初探醫(yī)院檔案文化建設(shè)與管理

張一如

摘要：隨著現(xiàn)今我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的發(fā)展水平也隨之不斷提升，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也使得信息化管理逐漸普及，加強(qiáng)檔案的構(gòu)建可以更好的管理醫(yī)院科室相關(guān)物資，不僅切實(shí)的提高了人事管理的效率，還有效的降低了人力資源的浪費(fèi)。所以要加強(qiáng)醫(yī)院檔案的文化建設(shè)以及管理，以幫助醫(yī)院有良好的管理秩序。醫(yī)院科室具有非常龐大的醫(yī)療隊(duì)伍，只有做好相關(guān)的人事管理，才可以有效避免人員安排混亂的情況發(fā)生，否則是極其不利于醫(yī)院正常的人事安排，也切實(shí)的影響了醫(yī)院正常運(yùn)行的效率。

關(guān)鍵詞：檔案;醫(yī)院;檔案文化建設(shè);有效措施

一、目前醫(yī)院檔案管理工作所存在的問題

（一）檔案管理時(shí)效性較低

目前醫(yī)院的檔案管理工作存在時(shí)效性低的問題，檔案資料是一個(gè)醫(yī)院決定發(fā)展決策以及轉(zhuǎn)型的重要參考依據(jù)。在一個(gè)新常態(tài)的發(fā)展下，醫(yī)院面臨的是要快速的轉(zhuǎn)型升級。然而低時(shí)效性的檔案管理，以及不規(guī)范的醫(yī)院檔案管理方式，不能為醫(yī)院的快速轉(zhuǎn)型提供有效的幫助和支持。對于檔案時(shí)效性的管理，嚴(yán)重的影響著醫(yī)院檔案的價(jià)值，要保障醫(yī)院的時(shí)效性，只有這樣才可以讓醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮出積極的作用，更好的服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。

（二）安全意識較低

醫(yī)院的檔案管理部門存在著一系列的問題，其中主要包括人員流動(dòng)性大、人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊的問題。并且部分醫(yī)院檔案管理的工作人員非常的缺乏安全保密意識，對于該醫(yī)院的一些電子版的檔案資料來說，電子版檔案資料由于無法使用規(guī)范的程序加以儲存和保存，以及現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點(diǎn)，這非常容易使得其他醫(yī)院從網(wǎng)上的一些非法途徑獲取到該醫(yī)院的相關(guān)資料，這是非常不利于該醫(yī)院的良性發(fā)展的。

（三）檔案管理知識不充足

醫(yī)院給予檔案室以及檔案管理人員非常少的預(yù)算，沒有充足的預(yù)算對相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)性的培訓(xùn)，或者是外出參加培訓(xùn)[3]。檔案管理人員只能自身不斷提高本身的專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)。有許多醫(yī)院的檔案管理人員不能很好的界定檔案，極其缺乏專業(yè)知識，這直接導(dǎo)致檔案的管理魚龍混雜，不能及時(shí)在需要相關(guān)檔案的時(shí)候找到，這樣的管理是存在著極大的弊端的，是一種無效的檔案管理。

二、目前醫(yī)院科室物資管理的現(xiàn)狀

雖然現(xiàn)今醫(yī)院也在不斷的發(fā)展當(dāng)中，醫(yī)院內(nèi)部的管理也在不斷的完善，并且在各個(gè)科室物資管理當(dāng)中有了很大的提升，但是落實(shí)在實(shí)際當(dāng)中仍是存在了很多的問題，這些問題依舊影響了物資管理的效果。所以，要想更好的提升醫(yī)院物資管理的水平，還需要切實(shí)的解決這些問題。

（一）物資管理缺乏一定的科學(xué)性

目前仍有很多的醫(yī)院在對該醫(yī)院物資進(jìn)行管理時(shí)，仍然是以存貨作為基礎(chǔ)的，醫(yī)院倉庫當(dāng)中往往存儲著大量的醫(yī)用物資，這占用著醫(yī)院的大量資金，也會加重該醫(yī)院的運(yùn)行成本。如果無法切實(shí)的將醫(yī)院的物資和醫(yī)院日常的供應(yīng)進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)，是極其不利于該醫(yī)院的發(fā)展的。為了切實(shí)的解決醫(yī)院物資的管理問題，首先要建立適用于本醫(yī)院的倉庫管理的一體化制度，要對各個(gè)科室實(shí)際使用的物資情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄，并且對于不同的科室物資進(jìn)行庫存數(shù)值的設(shè)定。這樣可以有效的避免醫(yī)院材料存量過多占用資金，讓醫(yī)院各個(gè)科室的物資保持在一定數(shù)值上下。

（二）醫(yī)院物資的管理缺乏信息統(tǒng)一化管理

醫(yī)院的物資管理是一個(gè)系統(tǒng)性的管理工作，管理任務(wù)需要跟醫(yī)院的各個(gè)部門醫(yī)技科室進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這就需要在醫(yī)院內(nèi)部搭建一個(gè)統(tǒng)一性的信息化平臺，這個(gè)平臺可以切實(shí)的進(jìn)行醫(yī)院物資信息的共享。并且，物資管理部門可以通過平臺的管理，對各個(gè)科室的醫(yī)用物資的使用情況有具體的了解，可以根據(jù)實(shí)際的使用情況對物資進(jìn)行采購，這樣可以使得物資的存放更加的合理，切實(shí)的提升醫(yī)院物資管理的科學(xué)性和合理性。目前我國很多醫(yī)院還沒有在該醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行醫(yī)院物資信息化平臺的構(gòu)建，醫(yī)院要切實(shí)的借用相關(guān)技術(shù)做出改變，結(jié)合自身醫(yī)院的運(yùn)行情況來促進(jìn)醫(yī)用物資的共享，有效提升醫(yī)院整體運(yùn)行的效果。

三、提高檔案管理工作有效性的策略

（一）加強(qiáng)電子檔案的有效保管

醫(yī)院對于電子檔案的管理，有著一定的不穩(wěn)定性，由于電子檔案的儲存介質(zhì)極易受到環(huán)境因素的影響，例如磁場、溫度、濕度等等因素。除此以外，電子文件本身還極其容易受到計(jì)算機(jī)病毒，又或者電腦黑客的破壞，使得電子檔案內(nèi)容流失。所以醫(yī)院對于電子檔案的管理必須建造專用的儲存庫房，以及檔案柜進(jìn)行電子檔案的存放，并且需要配備具有專業(yè)性的電子檔案機(jī)房，以及安全性較高的電腦設(shè)備。還需要使用一次性的寫入光盤，光盤的儲存效果，比磁盤、磁帶以及硬盤更具有穩(wěn)定性，光盤是具有只讀性的，并且有著防蟲、防塵、以及防磨損、防震動(dòng)的性能，可以良好的對信息進(jìn)行保存。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全的管理

要切實(shí)的對檔案平臺進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上的管理，網(wǎng)絡(luò)檔案平臺的瀏覽需要驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令，還需要設(shè)定一些限制訪問和閱讀權(quán)限。除此以外，還需要對電腦設(shè)備進(jìn)行一定防毒殺毒高級軟件的安裝，建立起穩(wěn)定的防火墻來防止病毒和黑客，對醫(yī)院電子檔案的破壞。還需要有效的采用鑰匙管理等一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，有效的保障醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)管理的有效性，不同的工作人員對于查閱的權(quán)限要進(jìn)行設(shè)定，并且要實(shí)時(shí)的監(jiān)控查閱人員的網(wǎng)絡(luò)瀏覽動(dòng)態(tài)，切實(shí)防止電子檔案被一些不法人員進(jìn)行篡改，而造成了不可挽回的損失。

（三）完善設(shè)施，有效加大軟硬件的建設(shè)

硬件上，醫(yī)院相關(guān)部門要切實(shí)的按照檔案管理的要求，配備數(shù)量足夠的檔案柜，有一些加密的文件可以使用到密集柜，同時(shí)還需要購進(jìn)一系列的必要設(shè)施，例如防盜門窗、吸塵器、滅火器等等設(shè)施，針對于軟件方面，首先要做到加強(qiáng)對于檔案信息化的建設(shè)，要保障醫(yī)院有足夠的信息化設(shè)備。對于醫(yī)院的文件材料都需要進(jìn)行電子存檔，要及時(shí)對往年的檔案進(jìn)行掃描錄入，這可以有效的為醫(yī)院外來的檔案信息化進(jìn)程奠定基礎(chǔ)。還需要配備由國家檔案局或者是省檔案局統(tǒng)一開發(fā)的檔案管理軟件，這可以讓醫(yī)院電子檔案的管理更加的規(guī)范、科學(xué)，也可以高效的利用到電子檔案。

結(jié)束語：

醫(yī)院的檔案管理，是目前醫(yī)院有效管理人員以及物資的重要方式，通過信息化檔案的管理，不僅有效的規(guī)范了醫(yī)院人員和物資的管理，更重要的是推動(dòng)了醫(yī)院運(yùn)行的效率，信息檔案的構(gòu)建切實(shí)的順應(yīng)了時(shí)代的趨勢，為醫(yī)院的發(fā)展作出了良好的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]范慧.中醫(yī)醫(yī)院檔案文化建設(shè)與管理探索[J].幸福生活指南，2019，000（030）：P.1-1.