企業(yè)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)和思考

嚴(yán)紅

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)步入常態(tài)化，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就需要不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的管理。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理中的重要組成部分，管理的效率決定這企業(yè)的工作效率。目前而言，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理正逐漸向著信息化的方向發(fā)展，以信息化為管理的重要方式，不斷對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案進(jìn)行有效的管理，以此來(lái)提高企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量。本文以企業(yè)內(nèi)部檔案管理為主要討論對(duì)象，闡述企業(yè)檔案信息化的認(rèn)識(shí)和思考，供大家參考借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;建設(shè);思考

引言：

目前而言，隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，加之我國(guó)經(jīng)濟(jì)步入常態(tài)化，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈。在這種背景下，企業(yè)需要積極展開(kāi)改革創(chuàng)新，與時(shí)代發(fā)展同步。在企業(yè)內(nèi)部管理方面要逐漸向著信息化方向發(fā)展。經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明，信息化管理方式能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)諸多的便利。首先，采用信息化的管理方式，能夠提高企業(yè)資源整理的力度。其次，采用信息化的管理方式，能夠讓企業(yè)發(fā)展與時(shí)代同步。所以，企業(yè)在內(nèi)部的檔案管理方面要積極采用信息化的手段，以此來(lái)提高企業(yè)內(nèi)部管理的質(zhì)量和效率，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化特點(diǎn)

檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理中重要的組成部分，企業(yè)檔案管理要隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步。目前而言，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化已經(jīng)成為一種發(fā)展的趨勢(shì)，檔案管理也主要是信息化管理方式為主，以計(jì)算機(jī)文檔形式為主，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大的差異。這種變化導(dǎo)致檔案管理工作者將電腦磁盤(pán)作為管理的主要對(duì)象。檔案管理工作者在管理的過(guò)程中，要不斷對(duì)電腦磁盤(pán)進(jìn)行管理和維護(hù)，以此來(lái)保證企業(yè)檔案信息的存儲(chǔ)。目前而言，在檔案管理信息化的背景下，企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)系統(tǒng)性、真實(shí)性、迅捷性、有價(jià)值性等特點(diǎn)，這些都是檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，有效地提高了企業(yè)的管理質(zhì)量和管理效率，提高了企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化的重要性

（一）是企業(yè)信息化發(fā)展的要求

企業(yè)檔案作為企業(yè)管理中的重要資料，因?yàn)?，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和資料，這些數(shù)據(jù)和資料都是企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)過(guò)程中重要的資料，具有重要的參考價(jià)值，具有長(zhǎng)期保存的價(jià)值。

（二）是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)社會(huì)各行各業(yè)有著積極的促進(jìn)作用。企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，主要采用紙質(zhì)管理，但是，這種檔案管理方式已經(jīng)不適合企業(yè)當(dāng)下的發(fā)展，已經(jīng)嚴(yán)重地影響了企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量，取得代之的是自動(dòng)化、信息化的管理方式。檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部重要的管理部分，因此，要不斷提高企業(yè)信息化管理的方式，以此來(lái)適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展需要，滿足企業(yè)發(fā)展的需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在企業(yè)管理過(guò)程中的應(yīng)用，企業(yè)的各種文件也在不斷的增加，為了提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與效率，必須要采用信息化的管理方式。除此之外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)管理中的各個(gè)層面，所以，要想實(shí)現(xiàn)與時(shí)代發(fā)展同步，就必須要提高企業(yè)檔案管理的硬件投入，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)。

（三）工作效率及工作成本的需要

企業(yè)檔案管理信息化能夠有效地提高企業(yè)的管理效率，節(jié)省企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理在收集、整理以及維護(hù)的過(guò)程中需要消耗大量的人力、物力和財(cái)力，并且在查詢過(guò)程中耗費(fèi)大量的時(shí)間，嚴(yán)重影響了企業(yè)的管理效率。如果企業(yè)在檔案管理方面采用信息化的管理方式，則能夠有效提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，進(jìn)而提升企業(yè)的運(yùn)行的效率。除此之外，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)量也在不斷增加，這就需要企業(yè)在檔案管理方面不斷地進(jìn)行投入資金和設(shè)備，還有人員，這也在一定程度上增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。但是，企業(yè)檔案管理采用信息化的管理方式，不僅能夠減少企業(yè)在檔案管理方面的投入，還能夠最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享，有效地提高了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）不夠重視

企業(yè)在運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，對(duì)檔案管理的重視程度不高。究其原因，主要是因?yàn)闄n案管理主要是為公司決策者提供信息參考，以便于企業(yè)各部門(mén)提供有效的數(shù)字依據(jù)，檔案管理只是作為信息參考的作用，沒(méi)有為企業(yè)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的重視程度不高。

（二）缺乏規(guī)范的指導(dǎo)與策劃

因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)檔案信息化管理的重視程度不高，導(dǎo)致檔案信息化管理部門(mén)沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，在工作過(guò)程中又缺乏科學(xué)規(guī)范的指導(dǎo)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理人員在信息化工作能力以及管理質(zhì)量方面存在嚴(yán)重的問(wèn)題。眾所周知，企業(yè)檔案管理有很大一部分是針對(duì)于各部門(mén)的資料，比如，會(huì)計(jì)部門(mén)、建設(shè)部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)等資料，這些檔案資料都需要獨(dú)立一個(gè)文件夾，以便于日常的查詢和參考。但是，由于檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)問(wèn)題，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。

（三）缺少必要的技術(shù)投入

企業(yè)檔案管理工作看似十分輕松，實(shí)質(zhì)上，企業(yè)檔案管理并不是一件很輕松的事情。特別是目前，企業(yè)檔案管理人員主要以兼職的形式出現(xiàn)，既要擔(dān)負(fù)著企業(yè)的行政管理職責(zé)，又要擔(dān)負(fù)著企業(yè)的檔案管理工作，還要將企業(yè)的檔案管理、手機(jī)整理以及查閱等工作安排的有條不紊。但是，工作人員的經(jīng)歷有限，價(jià)值企業(yè)在檔案管理方面投入十分有限，在信息化設(shè)備投入方面沒(méi)有做好專業(yè)化的要求，進(jìn)而嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。除此之外，企業(yè)在檔案管理方面缺乏專業(yè)的信息人才，這也是企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展較慢的主要原因之一。

四、企業(yè)檔案管理信息化措施

（一）強(qiáng)化管理人員的信息化意識(shí)

企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)不僅需要管理人員懂得檔案管理的知識(shí)，還要具備信息化意識(shí)的綜合型人才。企業(yè)而言，企業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍當(dāng)中，專業(yè)檔案管理人員知識(shí)意識(shí)比較淡薄，能力也十分有限，僅僅能夠掌握一些簡(jiǎn)單的操作軟件，更高要求的操作就很難勝任了。更無(wú)法勝任相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)、維護(hù)和建設(shè)等任務(wù)了?；诖?，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要為企業(yè)檔案信息化管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，讓相關(guān)的工作人員具備信息化管理的意識(shí)，通過(guò)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的職業(yè)技能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息工程方面的能力，以此來(lái)讓檔案管理人員勝任檔案信息化管理崗位的要求。

（二）構(gòu)建檔案信息化建設(shè)管理的規(guī)范體系

為了讓企業(yè)檔案管理更符合信息化建設(shè)的目標(biāo)，建立健全完善的管理體系是十分有必要的。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的工作要求，在一定程度上影響了企業(yè)運(yùn)行的效率，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理工作來(lái)講，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化，就要嚴(yán)格地落實(shí)工作規(guī)范。每一名檔案管理人員都需要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性和責(zé)任，在工作中嚴(yán)格尊重檔案管理規(guī)范的要求，不斷建立健全完善的檔案管理內(nèi)容，其中包括企業(yè)的基本資料、保密資料，相關(guān)的備份資料以及可供查閱的內(nèi)容，嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行工作，每一項(xiàng)操作都要具有相關(guān)的依據(jù)，在工作過(guò)程中要貫徹規(guī)范化、科學(xué)化的要求。除此之外，企業(yè)也需要根據(jù)自身檔案管理信息化制定一些規(guī)范和要求。比如，在技術(shù)方面的要求，在電子歸檔的過(guò)程中，要符合相關(guān)歸檔的要求，特別是對(duì)于一些數(shù)字性的檔案，要統(tǒng)一格式要求，以便于資料共享。另外，在進(jìn)行歸檔之前，還要嚴(yán)格落實(shí)審查制定，報(bào)送相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，以此來(lái)保證檔案的真實(shí)性。企業(yè)在檔案管理的構(gòu)成中，要嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》進(jìn)行管理，嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)的保密制度，并做好安防防護(hù)措施，如果發(fā)現(xiàn)泄密事件，要將企業(yè)損失降低到最小范圍之內(nèi)，保證企業(yè)的核心效益不受損失。

（三）提高檔案信息化管理人才的專業(yè)素養(yǎng)

在檔案管理信息化的過(guò)程中，除了要準(zhǔn)備相關(guān)的專業(yè)設(shè)備之外，還要有專業(yè)的負(fù)責(zé)管理的人才。所以，作為檔案管理的人員一定要具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)。在現(xiàn)代化的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)發(fā)展的核心動(dòng)力就是人才，只有擁有高素質(zhì)的人才，企業(yè)才能得到充分的發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的迅速發(fā)展。所以，企業(yè)要不斷地加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，提高人才的專業(yè)性，這樣一來(lái)，人才就會(huì)反哺企業(yè)，企業(yè)就會(huì)獲得相應(yīng)的發(fā)展。我們以企業(yè)檔案信息化管理為例，在開(kāi)展信息化建設(shè)的工程中，企業(yè)投入到一定的人力、物力和財(cái)力對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了專業(yè)化的培養(yǎng)，提高了企業(yè)檔案信息化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，管理人員在檔案管理工程中提高了工作效率，而且，能夠獨(dú)立解決在檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行有效的維護(hù)，有效地保證企業(yè)檔案信息化管理的工作質(zhì)量。除此之外，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后的企業(yè)檔案信息化人才能夠針對(duì)企業(yè)檔案管理方面存在的問(wèn)題進(jìn)行改善，將企業(yè)的檔案信息化管理向著專業(yè)化、科學(xué)化發(fā)展推進(jìn)。所以，企業(yè)要不斷加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，這樣一來(lái)，受培訓(xùn)人員不僅能夠在精神上得到滿足，更能夠激發(fā)員工的積極性和主動(dòng)性，進(jìn)而積極主動(dòng)地投入到工作中去，推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。

五、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的下一步思考

（一）注重檔案管理的安全性

企業(yè)在建設(shè)檔案信息化管理的過(guò)程中，要保護(hù)好紙質(zhì)檔案，最好實(shí)行雙軌制的管理方式，以此來(lái)防止檔案丟失，最大限度地保證企業(yè)信息安全。

（二）加快企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)現(xiàn)有的信息化管理平臺(tái)進(jìn)行有效集成

企業(yè)信息化檔案管理是基礎(chǔ)，企業(yè)在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，要對(duì)現(xiàn)有的信息化平臺(tái)進(jìn)行有效的整合，這樣一來(lái)，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，能夠充分實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)劃化和貢獻(xiàn)化。

（三）進(jìn)一步提高員工素質(zhì)

任何先進(jìn)的設(shè)備都是由人來(lái)操作完成的，如果沒(méi)有高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，再先進(jìn)的設(shè)備也僅僅是一個(gè)擺設(shè)，所以，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用，企業(yè)就需要不斷地對(duì)員工展開(kāi)系統(tǒng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)出一批會(huì)使用、會(huì)維護(hù)、會(huì)開(kāi)發(fā)的管理人才，以此來(lái)保證企業(yè)檔案信息化管理有序開(kāi)展。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)邁入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，要積極與時(shí)代發(fā)展同步，所以，企業(yè)要積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張燕，王盛華.對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].水利電力機(jī)械，2006，28（5）：55-56.

[2] 尹小君.對(duì)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展問(wèn)題的思考[J].光盤(pán)技術(shù)，2008，（7）：17-18.