關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

汪靜

摘要：在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，各行各業(yè)在開展相關(guān)工作時(shí)，都引入了信息技術(shù)，推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在開展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)單位需要做到與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)引入檔案管理工作之中，借此加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足之處，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而相關(guān)單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效建設(shè)，則需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行全面解析，同時(shí)還要掌握信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際情況，采用科學(xué)合理的方式，提升檔案管理工作的信息化水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;思考

檔案信息化管理，是指利用計(jì)算機(jī)為主的智能化手段計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮檔案管理。檔案信息化管理平臺(tái)，則是由計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備組成，以及多媒體、信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化傳遞、程序化處理，從而為檔案提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理系統(tǒng)。一言以蔽之，檔案信息化管理平臺(tái)，是由硬件設(shè)備與軟件工具共同組成的，檔案信息資源與公共信息傳遞系統(tǒng)相結(jié)合而形成的計(jì)算機(jī)服務(wù)平臺(tái)。檔案信息化平臺(tái)作為信息化建設(shè)的重要手段和內(nèi)容之一，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。加快推動(dòng)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，是適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理的必要舉措，對(duì)提升檔案管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價(jià)值

采用信息化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長(zhǎng)檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時(shí)，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時(shí)間和精力?，F(xiàn)階段，大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性，且在檔案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理規(guī)范性有待加強(qiáng)

在檔案信息化建設(shè)和發(fā)展中，雖然很多應(yīng)用軟件均可滿足電子公文管理的總體要求，但在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，只有部分軟件可滿足既定的管理要求。這就要求工作人員要制定統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段，尚未建立完善的組織規(guī)劃，這是檔案信息化建設(shè)中十分常見的問題，在信息化建設(shè)的過程中并未制定科學(xué)的規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，降低了檔案管理流程的合理性，無法保證檔案的有效利用，影響了檔案管理工作效率，甚至出現(xiàn)了低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的問題，該種情況也在一定程度上阻礙了檔案信息的合理應(yīng)用。再者，檔案管理工作不規(guī)范，管理方法較為落后，與經(jīng)營(yíng)管理存在脫節(jié)問題，干擾了檔案信息資源管理與其他環(huán)節(jié)信息管理間銜接的緊密性。

（二）信息化建設(shè)意識(shí)不足

對(duì)于信息化建設(shè)工作來說，其自身的有效開展實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，同時(shí)也加快了檔案管理服務(wù)理念的變革發(fā)展。信息技術(shù)在檔案管理工作中的合理應(yīng)用，能夠在較大程度上提升檔案管理工作的效率，而且也能夠提高其服務(wù)水平，使得相關(guān)用戶對(duì)檔案資料的查閱更加方便，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享，這些都是檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。但是，部分檔案管理工作者對(duì)于信息化建設(shè)的重要作用缺乏全面且正確的認(rèn)知，以至于對(duì)于信息化建設(shè)的重視度不高，一些檔案管理者本身的思想觀念比較傳統(tǒng)，對(duì)于檔案信息化建設(shè)接受程度較低，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程無法順利推進(jìn)，最終影響到檔案管理的變革創(chuàng)新發(fā)展，大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）不同的檔案管理部門存在差異性

不同區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有一定的差異性，且其發(fā)展速度也不一樣，這樣也會(huì)影響到檔案管理的信息化程度，受經(jīng)濟(jì)因素的影響，各地區(qū)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入力度不同，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度存在較大的差異。一些地區(qū)的檔案管理部門，已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的管理，大大提升了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是還有部分檔案管理部門還在使用單機(jī)開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理水平比較低下，難以實(shí)現(xiàn)有效的資源共享，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平欠缺

檔案管理工作中，很多人員均為兼職的管理人員，只有很少的一部分檔案管理人員專職從事檔案管理工作。因此，檔案管理人員的專業(yè)能力和工作水平存在較大的差異。兼職的檔案管理人員并未受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，僅僅依據(jù)自身的計(jì)算機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)完成檔案管理工作，故而無法及時(shí)有效地解決工作中出現(xiàn)的問題，只能等待專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)問題進(jìn)行處理。另外，管理人員專業(yè)知識(shí)明顯不足，在應(yīng)用管理軟件的過程中會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)，甚至信息錯(cuò)誤等問題，上述問題也成為影響檔案工作效率的關(guān)鍵因素。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

（一）加大檔案信息化建設(shè)軟硬件投入

相關(guān)單位必須高度重視信息化建設(shè)，同時(shí)結(jié)合國(guó)家規(guī)定和要求選擇軟硬件設(shè)備，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和通信方式的科學(xué)化建設(shè)。現(xiàn)如今，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的水平存在十分明顯的差異，能夠推動(dòng)檔案信息化的單位數(shù)量十分有限，而且并未形成規(guī)?；l(fā)展趨勢(shì)。這種情況與相關(guān)單位工作人員的重視程度有著十分密切的聯(lián)系。對(duì)此，相關(guān)部門需積極建立人才檔案及其他檔案的信息化建設(shè)機(jī)制，從而加強(qiáng)人員的管理意識(shí)，切實(shí)做好執(zhí)行工作，合作和協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作的有序開展，不斷提升信息化水平，為單位信息連接與共享創(chuàng)造有利條件。另外，檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是簡(jiǎn)化檔案工作，提高檔案信息的利用率，充分展現(xiàn)檔案信息的價(jià)值和作用。傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的壓力較大，任務(wù)量繁重。對(duì)此，可積極采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，使用掃描儀和智能識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文字、圖片及音頻資料向數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換，合理利用統(tǒng)計(jì)分析軟件，處理檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和更新的過程中，合理應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)能夠有效降低管理成本，且利用云計(jì)算技術(shù)建立的檔案平臺(tái)可在短時(shí)間內(nèi)存儲(chǔ)、查找并傳輸數(shù)據(jù)，也可維持?jǐn)?shù)據(jù)信息的安全性與完整性，信息化的優(yōu)勢(shì)十分明顯，故而有關(guān)單位務(wù)必高度重視設(shè)備投入，以順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。

（二）建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購(gòu)進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源?；诖?，相關(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺(tái)，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，相關(guān)單位要投入充足的資金費(fèi)用，購(gòu)買計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時(shí)還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)流程管理

將檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)內(nèi)容納入計(jì)算機(jī)管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案收集、查詢、借閱、歸還等工作流程的申請(qǐng)、審批、登記、歸還、銷毀等流程網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理流程。具體可在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置自動(dòng)生成系統(tǒng)，制作《檔案查詢、借閱申請(qǐng)及處理單》，處理單包括申請(qǐng)、審批、辦理、歸還等業(yè)務(wù)流程。每一個(gè)流程需要填寫相應(yīng)內(nèi)容，方可完成相應(yīng)流程內(nèi)容。如“申請(qǐng)”環(huán)節(jié)需要填寫案卷題名、檔號(hào)、密級(jí)、申請(qǐng)單位、申請(qǐng)人、申請(qǐng)?jiān)虻?“審批”環(huán)節(jié)需要填寫項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)、保密辦審核、公司領(lǐng)導(dǎo)簽名及簽批日期等。

（四）提高檔案管理者的專業(yè)水平

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主要落實(shí)者與推動(dòng)者，其自身的檔案管理能力及素養(yǎng)，會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接的影響。因此，相關(guān)單位若想加快檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)程，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作能力的重視，通過開展培訓(xùn)、講座、研討會(huì)等多種活動(dòng)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力，使其能夠在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用?；诖?，有關(guān)單位可以開展定期的專業(yè)培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容中融入先進(jìn)的檔案管理思想、管理技術(shù)手段等，也要將相關(guān)信息知識(shí)與技術(shù)加入其中，促使檔案管理人員在參與培訓(xùn)的過程中，能夠積累更多的專業(yè)知識(shí)，掌握信息化檔案管理工作的技能，提升其信息化意識(shí)，使得檔案管理者能夠熟練操作信息設(shè)備，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

四、結(jié)束語

檔案管理工作對(duì)諸多單位的建設(shè)與發(fā)展起到關(guān)鍵作用。檔案管理部門應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的意義與價(jià)值，認(rèn)真分析目前檔案信息化建設(shè)與管理中存在的各類問題。在時(shí)代發(fā)展的大背景下，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理的信息化水平。基于信息化技術(shù)，單位的檔案建設(shè)和管理將會(huì)更為高效有序，更為規(guī)范，進(jìn)而發(fā)揮出檔案的最大利用價(jià)值，為單位的穩(wěn)步前行提供強(qiáng)大助力。

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