義齒加工管理系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用實(shí)踐

田金萍，郭艷艷（通信作者），郭杰

天津市口腔醫(yī)院 （天津 300041）

義齒加工是口腔修復(fù)過程中的重要環(huán)節(jié)，在流程管理上包括訂單申請(qǐng)、接收及義齒制作、質(zhì)檢、送出全流程管理，過程中涉及醫(yī)師和技工之間的溝通和傳送。傳統(tǒng)義齒加工流程采用紙質(zhì)申請(qǐng)單，設(shè)計(jì)訂單由技工手工錄入，重要信息的溝通依靠手寫或電話傳輸，信息傳送和查詢統(tǒng)計(jì)等均為半人工處理，工作效率低下。天津市口腔醫(yī)院為三級(jí)甲等醫(yī)院，建有獨(dú)立的義齒加工中心，每年為約1.5萬(wàn)例患者提供義齒加工服務(wù)，并為實(shí)現(xiàn)義齒加工全流程信息化管理，在門診電子病歷系統(tǒng)中集成開發(fā)了義齒加工管理系統(tǒng)，同時(shí)與醫(yī)院信息系統(tǒng)（ hospital information system，HIS）對(duì)接，通過對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)采用電子采集和信息關(guān)聯(lián)及歸納統(tǒng)計(jì)，優(yōu)化了義齒加工流程，提升了醫(yī)技工作效率，改善了義齒加工質(zhì)量，提高了醫(yī)院精細(xì)化管理水平。

1 義齒加工管理系統(tǒng)的必要性

1.1 改善患者服務(wù)感受

隨著口腔專業(yè)的不斷發(fā)展以及人們對(duì)美容關(guān)注度的不斷提升，臨床上要求牙齒矯正或口腔修復(fù)（如固定義齒、活動(dòng)義齒、種植修復(fù)等）治療的患者越來(lái)越多[1-2]。這種治療除口腔醫(yī)師為患者制定方案、制取口腔預(yù)備模型外，義齒的加工制作也是非常關(guān)鍵的一步，其中涉及對(duì)修復(fù)體的設(shè)計(jì)、傳送、制作、溝通、交付等環(huán)節(jié)，中間環(huán)節(jié)的把控和患者服務(wù)感受密切相關(guān)。

1.2 提高醫(yī)院精細(xì)化管理水平

義齒加工是口腔醫(yī)院重要的業(yè)務(wù)支撐部分，材料種類繁多，工序復(fù)雜，管理事務(wù)煩瑣，規(guī)范的管理要求其加工過程必須要有一套完善的義齒加工管理系統(tǒng)[3]。義齒加工管理系統(tǒng)包括以下方面。（1）過程追溯：口腔修復(fù)體具有單一性，每一件修復(fù)體都是根據(jù)患者的口腔模型制作，且作為一件長(zhǎng)期介入人體口腔的產(chǎn)品，義齒加工中心的每個(gè)工藝過程都必須有記錄，記錄內(nèi)容包括工序的操作和質(zhì)檢人員、完成時(shí)間、所用材料，確保修復(fù)體可實(shí)時(shí)追溯。（2）費(fèi)用管理：目前，醫(yī)師開具醫(yī)囑的收費(fèi)項(xiàng)目與加工環(huán)節(jié)的加工費(fèi)用脫節(jié)，存在管理漏洞，為此必須改造現(xiàn)有流程，使臨床與技工加工前后成為一體，既彌補(bǔ)收費(fèi)上的漏洞，也減少技工的錄入量。（3）質(zhì)量監(jiān)管：義齒質(zhì)量問題出現(xiàn)在哪個(gè)加工環(huán)節(jié)、哪個(gè)技工，醫(yī)技之間要有質(zhì)量上的評(píng)價(jià)，以利于質(zhì)量的考評(píng)和監(jiān)管。（4）材料管理：義齒加工涉及的材料種類繁多，包括貴金屬、各種金屬烤瓷、各種全瓷牙塊、樹脂牙等，所有材料要與加工件和技工相對(duì)應(yīng)，保證每單用料和每個(gè)技工領(lǐng)料都可追溯。（5）數(shù)據(jù)分析：義齒加工中心每月會(huì)接到大量的設(shè)計(jì)訂單、數(shù)百種加工材料，每份設(shè)計(jì)訂單涉及多個(gè)工序，每個(gè)工序的加工難度不同，核算加工系數(shù)也不同，要對(duì)如此復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，需要一種準(zhǔn)確便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工具。

2 義齒加工管理系統(tǒng)的構(gòu)建

我院將HIS 與門診電子病歷系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫連接，在門診電子病歷系統(tǒng)基礎(chǔ)上，集成開發(fā)義齒加工管理系統(tǒng)，具體流程見圖1。

圖1 義齒加工管理系統(tǒng)流程圖

2.1 訂單申請(qǐng)

醫(yī)師根據(jù)患者病情和需求，設(shè)計(jì)治療方案，并為患者備牙取模，同時(shí)在門診電子病歷系統(tǒng)中為患者開具義齒加工設(shè)計(jì)訂單。傳統(tǒng)設(shè)計(jì)訂單為醫(yī)師手寫，由技工錄入系統(tǒng)，效率低下。流程經(jīng)優(yōu)化后改為醫(yī)師接診后，患者信息自動(dòng)關(guān)聯(lián)，但醫(yī)師開具設(shè)計(jì)訂單仍需要逐個(gè)點(diǎn)選加工件名稱，工作量增加；經(jīng)過討論分析進(jìn)一步優(yōu)化程序，將HIS 和門診電子病歷系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，統(tǒng)一醫(yī)囑收費(fèi)和加工件名稱，使收費(fèi)項(xiàng)目和加工件項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)并通過系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，只要醫(yī)囑下達(dá)，加工件項(xiàng)目便自動(dòng)生成，并且按醫(yī)囑所選牙位和牙頜智能計(jì)算加工費(fèi)。醫(yī)師只需點(diǎn)選牙位后即可發(fā)送設(shè)計(jì)訂單至義齒加工中心（見圖2），打印出紙質(zhì)申請(qǐng)單連帶牙模傳送至義齒加工中心。

圖2 醫(yī)師錄入義齒加工單

2.2 訂單接收

義齒加工中心前臺(tái)接收設(shè)計(jì)訂單時(shí)，流程改造之初要先打印條碼，貼在設(shè)計(jì)訂單上；系統(tǒng)優(yōu)化后，打印設(shè)計(jì)訂單與條碼生成同步完成，接收設(shè)計(jì)訂單只需掃碼接收即可。

2.3 工序加工，環(huán)節(jié)追溯

技工通過訂單掃描和個(gè)人碼掃描，進(jìn)入加工環(huán)節(jié)，制作完成后對(duì)所負(fù)責(zé)工序進(jìn)行工序質(zhì)檢，然后再次掃描設(shè)計(jì)訂單條形碼，指定下一工序，各工序依次掃描進(jìn)入加工、質(zhì)檢操作，直至加工完成；加工過程中如果出現(xiàn)工序分配錯(cuò)誤，可以進(jìn)行設(shè)計(jì)訂單退回或調(diào)配處理；如果發(fā)現(xiàn)上一工序加工有問題可以進(jìn)行工序返工；如果因任務(wù)繁多，無(wú)法及時(shí)接收加工件，可進(jìn)行工序等待，待開始加工時(shí)再結(jié)束等待；如遇特殊情況還可以進(jìn)行工序作廢。每個(gè)加工件對(duì)應(yīng)的加工工序不同，每個(gè)工序的加工系數(shù)也不同，程序根據(jù)加工件類型和加工義齒的數(shù)量自動(dòng)換算工序加工系數(shù)。

2.4 整單質(zhì)檢

義齒加工中心前臺(tái)負(fù)責(zé)對(duì)加工件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確認(rèn)沒有問題后點(diǎn)擊整單質(zhì)檢。

2.5 訂單完成

打印義齒保障卡（包括患者姓名、牙位、義齒種類、質(zhì)保起始時(shí)間、質(zhì)保期限和注意事項(xiàng)），最后選擇訂單完成；由模型傳送員將完成的義齒加工件連同質(zhì)保卡一并送至臨床科室，臨床科室掃碼批量接收。

3 義齒加工管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐

3.1 降低人力成本，提高設(shè)計(jì)訂單的準(zhǔn)確性

醫(yī)師開具醫(yī)囑項(xiàng)目后，通過醫(yī)囑收費(fèi)與加工件對(duì)應(yīng)，可自動(dòng)生成加工項(xiàng)目，省去了技工的手工錄入環(huán)節(jié)，提高了醫(yī)技人員的工作效率和設(shè)計(jì)訂單的準(zhǔn)確性。

3.2 自動(dòng)加載項(xiàng)目，智能計(jì)算收費(fèi)

通過HIS 中的收費(fèi)項(xiàng)目和義齒加工管理系統(tǒng)中的加工件項(xiàng)目一一對(duì)應(yīng)，醫(yī)師只要下達(dá)了醫(yī)囑，義齒加工管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加載加工件項(xiàng)目，且按選擇的牙位或者牙頜智能計(jì)算加工件數(shù)量，并自動(dòng)計(jì)算設(shè)計(jì)訂單的加工費(fèi)，簡(jiǎn)化了醫(yī)師操作步驟，有效避免了開單漏費(fèi)現(xiàn)象，而且便于醫(yī)師統(tǒng)計(jì)查看個(gè)人工作量。

3.3 提高環(huán)節(jié)追溯，加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)管

通過條形碼賦予每個(gè)加工件唯一標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)一件一碼，并通過工序掃碼和工牌掃碼，對(duì)加工各環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集跟蹤，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)計(jì)訂單生成、訂單接收、工序加工、工序質(zhì)檢、整單質(zhì)檢、訂單送出、訂單完成的全生命周期管理，有利于精確判斷工序每個(gè)環(huán)節(jié)由哪位技工加工，醫(yī)師實(shí)時(shí)追蹤查看加工件的進(jìn)度和環(huán)節(jié)，針對(duì)不良修復(fù)體的制作流程記錄及時(shí)有效的發(fā)現(xiàn)和解決問題，實(shí)現(xiàn)加工質(zhì)量監(jiān)管和進(jìn)度監(jiān)督。

3.4 自動(dòng)計(jì)算，提升工作效率

由于義齒加工件的種類繁多以及制作工序步驟和技工流水步驟的煩瑣，以往科室在核算工作量時(shí)，每份工序統(tǒng)計(jì)單上有數(shù)種數(shù)據(jù)需要人工填寫，且一份訂單需要反復(fù)數(shù)次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，流程優(yōu)化后，通過工序流程掃描、工序加工次數(shù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，可以準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，避免了復(fù)雜煩瑣的人工統(tǒng)計(jì)工作，減少了統(tǒng)計(jì)誤差，提高了工作效率。

3.5 提供即時(shí)通信，加強(qiáng)醫(yī)技溝通

固定修復(fù)過程中，明確有效的醫(yī)技交流是獲得高質(zhì)量修復(fù)體的必要條件[4-5]。以往醫(yī)師手寫描述注意事項(xiàng)，有些文字技工看不清需要電話溝通，如果醫(yī)師不能及時(shí)接電話則會(huì)耽誤加工。為實(shí)現(xiàn)醫(yī)技之間更好地溝通，系統(tǒng)中設(shè)計(jì)醫(yī)技溝通模塊，醫(yī)師設(shè)計(jì)訂單時(shí)可以備注加工注意事項(xiàng)，技工掃碼接單時(shí)備注信息會(huì)自動(dòng)彈出，及時(shí)提醒技工加工注意事項(xiàng)（見圖3），同時(shí)系統(tǒng)中的即時(shí)通信增加了一種溝通方式，向技工定向傳輸建議，及時(shí)傳遞加工注意事項(xiàng)，可有效避免加工件的返工（見圖4）。

圖3 備注信息彈窗顯示

圖4 訂單溝通界面

3.6 建立考評(píng)機(jī)制，提高加工工藝水平

因?yàn)榱x齒加工時(shí)掃描工序條碼和技工個(gè)人碼，所以每步工序均可追溯。醫(yī)師根據(jù)患者戴牙過程中發(fā)現(xiàn)的問題，針對(duì)就位、固位、咬合、形態(tài)、顏色、制作瑕疵、患者舒適度、制作準(zhǔn)確度、鄰面接觸點(diǎn)等加工環(huán)節(jié)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)（見圖5），進(jìn)而可考評(píng)每個(gè)工序和每位技工的加工水平，建立質(zhì)量的考評(píng)和監(jiān)管體系，有效提高整體加工工藝水平。

圖5 訂單評(píng)價(jià)

4 小結(jié)

義齒加工管理系統(tǒng)內(nèi)嵌于門診電子病歷系統(tǒng)中，不僅可對(duì)義齒加工進(jìn)行全流程生命周期管理，而且成為患者電子病歷資料的重要補(bǔ)充。通過義齒加工管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成電子加工設(shè)計(jì)訂單，智能計(jì)算加工費(fèi)用，自動(dòng)關(guān)聯(lián)加工工序次數(shù)，并對(duì)義齒加工環(huán)節(jié)逐層追溯和質(zhì)量監(jiān)管，對(duì)技工工作進(jìn)行考評(píng)和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)醫(yī)技之間即時(shí)通信，簡(jiǎn)化醫(yī)技操作環(huán)節(jié)，規(guī)范義齒加工流程，可提升醫(yī)技工作效率，提高醫(yī)院精細(xì)化管理水平，為今后的大數(shù)據(jù)挖掘奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。