公文處理工作的探討與思考

王淵

[摘 要]公文是行使行政職能的重要工具，其一方面發(fā)揮著管理行為的作用，另一方面也深刻反映了相應的價值觀和管理理念，在公文處理過程中，公文與黨政企業(yè)適用的法律法規(guī)之間存在諸多沖突和不相容，公文工作較為復雜，很難完全理解適應經(jīng)濟和企業(yè)管理的現(xiàn)實。

[關鍵詞]公文;處理;工作;探究

中圖分類號：D630.1? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）15-0088-03

文件處理是對個人素質(zhì)和文件處理能力的一種考驗。文件處理人員不僅要立足于底子，更要靈活，不僅要遵循流程，還要有突破創(chuàng)新的勇氣，它不僅需要功能性和柔情性，而且還需要技巧和精細性。

一、公文處理工作現(xiàn)狀

（一）公文處理工作機構和人員狀況

行政事務一直被看作企業(yè)單位的內(nèi)部管理，公文處理是行政事務中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，其責任主要在于辦公室，一般都有工作人員來處理公文。經(jīng)調(diào)查了解，這類公文處理者的工作經(jīng)驗比較簡單，主要從事中文或行政工作。從事公文處理的工作人員的基本素質(zhì)一般不高，即具有較高政治水平和經(jīng)驗豐富的秘書，往往承擔直接為行政主管提供支持或設計重要材料的任務。這不僅表現(xiàn)在縣級以上黨政機構中，而且在省、自治區(qū)、直轄市和設區(qū)的市級黨政企業(yè)中也十分普遍[1]。

（二）公文處理流程狀況

據(jù)2012年公告，公文處理工作主要由兩個部分組成，一個是文件的編制，另一個是文件的處理，其中文件編制包括文件的編制、審核、發(fā)布，文件處理包括文件的接收、發(fā)送和整理。而政府文件的編制與處理是法律賦予企業(yè)職能的具體載體，其編制與處理過程是相互補充、相互制約、相互制約的。這是一個社會各界共同參與、持續(xù)運作、長期發(fā)揮作用的過程。在此過程中，公文處理人員起著重要作用，他們負責協(xié)調(diào)運作，糾正錯誤，推動工作。由于電腦的普及，人們不斷探索如何實現(xiàn)辦公自動化。團體、企業(yè)單位通過各種信息系統(tǒng)，提高管理效率，利用各種“綠色公文評價標準”，對不同系統(tǒng)的兼容性提出了不同的要求。自動化系統(tǒng)的主要功能是解決公文業(yè)務的自動化，減少公文差錯，加強公文處理工作，提高工作效率，根據(jù)實踐經(jīng)驗，采用業(yè)務流程的概念，把文件的編制和文件的處理分為平行或串行兩種形式，大大降低了傳統(tǒng)紙制文件往返作業(yè)的人力、財力成本，并大大降低了不必要的費用。目前自動化系統(tǒng)主要有三個方面的問題，即加強各系統(tǒng)的兼容性，防止文件外泄，特別是由于自動化系統(tǒng)的不平衡性，需要對文件進行整理，因此，在自動化系統(tǒng)中的重復作業(yè)，增加了文件的作業(yè)流程，降低了文件處理的效率。

二、公文處理工作中存在的主要問題

（一）行文關系無法對應黨政企業(yè)相互關系

目前，我國大陸地區(qū)存在公文處理規(guī)則相對簡單僵化的情況，無法適應復雜的行政審批關系[2]。行政部門基于自身的主觀性而忽視這些原則，從而引起公眾的不滿。政府往往采取單邊行動，與作為治理對象的組織和企業(yè)政府部門存在程度不同的管理上的不正之風。在管理過程中，政府沒有向下層和企業(yè)解釋為什么會出現(xiàn)問題，僅采取了嚴格的管理措施。個別政府部門存在程度不同的管理上的不正之風。地方政府巧立名目亂收費、亂罰款、亂攤派，謀求團體利益，給政府與企業(yè)和群眾的關系帶來負面影響。個別地方政府則不求有功，但求無過，缺乏責任感和使命感。

（二）公文處理工作人治化現(xiàn)象嚴重

黨和政治機構在制定政策措施時，以部門利益為導向，以自身利益為出發(fā)點，這是不可取的，違反了政府公報的法治精神。比如，某省出臺文件，要求“外籍員工到相關地方政府接受培訓”。他們有資格在當?shù)毓ぷ?，這顯然是地方保護主義損害外來務工人員利益的傾向。黨和行政事業(yè)單位是國家權力的行使者、國家資源的保管者、公共利益的代言人，其主要目的是關心人民生產(chǎn)生活、造福社會，但一些事業(yè)單位對民生問題重視不夠，濫用職權，公函成為這些侵權和濫用職權行為的載體。近年來，雖然黨和行政企業(yè)的領導水平和公共服務質(zhì)量普遍提高，管理水平也有所提高，但對民主治理的法律法規(guī)和原則的認識還不夠。因此，如果公文的內(nèi)容不合情、不合理甚至與國家有關法律法規(guī)相抵觸，就會降低當?shù)卣耐?、損害人民群眾的利益[3]。

三、黨政企業(yè)公文不規(guī)范給管理工作帶來的危害

（一）導致黨政管理工作與依法治國精神相悖離

隨著我國經(jīng)濟體制改革和政治體制改革的不斷深化和完善，依法治國已成為群眾的共同要求，各級黨政企業(yè)日益形成必須依法管理的共識，這一共識的前提是公文的分發(fā)和傳播不與現(xiàn)行法律法規(guī)相沖突。第十九條締約方和政府企業(yè)公文處理的規(guī)定是：公文的編制符合國家法律、法規(guī)和方針，符合黨的方針政策，充分、準確地反映締約方的意圖，但是，這一規(guī)定并沒有得到充分執(zhí)行。少數(shù)同志認為，只要由集體領導決定，就可以做成公文，甚至經(jīng)主要領導同意就可下發(fā)，這就導致了公文的違法現(xiàn)象，與依法治國的精神背道而馳。此外，某市還下發(fā)文件，向市政企業(yè)和街道提供飲用水，并給予10%的獎勵，如果不完成任務，將受到批評[4]。

（二）影響黨政企業(yè)對公共事務管理的執(zhí)行力

公文是否規(guī)范，對黨政企業(yè)管理公共事務的執(zhí)行力有很大影響。公文的不規(guī)范和違法將嚴重影響黨政企業(yè)樹立權威和正常行政效率的發(fā)揮。一是非標準公文嚴重削弱了黨和政府企業(yè)的權威。公文是黨政企業(yè)領導的載體，是黨的意志的體現(xiàn)。而政府企業(yè)，尤其是降檔公文在公文管理中的作用，正是這種公文管理體現(xiàn)了黨政企業(yè)的行為。黨政企業(yè)為社會公共利益和廣大人民群眾的實際需要而努力，制定和公布一批有利于經(jīng)濟社會發(fā)展的公文，就很清楚自己是人民還是自己，人民群眾得到了真正的利益，就擁護黨政企業(yè)。相反，如果黨政企業(yè)是從小部門、小團體的利益中產(chǎn)生的，就違背了人民的利益，這是違背我們黨為人民服務這個根本宗旨的，也是堅決不允許的。如果某地政府制定的公文不符合當?shù)氐纳缜槊袂椋`背黨和國家的大政方針，那么就可能性影響群眾對政府企業(yè)的認可度，削弱執(zhí)政機構在行使管理職能、制定和支出公共政策時的執(zhí)行力[5]。

四、分析產(chǎn)生上述問題的深層次原因：公文處理工作者缺少法律和經(jīng)濟知識

公文審批涉及不同的領域，是一項綜合性的工作，所以公文處理行業(yè)一定要有很多方面的知識，但是按照傳統(tǒng)的觀念，公文審批就是審批格式，在這種觀念的影響下，黨政企業(yè)大量公文處理人員都是文秘、行政管理等專業(yè)畢業(yè)的年輕員工。這一群體具有現(xiàn)代漢語知識、一定的行政管理理論知識、良好的語言運用能力，他們善于用詞，表達清楚。但他們從事公文處理工作幾年后，受教育機會少，培訓內(nèi)容單一。很多人長期從事公文處理工作，幾年就有一次培訓機會。教育內(nèi)容一般局限于秘書工作、新公文格式等，幾乎不涉及法律、政策、經(jīng)濟等領域。此外，公文加工業(yè)交流換屆的機會也很少。由于文科畢業(yè)、缺乏法律經(jīng)濟知識教育、長期掛職三大原因，公文處理人員因缺乏經(jīng)濟知識而在法律部門工作，處理公文時對公文的實質(zhì)意義理解不夠，影響黨政企業(yè)編制公文的質(zhì)量。

五、公文處理工作思考

（一）把好文件處理第一關，嚴謹規(guī)范做好文件的簽收和登記

文件編制過程中應堅持集中統(tǒng)一管理的原則。企業(yè)辦公室是處理文件的系統(tǒng)管理部門，在接收文件前必須嚴格關閉和確認文件的入口。所有公文必須由專人受理，統(tǒng)一辦理，便于規(guī)范管理、閱讀和使用。

（二）區(qū)分輕重緩急，科學、高效地開展傳閱、承辦工作

辦公室機密室每天接收大量文件。如何準確、有效地流轉(zhuǎn)和處理文件，就要科學、有效地對秘書進行分類、流轉(zhuǎn)和記錄。首先，秘書要根據(jù)文件的緊急程度和重要程度來區(qū)分文件，然后對按地區(qū)分開的文件夾文件進行分類，并配置更多的顏色。緊急情況下的重要文件需要以紅色文件夾分發(fā)。一般文件以藍色文件夾分發(fā)和處理，機密文件以黑色文件夾分發(fā)到“密宗”文件夾。這樣，負責人就可以清晰地了解文件的概況，在溝通和處理過程中，先處理重要文件，再準確記錄，所有文件的處理過程都有明顯的操作流程，便于文件處理和痕跡數(shù)據(jù)的調(diào)查。

（三）科學靈活地開展催辦工作，緊抓辦文時效性

從某種意義上說，秘書在文件編寫過程中有時間和競爭性，在文件編寫過程中，要科學靈活地控制“文件處理的全局”。要保持良好的記錄，了解所有文件的截止日期，領導的意見，以及哪些文檔要快速處理，如何快速處理等問題。

（四）嚴肅認真把好公文審核關

應通過編制、修改、審查、校對等過程的各種檢查，在多步驟、多步驟的監(jiān)督下，對公文的準確性、有效性、準確性和準確性進行檢查，以保證其合理性，根據(jù)《公文處理辦法》的規(guī)定，公文的審核、打印應先安排后審核。編制文件時，必須經(jīng)過審核，每一個字都必須被審計。急題要穩(wěn)審，堅持“同心同德”的原則，審稿人要警惕瑣碎、盲目修改、經(jīng)驗主義、無所事事的錯誤。只有貫徹“六戒”，公文才能成為正宗。

（五）加強保管和歸檔工作的責任意識和安全意識

公文辦理完畢后，由保密人員臨時保管，并有序存放在指定地點。一般來說，每年年底，檔案工作人員應按照文件、檔案的有關規(guī)定，及時整理檔案，定期交文件部。檔案工作是文件處理的最后一個重要環(huán)節(jié)。保密人員和文件管理人員在辦理過程中將檔案交給接受方，要相互幫助，認真檢查歸檔文件的真實性、完整性和安全性。管理人員應具有較強的責任感和安全意識，妥善保管所有文件。

（六）安全保密工作要貫穿始終

正式文件作為單位政策、制度和其他業(yè)務的主要手段，往往涉及機密事項。負責人嚴格執(zhí)行《保密事項規(guī)定》的有關規(guī)定，并根據(jù)文件的保密要求和查詢范圍處理文件，對能夠接觸、閱讀公文的人員保密，以便做出通知，該人員應在文件的收費作為直接聯(lián)系相關文件，必須加強其保密意識，樹立保密觀念。只有認真保護好所有相關文件，才能確保國家秘密和行業(yè)秘密。

六、結語

綜上所述，文件是實現(xiàn)行政效率的保證。政務文件處理是指各級政府和政府部門編制、處理和管理的公文。但在實際運作中，各級政府和政府部門的公文處理工作還存在許多問題。其主要原因有公文類型錯誤，公文格式要素不規(guī)范，不嚴格遵守公文編制規(guī)則，不符合編制要求，不符合公文處理要求，不符合公文管理、電子公文管理以及公文處理業(yè)務自動化水平的要求等，這些問題制約著行政成本的合理控制，提高行政效率，取得良好的社會效益，也制約著政府行政效率的提高，限制了部門的工作效率。因此，領導干部要高度重視并解決上述問題，不斷加強制度建設，通過制度建設，制定出有針對性的解決辦法，進一步提高政府的工作質(zhì)量和行政效率。

參考文獻

[1]韓海波.關于做好公文處理工作的幾點思考[J].秘書，2016（09）：33-35.

[2]劉文森.談談對《關于<黨政企業(yè)公文處理工作條例>若干問題的思考》一文的見解[J].應用寫作，2016（08）：4-6.

[3]陳妙云.關于《黨政企業(yè)公文處理工作條例》若干問題的思考[J].應用寫作，2016（05）：59-60.

[4]王超慧.淺談院校內(nèi)部管理文化分析——辦公室公文處理工作的幾點思考[J].商業(yè)文化，2014（32）：226-227.

[5]谷瑞麗.對黨政企業(yè)公文“處理工作條例”及“格式”的幾點思考[J].寫作，2013（Z1）：7-8.