基于層次分析法的檔案利用策略研究

趙帥

一、引言

2021年1月1日起施行的最新《中華人民共和國檔案法》第一章第一條規(guī)定“……有效保護和利用檔案……制定本法?！辈⑶以诘谒恼聦ｉT對于各項關(guān)于開發(fā)公布工作進行規(guī)范，提出“國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏資源……”的條款。這體現(xiàn)了國家對于檔案開發(fā)利用工作的思路和基本框架。以此為依托，如何構(gòu)建適應(yīng)新時期檔案開發(fā)利用工作的策略，成為檔案館開發(fā)利用部門值得深入思考的問題。由于檔案保密與開發(fā)矛盾的存在，客觀上造成了檔案開發(fā)利用工作的不系統(tǒng)、不協(xié)調(diào)。如何科學地評價檔案開放、開發(fā)、利用的價值，并在此基礎(chǔ)上建立其開發(fā)策略，筆者認為，層次分析法是一個有效的方法。

二、影響檔案利用因素的分析

美國運籌學家、匹茲堡大學教授T.L.Saaty，在20世紀70年代提出層次分析法（Analytic Hierarchy Process， AHP），這個方法最初用于解決投資效果評價問題，后來隨著1977年在第一屆國際數(shù)學建模會議上AHP方法的推廣，能源系統(tǒng)分析、城市規(guī)劃、道路建設(shè)規(guī)劃等越來越多的領(lǐng)域用到AHP方法[1]。這一方法的基本原理是將問題層次化，根據(jù)問題的類型和最終要實現(xiàn)的目標，將問題分解為不同的因素，并且將這些因素聚類，構(gòu)成一個多層次的遞階分析結(jié)構(gòu)模型，進行問題的分析。因此，對于模型內(nèi)在因素的分析與分類，是層次分析法的首要步驟，是整個模型的邏輯起點。

對于影響檔案開發(fā)利用的因素來講，其包含眾多復雜的因素，按照視角的不同，這些因素可以分為人力、物力、財力的，物質(zhì)方面、能源方面、信息方面，內(nèi)部的、外部的，國內(nèi)的、國外的等等諸多方面。對這些因素的分析，有助于總結(jié)各歷史時期對于檔案利用的情況，為當下制定檔案利用策略提供科學的探索依據(jù)。

從內(nèi)部原因來看，影響檔案利用的因素有開發(fā)人員水平、開放程度、檔案密級、開發(fā)利用設(shè)備、檔案開放場所、檔案利用法規(guī)等各種方面。從外部原因來看，檔案利用人群需求的變化、社會的檔案意識、經(jīng)濟文化發(fā)展水平、技術(shù)條件的變革等同檔案利用有著密切聯(lián)系，同樣對于檔案利用工作有著深刻的影響。因此，各個時代檔案利用環(huán)境的變化，社會對于檔案利用意識的強弱，以及檔案部門自身管理水平，影響著檔案利用的實際效果。

綜上所述，有眾多因素間接或者直接地影響著檔案利用的水平和效率。如何科學地評價各因素的作用，確立各因素的影響程度大小，以便為檔案利用策略作參考，需要進一步的探討。

三、層次分析法在檔案利用中的應(yīng)用

層次分析法是 “在對復雜的決策問題的本質(zhì)、 影響因素及其內(nèi)在關(guān)系等進行深入分析的基礎(chǔ)上， 利用較少的定量信息使決策的思維過程數(shù)學化，從而為多目標、多準則或無結(jié)構(gòu)特性的復雜決策問題提供簡便的決策方法[2]。”正是因為層次分析法可以將各種復雜問題通過層次劃分，使問題更加有序化，所以它不僅在投資效果評價方面有突出應(yīng)用，而且被廣泛用于能源系統(tǒng)分析、城市規(guī)劃、道路建設(shè)規(guī)劃等多個方面。

應(yīng)用層次分析法時，需要將各種有關(guān)因素劃分為目標層、準則層和方案層三個層次。其中，目標層一般只有一個要素，它是分析問題的預訂目標或預期實現(xiàn)的理想效果，是系統(tǒng)評價的最高準則。準則層是為了實現(xiàn)目標而涉及的中間環(huán)節(jié)。方案層是為了實現(xiàn)目標而可供選擇的各種措施、決策方案等，是具體策略的細化。

（一）建立層次結(jié)構(gòu)模型

A層：目標層，以“檔案利用總體效益”為評價的總目標。

C層：準則層，在檔案利用上，檔案學界對于檔案的開放、開發(fā)、利用一直作為研究重點[3]，由此可以將準則層分為三個層面。

S層：方案層，筆者從影響檔案利用的各項因素中篩選了五個指標作為評價因子。其中，按照現(xiàn)有研究，對檔案開放、開發(fā)、利用影響最大的五個方面有法律法規(guī)建設(shè)、技術(shù)保障、數(shù)據(jù)資源建設(shè)、人員素質(zhì)、社會經(jīng)濟環(huán)境[4]。

如圖1所示，由此構(gòu)建出了檔案利用層次結(jié)構(gòu)模型。

（二）填寫判斷矩陣表格

層次結(jié)構(gòu)模型建立后，請專家填寫AHP調(diào)查表，這是評價檔案利用效益總體目標的重點。上述表格中，兩兩比較構(gòu)成評價因子，為了使結(jié)果更科學，筆者邀請了10位國內(nèi)從事檔案利用工作的專家學者、一線工作人員、相關(guān)研究方向的研究生分別填寫了判斷矩陣表格。

（三）構(gòu)造判斷矩陣

根據(jù)這10位相關(guān)專業(yè)人士對于判斷矩陣表格的填寫情況，筆者進行總結(jié)，衡量各要素間的標度，最終的矩陣中，每個矩陣位置上的aij，取每份專家表格中相應(yīng)aij位置上出現(xiàn)次數(shù)最多的評價值，對于評價值出現(xiàn)次數(shù)無最多的aij位置則聯(lián)系專家重新打分，最終構(gòu)造出四個判斷矩陣。

（四）對四個判斷矩陣進行一致性檢驗

①C1-C3對A的比較矩陣一致性檢驗。

為了度量不同階段判斷矩陣是否具有滿意的一致性，引入判斷矩陣的平均隨機一致性指標RI值。對于1～10階判斷矩陣，RI值見表5。

②S1-S5對C1的比較矩陣一致性檢驗。

③S1-S5對C2的比較矩陣一致性檢驗。

④S1-S5對C3的比較矩陣一致性檢驗。

（五）計算權(quán)重值和排序

各個方案相對于目標層的總排序見表6。

通過層次分析法的梳理，影響檔案利用的主要因素及因素的排序便確定了下來。表6給出了五種措施對實現(xiàn)目標的權(quán)重向量，根據(jù)這個權(quán)重向量，可以看出方案4對于實現(xiàn)目標的影響最大，因此是最佳方案。通過定性分析與定量分析，結(jié)合二者優(yōu)勢，使研究影響檔案利用的因素不僅僅停留在感性階段，為檔案利用策略的選擇提供了基本依據(jù)。

三、層次分析法下檔案利用策略

（一）檔案利用應(yīng)堅持檔案開放為主抓手

表6中，C1也就是檔案開放的權(quán)重為2.043，這表明了檔案開放對于檔案利用的總體效益的價值最高。在我國，隨著各項檔案信息公開、歷史檔案公開工作的推進，各地檔案開放工作進展迅速，實踐表明，這是很正確的事情，社會組織與公民通過對已開放檔案的利用，進一步擴展其所掌握的檔案資源范圍，同樣也推動著社會對于檔案工作認知度的提升。所以，要想提升檔案利用的整體效益，推動檔案開放是一項重要工作。這是層次分析法的結(jié)論，也是實踐經(jīng)驗的總結(jié)。

進一步分析圖6，S3所占權(quán)重為2.529，是最高的，這表明，在各項推進檔案開發(fā)的措施中，加強數(shù)據(jù)資源建設(shè)是進行檔案開放工作的重要環(huán)節(jié)，對于檔案利用整體效益的推進也具有十分重要的作用。在檔案開發(fā)數(shù)據(jù)資源建設(shè)過程中，要把握資源開放范圍、資源開放權(quán)限、數(shù)據(jù)安全維護、數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)管等四個階段的內(nèi)容，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)資源開放的科學性。

（二）檔案利用要統(tǒng)籌兼顧

為提升檔案利用的整體效益，不僅要抓檔案開放，對于檔案開發(fā)，檔案的直接利用也應(yīng)該同時著手。面對檔案利用群體的多元化、檔案利用形式的多樣化、檔案利用效益評估的多角度化，僅僅從檔案開放角度，去推進檔案利用工作是不夠的，根據(jù)表6數(shù)據(jù)顯示，檔案開發(fā)與檔案利用占的權(quán)重雖然沒有檔案開放占比多，但仍對于整體效益的提升有重要作用，并且從S1到S5的措施作用到C2和C3上時，也是會對檔案利用整體效益有很大影響。因此，需要建立以檔案開放為主，兼顧檔案開發(fā)和檔案直接利用的思想，堅持三方面同時入手，充分認識三方面之間的聯(lián)系與價值，并將三者的研究成果充分融合，形成檔案利用科學的指導方案。就目前來看，檔案部門對于三者之間關(guān)系重要性的認知尚待提升，加強三者之間統(tǒng)籌安排，是當前制定檔案利用策略的重點之一。

（三）推進方案層各要素協(xié)調(diào)發(fā)展

以建模為基礎(chǔ)，層次分析法將檔案利用系統(tǒng)各要素分解為獨立的組成部分，通過三個層次的劃分，從方案層出發(fā)，認識了檔案利用系統(tǒng)的性質(zhì)。從表6之可以看到，盡管各要素之間的權(quán)重有所差異，方案層各要素與準則層各要素的配合對最終目標的實現(xiàn)有差異，但是，這并不是強調(diào)抓好一方面其余的就可以放棄，而是說在說明這些措施實施的重點與順序性。這些措施，不僅都對最終目標的落實有積極影響，而且把握好他們實施的順序，這樣對于最終目標的實現(xiàn)會起到事半功倍的作用。以S3數(shù)據(jù)資源建設(shè)為例，數(shù)據(jù)資源建設(shè)對于檔案開放的重要性要大于檔案開發(fā)和檔案的直接利用。在實際操作中，就應(yīng)當首先建立檔案開放數(shù)據(jù)庫，對于檔案開發(fā)工作和檔案利用工作中數(shù)據(jù)庫的使用，就可以直接用檔案開放數(shù)據(jù)庫的資源。而對于檔案利用工作，就需要優(yōu)先挑選合適的檔案利用工作人員，通過這樣時間上的差異化安排，再加上各方面工作的優(yōu)先順序的安排，對于最終檔案利用整體效益的實現(xiàn)，就有很大的益處。

（四）根據(jù)具體實際調(diào)整方案的布局

盡管層次分析法對如何提升整體檔案利用效益有很清晰的量化表示，各因素對檔案利用總體效益的影響有重要性的排序，但是，各地各部門檔案利用工作實際情況的差異（如資源占有量的多少，面向受眾的差異，人員配備的差距等），需要檔案部門在實際工作中，根據(jù)自己的實際情況，合理協(xié)調(diào)各因素的實施順序與方式。比如，美國通過盡可能多的開放檔案、在培訓中加強服務(wù)意識的培養(yǎng)、積極擴大財政支持等方式，來提升檔案利用的整體效益[5]。而有些國外檔案館則會加強技術(shù)手段的引入，輔助開展檔案利用工作[6]。這些例子表明，層次分析法的結(jié)果，可以作為提升檔案利用整體效益的一個參考，指導各個地區(qū)的檔案工作部門選取適合其采取的策略，但是，在實踐中如何操作，還需要各單位結(jié)合自己的實際利用情況，在調(diào)查總結(jié)的基礎(chǔ)上，合理采用層次分析法的結(jié)果，對層次分析法的利用進行調(diào)整，最終找到適合本地區(qū)的檔案利用方式。

四、檔案利用策略的實施

層次分析法為檔案利用策略的制定提供了基本依據(jù)，由于檔案利用工作是具有特殊性的，所以在實施過程中，還需要針對不同的層面制定相應(yīng)的行動策略。

（一）國際層面

國際層面，需要加強國際間的交流合作，對于檔案利用，要經(jīng)常性開展研究成果交流，訪問學習等活動;還應(yīng)該加強國際間檔案利用標準的制定，便于各國可以作為一個共同體，有目標地開展檔案利用工作;國際間設(shè)立的檔案利用合作組織，要根據(jù)形勢變化定期召開會議，商討檔案利用未來走向，為各國提供參考;國際間合作組織可以設(shè)立基金會，獎勵對于檔案利用工作做得好的國家或者有突出貢獻的個人等，以此推進國際范圍內(nèi)檔案利用工作的積極開展。

（二）國內(nèi)層面

從國內(nèi)層面來講，要建立面向檔案利用的保護基金，健全檔案利用工作薪酬激勵機制。建立檔案利用效果監(jiān)督反饋機制，建立檔案利用專家信息庫，擴大檔案利用工作的宣傳力度，加強對檔案利用人員的培訓，定期組織大規(guī)模、全領(lǐng)域的檔案利用工作培訓。

（三）機構(gòu)層面

檔案利用工作，需要通過各機構(gòu)之間的具體行動進行落實，各檔案開放、開發(fā)、利用機構(gòu)，要深入調(diào)查實際需要，根據(jù)實際情況多方論證，尋找適宜進行檔案資源開發(fā)的最優(yōu)面。適時評估檔案利用效益，調(diào)整工作方法。建立多渠道反饋機制，保證檔案開放、開發(fā)、利用工作始終可以隨著實際情況的變化而不斷優(yōu)化發(fā)展。

（四）個人層面

檔案利用工作，一方面，需要各單位每個工作人員樹立利用服務(wù)意識，關(guān)心、關(guān)注檔案利用現(xiàn)實動向，自覺將工作做好;另一方面，作為檔案利用個體，也要培養(yǎng)檔案意識，樹立檔案利用觀念，共同促進檔案利用工作的持續(xù)發(fā)展，讓全社會享受到檔案開放、開發(fā)、利用工作帶來的優(yōu)勢。

參考文獻：

[1] Saaty T L ，Kearns K P . The Analytic Hierarchy Process[M].1985.

[2]向陽， 于長銳. 復雜決策問題求解的定性與定量綜合集成方法[J]. 管理科學學報， 2001（2）：25-31.

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[4]袁海波，孟連生. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源共建共享的實踐——兼述國家科技圖書文獻中心的建設(shè)與發(fā)展[J]. 情報學報（1）：57-62.

[5]張丹. 供給側(cè)改革背景下檔案利用與服務(wù)優(yōu)化研究[D]. 遼寧大學， 2019.

[6]Richard G.Anderson，William H.Greene，B.D.McCullough，et al. The role of data/code archives in the future of economic research[J].Economic Methodology，2008（3）：99-119.

作者單位：河北大學管理學院