南京交院頂點教務管理系統(tǒng)建設缺陷及對策研究

周淑燕

（南京交通職業(yè)技術學院，江蘇 南京211188）

1 頂點教務管理系統(tǒng)的需求背景

南京交通職業(yè)技術學院（以下簡稱南京交院）是公辦全日制普通高等學校，隸屬于江蘇省交通運輸廳。學院設有7個教學院系，開設專業(yè)47個，有教職工616人，有全日制在校生近萬人，成教在冊學生4 000余人是江蘇省高技能人才培養(yǎng)示范基地，是江蘇交通運輸職業(yè)教育集團理事長單位，是江蘇省高等教育綜合改革試驗區(qū)建設試點院校。近來，隨著學校辦學規(guī)模的不斷擴大，專業(yè)方向、學生數的逐年增加，學校教學資源緊缺、教學管理者數量、能力有限，依靠教務管理系統(tǒng)跨時空跨地域統(tǒng)籌學院管理，不斷提高師生學習和工作效率已經成為發(fā)展的必然趨勢。因此學校迫切需要一款方便、高效、適合學校發(fā)展需要的教務管理系統(tǒng)，即頂點教務管理系統(tǒng)。

2 頂點教務管理系統(tǒng)建設出現的缺陷

2.1 教務管理系統(tǒng)辦事流程復雜，審批時間長

南京交院教務管理過程中存在著審批事項多，審批時間長，辦事流程復雜的問題，如退學、休學等學籍異動手續(xù)辦理，需學生線上線下提交各類相關證明材料，并經班主任、學工辦、二級學院、學工處、教務處等多部門審批，既涉及二級學院內部協(xié)調配合問題，也涉及學校各部門管理問題，而學生對復雜辦理流程既不熟悉，又缺乏專業(yè)人員指導，不僅影響辦理效率，同時也增加了學校各級管理部門的工作壓力。

2.2 教務管理系統(tǒng)僅保障基本業(yè)務需求，部分功能仍有待提高

頂點教務管理系統(tǒng)基本滿足南京交院日常教學管理業(yè)務需求，但系統(tǒng)部分功能仍有待提高。例如，課表查詢模塊，僅能實現教師及教室課表批量打印功能，暫時無法實現班級課表批量打印，而該功能較前兩項使用更多，更為重要；再比如，成績管理模塊，該模塊無法實現中英文成績單切換事項，需教學管理者手動輸出中文成績單，再逐條轉換成英文后打印，經二級學院、教務處審批蓋章方可使用；教學任務模塊，較之前的教務管理系統(tǒng)（正方教務管理）使用簡單，但使用效果大不如從前，不便于任課教師一目了然本學期教學任務（如圖1、圖2所示）。

圖1 正方教務管理系統(tǒng)教學任務顯示

圖2 頂點教務管理系統(tǒng)教學任務顯示

2.3 教務管理系統(tǒng)兼容性差缺乏安全防護數據備份功能

頂點教務管理系統(tǒng)服務器兼容性不足，不能滿足全校師生同時在線。特別是選修課、體育選課及測評管理模塊容易出現服務器死機或無法操作情況。排課管理模塊不智能，需教學管理者人工安排，安排教室時常出現沖突，任課教師在使用時還會莫名出現bug。學生論文系統(tǒng)問題頻發(fā)且沒有安全防護數據備份功能，容易遭受黑客攻擊，導致數據丟失。

2.4 教務管理系統(tǒng)服務化意識淡薄服務范圍有限，無法滿足現行管理功能

頂點教務管理系統(tǒng)由信息辦統(tǒng)一管理，雖然信息辦經常對教務管理系統(tǒng)進行更新升級，但由于信息辦的主要業(yè)務不是教務管理，對于教務管理系統(tǒng)的建設僅有簡單的認知，多數情況為服從南京交院教務處管理，按教務處要求指示來建設教務管理系統(tǒng)，部分功能服務范圍有限僅服務于教務處，二級學院無法參與管理。例如，考務安排模塊，僅供學院教務處使用，二級學院教務員無法使用該模塊進行考試考務安排。更有甚者，不僅無法提高管理者工作效率，還增加了管理者工作量及出錯率。例如，教材征訂模塊，要求二級學院教務管理者將匯總并審核無誤的教材征訂表逐條錄入該系統(tǒng)后再一一核對數據是否有誤（以往僅需將該表發(fā)至新華書店工作人員征訂即可），此項操作涉及300余條共計3 700多項信息人工錄入，不僅嚴重增加管理者工作量，還無形中加大了管理者的出錯率，教材征訂一旦有誤將造成教學事故，將嚴重影響新學期教學進程。

3 頂點教務管理系統(tǒng)建設對策

3.1 簡化教務管理系統(tǒng)辦事流程及審批程序

頂點教務管理系統(tǒng)中的學工系統(tǒng)辦事流程復雜且審批時間較長。該系統(tǒng)主要包括：學生注冊、學生請假事務、學生綜合測評、學生經濟困難認定、學籍異動、學生獎勵管理、學生轉專業(yè)等功能。其中學生綜合測評、學生經濟困難認定及獎勵管理均需班主任教師先線下處理再將結果逐一錄入學工系統(tǒng)，而學生請假事務、學籍異動和學生轉專業(yè)功能審批程序較復雜，頂點教務管理系統(tǒng)可根據南京交院的實際情況適當簡化學工系統(tǒng)功能，可適當直接將原有數據導入系統(tǒng)，從而減輕班主任手動錄入系統(tǒng)；學生請假、退休學等事項可直接采取線上辦理程序，并提供詳細操作說明引導學生辦理相關事項，同時增加學校各級管理部門工作效率，減輕工作壓力。

3.2 保障現有功能模塊，開發(fā)切合學校實際管理平臺

頂點教務管理系統(tǒng)功能雖健全，但部分功能缺陷明顯阻礙南京交院信息化運營與提升。例如，課表查詢模塊可增開班級課表批量打印功能；成績管理模塊可自動生成英文成績；教學任務模塊不夠科學合理，可適當參照原教務系統(tǒng)改進；學工管理模塊應根據學生需求增設學生服務功能；整個教務管理系統(tǒng)可根據學校需要開設必要的教務管理輔助軟件，特別是智能化數據檢索以及相應的線上授課軟件。頂點教務管理系統(tǒng)在開發(fā)運用過程中應與時俱進，在保障現有功能完好運行條件下，開發(fā)切合南京交院實際管理平臺，促進學校教育信息化應用向創(chuàng)新發(fā)展階段演進，從而推進學校改進教學、優(yōu)化管理、提升績效。

3.3 開放兼容性提高并發(fā)數及安全防護

頂點教務管理系統(tǒng)應支持多重負載，支持不同平臺數據庫和中間件的轉換，均衡附件與數據庫服務器分離，并提高服務器兼容性和高并發(fā)性，以滿足全校師生實現資源信息共享和所有用戶同時在線操作。同時亦可通過互聯(lián)網、大數據、云計算、人工智能等其他數字技術，有效提高教務管理系統(tǒng)智能化、科學化、高效化，以降低服務器死機、無法操作、數據丟失等事故發(fā)生率，同時從安全機制、數據保護、災難恢復、授權系統(tǒng)等進行安全保護，確保數據安全防護性和可追溯性。大數據是學校管理教務教學的最佳工具，也是頂點教務管理系統(tǒng)的重要構成。在課表安排上，可以結合排課時間、地點、課程類型、教師、班級等排課數據，綜合運用智能排課系統(tǒng)計算出最優(yōu)方案。例如，在智能排課系統(tǒng)中設定各項排課數據，添加學校以往排課數據，為系統(tǒng)自動排課提供更多參考數據。自動排課后二級學院可通過人機交互排課進行微調，既減輕了排課難度又提高了排課效率；同時也避免了排課沖突以及增加了課表安排滿意度，使課表安排能盡量滿足任課教師需求。與此同時，頂點教務系統(tǒng)還可增加教師預約功能，使教師在改變教學計劃時可以申請到合適的教室，使教室資源得以高效利用。

3.4 確保信息共享機制，完善缺失功能以強化系統(tǒng)服務功能

南京交院七個院系在教學管理過程中，經常需要采集、統(tǒng)計、填報各種數據資料，因此，頂點教務管理系統(tǒng)開發(fā)應能確保信息共享機制，整合南京交院整個教務系統(tǒng)的數據資源和師生自主錄入的數據資料，形成南京交院教育教學“大數據”。例如，考務安排模塊和教材征訂模塊，應共享全校教務管理系統(tǒng)中的基本信息數據，使考務安排模塊不僅僅服務于南京交院教務處，也能服務于七個院系，大大降低了學生考試安排重復和教師監(jiān)考沖突等失誤。而教材征訂模塊應注重功能實用性，該模塊現有功能不齊全且實用性不大，不能實現任課教師自主錄入征訂教材數據，導致部分任課教師無法選用合適教材。每學期采集的教材征訂數據85%與以往數據一致，南京交院可力爭通過院系教務管理系統(tǒng)實現“采集一次供多次使用”，避免重復采集，減少管理者的時間、精力和工作量。

4 結語

南京交院頂點教務管理系統(tǒng)在運行時將重點解決兩大難點：第一，信息辦應通過長期的數據積累，歸納、總結和分析頂點教務管理系統(tǒng)運行過程中遇到的各類問題，并及時提出解決辦法和思路。同時從開發(fā)原理、硬件設備、軟件系統(tǒng)等方面考慮系統(tǒng)先進性和成熟性，技術方面應超越當前水平，并考慮系統(tǒng)的可伸縮性教務管理系統(tǒng)的應用程序和數據庫，保障系統(tǒng)現有功能完好運行，南京交院教育教學管理能實現信息化、現代化、智能化管理；第二，加強防護措施，保障頂點教務管理系統(tǒng)的可靠性，以確保一般性故障不會使系統(tǒng)崩潰，如遇系統(tǒng)出現障礙，可在短時間內恢復，并且系統(tǒng)數據應保持一致性和完整性，從而保障南京交院全體師生教育教學數據安全性。