醫(yī)院檔案管理存在的問題與措施分析

孫偉

[摘 要]醫(yī)院檔案記錄了患者信息、病例與學術研究等資料，承載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，是醫(yī)院發(fā)展的重要存證，因此，對醫(yī)院檔案的妥善管理尤為重要。醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院各項階段的活動互相關聯(lián)，關聯(lián)內(nèi)容包括對各項活動信息的整理記錄、收集查閱、歸檔立卷等，同時，醫(yī)院檔案管理也體現(xiàn)了醫(yī)院的整體管理水平。然而，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中依舊存在許多問題，文章在簡述了醫(yī)院檔案管理價值的基礎上，針對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，進行了分析與討論，并提出了相關建議。

[關鍵詞]檔案管理;醫(yī)院檔案;管理工作

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.26.080

隨著社會的發(fā)展，社會醫(yī)療保險制度與醫(yī)療衛(wèi)生體制也進入新的改革時期，醫(yī)院作為醫(yī)療行業(yè)的主體，也隨之進入了全新的發(fā)展階段。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要部分，是醫(yī)院建設發(fā)展的核心依據(jù)，是醫(yī)院文化建設效果的充分體現(xiàn)，檔案管理工作也是新時期背景下醫(yī)院建設發(fā)展的要點。在醫(yī)院檔案管理工作中，應以實際情況為基準，進行檔案的建立、歸類等工作，使醫(yī)院檔案充分發(fā)揮其存在價值。

1 醫(yī)院檔案管理的價值與作用

1.1 醫(yī)院檔案管理的價值

醫(yī)院檔案管理存在的目的之一是為保障檔案的價值性。檔案存在的價值根據(jù)價值實現(xiàn)時間區(qū)分為長遠價值和現(xiàn)實價值。從效果和實現(xiàn)領域可以分為信息價值和憑證價值，信息價值是基于醫(yī)院檔案真實性、準確性的基礎上，發(fā)揮檔案的可參考價值，從而將原始檔案作為一種情報資源信息的價值存在;憑證價值是檔案存在的基本作用，檔案存在的原始性和真實性使檔案保留著真實的歷史標記，從而具有憑證價值。從醫(yī)院檔案主體區(qū)分為第一價值和第二價值，第一價值是檔案信息對醫(yī)院的價值，第二價值是檔案信息對醫(yī)院之外的其他組織、個體的影響與使用價值。

1.2 ?醫(yī)院檔案管理的作用

醫(yī)院檔案管理的作用是多個層面的，主要表現(xiàn)在以下四方面：其一，業(yè)務作用。是指在醫(yī)院與患者之間形成的作用，記錄了醫(yī)院發(fā)展的相關過程和成果以及患者的健康情況，是醫(yī)院開展業(yè)務的必要措施;其二，法律作用。在業(yè)務作用的基礎上，醫(yī)院與患者之間對業(yè)務過程與結果達不成一致，醫(yī)院檔案的存在是具有法律效應的證明，雙向維護醫(yī)院與患者之間的合法權益;其三，教育作用。醫(yī)院檔案不但是一種醫(yī)療憑證、業(yè)務憑證，檔案病例還具有深刻的教育意義，為醫(yī)療行業(yè)的研究發(fā)展提供了信息依據(jù);其四，文化作用。醫(yī)院檔案也是對醫(yī)療文化的一種記載方式，是人類文明的體現(xiàn)。

2 醫(yī)院檔案管理的原則

2.1 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化原則

醫(yī)院檔案管理流程集合了對檔案資料的記錄、收集、保管、開發(fā)利用等，整個管理流程具有規(guī)范化的特點，管理流程的建立包括：首先，對醫(yī)院檔案資料進行統(tǒng)一規(guī)范的立卷歸檔，在管理過程中要保障檔案資料的時效性與完整性，對繁雜的立卷工作要進行合理分工，對檔案資料進行科學劃分，以實際作用為依據(jù)設定檔案資料的保管期限;其次，要依照相關標準，對檔案管理工作流程進行統(tǒng)一規(guī)范，對管理中的不同環(huán)節(jié)進行檢查，從而保障檔案的系統(tǒng)化;最后，操作技術要規(guī)范，包括對電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理，要具備一定的工作技巧，懂得一定的工作方法。

2.2 醫(yī)院檔案管理標準化原則

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中，大部分管理人員都是由公文部調(diào)動過來的，可以說醫(yī)院檔案管理與公文管理具備相同的重要性。在公文管理中，為保障公文管理的效率，需要對公文質(zhì)量嚴格把關，依照統(tǒng)一的管理標準進行標準化管理。對公文紙質(zhì)進行優(yōu)選，公文紙的尺寸要符合統(tǒng)一規(guī)定的尺寸標準，滿足審批權限，簽發(fā)手續(xù)通過后制法，并標有公文日期;對不同作用和形式的公文，要求字跡清晰鮮明，方便保存;依照規(guī)定的格式規(guī)范要求，統(tǒng)一公文格式，提高檔案的管理質(zhì)量與效率。

2.3 醫(yī)院檔案管理保密性原則

在現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院檔案管理分為兩種不同的管理形式，即電子檔案管理以及紙質(zhì)檔案管理，在管理過程中，首要做好對醫(yī)院檔案資料的保密工作，堅持保密原則為第一原則 ，同時也要保持原始檔案的完整性，即紙質(zhì)檔案的原始性。對電子檔案原始性的管理是如今管理工作中面臨的難點，應提高電子檔案的加密工作，從而保障電子檔案的原始性和安全性。

3 醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

3.1 醫(yī)院對檔案管理工作的輕視

醫(yī)院檔案管理工作重視程度不足，是長期以來的普遍現(xiàn)象，檔案管理職位任職人員大都存在專業(yè)性不強、管理能力不足等問題，這就造成檔案管理人員對醫(yī)院檔案管理過程中的檔案收集、整理、保存的不重視，從而導致許多重要的醫(yī)院檔案資料遺失。同時，近些年醫(yī)療行業(yè)發(fā)展迅速，然而醫(yī)院檔案管理的發(fā)展卻相對不同步，在檔案存儲設備、管理人員專業(yè)素質(zhì)、檔案存檔空間等需要優(yōu)化的地方卻依舊沒有重視起來，醫(yī)院對檔案管理工作并沒有明確規(guī)劃與詳細計劃，對檔案管理的改革存在輕視。

3.2 檔案管理制度不完善

完善的醫(yī)院檔案管理需要一系列的管理制度為實施保障，然而，大部分醫(yī)院都存在檔案管理制度不完善、檔案管理水平低下、檔案管理制度執(zhí)行力不足等問題。在檔案管理工作過程中，缺少監(jiān)督、考核環(huán)節(jié)，檔案管理人員我行我素，管理制度形同虛設。我國科技發(fā)展迅速，各行業(yè)均在提倡信息化管理，運用計算機技術、網(wǎng)絡技術以及大數(shù)據(jù)進行檔案管理是大勢所趨。

3.3 檔案管理人員專業(yè)性不足

就目前來說，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員并非檔案管理相關專業(yè)畢業(yè)，而是由醫(yī)院后勤兼職管理，有些甚至沒有接受過相關培訓，無論從專業(yè)性、系統(tǒng)性、專業(yè)經(jīng)驗來說都很缺乏，檔案管理人員所具有的經(jīng)驗大都是在檔案管理中摸索的，缺少系統(tǒng)性的教學，從而在檔案管理工作中存在許多管理上的漏洞。另外，許多檔案管理人員因?qū)I(yè)性不足，也存在對工作不積極、不投入的情況。