企業(yè)商業(yè)秘密檔案的有效管理研究

彭婕

摘 要：商業(yè)秘密檔案是企業(yè)的核心檔案資料，是企業(yè)發(fā)展的命脈所在，合理有效的企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理對(duì)保障企業(yè)核心利益來說，有著非常重要的作用，特別是當(dāng)下隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)也越來越激烈，商業(yè)秘密檔案的價(jià)值和作用也在這個(gè)過程中逐漸凸顯出來，并引起了企業(yè)的重點(diǎn)關(guān)注，如何對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密檔案進(jìn)行有效的保護(hù)，成了企業(yè)未來發(fā)展重點(diǎn)考慮的問題，本文以此為切入點(diǎn)，首先對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理價(jià)值進(jìn)行了分析，繼而就如何做好商業(yè)秘密檔案管理進(jìn)行了深入研究，希望能給企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：企業(yè);商業(yè)秘密檔案;有效管理

當(dāng)前隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)受到國際經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響也越來越大，企業(yè)也面臨著更為激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，內(nèi)部管理工作也有著更高的要求，傳統(tǒng)粗放式的內(nèi)部管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)下企業(yè)的發(fā)展需求，必須對(duì)此做出改變，而檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，其管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理的重中之重，特別是企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理工作，關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展，做好對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理是必然要求，而這也是確保企業(yè)商業(yè)秘密不流入市場(chǎng)，保證企業(yè)商業(yè)安全的關(guān)鍵所在，因此，對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密檔案的有效管理進(jìn)行研究，是非常有必要的。

一、企業(yè)商業(yè)秘密檔案及其管理價(jià)值概述

（一）企業(yè)商業(yè)秘密檔案

顧名思義，企業(yè)商業(yè)秘密檔案指的是與企業(yè)發(fā)展經(jīng)營過程中涉及到商業(yè)秘密信息的檔案，是企業(yè)發(fā)展的核心機(jī)密所在，盡管當(dāng)前國際市場(chǎng)環(huán)境下，各國法律對(duì)商業(yè)秘密的規(guī)定不同，但是在定義上大同小異，具備一定的趨同性。在我國的法律體系當(dāng)中，商業(yè)秘密主要是指企業(yè)或者當(dāng)事人所不愿意公開的技術(shù)、情報(bào)、信息等內(nèi)容，據(jù)此我們可以將商業(yè)秘密分為以下幾個(gè)類型，如表1所示：

而企業(yè)商業(yè)秘密文件的管理通常涉及如圖1所示的幾個(gè)流程：

（二）企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理價(jià)值

企業(yè)商業(yè)秘密檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展經(jīng)營來說有著非常重要的作用，若是商業(yè)秘密檔案管理不當(dāng)流入到社會(huì)環(huán)境或者競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手當(dāng)中，往往會(huì)對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展形成極為嚴(yán)重的影響，甚至?xí)苯訉?dǎo)致企業(yè)由此走向衰退。在當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境下，惡意競(jìng)爭(zhēng)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，像重大招投標(biāo)項(xiàng)目的標(biāo)的價(jià)格，關(guān)鍵生產(chǎn)工藝、重要客戶情報(bào)等商業(yè)秘密信息，企業(yè)做好對(duì)這些信息檔案的管理，就意味著企業(yè)的核心利益得到了保護(hù)，在未來的發(fā)展經(jīng)營中，企業(yè)就可以通過這些商業(yè)秘密檔案來獲取高額的經(jīng)濟(jì)利益，從而確保企業(yè)在市場(chǎng)環(huán)境中占據(jù)著核心地位，為未來的發(fā)展提供切實(shí)的保障。因此，企業(yè)商業(yè)秘密的管理是企業(yè)獲取合法收益，保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和旺盛生命力的關(guān)鍵所在，是企業(yè)發(fā)展過程的硬性需求。

此外，企業(yè)商業(yè)秘密檔案中有相當(dāng)一部分屬于技術(shù)創(chuàng)新型資料，對(duì)這些資料進(jìn)行保護(hù)意味著對(duì)創(chuàng)新型技術(shù)工藝的支持，這對(duì)企業(yè)新產(chǎn)品的研發(fā)來說，有著非常重要的鼓勵(lì)作用。反之，若是企業(yè)商業(yè)秘密檔案得不到有效管理，那么意味著企業(yè)毫無秘密可言，知識(shí)產(chǎn)權(quán)被肆意踐踏，經(jīng)濟(jì)秩序被破壞，市場(chǎng)環(huán)境也會(huì)逐漸趨于崩潰，其作用也將不復(fù)存在，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境要求企業(yè)必須要做好對(duì)商業(yè)秘密檔案的管理，這是維持良好市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的關(guān)鍵所在。

二、當(dāng)前企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理所存在的問題分析

（一）定密過程缺乏科學(xué)性

定密指的是對(duì)檔案進(jìn)行分析，確定其是否屬于企業(yè)商業(yè)秘密、秘密等級(jí)如何、保密期限到什么時(shí)候等相關(guān)信息，定密工作是企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理的基礎(chǔ)工作，在實(shí)際的企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理過程當(dāng)中，定密工作通常面臨著缺乏科學(xué)性的難題，這主要是因?yàn)槎苓^程主要是通過工作人員的主觀判斷來確定的，那么工作人員對(duì)涉密事項(xiàng)的了解程度、對(duì)國家政策和企業(yè)規(guī)定的掌握程度都會(huì)間接影響到定密的科學(xué)性，對(duì)于界定清晰的檔案可以很好進(jìn)行定密，而對(duì)于一些模棱兩可的檔案如何確定其保密等級(jí)和保密期限就成了一個(gè)大問題。同時(shí)人在主觀判斷方面會(huì)有較大的差別，同一事件不同人會(huì)有不同的判斷，這就給定密過程增添了不少難度。

（二）商秘檔案標(biāo)識(shí)不規(guī)范

按照秘密檔案管理相關(guān)規(guī)定，企業(yè)商業(yè)秘密檔案應(yīng)當(dāng)有規(guī)范清晰的秘密標(biāo)識(shí)，也就是檔案的權(quán)屬、保密等級(jí)、保密期限三個(gè)重要標(biāo)識(shí)，而在實(shí)際的企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理工作中，標(biāo)識(shí)不規(guī)范的情況非常普遍，除了政府機(jī)關(guān)單位和部分國有企業(yè)外，大多數(shù)企業(yè)并未按照秘密檔案管理相關(guān)規(guī)定對(duì)秘密檔案進(jìn)行規(guī)范的標(biāo)識(shí)，只填寫保密等級(jí)而不標(biāo)注保密期限的情況十分普遍，更有甚至只在檔案上注明“企業(yè)秘密檔案”，這樣不規(guī)范的檔案標(biāo)識(shí)給企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理工作帶來了極大的難度。

（三）商秘檔案歸檔不準(zhǔn)確

企業(yè)商業(yè)秘密檔案的歸檔工作是非常重要的工作，直接關(guān)系到檔案管理的有效性，而就目前企業(yè)商業(yè)秘密檔案歸檔情況來看，歸檔不準(zhǔn)確的情況比較常見，在實(shí)際的商秘檔案歸檔操作當(dāng)中，經(jīng)常忽略檔案的“密級(jí)”及“保密期限”字段的標(biāo)引，進(jìn)而影響到對(duì)企業(yè)商秘檔案文件的有效認(rèn)定，特別是在當(dāng)下檔案數(shù)字化管理的情況下，這種操作極大的影響到檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，直接影響到企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理工作的有效進(jìn)行。

三、企業(yè)商業(yè)秘密檔案有效管理研究

對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，影響企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理的因素有很多，比如說內(nèi)部管理因素、人員流動(dòng)因素等都會(huì)對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理形成影響，再加上企業(yè)商業(yè)秘密檔案管理過程中依舊存在一定的問題，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)商業(yè)秘密檔案的有效管理，必須全方位入手對(duì)這些問題和因素進(jìn)行解決。

（一）檔案自身的管理

對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密檔案而言，要想實(shí)現(xiàn)有效的管理就必須要有完善的檔案管理制度支持，針對(duì)目前檔案管理中所存的問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面入手強(qiáng)化對(duì)檔案自身的管理。首先，在商業(yè)秘密的確定方面，按照誰產(chǎn)生、誰定密的原則，相關(guān)部門或單位產(chǎn)生商業(yè)秘密信息后，應(yīng)當(dāng)交由企業(yè)保密工作小組審核，確定保密等級(jí)和保密期限后，由專人對(duì)商業(yè)秘密檔案進(jìn)行接收和管理;其次，檔案應(yīng)當(dāng)有規(guī)范清晰的保密標(biāo)識(shí)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定的要求，注明檔案權(quán)屬、密級(jí)、保密期限等信息;最后，檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行科學(xué)的歸檔和管理，歸檔時(shí)要對(duì)檔案相關(guān)信息進(jìn)行核查，要基于保證企業(yè)經(jīng)營管理連續(xù)性的層面出發(fā)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，尤其是牽涉到企業(yè)改組、聯(lián)合、兼并、租賃以及出售等方面的變動(dòng)，均屬于十分重要的商業(yè)信息，若是對(duì)相應(yīng)的檔案處置不當(dāng)，便可能造成檔案的流失，不利于企業(yè)今后的發(fā)展，在管理方面，涉密檔案原則上不允許外借、復(fù)制、拍照等操作，相關(guān)人員在進(jìn)行調(diào)閱時(shí)，應(yīng)當(dāng)有完善的調(diào)閱手續(xù)。檔案在管理期間，應(yīng)當(dāng)根據(jù)保密要求進(jìn)行升密、降密和解密操作。

（二）檔案載體設(shè)備的管理

企業(yè)商業(yè)秘密檔案表現(xiàn)形式多樣，其存儲(chǔ)載體也呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)，目前來看，紙質(zhì)檔案、光盤、硬盤、云盤等存儲(chǔ)方式較為常見，在實(shí)際的檔案管理當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做好檔案載體設(shè)備的管理，這是對(duì)商業(yè)秘密檔案進(jìn)行有效管理的重要途徑。對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，可以通過專業(yè)的保密柜來對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理，而云盤、硬盤等信息化存儲(chǔ)介質(zhì)，可以在技術(shù)層面上強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)來防止商業(yè)機(jī)密信息的泄漏，比如說，加強(qiáng)用戶身份的識(shí)別和訪問權(quán)限的授予管理，防止私人進(jìn)行商業(yè)秘密檔案的復(fù)制和傳遞;涉密計(jì)算機(jī)不得同公共互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，防止黑客利用漏洞竊取商業(yè)機(jī)密。

（三）檔案人員的管理

商業(yè)秘密檔案管理工作的主體是管理人員，其在實(shí)際管理過程中接觸商業(yè)秘密檔案是不可避免的，因此企業(yè)要實(shí)現(xiàn)對(duì)商業(yè)秘密檔案的有效管理，就必須要從人員管理入手，采取一定的措施避免商業(yè)秘密檔案在此環(huán)節(jié)發(fā)生泄漏。提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)是最為行之有效的方法，通過相關(guān)法律知識(shí)和商業(yè)秘密檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使得管理人員的道德素養(yǎng)、政治素養(yǎng)、保密技能等得到全面的提升，促使管理人員在檔案管理工作中自覺遵守相關(guān)保密協(xié)定，自覺對(duì)企業(yè)的秘密檔案進(jìn)行管理和保護(hù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，商業(yè)秘密檔案對(duì)企業(yè)而言，有著非常重要的價(jià)值，特別是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，順應(yīng)發(fā)展需求，對(duì)企業(yè)商業(yè)秘密的管理中的問題及影響因素進(jìn)行解決，做好企業(yè)商業(yè)秘密檔案的管理工作，提高商業(yè)秘密檔案的安全性，對(duì)維護(hù)企業(yè)的核心利益，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力而言有著非常重要的作用。

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