疫情背景下的檔案數(shù)字化管理路徑分析

張麗梅

一、引言

新冠肺炎疫情防控檔案是國家打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)的重要基石，同時(shí)也為未來總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)留下真實(shí)寶貴的記錄。一旦相關(guān)檔案缺失將會造成社會記憶的缺失，從而影響后續(xù)疫情防控工作的科學(xué)化、有序化開展。但是從目前檔案管理的實(shí)際情況來看，疫情檔案管理是一項(xiàng)非常繁重、復(fù)雜的工作，由于人工操作的隨意性，檔案存放無序，檔案核查時(shí)間成本極高。因此，在疫情背景下，面對龐大、繁雜的檔案數(shù)據(jù)，急需將信息化、數(shù)字化融入到檔案管理中去，增強(qiáng)現(xiàn)有檔案數(shù)字化管理水平，實(shí)現(xiàn)在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，也便于后續(xù)的信息檢索查詢，以及不同地區(qū)之間的信息互傳、經(jīng)驗(yàn)分享，從而大大提高檔案管理工作的有效性和準(zhǔn)確度。

二、疫情防控檔案數(shù)字化管理的主要特征

疫情防控檔案數(shù)字化管理，主要是借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，把在開展新冠肺炎疫情防控工作過程中形成的記錄資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，并將其以電子信息形式進(jìn)行存儲，通過現(xiàn)代信息通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字存儲與信息共享的一種檔案管理方式[1]。本次新冠肺炎疫情是一次突發(fā)公共衛(wèi)生事件，一旦發(fā)生就需要快速響應(yīng)，其無法預(yù)測和不確定性等特點(diǎn)給檔案管理帶來了較大難度。在抗擊重大疫情工作時(shí)，數(shù)字化檔案管理通過大量檔案資源庫群、檔案用戶群、檔案信息資源處理中心所構(gòu)成的完整服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對于綜合檔案館數(shù)字檔案信息資源的高效管理，具有快速響應(yīng)、跨地區(qū)跨單位調(diào)用檔案、精準(zhǔn)提供檔案利用等諸多特點(diǎn)。

相對于傳統(tǒng)檔案管理，疫情防控檔案數(shù)字化管理具有以下幾方面優(yōu)勢：

首先，數(shù)字化管理開啟了檔案的電子化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理及自動化管理，使得其檢索檔案的速度非?？欤h(yuǎn)遠(yuǎn)超越手工檔案檢索，從而實(shí)現(xiàn)疫情背景下檔案部門的快速響應(yīng)。

其次，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，數(shù)字化管理把疫情防控中形成的具有多種價(jià)值的不同門類與載體的資料進(jìn)行數(shù)字信息分類、歸檔。同時(shí)由于信息存儲空間小、信息傳輸速度快，可借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享，即可遠(yuǎn)程提供檔案信息利用，能夠滿足疫情發(fā)生時(shí)跨地區(qū)跨部門異地查檔調(diào)檔的需求。

最后，信息時(shí)代的疫情防控檔案數(shù)字化管理不僅可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的存儲，而且還可以把圖像、音頻、視頻等各類檔案資料，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，對其進(jìn)行數(shù)字化處理以后，以電子檔案的形式對其進(jìn)行存儲，并對其進(jìn)行管理、傳輸和利用[2]，從而豐富了疫情檔案的內(nèi)容，滿足抗擊重大疫情工作對檔案服務(wù)的需求。

三、疫情防控檔案數(shù)字化管理措施

為合理部署新冠肺炎疫情防控期間的檔案數(shù)字化管理工作，檔案部門可從以下四個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。

第一，制定和實(shí)施疫情防控檔案的數(shù)字管理標(biāo)準(zhǔn)，包括材料收集范圍和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，是檔案數(shù)字化管理的前提和基石。因此只有建立健全各類規(guī)章制度，對不同載體、不同門類、不同格式、不同來源的疫情防控檔案均根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行整理與完善，使其能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一內(nèi)容、統(tǒng)一分類以及統(tǒng)一格式。同時(shí)要求相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，才可以推動疫情防控檔案數(shù)字化管理走向規(guī)范化。

第二，建設(shè)新冠肺炎疫情防控專題檔案共享平臺。將分散在不同地區(qū)、不同單位的檔案信息集中保管，以減少疫情發(fā)生時(shí)檔案的共享和不同地區(qū)之間的調(diào)用成本。通過設(shè)計(jì)關(guān)于疫情防控工作檔案標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)換格式、接口、分類方案、安全傳輸網(wǎng)絡(luò)等，按“縣級—市級—省級—國家級”逐級建設(shè)，使不同用戶根據(jù)獨(dú)有權(quán)限以只讀方式瀏覽疫情防控工作檔案。同時(shí)需要提供快速檢索功能以支持不定時(shí)的查詢工作，便于對疫情防控工作進(jìn)行及時(shí)把控和參考。

第三，人才隊(duì)伍是決定疫情防控檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵因素之一。尤其是處于疫情防控的背景下，檔案管理隊(duì)伍不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，專業(yè)的信息化技術(shù)，同時(shí)需要快速的響應(yīng)能力和完備的知識體系。一方面，在推進(jìn)數(shù)字化管理過程中，要盡早具備人才意識，把優(yōu)秀人才引進(jìn)來。另一方面，要持續(xù)加強(qiáng)對現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)技能的進(jìn)修與培訓(xùn)，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓(xùn)教育，或者組織相關(guān)學(xué)術(shù)研討、業(yè)務(wù)交流會議等，積極推動工作人員的教育培訓(xùn)，以此更好地適應(yīng)疫情背景下的檔案數(shù)字化管理要求。

第四，加強(qiáng)檔案的安全管理。為了確保疫情防控?cái)?shù)字檔案資源的網(wǎng)絡(luò)安全，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，啟動網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)網(wǎng)站和檔案存儲的管控，嚴(yán)格應(yīng)對各類網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，以保證網(wǎng)絡(luò)和意識形態(tài)的安全。同時(shí)，疫情防控?cái)?shù)字化管理過程中，必要時(shí)投入一定專項(xiàng)資金，加強(qiáng)硬件設(shè)施和相關(guān)軟件，及時(shí)更新數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提高數(shù)字檔案管理效率，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)、更加安全的現(xiàn)代化數(shù)字綜合檔案館，更好地滿足社會公眾需求[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]李恒英.淺析信息時(shí)代下數(shù)字檔案館的建設(shè)[J].技術(shù)與市場，2019（7）：138-139.

[2]王倫. 信息時(shí)代綜合檔案室數(shù)字化管理問題及對策研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019， No.316（11）：40-40.

[3]王文元.淺談檔案館數(shù)字化的意義[J].工作指導(dǎo)，2016（12）：174-175.

作者單位：平山縣檔案館