事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決策略

王健

摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也提上日程。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員而言，如何借助信息技術(shù)，提升檔案信息化管理水平，仍然是一大難題。本篇文章主要圍繞“事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決策”展開(kāi)探索，旨在尋找到促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作成效進(jìn)一步強(qiáng)化的可靠途徑，發(fā)揮出信息技術(shù)的功能，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問(wèn)題;策略

在事業(yè)單位管理工作體系中，檔案管理是非常重要的組成部分。檔案管理工作質(zhì)量，直接關(guān)系到整個(gè)事業(yè)單位的整體工作成效，關(guān)系到人員管理諸多問(wèn)題。在日常工作中，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該給予檔案管理工作高度的重視，并且結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求和新時(shí)期檔案管理工作要求，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行合理引入。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)層面重視程度有待提升

在國(guó)家大力事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作信息化改革的背景下，不少事業(yè)單位都采取措施實(shí)施管理改革。但從最終的改革成效來(lái)看，領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)于檔案管理工作信息化改革的重視度不足，具體表現(xiàn)于：領(lǐng)導(dǎo)層未根據(jù)檔案管理信息化改革工作需求，提供必要的技術(shù)指導(dǎo)和資金支持，導(dǎo)致檔案管理信息化改革成效不夠顯著，進(jìn)而影響到了檔案資料的利用率。

（二）從業(yè)人員素質(zhì)水平有待提升

從目前狀況來(lái)看，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作信息化改革的過(guò)程中，忽視了對(duì)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致部分工作人員的綜合素質(zhì)水平，無(wú)法滿足當(dāng)下的信息化工作要求。具體表現(xiàn)于：檔案管理人員不熟悉現(xiàn)代信息化設(shè)備的操作方法，不了解最新的信息檢索技術(shù)，導(dǎo)致檔案資料未得到有效的整理，進(jìn)而影響到了檔案資料檢索速度，影響到了檔案資料價(jià)值的發(fā)揮。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全處理能力有待提升

以信息技術(shù)為依托的互聯(lián)網(wǎng)，在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作信息化改革的過(guò)程中，必然要引入現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)。但從目前的情況來(lái)看，雖然部分單位已經(jīng)引入了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)，但并未做好網(wǎng)絡(luò)安全信息管理工作，導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)信息被泄漏，這嚴(yán)重影響到了整個(gè)事業(yè)單位的信息安全性，對(duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展很不利。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的解決策略

（一）轉(zhuǎn)變理念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)

為了充分發(fā)揮出信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的價(jià)值，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員就需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作信息化改革的重視程度，樹(shù)立信息化管理意識(shí)。首先，積極從外部購(gòu)入現(xiàn)代的管理設(shè)備，更新內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，為管理人員順利開(kāi)展信息化管理工作，提供基礎(chǔ)設(shè)施支持;其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該自身的指導(dǎo)功能，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情和積極性，讓單位全體人員攜手共進(jìn)，共創(chuàng)信息化管理環(huán)境。

（二）更新制度，提供信息化管理保障

健全的制度，是各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的基本保障。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作信息化改革的過(guò)程中，需要給予制度建設(shè)問(wèn)題高度的重視，確保各項(xiàng)工作能夠按照制度要求得以落實(shí)。具體而言，單位負(fù)責(zé)人需要與檔案管理工作人員展開(kāi)積極的互動(dòng)交流，了解檔案管理工作信息化改革要點(diǎn)，了解檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程，可能會(huì)遇到的一些難點(diǎn)。針對(duì)于此，制定和出臺(tái)相應(yīng)的管理制度和相關(guān)的工作指導(dǎo)辦法，為檔案管理人員順利開(kāi)展信息化改革工作，提供必要的制度依據(jù)，確保各項(xiàng)工作有法可依、有制度可循，如此不僅能夠保障工作效果，而且可以減少徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生概率。

（三）創(chuàng)新方法，增強(qiáng)信息化管理成效

創(chuàng)新工作方法，是增強(qiáng)工作成效的可靠措施，也是推動(dòng)各項(xiàng)改革工作持續(xù)進(jìn)行的關(guān)鍵。事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理信息化改革工作的過(guò)程中，務(wù)必要注重對(duì)方式方法的選擇。因?yàn)椴煌墓芾矸椒?，最終將得到不同的管理效果。在檔案管理信息化建設(shè)工作中，工作人員需要結(jié)合實(shí)際情況，合理更新管理方法，例如，在引入了現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)之后，檔案管理人員需要樹(shù)立現(xiàn)代化、信息化管理意識(shí)，掌握信息化管理方法，包括數(shù)據(jù)信息自動(dòng)更新方法、數(shù)據(jù)信息自動(dòng)化檢索方法、數(shù)據(jù)信息安全保障方法等等。檔案工作人員需要意識(shí)到：只有掌握科學(xué)的工作方法，才能保障各項(xiàng)工作的成效，才能真正發(fā)揮出檔案資料的存儲(chǔ)價(jià)值。

（四）重視培訓(xùn)，提升信息化管理水平

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，管理人員綜合素質(zhì)水平有待提升的問(wèn)題，相關(guān)負(fù)責(zé)人就需要發(fā)揮帶頭領(lǐng)導(dǎo)作用。首先，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該組織檔案管理工作人員，集體學(xué)習(xí)最新的信息技術(shù)，學(xué)習(xí)最新的信息化管理方法，通過(guò)統(tǒng)一培訓(xùn)的方式，提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì);其次，事業(yè)單位檔案管理人員可以共同組建學(xué)習(xí)小組，形成相互學(xué)習(xí)的良好氛圍，以此達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短的效果。在條件允許的情況下，事業(yè)單位還可以將檔案管理人員外派到其他單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，借助各種渠道，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)整個(gè)單位人員信息化管理水平的提升。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，在信息化社會(huì)，事業(yè)單位應(yīng)該意識(shí)到檔案管理信息化改革建設(shè)的重要性，并且圍繞單位內(nèi)部目前存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，結(jié)合具體的原因，制定切實(shí)可行的改進(jìn)方案，全面提升單位的檔案信息化管理水平，保障管理工作效果，發(fā)揮出檔案資料的使用價(jià)值，讓檔案資料為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展助力。

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