原始地質(zhì)資料管理的問題剖析及建議

盧珊

摘? 要：原始地質(zhì)資料管理對(duì)于地質(zhì)行業(yè)來說是重要的一類檔案管理，具有專業(yè)技術(shù)性、科學(xué)管理性和技術(shù)服務(wù)性，是以往地質(zhì)工作的知識(shí)積淀，對(duì)今后的地質(zhì)工作具有重要的參考和指導(dǎo)意義。本文根據(jù)筆者多年在地質(zhì)資料管理中的工作經(jīng)驗(yàn)，首先探討了原始地質(zhì)資料的重要性和歸檔方法，進(jìn)而提出幾個(gè)在原始地質(zhì)資料立卷、歸檔和匯交中存在的幾個(gè)問題并進(jìn)行分析和總結(jié)，在此基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：原始地質(zhì)資料? 資料管理? 問題剖析? 建議

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2021）05（c）-0154-03

Analysis and Suggestions on the Management of Original Geological Data

LU Shan

（Hainan Institute of Marine Geological Survey， Haikou， Hainan Province， 570206 China）

Abstract： The management of original geological data is an important type of file management for the geological industry. It has professional and technical， scientific management and technical service geological data. It is the knowledge accumulation of previous geological work and has important reference and guiding significance for future geological work. Based on the author's working experience in geological data management for many years， this paper first discusses the importance and archiving methods of original geological data， then puts forward several problems existing in the filing， archiving and collection of original geological data， analyzes and summarizes them， and puts forward corresponding suggestions on this basis.

Key Words： Original geological data; Data management; Problem analysis; Suggestion

1? 原始地質(zhì)資料范圍

原始地質(zhì)數(shù)據(jù)是指在項(xiàng)目申請(qǐng)、實(shí)施規(guī)劃、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、現(xiàn)場(chǎng)勘察和結(jié)果報(bào)告過程中形成的所有原始數(shù)據(jù)、原始數(shù)據(jù)、中期分析數(shù)據(jù)和工作記錄[1]。1950年以來，我國(guó)進(jìn)行了大規(guī)模的地質(zhì)調(diào)查，產(chǎn)生了大規(guī)模的地質(zhì)資料。原始地質(zhì)資料具有信息原始性、系統(tǒng)性、完整性、形成周期長(zhǎng)、范圍廣、可重復(fù)利用等特點(diǎn)。因此，它在地質(zhì)調(diào)查和礦產(chǎn)勘查工作中具有非常重要的參考作用，對(duì)后續(xù)工作具有非常重要的指導(dǎo)作用。地質(zhì)數(shù)據(jù)管理者可以做好這方面的工作，妥善保存和歸檔原始地質(zhì)數(shù)據(jù)，方便后續(xù)的查詢、借用等操作。

2 原始地質(zhì)資料的重要性分析

2.1 管理重要性

原始地質(zhì)資料保證地質(zhì)作業(yè)各階段形成的原始資料和記錄完整、完整、有效。這些材料包括在項(xiàng)目申請(qǐng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、現(xiàn)場(chǎng)勘察和準(zhǔn)備結(jié)果報(bào)告過程中形成的所有原始數(shù)據(jù)和工作記錄。地質(zhì)調(diào)查單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)原始地質(zhì)資料形成過程的管理，并與地質(zhì)工作項(xiàng)目進(jìn)度基本同步[2]。

由于原始地質(zhì)資料具有重要的參考作用，應(yīng)更加重視原始地質(zhì)資料的保管和保管，加強(qiáng)管理。對(duì)原始地質(zhì)資料進(jìn)行良好的管理，可以加快地質(zhì)勘探和科學(xué)研究進(jìn)程，充分釋放和開發(fā)原始地質(zhì)資料所蘊(yùn)含的巨大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值。

2.2 服務(wù)重要性

由于原始地質(zhì)數(shù)據(jù)具有形成時(shí)間長(zhǎng)、成本高、信息豐富、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、不可再現(xiàn)等特點(diǎn)，原始地質(zhì)數(shù)據(jù)具有不可替代的重要價(jià)值。原始地質(zhì)數(shù)據(jù)包含了很多有用的信息。各采集機(jī)構(gòu)和地質(zhì)調(diào)查部門要加強(qiáng)原始地質(zhì)資料服務(wù)，為能源、資源、經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)力量，為工程建設(shè)、環(huán)境保護(hù)和治理提供重要的支撐和保障作用。

3? 原始地質(zhì)資料的歸檔方法

通過《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》（DA/T 41-2008），結(jié)合工作實(shí)際，形成了系統(tǒng)的、操作性強(qiáng)的方式方法，解決了原始地質(zhì)資料歸檔工作過程中遇到的問題[3]。

3.1 原始地質(zhì)資料的分類

根據(jù)《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》劃分的10類（如圖1所示），將每一件原始地質(zhì)資料按資料職能一一對(duì)應(yīng)并歸類。

3.2 原始地質(zhì)資料的立卷

待歸檔的原始地質(zhì)資料以“件”為單位，文件名按地質(zhì)工程名稱創(chuàng)建，同一文件號(hào)不能有重復(fù)編號(hào)和重復(fù)文件。

如果一個(gè)地質(zhì)工程已經(jīng)進(jìn)行了幾年，原始地質(zhì)數(shù)據(jù)文件編號(hào)應(yīng)按年份分類歸檔，避免歸檔操作中開銷文件密集。

3.3 原始地質(zhì)資料的排序

原始地質(zhì)資料檔案按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》規(guī)定的十大類的順序進(jìn)行排序，編入編目編號(hào)和序號(hào)。

3.4 原始地質(zhì)資料的裝訂

原始地質(zhì)資料用棉紗一一裝訂，按內(nèi)容寫封面，內(nèi)容較多的地質(zhì)資料，應(yīng)準(zhǔn)備檔案清單并裝訂。圖紙不需要裝訂，并附在其他原始文件上[4]。

3.5 原始地質(zhì)資料的盒裝

原始地質(zhì)數(shù)據(jù)按照分類中列出的順序輸入到專用數(shù)據(jù)框中（見圖1），在數(shù)據(jù)框前填入相應(yīng)的項(xiàng)目名稱和分類類別。數(shù)據(jù)框的序列號(hào)按卷號(hào)從小到大排序。如果原始地質(zhì)數(shù)據(jù)不止一條，地質(zhì)數(shù)據(jù)的裝箱可以按照箱號(hào)從小到大的順序完成。

4? 原始地質(zhì)資料管理存在的問題

4.1 匯交資料內(nèi)容不完整

在匯交的工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料不完整的情況。經(jīng)常出現(xiàn)缺少野外記錄本、項(xiàng)目實(shí)施方案、階段總結(jié)等情況，歸結(jié)原因有以下兩點(diǎn)。

一是近年國(guó)家出臺(tái)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范較多，而匯交人員對(duì)于原始地質(zhì)資料匯交的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不熟悉，甚至于不知曉，因此容易造成此類問題的出現(xiàn)。實(shí)際工作中往往只重視成果類地質(zhì)資料的匯交，而對(duì)于項(xiàng)目設(shè)計(jì)、實(shí)施方案，尤其是項(xiàng)目管理文件的資料，容易忽視，導(dǎo)致缺失。二是項(xiàng)目可能實(shí)施周期較長(zhǎng)且涉及范圍較廣，因此需要形成的原始地質(zhì)資料內(nèi)容也較多且復(fù)雜，導(dǎo)致項(xiàng)目組容易不予重視，沒有及時(shí)進(jìn)行整理，造成部分地質(zhì)資料的缺失[5]。

4.2 原始地質(zhì)資料質(zhì)量不合格

這個(gè)問題是普遍存在的問題，比如制圖不規(guī)范、圖例可能缺少，圖件打印模糊、圖簽不一致甚至缺少;原始記錄本字跡模糊，難以辨認(rèn)、磨損嚴(yán)重;圖紙折疊的不規(guī)范，沒有符合A4紙大小的規(guī)范，忽大忽小;掃描的資料黑邊很大，還有的特別模糊，根本無法辨認(rèn);原始資料沒有使用膠裝或棉線裝訂成冊(cè)，而是隨意用夾子夾住，時(shí)間一久，發(fā)霉發(fā)銹;報(bào)告沒有按照規(guī)范來編寫，字體不一，插圖不清晰，附表沒有表頭;班報(bào)表、采樣表等不著墨或者著墨不全（規(guī)范要求對(duì)點(diǎn)號(hào)、巖層產(chǎn)狀、地層代號(hào)、厚度、長(zhǎng)度、面積、體積、坐標(biāo)等重要數(shù)據(jù)，重要地質(zhì)現(xiàn)象素描圖及其他主要圖件均應(yīng)著墨），還有字跡潦草的問題?？傮w來講，匯交上來的原始地質(zhì)資料質(zhì)量問題是普遍存在的，而且比較嚴(yán)重[6]。

4.3 保密工作存在隱患

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域也無可避免實(shí)現(xiàn)了電子信息化，顯而易見，電子信息化是檔案發(fā)展的未來方向和趨勢(shì)。原始資料匯交現(xiàn)在大部分都要求必須電子化或者掃描電子化，電子化后的原始資料更有利于長(zhǎng)期保存和有效利用，更方便查閱，但是隨之帶來的是泄密的風(fēng)險(xiǎn)大大增加。如何在互聯(lián)網(wǎng)世界中做好原始資料保密工作無疑成為我們現(xiàn)今面臨的挑戰(zhàn)之一。造成泄密事故的原因，筆者認(rèn)為有3點(diǎn)：一是思想認(rèn)識(shí)上不足，保密意識(shí)不強(qiáng)，存在僥幸心理;二是硬件設(shè)備設(shè)施沒有滿足保密需求，涉密計(jì)算機(jī)的管理不同于一般的計(jì)算機(jī)管理，無論從硬件還是軟件都有其特殊性，使用起來也比一般計(jì)算機(jī)要復(fù)雜，甚至要犧牲部分的便利性;三是保密管理制度沒有完善，借閱流程不規(guī)范，獎(jiǎng)罰制度執(zhí)行不力。

5? 關(guān)于以上問題的幾點(diǎn)建議

5.1 要從思想源頭上解決問題，加強(qiáng)資料匯交的意識(shí)和保密意識(shí)

項(xiàng)目從立項(xiàng)實(shí)施直到資料匯交才算是一個(gè)完整的流程，可是很多項(xiàng)目工作人員往往忽視了最后一步資料匯交，在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、審批、實(shí)施、評(píng)審等過程中形成的很多管理性文件不予重視，因此容易造成原始資料缺失的現(xiàn)象。解決途徑必須是從源頭抓起，強(qiáng)調(diào)匯交意識(shí)和保密意識(shí)，應(yīng)交盡交，交齊全、交完整、交完備。從下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)書開始就得安排好匯交任務(wù)，指定匯交負(fù)責(zé)人，匯交不能成為一項(xiàng)可有可無的程序。只有匯交意識(shí)提高了，才能有利于資料的匯交完整。而保密要求也是從始至終貫穿整個(gè)項(xiàng)目流程，尤其注意項(xiàng)目中出現(xiàn)或衍生的地形圖、數(shù)據(jù)等資料，要加強(qiáng)保密保護(hù)意識(shí)。

5.2 加強(qiáng)相關(guān)工作人員的多方面學(xué)習(xí)

這里的相關(guān)工作人員不僅指資料管理人員，還包括了項(xiàng)目組工作人員。資料管理人員不光熟悉檔案管理方面的知識(shí)，還需要及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，熟悉工作流程，掌握工作進(jìn)展，熟悉各種原始資料（包括鉆孔施工、探槽施工、地質(zhì)剖面測(cè)量、地化剖面測(cè)量、地質(zhì)填圖、地質(zhì)采樣）的形成過程，及時(shí)與項(xiàng)目工作人員溝通，督促項(xiàng)目組的匯交進(jìn)度。而項(xiàng)目工作人員不光是掌握熟悉本業(yè)務(wù)范圍的知識(shí)和技能，也應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握原始地質(zhì)資料匯交范圍、格式和要求等資料管理方面的知識(shí)，增強(qiáng)資料歸檔的意識(shí)。而保密學(xué)習(xí)不應(yīng)僅限于資料管理人員，所有工作人員都需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。由于自動(dòng)化辦公設(shè)施的普及，每個(gè)工作人員的電腦里難免存有自己參與過工作的資料，因此所有工作人員應(yīng)加強(qiáng)保密學(xué)習(xí)，熟悉保密范圍、密級(jí)分類及保管措施等知識(shí)。

5.3 加強(qiáng)原始地質(zhì)資料管理制度建設(shè)

在資料管理過程中應(yīng)當(dāng)重視制度的建設(shè)，猶如社會(huì)需要法治一樣。完善資料管理制度，才能規(guī)范資料管理工作，保障資料管理的實(shí)施，減少借閱資料的丟失和受損。根據(jù)筆者以往的工作經(jīng)驗(yàn)，在制度建設(shè)中應(yīng)該增加以下內(nèi)容。

強(qiáng)調(diào)完善匯交原始資料的內(nèi)容，匯交上來的原始資料按照規(guī)范應(yīng)分為十大類：（1）成果底稿類底圖;（2）測(cè)繪資料類;（3）野外地質(zhì)觀察類;（4）勘探工程及現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)類;（5）采樣測(cè)試鑒定類;（6）試油、試采、采油類;（7）儀器記錄及動(dòng)態(tài)資料類;（8）航遙影像類;（9）中間性綜合資料類;（10）技術(shù)管理文件類。每個(gè)大類中又分別有自己的小類，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)行的實(shí)物工作量來收集與匯交，沒有的類別不做強(qiáng)制性匯交要求。

應(yīng)增加借閱人的證明材料如身份證、工作單位及電話號(hào)碼等;隨著信息時(shí)代的發(fā)展，借閱電子資料的要求越來越多，泄密的幾率也隨之大大增加。尤其是對(duì)非本單位人員的涉密資料借閱，應(yīng)在制度上有嚴(yán)格的保密措施來防止泄密。

提高地質(zhì)資料管理人員的素質(zhì)。地質(zhì)資料管理人員因其自身身份的特殊及重要性，應(yīng)該具備較高的專業(yè)素質(zhì)和保密意識(shí)。地質(zhì)資料管理人員在工作過程中，也應(yīng)該積極汲取各方面的知識(shí)，不斷提高專業(yè)水平，培養(yǎng)高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)。

借閱過程中不可隨意轉(zhuǎn)借，如有轉(zhuǎn)借，需有登記;這一點(diǎn)也是實(shí)際工作中經(jīng)常遇到的，誰借出誰負(fù)責(zé)，如有轉(zhuǎn)借他人，造成資料泄密或遺失等，應(yīng)擔(dān)負(fù)主要責(zé)任。

實(shí)施一定的強(qiáng)制性懲罰措施，對(duì)于逾期不歸還檔案的或丟失檔案的，予以一定經(jīng)濟(jì)上的懲罰或限制今后借閱資料的數(shù)量。通過完善并落實(shí)檔案管理制度，才能切實(shí)保障資料管理工作的有序進(jìn)行。

規(guī)范資料管理程序，將借閱資料的歸檔、保管、移交、借閱、保密、銷毀及庫房管理等列入制度管理。

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