的企業(yè)來說，也是一筆不小的開支，需要引起企業(yè)物資采購部門的重視。

4.物資設(shè)備采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

如果把物資設(shè)備采購過程比喻為一個需要構(gòu)造的建筑，那么物資采購人員就是建筑的完成者。在每個物資設(shè)備社備采購的過程都需要采購業(yè)務(wù)人員進行具體的實施、監(jiān)管和控制。因此采購人員本身的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到了業(yè)務(wù)物資設(shè)備的采購成本。如果采購人員在購買過程中出現(xiàn)吃拿回扣、收受賄賂的違規(guī)行為，會從根本上影響采購設(shè)備的成本和質(zhì)量，從而為企業(yè)本身帶來一定的經(jīng)濟損失。相反，優(yōu)秀的采購人員，是企業(yè)保質(zhì)保量完成采購計劃的前提，他們不僅僅在采購中發(fā)揮著采購行為的執(zhí)行作用，還能影響到采購配套管理活動中的物流、倉儲等諸多因素的有效控制，確保采購的物資設(shè)備能夠保質(zhì)保量的按時到達(dá)企業(yè)，為企業(yè)正常的開展經(jīng)營活動提供保證。

四、物資設(shè)備采購與管理中兼顧成本與效率的策略

研究表明，成本和效率本身來說就是一對矛盾體。如果企業(yè)在進行各項決策前沒有進行必要的市場調(diào)查和資料研究，就會使得企業(yè)的決策缺乏科學(xué)依據(jù)，僅能憑借自身企業(yè)的生產(chǎn)能力和平時經(jīng)驗制定相關(guān)措施和方法，一味追求收益最大化，而忽視了對成本的控制，反而會造成凈利潤降低。因此在企業(yè)實際經(jīng)營過程中如何平衡成本和效率之間的關(guān)系成為一門很高深的學(xué)問，因此針對物資設(shè)備采購和管理中如何做到成本與效率兼顧，主要有以下幾種措施：

1.把控物料設(shè)備采購流程，明確部門規(guī)范職責(zé)

物資設(shè)備采購是指企業(yè)按照發(fā)展需求從供應(yīng)市場獲取設(shè)備產(chǎn)品作為企業(yè)發(fā)展資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營等各類活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營行為。它的基本作用是將企業(yè)所需資源從資源供給市場轉(zhuǎn)移到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營用戶手中的過程，包含前期通過商品交易以及等價交換等多種形式實現(xiàn)商品所有權(quán)的轉(zhuǎn)移，也包含后期通過運輸、儲存、包裝、流通加工等方式方法實現(xiàn)商品空間位置和時間位置的變化。前者屬于商流過程，后者屬于物流過程，將二者有機融合一起，即完成了物資設(shè)備的采購的全過程。

通過以上說明，我們簡單的把物料采購過程劃分為三個階段進行具體分析。

（1）采購過程：采購部門根據(jù)企業(yè)職能部門業(yè)務(wù)需求，匯總出需要購買商品的采購清單，并依據(jù)不同采購方向分給不同的采購業(yè)務(wù)人員在資源供給市場進行詢價比價，最終確定購買商品的價格，簽訂購買合同，并確定物流運輸企業(yè)，確保商品按時保質(zhì)運輸至公司所需地。

（2）倉儲過程：倉儲管理人員，按照簽訂的購買合同，確定購買商品數(shù)量和商品運輸過程中的損耗情況。辦理接收及商品入庫手續(xù)，登記商品庫存臺賬，確保庫內(nèi)商品不會出現(xiàn)數(shù)量短缺和損壞情況。

（3）資金支付過程：物資購買過程實際上是商品和貨幣之間的等價交換過程。因此采購人員在采購商品的過程中，需及時向企業(yè)財務(wù)部門提交資金需求申請。財務(wù)部門根據(jù)總經(jīng)理或者采購部門總經(jīng)理簽訂的財務(wù)管理制度，撥付購買過程中所需的資金，確保物資購買行為順利進行。

通過以上分析，我們可以看到，物資設(shè)備采購過程包含多個流程，每個流程都需要專業(yè)人員和不同部門的精誠合作。而這一切管理行為都需要企業(yè)管理制度作為業(yè)務(wù)人員的行為準(zhǔn)則，需要出臺相關(guān)采購過程及資金支付等相關(guān)文件。因此，我們可以確定企業(yè)物資采購部門的工作重點應(yīng)該放在控制所購物資設(shè)備的成本、質(zhì)量，為了規(guī)范采購行為，降低企業(yè)購買成本，就需要企業(yè)制定出詳細(xì)的物資設(shè)備采購流程方案，以便更好的提高采購過程的水平和質(zhì)量。

2.構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)平臺做好企業(yè)物資采購成本控制

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，地域已經(jīng)不再成為物資采購的限制，全球購也逐漸變成各大企業(yè)家常便飯。采購行為也從過去單一的面對面采購演變成包含網(wǎng)絡(luò)驗貨等多種形式，這就對企業(yè)物資采購部門提出了更高的要求。需要我們企業(yè)采購人員在熟知市場供需情況，掌握市場運行規(guī)律的基礎(chǔ)上，對市場相關(guān)信息進行了解和分析。并在此基礎(chǔ)上利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺管理采購工作，充分利用先進科學(xué)技術(shù)，融合各類數(shù)據(jù)、信息、知識以及計算機網(wǎng)絡(luò)等各類社會資源，實現(xiàn)采購信息共享，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，集合市場各類信息，從而達(dá)到降低采購成本、提高采購效率，增強企業(yè)競爭力的目的。

3.限定物資采購價格區(qū)間，增加企業(yè)采購靈活度

目前很多國際大企業(yè)都在采購過程中采用了價格區(qū)間這種模式，它可以通過在物資采購過程中設(shè)置價格區(qū)間幫助采購企業(yè)在購買過程中掌握主動權(quán)。那么應(yīng)該如何設(shè)置合理的價格區(qū)間就成為了擺在企業(yè)面前新的難題。通常我們認(rèn)為合理的價格區(qū)間應(yīng)該圍繞著購買商品實際價值上下波動。這就需要我們在制定價格區(qū)間前以實事求是的態(tài)度做好詳盡的市場調(diào)查研究，并成分了解物資設(shè)備采購市場的行情，用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，劃分合理的價格區(qū)間。這種價格區(qū)間類似與企業(yè)招標(biāo)過程中的標(biāo)底，不僅是招投標(biāo)采購的基礎(chǔ)，也是選擇潛在競標(biāo)企業(yè)的重要參考依據(jù)。正因為制定價格采購區(qū)間對于企業(yè)招投標(biāo)采購具有非常重要的影響，因此一旦確定了物資采購價格區(qū)間，就需要在招投標(biāo)過程中做好保密措施，確保招投標(biāo)的標(biāo)底不外泄。如果一旦出現(xiàn)了標(biāo)底外泄的行為，就使得本次招投標(biāo)過程失去了存在的意義，使企業(yè)在物資采購過程中失去了選擇主導(dǎo)權(quán)，也無法挑選到合適的潛在物資供應(yīng)商。正因為物資采購區(qū)間的制定體現(xiàn)了企業(yè)采購價格預(yù)期，同時也是企業(yè)在采購過程中實現(xiàn)采購預(yù)算的前提。因此，制定物資采購價格區(qū)間在很大程度上能夠體現(xiàn)企業(yè)的管理程度，從而影響到企業(yè)的采購成本。

4.設(shè)定合理的潛在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，節(jié)約選擇供應(yīng)商所耗成本

企業(yè)物資采購部門主要負(fù)責(zé)對企業(yè)各類物資的采買工作，每年會組織大大小小各類的物資招投標(biāo)，如果每次招投標(biāo)都需要繁瑣的資質(zhì)審查、現(xiàn)場查勘等流程，會浪費大量的人力物力，從而造成成本損失，因此設(shè)立潛在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫勢在必行。一方面可以通過一次詳盡的資質(zhì)審查充分了解潛在供應(yīng)商的基本情況，還可以節(jié)約招投標(biāo)的所花費的時間，保證招投標(biāo)工作能夠有序進行，也同時避免了物資供應(yīng)商之間的惡性競爭。同時進入數(shù)據(jù)庫的供應(yīng)商由于都符合了招投標(biāo)所需各類資質(zhì)，可以充分保證對供應(yīng)物資設(shè)備的質(zhì)量，確保為企業(yè)采購到性價比高的商品。企業(yè)通過合理采用多樣化的招投標(biāo)形式，確保了物資采購效率，從而達(dá)到成本控制和采購效率相統(tǒng)一的目的。

5.加強企業(yè)內(nèi)部管理，降低各類費用消耗

企業(yè)往往在生產(chǎn)過程中需要花費資金和消耗原材料，也就是我們通常所說的消耗品，這些消耗品的數(shù)量可以充分衡量出企業(yè)資源利用效率和產(chǎn)出率，對企業(yè)的經(jīng)濟效益由直接影響，因此在采購物資設(shè)備時，需要嚴(yán)格控制采購產(chǎn)品的質(zhì)量，避免浪費，從而降低損失，同時，我們可以在生產(chǎn)中通過改進技術(shù)，加強內(nèi)部管理，提高資金利用率，實現(xiàn)降低企業(yè)成本的目標(biāo)。

6.建立物資采購考評體制，通過對供應(yīng)商分級管理平衡成本與效率

建立健全供應(yīng)商考核評價體系，通過加強對供應(yīng)商的考核評價工作，挑選出更有實力的供應(yīng)商，同時也更好的補充維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，加強對供應(yīng)商的管理。

表1 供應(yīng)商評價指標(biāo)體系考核指標(biāo)

企業(yè)應(yīng)本著“公平、公正、公開”的原則，以定量為主、定性為輔做為制定準(zhǔn)則，兼顧成本性和可操作性等標(biāo)準(zhǔn)建立、健全供應(yīng)商評價指標(biāo)體系。通過對潛在供應(yīng)商調(diào)研相關(guān)信息后，分別設(shè)置業(yè)務(wù)技術(shù)指標(biāo)和商業(yè)信譽指標(biāo)等考核模塊并給出相應(yīng)分?jǐn)?shù)，同時根據(jù)所采購物資設(shè)備的產(chǎn)品種類、采購金額、供應(yīng)風(fēng)險、影響大小等各個方面設(shè)置指標(biāo)權(quán)重，通過計算加權(quán)分，得出最終該供應(yīng)商評估分。

通過供應(yīng)商考核評價體系對每個潛在供應(yīng)商進行打分，根據(jù)實際分?jǐn)?shù)將供應(yīng)商劃分不同等級，對其進行分級管理。在日后進行物資采購過程中，可以根據(jù)供應(yīng)商的不同等級進行差別化對待，在簽訂合同、付款方式及付款周期等方面采取不同的應(yīng)對策略。通過分級管理供應(yīng)商考核評價體系，可以充分了解各個供應(yīng)商自身的實際情況，縮短了物資采購過程，節(jié)約了招投標(biāo)成本，提高了辦公效率。

7.引入供應(yīng)商獎懲機制，做好考核評價系統(tǒng)后續(xù)管理

企業(yè)物資采購管理部門應(yīng)該定期對考核評價系統(tǒng)進行維護和管理，通過日常檢查與定期考核相結(jié)合的方式做好對工程物資供應(yīng)商的后續(xù)管理，建立獎懲機制考核各級供應(yīng)商。

在考核評價系統(tǒng)后續(xù)管理中企業(yè)物資采購管理部門通常采用管理臺賬的方式通過對供應(yīng)商的檢查與考核，對其提供服務(wù)的效率、供給貨品的質(zhì)量以及后續(xù)服務(wù)等整體情況進行打分，做到全面了解供應(yīng)商基本狀況，隨時掌握近期供應(yīng)商的相關(guān)動態(tài)，并根據(jù)臺賬結(jié)果，將同類的物資供應(yīng)商進行歸類并分析其當(dāng)前的企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)，對服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟?。同時在相同價格的情況下，給予優(yōu)先簽訂合同的優(yōu)惠政策。對違規(guī)的供應(yīng)商采取一定的懲罰措施，根據(jù)日常檢查情況和供應(yīng)商違約記錄，扣除違約保證金，對情節(jié)嚴(yán)重的，直接取消本次招標(biāo)供應(yīng)資格，對經(jīng)常出現(xiàn)嚴(yán)重違約的供應(yīng)商，剔除其企業(yè)供應(yīng)商目錄，禁止參加本企業(yè)的一切物資采購招投標(biāo)活動。

通過以上分析，我們可以得出這樣的結(jié)論。企業(yè)如果想要實現(xiàn)理想中的經(jīng)濟效益目標(biāo)，就需要控制企業(yè)的運行成本費用，而作為成本費用占比很大的物資設(shè)備采購活動，只有在做好管理的同時兼顧成本與效率，才能算是出色地完成采購任務(wù)。在當(dāng)今日益激烈的環(huán)境條件下，由于市場、競爭對象和從業(yè)人員隨時都會發(fā)生變化，企業(yè)采購方也需要與時俱進，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，我們?nèi)绻苡行У亟档臀镔Y社保的采購成本，才能確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行，從而達(dá)到提升企業(yè)競爭力，持續(xù)發(fā)展的目的。