試析新形勢下如何加強(qiáng)公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作

朱春波

摘要：加強(qiáng)公積金業(yè)務(wù)檔案管理，是當(dāng)前我國公積金管理中需要改進(jìn)的重要工作，應(yīng)當(dāng)引起高度重視，行動上積極作為，工作中從基礎(chǔ)抓起，提高公積金業(yè)務(wù)檔案管理水平，更好地開展工作，推進(jìn)服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：檔案分級;檔案集成;一體化管理

公積金業(yè)務(wù)檔案是公積金業(yè)務(wù)憑證、公積金業(yè)務(wù)帳簿、公積金業(yè)務(wù)報(bào)表等專門材料，以及其他公積金業(yè)務(wù)材料，它為用戶提供可靠的信息，具有豐富的初始信息和永久價(jià)值，以及規(guī)劃、規(guī)劃的局和咨詢材料，在社會經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮著重要作用。

一、論題的理論與實(shí)踐意義

（一）理論意義

創(chuàng)新公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度和模式，形成公積金業(yè)務(wù)檔案管理的機(jī)制，提高檔案管理的效率是時(shí)代的必然。公積金業(yè)務(wù)檔案的保存條件不斷變化，隨著我們社會的轉(zhuǎn)型和電子技術(shù)的發(fā)展，對公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度和模式的研究，可以為公積金業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)際工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)，以及提高公眾對公積金業(yè)務(wù)檔案管理最佳做法的認(rèn)識，研究結(jié)果有利于整合不同的科學(xué)，既有利于檔案事業(yè)的發(fā)展，又符合現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展趨勢。

（二）實(shí)踐意義

新形勢下的公積金業(yè)務(wù)檔案管理研究，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，對公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度和模式的研究也有助于全面提高監(jiān)督研究公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度和模式有利于建立新的公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度，在這個(gè)框架內(nèi)，要素可以彌補(bǔ)差距，發(fā)揮更積極的作用，提高效率，有利于進(jìn)一步發(fā)展和完善公積金業(yè)務(wù)檔案管理體系，發(fā)現(xiàn)管理模式的變化，理論變革和數(shù)字化的指導(dǎo)原則，網(wǎng)絡(luò)沖擊下公積金業(yè)務(wù)檔案管理的變化及采取相應(yīng)有效的管理方法，全面完善持續(xù)優(yōu)化公積金業(yè)務(wù)檔案管理是信息集成的基石，也是實(shí)施知識管理體系的基礎(chǔ)只有優(yōu)化公積金業(yè)務(wù)檔案管理才能邁上新的臺階。

二、目前研究評述

（一）國外檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀

檔案作為檔案事業(yè)的一個(gè)分支，最初是在工業(yè)化國家和世界各地區(qū)進(jìn)行管理的。像瑞士、荷蘭和美國，公積金業(yè)務(wù)檔案的大規(guī)模收集和保存已經(jīng)開始。自本世紀(jì)初以來，世界各地的記錄管理發(fā)生了重大變化，國外檔案管理系統(tǒng)和模式也具有多元化的特點(diǎn)。

（二）國內(nèi)對公積金業(yè)務(wù)檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀

我們的檔案工作是國家檔案活動的一部分，由國家檔案館管理，從一開始就建立了一個(gè)廣泛的檔案網(wǎng)絡(luò)。我國檔案管理制度，集中統(tǒng)一，分級管理，區(qū)塊統(tǒng)一，自主性是我們檔案管理體系的一個(gè)概括性概述。我國檔案管理的具體模式是為管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的，這對我們的檔案工作的建立和發(fā)展至關(guān)重要?，F(xiàn)階段檔案館主要從事研究和工作，由于經(jīng)濟(jì)體制和結(jié)構(gòu)的深刻變化，以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對信息資源和知識管理理念以及這種舊的管理體系的影響，作為加入世界貿(mào)易組織的一員，情況開始發(fā)生變化，大多數(shù)學(xué)者堅(jiān)持檔案管理部門應(yīng)該給予自主要的權(quán)利，避免在新的業(yè)務(wù)檔案管理時(shí)期不考慮行業(yè)具體情況和自身具體情況的"模板"管理模式，其管理模式主要有：

1.檔案的集中管理。組織檔案的集中管理，但其實(shí)際執(zhí)行往往取決于規(guī)模、管理體系和技術(shù)水平。

2、管理層次結(jié)構(gòu)檔案。這種管理模式的優(yōu)點(diǎn)是管理靈活，職責(zé)明確，使用方便。

3.分散的檔案管理。不同部門管理自己的檔案，經(jīng)常導(dǎo)致管理上交叉。

4、檔案信息綜合管理。綜合管理是科技發(fā)展帶來的新思路，特別是在計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用方面。

三、公積金業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

公積金業(yè)務(wù)檔案是真實(shí)的歷史文獻(xiàn)，它在社會經(jīng)濟(jì)活動中的作用決定了改進(jìn)公積金業(yè)務(wù)檔案管理的必要性。對公積金業(yè)務(wù)檔案管理的認(rèn)識還很低，公積金業(yè)務(wù)檔案作為新的檔案學(xué)科，缺乏深入的研究，在許多單位的日常公積金業(yè)務(wù)工作中，報(bào)告重、管理輕，公積金業(yè)務(wù)檔案亂七八糟，存在一些問題。

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。不少基礎(chǔ)設(shè)施均處于欠缺或正在興建中，以致認(rèn)為用于保存檔案的檔案條件較差，基本上不符合檔案保管要求，因此，如果儲存不符合檔案管理要求，可能導(dǎo)致住房基金會檔案丟失、損壞等。

（二）缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度。由于我國住房管理工作較晚，現(xiàn)時(shí)并沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，以致日常檔案的管理出現(xiàn)混亂，以及雖然一些地方房屋管理部門已根據(jù)本身的情況，制訂適當(dāng)?shù)臋n案管理制度，由于缺乏參考和宏觀指導(dǎo)，導(dǎo)致這些管理體系缺乏全面性和系統(tǒng)性，而房屋基金檔案的保存，未能提供全面的指引。

（三）檔案管理制度不現(xiàn)代化。目前還沒有統(tǒng)一的住房基金檔案管理模式，因此，不同地區(qū)或住房管理中心的管理模式不同，但由于人手不足，大部分管理部門并沒有特別的檔案，通常檔案工作人員只負(fù)責(zé)檔案的收集。檔案的維護(hù)和歸檔，以及檔案的使用、檔案的翻譯等。沒有充分認(rèn)識到保存檔案的重要性，以及缺乏適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管，導(dǎo)致檔案管理是任意的。

（四）檔案資源利用不足。有關(guān)房屋儲備的檔案文件一般來自其他社會部門，而各檔案館的管理制度各有不同，以致檔案存檔后無法查閱基金會的檔案，亦由于認(rèn)為相當(dāng)一部分檔案資源不能實(shí)際使用，造成檔案資源浪費(fèi)。

四、加強(qiáng)公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作的建議

（一）提高檔案意識，規(guī)范基礎(chǔ)管理。訂單必須按月按時(shí)間順序放入公積金業(yè)務(wù)檔案（紀(jì)實(shí)）盒中，并應(yīng)仔細(xì)填寫檔案正面的每一項(xiàng)，年終賬目應(yīng)當(dāng)采用固定式，活頁賬目應(yīng)當(dāng)從中提取賬戶，分類賬使用登記表，應(yīng)與書籍一起裝訂，應(yīng)按頁碼順序注明。

（二）加強(qiáng)公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度。完善公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度，單位公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定辦理《檔案法》、《公積金業(yè)務(wù)法》、《公積金業(yè)務(wù)檔案管理?xiàng)l例》等規(guī)定，以及打印的紙質(zhì)記錄和磁性記錄，各單位應(yīng)將包含公積金業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)移交給檔案管理部門。

（三）加強(qiáng)檔案及硬件管理基礎(chǔ)設(shè)施.鑒于現(xiàn)時(shí)公積金檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的積壓，要加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)，要按照檔案法的要求，增加檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)，以及通過提供更多的設(shè)施和為現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)配備足夠的硬件來改善檔案工作條件，加快檔案管理軟件的開發(fā)、檔案控制系統(tǒng)等，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理體系建設(shè)適應(yīng)信息時(shí)代的需要，現(xiàn)檔案無紙化管理，以及透過紙張及數(shù)碼兩種特別重要的檔案雙重保險(xiǎn)，提高檔案管理的效率。

（四）規(guī)范公積金業(yè)務(wù)檔案移交手續(xù)。公積金業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)辦理一切必要的手續(xù)，將記錄文件交給檔案機(jī)構(gòu)保管所需的文件。公積金業(yè)務(wù)檔案目前存放在財(cái)務(wù)和公積金業(yè)務(wù)部門，但它們是由一個(gè)轉(zhuǎn)人來管理的。為了配置特殊的櫥柜和防盜、消防、霉菌、貝類的設(shè)備，如有被淘汰的公積金業(yè)務(wù)師，其公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)交由單位檔案館或財(cái)務(wù)公積金業(yè)務(wù)處保管，而非保管。如有，停止記賬的單位，其記賬憑證應(yīng)當(dāng)保存在主檔案館，所有未移交的人員，必須立即辦理移交手續(xù)。

（五）規(guī)范公積金業(yè)務(wù)檔案的保管期限和銷毀管理。各單位公積金業(yè)務(wù)文件的保管期限嚴(yán)格按照要求，保存公積金業(yè)務(wù)檔案的方法規(guī)定。單位公積金業(yè)務(wù)檔案管理部門作出銷毀決定，并會同財(cái)務(wù)部門核實(shí)，隨后編制銷毀登記檔案，機(jī)關(guān)、經(jīng)濟(jì)部門經(jīng)主管批準(zhǔn)報(bào)告銷毀情況;管理部門審查的，經(jīng)上級批準(zhǔn)予以銷毀。未清償債務(wù)的原始證明文件，應(yīng)當(dāng)分別報(bào)送，并保存在公積金業(yè)務(wù)檔案中，直至付清。單位銷毀公積金業(yè)務(wù)憑證的，他們共同監(jiān)督他們的保管和財(cái)務(wù)報(bào)告，毀后在銷毀登記冊上簽字并管理核查報(bào)告股。

（六）提高公積金業(yè)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)水平，提高公積金業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量管理水平，公積金業(yè)務(wù)人員對規(guī)范性文件的了解和資格決定了檔案的質(zhì)量。將公積金業(yè)務(wù)檔案管理和公積金業(yè)務(wù)管理培訓(xùn)納入公積金業(yè)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)，從基本的公積金業(yè)務(wù)檔案管理操作培訓(xùn)入手，使他們具備基本的公積金業(yè)務(wù)檔案管理知識和操作技能，使他們能夠進(jìn)行公積金業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范工作。

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