淺析檔案安全與經(jīng)濟(jì)管理間的關(guān)系

王青

摘要：企業(yè)的發(fā)展離不開經(jīng)濟(jì)效益的提升，但卻總是忽略細(xì)小的管理內(nèi)容，如檔案管理。檔案管理常常被企業(yè)忽視，而檔案安全很容易被利用導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營危機(jī)，進(jìn)而給公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。本文提出“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護(hù)體系，并對檔案安全與經(jīng)濟(jì)管理間的關(guān)系進(jìn)行了較為詳細(xì)的闡述，為檔案部門及檔案工作者提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案;安全防護(hù);經(jīng)濟(jì)管理

1.引言

檔案管理中安全責(zé)任重于泰山，檔案資源安全是檔案管理工作的重中之重，關(guān)系企業(yè)的發(fā)展，尤其是經(jīng)濟(jì)管理方面。大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對檔案資源安全的威脅日趨嚴(yán)重，為消除潛在風(fēng)險(xiǎn)保障檔案資源安全，檔案部門要建立起“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護(hù)體系。本文著重論述檔案管理方面的內(nèi)容，進(jìn)而從經(jīng)濟(jì)管理方面討論檔案安全的重要性。

2.物理防護(hù)

物理防護(hù)是檔案安全的基礎(chǔ)性保證。檔案建筑是承載檔案的載體，是守衛(wèi)檔案安全的第一道屏障。檔案部門在加快檔案館建設(shè)時(shí)要把建筑的安全擺在首位，改善入館檔案的保管保護(hù)條件。

改善檔案保管保護(hù)條件。檔案保管保護(hù)條件的改善是檔案長久保存、長期可用的重要因素。檔案保管保護(hù)條件主要指檔案保管硬件設(shè)施的安全，改造或新建、擴(kuò)建的檔案館，要嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，采用先進(jìn)的安全技術(shù)、設(shè)備和材料，檔案庫房安裝視頻監(jiān)控、自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度自控系統(tǒng)，達(dá)到檔案館安全測評標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案庫房安全防災(zāi)等級，定時(shí)對檔案保管保護(hù)專用設(shè)施設(shè)備維護(hù)和更新，定期對檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除隱患，讓每一份檔案都有安全的棲息地。

3.人防戰(zhàn)略

人防戰(zhàn)略是檔案安全的重要盾牌。從信息化時(shí)代到大數(shù)據(jù)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)步，也對檔案工作者提出了更高的要求，檔案安全與否就在檔案人的一念之間。在外行人看來檔案工作輕松簡單誰都能做，“一入檔門深似?！辈攀菣n案人的真實(shí)寫照，檔案工作者要用責(zé)任和行動(dòng)捍衛(wèi)檔案的安全。

3.1完善檔案安全責(zé)任到人制度。

安全管理主要是控制風(fēng)險(xiǎn)降低損失，檔案安全管理制度能夠有效預(yù)防、及時(shí)處理和妥善解決檔案工作中的突發(fā)事件，維護(hù)檔案工作正常秩序。首先要健全檔案安全責(zé)任制，單位一把手握兵權(quán)掌控全局，對檔案安全全權(quán)負(fù)總責(zé)，責(zé)任細(xì)分到各科室各人頭上，尤其是要對信息化科室嚴(yán)加要求，形成“檔案安全人我有責(zé)”的氛圍;其次要健全檔案安全應(yīng)急管理制度，檔案應(yīng)急管理是檔案安全管理的第一大步，事關(guān)檔案安危存亡，檔案部門要嚴(yán)陣以待，成立以單位一把手為頭的檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)全體檔案工作者對檔案工作八大環(huán)節(jié)的每一個(gè)環(huán)節(jié)可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)和可能出現(xiàn)的安全紕漏進(jìn)行大膽預(yù)測、小心分析、深入研究，從而得出結(jié)論，形成與工作環(huán)節(jié)相對應(yīng)的檔案安全應(yīng)急管理制度以指導(dǎo)工作。最后，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，制定檔案機(jī)密信息保護(hù)制度、檔案信息安全審計(jì)制度、檔案信息安全共享制度等，從制度上防范檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.2建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)人才專業(yè)隊(duì)伍

一是專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)。檔案管理是一門專業(yè)性和實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，大數(shù)據(jù)時(shí)代聘任要真才實(shí)學(xué)的檔案學(xué)專業(yè)學(xué)科背景的人才，他們扎實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)和過硬的檔案業(yè)務(wù)實(shí)踐能力，懂管理精業(yè)務(wù)，能打開檔案事業(yè)發(fā)展的格局，帶領(lǐng)檔案事業(yè)向前發(fā)展。

二是重人重崗重責(zé)。檔案部門要安排高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員從事檔案工作重要崗位，各單位檔案室要安排在編人員從事檔案工作，一方面是他們對檔案更加專業(yè)對工作更加敬業(yè)，另一方面防止因人員流動(dòng)發(fā)生檔案失泄密事件。

4.技術(shù)防御

4.1建立檔案信息系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系

對接收進(jìn)館的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，檢驗(yàn)電子檔案的存儲(chǔ)載體及內(nèi)容，從源頭上把關(guān);嚴(yán)格檢驗(yàn)電子檔案的存儲(chǔ)的應(yīng)用系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等軟件設(shè)備的安全等級，確保電子檔案長期存儲(chǔ)安全系數(shù);加快檔案數(shù)字化工作，有能力的單位最好自己獨(dú)自完成檔案數(shù)字化工作，沒條件單位的可以借助社會(huì)力量的參與，但嚴(yán)格審查檔案數(shù)字化外包管理中介資質(zhì)，選擇合法規(guī)范可信度高的外包公司，做好服務(wù)外包工作的安全檢查，并對數(shù)字化工作的全過程進(jìn)行視頻監(jiān)控，杜絕外包單位盜取檔案信息;對上網(wǎng)共享檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，依據(jù)國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護(hù)要求，嚴(yán)防文件、檔案在傳輸過程中失泄密，保護(hù)檔案用戶個(gè)人隱私不被侵害。

4.2建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份中心

檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)使用大大節(jié)約了檔案庫房的容量，提高了檔案管理利用的效率，但單位數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)容量畢竟有限，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案部門面對巨量檔案資源的存儲(chǔ)問題，必須走改變存儲(chǔ)方式來提高效率節(jié)約成本的道路。大數(shù)據(jù)技術(shù)擁有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)能力來實(shí)現(xiàn)檔案資源存儲(chǔ)備份管理。檔案部門要想對檔案資源進(jìn)行全面掌控，可以考慮在建立一個(gè)檔案資源備份中心，既能保證檔案資源的安全，又能將檔案資源集中起來管理、開發(fā)和服務(wù)利用。

5.檔案安全對企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的影響

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸從勞動(dòng)密集型向知識(shí)型轉(zhuǎn)化，科學(xué)技術(shù)成為影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要因素。企業(yè)檔案作為企業(yè)科技成果存在的一種主要載體之一，充分開發(fā)利用檔案，能為企業(yè)節(jié)約人力、物力、財(cái)力，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，已成為多數(shù)人普遍認(rèn)可的一個(gè)事實(shí)。企業(yè)檔案的丟失將直接造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)的損失，因此，企業(yè)檔案的安全管理也是企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分。

6.結(jié)語

本文作者多年從事檔案管理工作，對檔案安全防護(hù)及檔案經(jīng)濟(jì)效益研究工作有著較為深刻的理解和獨(dú)特的認(rèn)識(shí)，提出的“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護(hù)體系，并為檔案開發(fā)利用進(jìn)行了闡述。能夠消除潛在風(fēng)險(xiǎn)保障檔案資源安全，為檔案部門及檔案工作者提供檔案安全管理的參考。

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