如何做好電子檔案管理的保密工作

謝洪林

摘?要：檔案中記載了國家機關(guān)和企事業(yè)單位發(fā)展中的關(guān)鍵信息，所以檔案管理中加強保密工作尤為關(guān)鍵。檔案管理工作中，機密檔案管理受到了人們的高度重視，而信息技術(shù)的應(yīng)用也轉(zhuǎn)變了檔案管理的模式，為檔案日常管理提供了諸多便利。為此，本文就主要分析了做好電子檔案管理的保密工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;保密工作;措施

當前，大數(shù)據(jù)和信息化時代已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢。電子檔案保密工作是加強檔案信息安全管理的有效措施，在信息技術(shù)日新月異的今天，也要采取有效措施做好電子檔案保密工作，以避免工作失誤引發(fā)的檔案信息泄露問題。

1?電子檔案概述

電子檔案主要以數(shù)字編碼的方式將信息存儲于磁盤、磁帶和光介質(zhì)之中，同時，計算機能夠準確識別并科學處理電子檔案中的信息，該信息以數(shù)字代碼序列完成網(wǎng)絡(luò)傳輸。如信息準確地記錄于存儲載體后，則成為數(shù)字化信息，并具有較強的機讀性特征，存儲信息的數(shù)量較大，信息內(nèi)容尤為豐富。

2?電子檔案管理的特點

電子檔案管理模式的優(yōu)點如下所述：其一，管理便捷。電子檔案經(jīng)壓縮技術(shù)處理后，數(shù)據(jù)信息占用的空間較小，便于保存。其二，數(shù)據(jù)信息傳輸速率快。電子檔案的數(shù)據(jù)信息傳輸速率較快，便于查閱與調(diào)用。正是因為電子檔案管理模式的這些優(yōu)點，使其受到企業(yè)的高度重視。但需要注意的是，電子檔案管理模式也存在一定的缺陷。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也越來越復(fù)雜，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息極易因黑客攻擊或病毒侵襲而泄露。一旦數(shù)據(jù)信息泄露，就會給企業(yè)造成無法預(yù)估的損失。另外，電子檔案的加密程度直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。由于技術(shù)方面的限制，增加了數(shù)據(jù)信息的安全隱患。

3?電子信息檔案管理保密性的影響因素

為滿足現(xiàn)代社會發(fā)展要求，將電子信息技術(shù)拓展應(yīng)用到檔案管理工作中逐步成為主流趨勢。眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)具有數(shù)據(jù)共享化與信息開放化特征。而這種基本特征也在一定程度上增大了數(shù)據(jù)信息泄露風險，并對電子檔案數(shù)據(jù)信息管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，在電子檔案管理工作過程中，普遍存在信息丟失、篡改、泄露等問題。這些問題的誘導(dǎo)因素主要包括如下幾方面：

（1）通過計算機端口連接藍牙或外接USB數(shù)據(jù)線等途徑對數(shù)據(jù)信息進行復(fù)制。在局域網(wǎng)環(huán)境下，對數(shù)據(jù)信息實行遠距離復(fù)制與傳輸。不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取正處于遠距離傳輸狀態(tài)的數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息泄露。

（2）病毒能夠?qū)﹄娮訖n案的數(shù)據(jù)信息加以復(fù)制，同時阻攔人為常規(guī)的查殺操作，清理痕跡。某些計算機病毒不僅隱蔽性強，而且傳播途徑不唯一，增加了數(shù)據(jù)信息泄露安全隱患。

（3）黑客攻擊。不法分子為牟取經(jīng)濟利益，往往會利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊計算機系統(tǒng)，竊取電子檔案中的數(shù)據(jù)信息。這種行為不僅會使數(shù)據(jù)信息遭到泄露，還有可能使企業(yè)的整個計算機系統(tǒng)陷入癱瘓狀態(tài)，無法正常工作。

4?信息時代電子檔案管理中保密工作面臨的挑戰(zhàn)

4.1?檔案管理人員責任意識與保密意識薄弱

在傳統(tǒng)職業(yè)教育與崗位教育的影響下，大多數(shù)檔案管理人員都能做到對電子檔案不動口、不動手。但對電子檔案的保密工作缺乏應(yīng)有的重視。部分檔案管理人員會利用公共計算機登錄系統(tǒng)，查閱和傳輸文件檔案，或?qū)⑽丛O(shè)置訪問權(quán)限的檔案管理系統(tǒng)交由其他崗位人員臨時管理。殊不知這些危險行為會增大檔案信息泄露的隱患。

4.2?檔案保密技術(shù)落后

在信息時代背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放化與數(shù)據(jù)信息的共享化，這在一定程度上加大了檔案保密工作的難度?，F(xiàn)代信息技術(shù)在竊密領(lǐng)域的應(yīng)用，進一步激化了竊密與反竊密之間的斗爭，加重了企業(yè)電子檔案管理工作的負擔。與此同時，由于我國在檔案保密技術(shù)研發(fā)方面的起步時間較晚，也使得檔案保密技術(shù)的研發(fā)進度遠遠落后于網(wǎng)絡(luò)開發(fā)進度，且檔案信息安全防范能力也有待提高。

5?電子信息檔案管理保密措施

電子信息檔案管理保密工作中，應(yīng)加強保密防范意識、重視檔案管理的軟硬件建設(shè)、合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。

5.1?增強保密防范意識

5.1.1?加強檔案使用者的保密意識

首先，應(yīng)立足終端，有效避免電子檔案信息泄露問題。日常工作中應(yīng)采取多種措施不斷提高檔案使用者的電子檔案保密工作意識和理念，使其在檔案利用中嚴格遵守既定的規(guī)范和制度，準確把握自身需要承擔的法律責任，嚴格要求自己，使其成為規(guī)范和約束管理人員行為的準則。

因此，在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)高度重視電子檔案使用中的保密工作，尤其要加強宣傳工作，以引導(dǎo)檔案使用者全方位了解檔案使用過程中的不規(guī)范行為類型和內(nèi)容。在系統(tǒng)學習的基礎(chǔ)上，使用者的保密意識也可顯著提升。此外，還應(yīng)采取多種措施不斷提高法律常識的宣傳力度，引導(dǎo)使用者增強保密意識，樹立法制觀念，從而最大限度地避免檔案信息泄露問題。電子檔案信息的使用者也應(yīng)充分了解和掌握檔案使用及處理的程序，掌握電子檔案保密及防護的有效途徑。

企業(yè)職工應(yīng)認真學習，組織職工學習《保密法》《檔案法》，合理利用檔案管理人員現(xiàn)有的專業(yè)知識，組織開展電子檔案的利用方法及專業(yè)知識培訓(xùn)。組織系統(tǒng)性的電子檔案使用教學，不斷提升職工對電子檔案保密的認識，這能夠有效控制由于操作失誤所引發(fā)的信息泄露問題。

5.1.2?加強檔案管理者的保密意識

電子檔案管理人員需要做好檔案管理工作以及保密監(jiān)督工作。管理人員在檔案保密工作中扮演著不可忽視的角色，直接影響了檔案安全。因此，應(yīng)采取有效措施不斷提高檔案管理人員的保密防范意識，加強檔案保密培訓(xùn)工作，工作人員應(yīng)不斷提升保密防范意識，堅持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力。