大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理

張柔

摘要： 大數(shù)字時(shí)代是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備對(duì)海量信息的存儲(chǔ)，并對(duì)這些信息通過價(jià)值鑒別后，進(jìn)行整理、分析、處理，為社會(huì)工作與人們生活提供最直接、最快捷、最有效的便利;科學(xué)的檔案管理意義重大，它是對(duì)單位活動(dòng)的真實(shí)記錄 ，是單位發(fā)展的歷史證據(jù)，是國(guó)家檔案必不可少的部分;檔案管理可分為紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理，電子檔案管理，是指基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，資料的逐漸網(wǎng)絡(luò)化，存儲(chǔ)的及時(shí)化，查找的便利化，保管的智能化，信息的保密化，而進(jìn)行的檔案管理活動(dòng);隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理需要不斷創(chuàng)新，其科技含量也越來越高。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;紙質(zhì)檔案管理;電子檔案管理

所謂大數(shù)據(jù)時(shí)代是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)尤其先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備對(duì)海量信息的存儲(chǔ)，并對(duì)這些信息通過價(jià)值鑒別后，進(jìn)行整理、分析、處理，為社會(huì)工作與人們生活提供最直接、最快捷、最有效的便利。檔案管理就是在整理大量的數(shù)據(jù)中，對(duì)信息進(jìn)行分門別類、振綱分目，便于高效、準(zhǔn)確的翻閱與查找，更好地服務(wù)于工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代是高科技時(shí)代，是信息時(shí)代，是快速高質(zhì)量發(fā)展的時(shí)代，是人與人交流越密切的時(shí)代，是人民生活更加方便的時(shí)代，是不受時(shí)間、空間限制的大開放時(shí)代。因此，給檔案管理注入了新的活力，也迎來了新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。

一、檔案管理的內(nèi)涵、目的、意義

檔案管理包含有：檔案的收集、檔案的整理、檔案價(jià)值鑒定、立卷歸檔、編碼設(shè)置、檔案裝訂、檔案提供利用。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

檔案管理的目的，一是提供檔案信息為社會(huì)發(fā)展和個(gè)人服務(wù)，二是記錄本部門本單位發(fā)展現(xiàn)軌跡，提供歷史依據(jù)。

檔案管理意義重大，主要表現(xiàn)在：一是記錄著本單位發(fā)展歷程，為編寫本單位歷史提供完整的第一手材料;二是為完整的檔案可以為單位管理和創(chuàng)新提供依據(jù);三是為社會(huì)活動(dòng)和個(gè)人需要查找資料提供便利;四是檔案是歷史的鐵證，進(jìn)化的見證，客觀記錄著歷史中事情生發(fā)的真實(shí)性，對(duì)整個(gè)社會(huì)也具有其他無法替代的作用;五是檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分，是社會(huì)信息系統(tǒng)的重要基石，在整個(gè)社會(huì)科學(xué)能力中占有重要地位。

二、檔案管理由傳統(tǒng)檔案單一管理變成現(xiàn)代檔案雙重管理

所謂傳統(tǒng)檔案單一管理，是指對(duì)紙質(zhì)材料、圖像資料等材料進(jìn)行收集、價(jià)值鑒別、科學(xué)分析，然后對(duì)其分門別類的科學(xué)整理、裝訂，便于查找，方便單位和個(gè)人，服務(wù)社會(huì)。

所謂現(xiàn)代檔案雙重管理，是指為了提高檔案管理的全面性、系統(tǒng)性、便利性，對(duì)檔案實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理。

電子檔案是指電子文件的網(wǎng)絡(luò)化、智能化。電子文件是大數(shù)據(jù)時(shí)代各個(gè)行業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是辦公自動(dòng)化、科學(xué)化，辦事方便、高效、快捷、精準(zhǔn)的必然結(jié)果。如，程電子政務(wù)、科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、電子病歷等有關(guān)行業(yè)工作過程中都會(huì)出現(xiàn)和運(yùn)用大量網(wǎng)絡(luò)信息，對(duì)這些信息的整理、篩選、分析、分類、編目、歸檔，就形成了電子檔案。

所謂電子檔案管理，是指基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，資料的逐漸網(wǎng)絡(luò)化，存儲(chǔ)的及時(shí)化，查找的便利化，保管的智能化，信息的保密化，而進(jìn)行的檔案管理活動(dòng)。

電子檔案管理，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代持續(xù)深入的發(fā)展，會(huì)不斷凸顯出它的特殊性和重要性，越來越被更多人研究和采用，科技含量越來越高，精細(xì)化程度越來越好。

電子檔案按照管理內(nèi)容上可分為綜合電子檔案、行業(yè)電子檔案、專業(yè)電子檔案、專題電子檔案;電子檔案按照保密性可分為一般電子檔案和特殊電子檔案，特殊電子檔案可分為秘密電子檔案、機(jī)密電子檔案、絕密電子檔案。

三、檔案雙重管理的優(yōu)越性

1.紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)越性。

長(zhǎng)久性，紙質(zhì)檔案只要沒有人為的損壞，一般是會(huì)長(zhǎng)久的存在。

特殊性，紙質(zhì)檔案能為個(gè)別人的特別需要提供依據(jù)，即法律證據(jù)。

連續(xù)性，紙質(zhì)檔案一般是以年度為單位分門別類裝訂的，確保了時(shí)間上的連續(xù)性。

便利性，只要不是涉密資料，任何相關(guān)人員隨時(shí)都能翻閱、查找所需資料。

2.電子檔案管理的優(yōu)越性

省時(shí)，不需分本裝訂，節(jié)省時(shí)間。

方便，資料標(biāo)題存儲(chǔ)即可。

保密，一般地，當(dāng)事人在電腦上都設(shè)有密碼，其他人進(jìn)去。

完整，電腦上保存資料可以很完整，不會(huì)遺失。

快捷，獲得所需信息快捷準(zhǔn)確。

四、紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系

現(xiàn)代社會(huì)，紙質(zhì)檔案與電子檔案二者具有同等重要的地位，兩者相輔相成，缺一不可，相互補(bǔ)充，共同完善，是現(xiàn)代檔案管理兩種方式，它們一起構(gòu)成完整的現(xiàn)代檔案管理體系。而且，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理日益發(fā)揮著更加重要的作用，并且成為領(lǐng)導(dǎo)講話、社會(huì)規(guī)劃、個(gè)人總結(jié)等重要材料的主要管理方式。

五、現(xiàn)代檔案管理的創(chuàng)新探索

創(chuàng)新是民族的靈魂，也是不斷向前發(fā)展的源泉與動(dòng)力。檔案管理也不例外，也必然進(jìn)行創(chuàng)新。

一是對(duì)檔案進(jìn)行有效的價(jià)值鑒別，對(duì)要求高的、非常重要的材料實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，絕對(duì)不遺失;

二是對(duì)一些要求一般，可裝入可不裝入紙質(zhì)檔案的材料，最好實(shí)行電子檔案管理;

三是對(duì)人事檔案，實(shí)行紙質(zhì)管理，便于查找、復(fù)印;

四是對(duì)經(jīng)濟(jì)及涉密檔案，實(shí)行科學(xué)的、最嚴(yán)格的電子檔案管理。

總之，檔案管理是科學(xué)，必須科學(xué)的分門別類、振綱分目;檔案管理是藝術(shù)，隨著科學(xué)的發(fā)展，充分利用科學(xué)的最新成果，不斷創(chuàng)新，不斷完善，使實(shí)用性、藝術(shù)性二者熔為一體，使檔案管理原則性越來越強(qiáng)，科學(xué)性越來越高，服務(wù)性越來越高量有效。

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