檔案館檔案業(yè)務(wù)部分外包探究

陳桂玲

一、我國檔案業(yè)務(wù)外包市場發(fā)展現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，越來越多的檔案館開始推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，并逐步將檔案整理、保管、掃描和著錄等一些具體業(yè)務(wù)外包出去。但經(jīng)過調(diào)研分析，這些檔案中介機(jī)構(gòu)和檔案業(yè)務(wù)外包市場也存在著一些不容忽視的問題。

（一）從需求端看，檔案業(yè)務(wù)外包需求不斷增長，有望形成朝陽產(chǎn)業(yè)

當(dāng)前，檔案館檔案業(yè)務(wù)外包逐步成為市場主流選擇。首先，檔案信息化建設(shè)需要大量的人力物力投入，單憑檔案館內(nèi)部的工作人員是難以完成的;其次，檔案館數(shù)字化建設(shè)需要大量高端硬件、軟件資源，以及大批高素質(zhì)的專業(yè)信息技術(shù)人才，而這正是建設(shè)數(shù)字檔案館所缺乏的;再次，檔案館將部分業(yè)務(wù)特別是“體力活兒”外包出去，就能抽出更多的精力來研究和完善規(guī)劃、管理相關(guān)工作，從而在更高層面推動整個檔案事業(yè)的發(fā)展?？梢灶A(yù)見，將來的檔案業(yè)務(wù)外包市場會日益擴(kuò)大，立足這一需求的相關(guān)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)也會不斷應(yīng)運(yùn)而生。

（二）從供給側(cè)看，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)種類少，服務(wù)手段比較單一

目前，檔案業(yè)務(wù)外包多集中于檔案整理、檔案上架、檔案保管等常規(guī)方面。然而，檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)還處在初期階段，如簡單的檔案掃描、著錄等。當(dāng)前，國家致力于開展數(shù)字化建設(shè)，大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)不斷推陳出新，落實到檔案工作方面，如何提升城建檔案信息化水平，深入挖掘城建檔案潛在價值，如運(yùn)用OCR技術(shù)實現(xiàn)檔案掃描雙層PDF、坐標(biāo)點提取、檔案數(shù)據(jù)整合分析等，已成為當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前，能夠滿足這一需求的檔案信息類中介服務(wù)機(jī)構(gòu)較少，同時存在著諸多不足，市場上絕大部分檔案業(yè)務(wù)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)還難以承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)。

（三）從規(guī)范化看，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)綜合實力不夠，缺少行業(yè)規(guī)范

目前，我國大部分檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)營較為分散，同時存在企業(yè)規(guī)模小、綜合實力差等問題。不少檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)門檻低，工作人員流動性大，專業(yè)素質(zhì)良莠不齊。據(jù)了解，一些檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員多為社會臨時招募，流動性大，僅僅經(jīng)過簡單培訓(xùn)甚至不經(jīng)培訓(xùn)直接上崗，在整理掃描和著錄檔案過程中，有檔案被損壞甚至丟失的風(fēng)險?？梢哉f，規(guī)模小、實力弱是當(dāng)前多數(shù)檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的基本狀況，不利于檔案業(yè)務(wù)外包市場的正常有序發(fā)展。

二、檔案館檔案業(yè)務(wù)部分外包的必要性

（一）在法規(guī)方面，國家支持和規(guī)范社會力量參與檔案事務(wù)

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》。提出：“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對受托方進(jìn)行監(jiān)督。”可以說，積極支持檔案管理事務(wù)性工作引入市場機(jī)制，以業(yè)務(wù)外包方式向社會購買服務(wù)，集聚社會資源和社會力量，有助于檔案工作降本增效、提高水平。

（二）在技術(shù)方面，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)具有承擔(dān)部分檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)水平

外部專業(yè)化公司通常是所從事業(yè)務(wù)領(lǐng)域中的技術(shù)領(lǐng)先者，有著比傳統(tǒng)組織更敏銳的市場洞察力和技術(shù)優(yōu)勢，他們對所承包的業(yè)務(wù)施以優(yōu)化設(shè)計、科學(xué)運(yùn)作與管理，并跟蹤最新技術(shù)發(fā)展，既可不斷更新公司的系統(tǒng)，又能不斷滿足檔案館業(yè)務(wù)所需。同時，通過外包，促進(jìn)檔案部門整合各方面的資源，提高工作人員的專業(yè)水平和工作效率。

（三）在安全方面，檔案業(yè)務(wù)部分外包可規(guī)避一些潛在的風(fēng)險隱患

首先，檔案業(yè)務(wù)全部外包會給檔案部門帶來風(fēng)險。例如，檔案部門由于過分依賴信息技術(shù)服務(wù)商，不可避免地放松對核心業(yè)務(wù)的把控，從而帶來最終受控于服務(wù)商的風(fēng)險。其次，檔案外包還會給項目本身帶來風(fēng)險。例如，存在檔案信息泄露、損壞或丟失的風(fēng)險?；谝陨巷L(fēng)險防控，檔案館檔案業(yè)務(wù)外包宜采取部分外包的形式，一些重要的核心業(yè)務(wù)特別是不能提供給普通公民利用的保密檔案業(yè)務(wù)，只能由檔案館內(nèi)部可靠人員負(fù)責(zé)整理與保存。

三、依法對檔案館檔案業(yè)務(wù)部分外包的建議

（一）分清主次，明確外包項目及其相關(guān)要求

部分業(yè)務(wù)外包的前提是分清主次，確定哪些是核心工作，哪些是非核心工作。可以外包的，只能是一些具體的事務(wù)性工作，比如檔案整理、數(shù)據(jù)著錄等。對于那些具有保密性的檔案信息，在技術(shù)處理上一定要慎重對待，一般不宜將其外包。檔案部門還需向檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)明確外包項目及其相關(guān)要求，以便于后續(xù)工作的高效有序開展。

（二）審慎選擇，與合適的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂技術(shù)合同

檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的選擇尤為重要。其選擇標(biāo)準(zhǔn)大致可包括五個方面的內(nèi)容：

一是檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的專業(yè)實力和項目管理水平，以及其所具有的資質(zhì)。

二是檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)所開發(fā)的軟件或其他信息技術(shù)產(chǎn)品的性能。

三是該檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的社會評價。

四是該檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的報價及其與其他信息技術(shù)提供商報價的比較。

五是該檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的品牌和信譽(yù)。

因城建檔案大部分涉及國家秘密，在檔案外包過程中，應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作，建立健全保密制度，同檔案外包公司簽訂保密協(xié)議。同時要求其在嚴(yán)格做好保密工作的同時，做好防火防盜防丟失等工作，切實保證檔案安全。

（三）全程監(jiān)督，保持與檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的實時溝通對接

在檔案業(yè)務(wù)外包過程中，為保證工作順利高效開展，檔案館和檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)相互支持、積極溝通，及時協(xié)調(diào)解決工作中的困難和問題，共同推進(jìn)城建檔案建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展。以青島市城建檔案館為例，積極同檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通，定期召開工作會議，對其工作中存在的難點、痛點和堵點，及時協(xié)調(diào)解決。同時，定期檢查，如為保證檔案安全，要求其增加攝像頭，以及完善檔案管理制度，開展檔案安全培訓(xùn)并將制度上墻。

（四）核心控制，充分發(fā)揮內(nèi)部技術(shù)人員的保障作用

檔案部門應(yīng)嚴(yán)格控制核心技術(shù)，確保對數(shù)字檔案館建設(shè)的全權(quán)控制。同時，應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，提升人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，避免完全受控于外包商。以青島市城建檔案館為例，為做好數(shù)字檔案館建設(shè)工作，檔案館建立健全了檔案信息制度，充實了專業(yè)人員，從社會上擇優(yōu)選擇了合作的外包維護(hù)公司，先后主導(dǎo)建設(shè)完成城建檔案管理系統(tǒng)、城建檔案在線接收系統(tǒng)等，正在探索推進(jìn)檔案全生命周期管理系統(tǒng)、地圖查檔等，避免受制于外包商。

（五）建設(shè)隊伍，提高檔案部門對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力

以城建檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館為例，建設(shè)數(shù)字檔案館，需要大批專業(yè)技術(shù)人才，如檔案、計算機(jī)和工程等專業(yè)技術(shù)人員。一方面，檔案部門要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)，提升他們的專業(yè)素質(zhì)。如現(xiàn)在青島市地鐵檔案移交和接收工作，已全部采用離線包的方式，對檔案人員信息技術(shù)能力提出了更高要求，加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)非常重要，不管是檔案館人員還是建設(shè)單位，都要重視人才培養(yǎng)，熟練掌握歸檔流程及地鐵檔案的歸檔內(nèi)容。另一方面，檔案館應(yīng)大力引進(jìn)專業(yè)人才，充實人才隊伍力量，吸引一批具備計算機(jī)專業(yè)知識、檔案知識和工程知識的年輕人才，推動城建檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。