信息化背景下文檔一體化管理方法論

費倫帥

摘要：近年來，隨著信息技術的不斷變化，檔案管理的方式和內(nèi)容也不斷現(xiàn)代化、信息化和科學化。在這樣的背景下，如何做好文檔一體化工作，使檔案管理走上有序發(fā)展的道路，已成為檔案管理者關注的焦點問題。本文從文檔管理一體化概述出發(fā)，總結(jié)了文檔管理一體化，分析了文檔管理一體化的必要性，指出了目前文檔管理一體化存在的不足，并提出了優(yōu)化建議。

關鍵詞：信息化;文檔管理一體化;方法論

前言

所謂“文檔管理一體化”，是指在一個管理系統(tǒng)中將檔案管理和文件管理聯(lián)系起來。文件管理由計算機管理完成，可以隨時隨地組織和歸檔文件，這突出了匹配率和搜索速度的提高。在實際業(yè)務中，還需要實現(xiàn)信息管理的連續(xù)性和緊湊性，文檔管理一體化是一個不可忽視的重要組成部分。為了減輕計算機硬盤的負擔，維護電子文件的安全集成管理，如何將計算機上的有價值的文件或數(shù)據(jù)以適當?shù)姆绞絺鬏數(shù)诫x線存儲介質(zhì)，已成為檔案管理越來越關注的問題，文檔管理一體化已成為檔案工作的必然趨勢。

一、文檔一體化概述

所謂文檔管理一體化，主要是從統(tǒng)一資源規(guī)劃的角度，對資源進行集成、高效的管理，其中涉及到管理機制，利用信息技術對文檔進行集成管理，實現(xiàn)綜合管理一站式服務的目標。在檔案信息管理的背景下，文檔管理一體化具有以下特點：一是數(shù)字化。文件需要文件管理系統(tǒng)和其他數(shù)字技術，這意味著文件必須數(shù)字化。二是注意分工和統(tǒng)籌管理。文檔是一個系統(tǒng)的項目，不僅需要對文檔管理的支持和支持，還需要對其他業(yè)務領域的支持和支持，只有通過不同部門的合作，才能最大限度地發(fā)揮文檔數(shù)量的效益，有效、安全、完整地管理文檔的整個生命周期。第三，單據(jù)合并，強調(diào)文書工作與檔案管理之間的有效合作。不同的文件數(shù)據(jù)形成不同的文件事件后，可以建立不同的文件數(shù)據(jù)庫，以便于后續(xù)查詢，因此，只有確保文獻與文獻服務的有效合作，才能真正提高行政效率[1]。

可以說，文檔管理一體化經(jīng)歷了一個漫長的過程，在這個漫長的過程中，文檔管理一體化不斷受到外部因素的影響，并在傳統(tǒng)模式的基礎上不斷改革和變化，這已成為文件綜合管理的重要理論基礎。在這些理論中，文檔生命周期理論具有代表性?？梢哉f，文檔生命周期理論是生命過程的有機聯(lián)系，從文件的創(chuàng)造到使用，到永久保存的最終破壞，從一個有規(guī)律的、永無止境的一般循環(huán)到消失。因為文件管理是不同的，不同國家的文件運作階段也分為不同的層次，最重要的三個階段是現(xiàn)有、臨時和永久儲存，以及形成、使用、維護、識別和選擇以及文件管理的四個階段，雖然階段不同，但基本內(nèi)容相同。文檔的整個生命周期，從創(chuàng)建文檔到銷毀文檔，所具有的連續(xù)性和完整性是文檔的特點。此外，檔案對象與檔案服務在不同階段、檔案定位與檔案管理之間存在著對應關系，這是文檔生命周期理論的一種歷史形態(tài)。

二、文檔一體化管理的積極意義

文書工作是檔案管理的基礎，檔案管理是文書工作的擴展和進一步發(fā)展，只有將兩者有機地結(jié)合起來，才能提高檔案處理的效率和管理的質(zhì)量。結(jié)合檔案處理與檔案管理的一體化，充分利用檔案處理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，避免檔案收發(fā)、記錄、操作等重復性工作，在管理中，可以整理文件，生產(chǎn)、檔案工作和檔案管理，形成了一個有機的整體，為檔案或網(wǎng)絡打下了良好的基礎。綜上所述，文檔管理一體化的積極意義在于：

1.促進文件信息的網(wǎng)絡傳輸現(xiàn)代通信技術和網(wǎng)絡技術允許文件信息的遠程傳輸和通信，文件可以設置不同的網(wǎng)絡形式和層次，一般單位采用局域網(wǎng)，局域網(wǎng)與位于不同位置的辦公計算機相連，具有辦公信息分散處理和信息共享的特點，實現(xiàn)了檔案信息資源的共享[2]。

2為提高質(zhì)量管理小組文件目錄和預檢的準確性，在文件生成過程中貫徹文件工作要求。在整個使用、處理和歸檔過程中，管理員比文件創(chuàng)建者更了解文件的生產(chǎn)狀態(tài)，因為文件是由管理員自己創(chuàng)建的，文件的類別號也得到了改進，提高了檔案的價值，有效地保證了管理的質(zhì)量。

3為了提高信息檢索的效率，檔案信息檢索問題是手工檔案管理中的一個難題，如何及時、準確地從海量檔案中獲取用戶所需的信息是檔案工作者的夢想。文檔管理一體化可以準確定位識別信息，對應的信息，快速、多樣地查詢所需信息，并以多種方式打印、發(fā)布和提高工作效率。

4.文檔管理一體化的理論基礎是基于文檔周期和對不同文檔類型的感知。從電子文件生命周期的角度來看，信息的收集、組織、使用和存儲是每個文件必須經(jīng)歷的過程，電子文件的生命周期管理是對文件各個方面的重復和持續(xù)的監(jiān)督。在實施集成文檔管理時，無法使用文檔生命周期規(guī)則來管理管理操作。一旦文件被移動或使用，它將造成一些損害，并影響一般管理。文檔管理一體化恰恰相反：文檔管理一體化可以無縫地連接文件中的各個階段和過程，使文件的保護和管理更加連續(xù)，準確記錄每個文檔的生命周期，并準確記錄每個文檔生命周期的更改和移動。

三、文檔一體化存在的問題

（1）檔案保存程度不清楚。文件中有許多類型的文件，它們根據(jù)類別具有不同的功能，該文件不僅應側(cè)重于某些類別，而且應側(cè)重于完整性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。目前，一些單位的文件存儲區(qū)域不明確，將要存儲的許多文件數(shù)據(jù)沒有輸入檔案管理系統(tǒng)或相應的數(shù)據(jù)庫，影響了文件的集成過程。由于檔案范圍不明確，有些檔案不能長期歸檔，存放在適當?shù)臉I(yè)務單元，檔案丟失率增加。（2）信息技術應用水平較低。數(shù)字信息技術對檔案工作至關重要。如果數(shù)字信息技術不能很好地集成到文檔中，這可能會影響工作的進度[3]。目前，一些單位在信息技術應用上還不高，具體表現(xiàn)如下：檔案管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、交易系統(tǒng)等系統(tǒng)還存在技術障礙，數(shù)據(jù)共享困難。此外，系統(tǒng)之間缺乏相關文件的傳輸或發(fā)布可能會損害生產(chǎn)率。其次，云關聯(lián)技術的使用率不高，下屬單位與同一級業(yè)務單位的數(shù)據(jù)使用效率普遍較低。一些單位沒有購買相應的云存儲空間，文件的常用字結(jié)構(gòu)進展緩慢。再者，大數(shù)據(jù)技術應用不高，檔案管理人員占用相關信息資源，調(diào)用效率低，難以適應新形勢下檔案管理的要求。（3）文本數(shù)據(jù)庫設計滯后。文檔標準化是信息文檔設計的主要目標，為了實現(xiàn)這一目標，必須對文件進行適當分類，并建立一個數(shù)據(jù)庫。然而，目前一些單位數(shù)據(jù)庫的建設相對滯后，普遍表現(xiàn)為：文件沒有及時分類、編號和記錄，今后很難檢索。二是文件處理和檢索工作不及時，文件內(nèi)容準備緩慢，未能建立系統(tǒng)、科學、規(guī)范的文件管理制度。檔案數(shù)據(jù)庫建設分工不清，部分業(yè)務單位管理人員壓力較大，沒有積極做好文件處理準備，檔案管理員應在以后組織處理。在這種情況下，文件管理員沒有時間進行數(shù)據(jù)庫的編譯工作。（4）文檔安全問題非常突出。文檔的簡化將增加對因特網(wǎng)對象和因特網(wǎng)技術的依賴。同時，文件管理系統(tǒng)和文件數(shù)據(jù)可以很容易地適應病毒攻擊和訪問者攻擊，從而導致文件的非法加密和操作。例如，像Wucker、Pettia和Badley這樣的威脅病毒威脅要非法加密機密文件，在攻擊幾家公司、機構(gòu)甚至行政機構(gòu)的文件管理系統(tǒng)后，導致單位遭受了巨大損失。

四、信息化背景下文檔一體化管理策略

（一）統(tǒng)一標準

統(tǒng)一標準化是支持文檔管理一體化的重要手段，是文檔管理一體化管理、信息共享、安全可靠的前提。國家文檔標準化管理部門對電子文件的形式和設計提出了法律要求。應盡快制定電子文件的標準技術體系和規(guī)則，整合業(yè)務流程，確保電子文件系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的順利傳輸，實現(xiàn)信息目錄原始文本和元數(shù)據(jù)管理。代理機構(gòu)還應遵循國家標準，結(jié)合自身業(yè)務特點，制定代理機構(gòu)電子文件業(yè)務流程，建立規(guī)范的文件安全管理體系，包括文件、電子文件等，盡快建立和完善標準化的綜合文件管理平臺文件部和標準化部應盡快合作，制定標準化的文件管理技術體系和標準。開發(fā)一個符合當前文檔和主題管理的“線性”自動轉(zhuǎn)換軟件，并利用通用軟件技術實現(xiàn)不同標準的自動生成，它將以不同方式創(chuàng)建的數(shù)據(jù)和設計轉(zhuǎn)換為軟件自動集成的電子文件格式，以確保紙質(zhì)和電子文檔的一致性。在從文件生成到歸檔的整個生命周期中，電子文件的管理和使用有助于實現(xiàn)文件管理和制度化。

（二）建立文檔管理體制

單位的檔案部屬于不同的部門，國有企業(yè)的檔案業(yè)務主要由地方公文機構(gòu)管理，公文管理由國家機關負責。在實踐中，負責文檔管理的國有企業(yè)負責人開始關注文檔管理的水平[4]。由于文件管理部門很難對文件管理進行規(guī)范化管理和規(guī)范化管理，導致對文件登記等缺乏統(tǒng)一的管理和監(jiān)督。另一方面，為了實現(xiàn)檔案的融合，不需要設立綜合管理機構(gòu)來管理企業(yè)檔案和企業(yè)檔案。系統(tǒng)地解決了文件同步的管理問題。為了統(tǒng)一各部門的責任，應賦予檔案部新的權力，協(xié)調(diào)和指導文件處理的各個階段，確保各部門在全面監(jiān)督指導下，將檔案管理職責落實到文件的創(chuàng)建、加工、整理、整理和使用的有機結(jié)合、跟蹤和控制。根據(jù)國家檔案管理的現(xiàn)狀，統(tǒng)一的檔案管理不能完全打破現(xiàn)有的組織體系，為最大限度地降低文件管理的成本和風險，應在現(xiàn)有制度的基礎上建立文件管理機構(gòu)的組織體系。為此，必須設立一個由總行直接管理的辦公室，在不改變有關職能和編制、公共文件維護和文件管理的情況下，下放國家文件和公文的管理責任。在對本部門和本單位所有文件進行管理的基礎上，定期組織完整、有價值的文件調(diào)到檔案管理部。

（三）提高檔案管理員的綜合素質(zhì)

長期以來，檔案工作者在對有關單位進行手工查找和文件管理時，習慣了傳統(tǒng)的手工管理方法，簡單易行，較少使用計算機技術，實行計算機控制的檔案單位數(shù)量由經(jīng)濟條件決定計算機控制文件的實現(xiàn)單位數(shù)量相對有限。因此，為了適應社會進步的需要，檔案工作者既要學習計算機應用技術，又要學習經(jīng)驗，實現(xiàn)對個人數(shù)據(jù)的更有效的計算機集成管理。例如，廣西電力公司組織專業(yè)力量編制電子文件管理手冊，進行專業(yè)實踐培訓，使文件專業(yè)人員能夠快速掌握電子文件管理的基本概念、使用技巧和方法，讓每個人都能完成基本任務。同時，也致力于電子文檔技術的快速發(fā)展和更新，致力于培養(yǎng)專業(yè)技術骨干的理論研究和管理技能，為了提高檔案管理員充分應對新出現(xiàn)的電子文件管理任務的能力，正在開展兩項工作，建立電子文件管理知識庫。

（四）加強立法

文檔管理一體化的全面改革需要政策規(guī)定的保護，為了規(guī)范文件和檔案的管理，中國制定了管理原則和標準。為了適應文檔管理一體化與檔案管理服務的匹配，這些原則和標準對加強我國檔案文獻業(yè)務產(chǎn)生了積極的影響。但是，為了保證我國的文檔管理一體化在具體立法上還存在一定的差距[5]。例如，法國政府認識到需要加強必要的法律結(jié)構(gòu)，以確保文件信息的安全運作和傳輸，以此作為文件信息安全的第一道防線。1985年通過的《刑法修正案》將濫用計算機和破壞文件信息定為刑事犯罪，而《文件信息法》的一部分則被嚴格界定為防止罪犯玩弄技術。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和廣泛應用，檔案信息安全問題日益嚴重：計算機黑客、網(wǎng)絡病毒傳播、檔案信息泄露、網(wǎng)絡事故等，不僅造成不可彌補的經(jīng)濟損失同時也破壞和破壞了正常的社會經(jīng)濟秩序和正常的工作、生活，對企業(yè)、事業(yè)單位和國家機關構(gòu)成嚴重威脅，制定法律法規(guī)是保證文件管理一體化的重要措施。促進文檔管理一體化健康穩(wěn)定發(fā)展，加強立法，掌握文檔管理一體化管理的規(guī)律，在原有文件的基礎上制定組織文件與業(yè)務文件的關系章程，制定規(guī)則和標準，統(tǒng)一交易文件和文件的具體細節(jié)。目前，網(wǎng)絡黑客的攻擊和計算機系統(tǒng)中機密文件信息的竊取正在增加，面對如此嚴峻的安全問題，政府應進一步完善相關的法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。

結(jié)語

現(xiàn)階段，隨著信息技術的飛速發(fā)展，需要對檔案管理進行相應的變革，以提高行政管理的質(zhì)量，真正保證檔案管理的正常發(fā)展。文檔管理一體化可以減少工作流程，降低檔案工作者的工作能力，給檔案管理帶來新的活力，并在實踐中得到廣泛應用。一方面，從文件管理者的角度來看，文件管理者應辯證、客觀、多角度看待這項工作，融入文件整合的規(guī)律，不斷改進管理方法，確保文件管理的有效性。另一方面，從統(tǒng)一的角度，一是明確文件的保存程度，實現(xiàn)文件的全面整合。其次，各種信息技術的全面應用促進了檔案集成的進程，建立檔案數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮決策作用，加強檔案安全管理，保證安全管理。相信通過大量人員的持續(xù)努力，文檔管理一體化的效率和價值將更加明顯，檔案管理變得更加透明、安全。

參考文獻

[1]格桑卓瑪.信息化背景下文檔一體化管理方法論[J].辦公自動化，2021，26（11）：52-53+24.

[2]施松繪.以信息化建設為突破口創(chuàng)新檔案信息服務機制[J].城建檔案，2021（02）：21-22.

[3]姜軍.企業(yè)信息化背景下CAX電子文檔一體化管理模式分析[J].通訊世界，2015（20）：216-217.

[4]唐霜.信息化環(huán)境下檔案整理理論研究[D].南昌大學，2015.

[5]徐銳.企業(yè)信息化背景下CAX電子文檔一體化管理模式構(gòu)建研究[D].黑龍江大學，2014.