檔案管理中電子檔案管理建議

周賢云

摘要：在現(xiàn)階段的電子檔案管理中，由于一些現(xiàn)實(shí)問題的存在，使電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率難以提升，給檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展帶來了嚴(yán)重的不利影響。本文對(duì)檔案管理中電子檔案管理的意義進(jìn)行分析，提出現(xiàn)階段電子檔案管理存在的問題，并提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;建議

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解：首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;再次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在：由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

一、電子檔案管理的意義和發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理作為行業(yè)發(fā)展中重要的工作組成部分，在新時(shí)代信息技術(shù)體系高度發(fā)展的背景下，檔案管理工作的模式也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向著電子檔案管理模式發(fā)展。相比較于傳統(tǒng)檔案管理工作中的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)，其意義主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，電子檔案管理效率更高。電子檔案管理是計(jì)算機(jī)和數(shù)字信息技術(shù)為核心的，通過電子化檔案儲(chǔ)存，在需要時(shí)，通過檔案信息檢索，能夠快速將所需檔案調(diào)取出來，大大提升檔案管理工作的效率。其次，電子檔案管理的時(shí)效更長(zhǎng)。傳統(tǒng)檔案管理過程中，由于紙質(zhì)檔案本身的易損性，在風(fēng)化以及環(huán)境腐蝕的影響下，檔案的清晰程度會(huì)逐漸下降，再加上紙張變色的影響，導(dǎo)致檔案的儲(chǔ)存時(shí)間較短。而電子檔案管理則能夠避免這一問題，通過電子信息模板，能夠在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中長(zhǎng)久儲(chǔ)存。

二、電子檔案管理中存在的問題

雖然現(xiàn)階段行業(yè)檔案管理工作中電子檔案管理的應(yīng)用愈加廣泛，但也使電子檔案管理中一些現(xiàn)實(shí)問題暴露出來，給檔案管理工作帶來了嚴(yán)重的不利影響?，F(xiàn)階段電子檔案管理中存在的問題主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

（一）電子檔案管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

（二）電子檔案管理設(shè)備有待更新。電子檔案管理中，檔案調(diào)取速度、儲(chǔ)存速度以及檔案分析速度的主要影響因素就是電子檔案管理的設(shè)備，而現(xiàn)階段部分行業(yè)的電子檔案管理中，存在設(shè)備老化情況嚴(yán)重、硬件設(shè)備質(zhì)量不足和軟件系統(tǒng)搭載速度不足的現(xiàn)實(shí)問題，因此造成電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)。陳舊的電子設(shè)備容易在檔案管理過程中出現(xiàn)死機(jī)的情況，造成檔案數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理工作的開展帶來嚴(yán)重的不利影響。

（三）電子檔案管理中大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)不足。電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的永久儲(chǔ)存以及對(duì)檔案數(shù)據(jù)的全面分析，便于行業(yè)進(jìn)行檔案對(duì)比，以實(shí)現(xiàn)行業(yè)的最優(yōu)化選擇。而在現(xiàn)階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)構(gòu)建不足的現(xiàn)實(shí)問題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設(shè)備損壞而發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無法發(fā)揮，沒有辦法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對(duì)比，因此給檔案管理工作的發(fā)展帶來了嚴(yán)重的不利影響。

三、電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

針對(duì)現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的上述問題，筆者立足在電子檔案管理工作優(yōu)化的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)階段行業(yè)的電子檔案管理工作提出了如下建議，以推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展與進(jìn)步，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（一）落實(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，強(qiáng)化電子檔案管理人員的綜合能力。管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓(xùn)計(jì)劃，通過高質(zhì)量的培訓(xùn)工作落實(shí)，對(duì)電子檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行全面提升，例如信息化管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動(dòng)電子檔案管理工作的落實(shí)。

（二）更新電子設(shè)備，保證硬件系統(tǒng)的質(zhì)量。在電子檔案管理中，重要的管理工具就是現(xiàn)代電子設(shè)備以及其硬件設(shè)施，電子設(shè)備和硬件系統(tǒng)的質(zhì)量也決定了電子檔案管理的整體質(zhì)量。因此，在電子檔案管理工作開展時(shí)，要對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行革新，保證電子設(shè)備及其硬件系統(tǒng)能夠滿足電子檔案管理的需求，保證軟件系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，避免因?yàn)檐浖到y(tǒng)搭載問題造成檔案數(shù)據(jù)的損失，影響電子檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)束語

在數(shù)字信息技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代背景下，電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然途徑，在電子檔案管理過程中，必須落實(shí)培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化管理人員的綜合能力，為電子檔案管理工作的高效開展提供保障，推動(dòng)檔案管理工作的開展。

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