大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的創(chuàng)新模式研究

陳德

摘要：隨著信息化內(nèi)容的不斷延伸，數(shù)據(jù)化的內(nèi)容在各行各業(yè)的發(fā)展過程中都有進(jìn)一步的融合，大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，想要將企事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步地細(xì)化，就需要處理好檔案工作中對(duì)于大數(shù)據(jù)的內(nèi)容應(yīng)用，并將大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)進(jìn)行逐步的優(yōu)勢(shì)展現(xiàn)，按照優(yōu)勢(shì)的情況進(jìn)行內(nèi)容的掌握與了解，掌握大數(shù)據(jù)的時(shí)代脈搏，更好地促進(jìn)企事業(yè)單位今后的發(fā)展與建設(shè)。鑒于此，本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代下企事業(yè)單位管理檔案工作的創(chuàng)新模式進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;影響;創(chuàng)新措施

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理要在傳統(tǒng)模式基礎(chǔ)上做好創(chuàng)新與完善工作，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)人工管理到信息技術(shù)管理的轉(zhuǎn)變，在展現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢(shì)的同時(shí)對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行改革創(chuàng)新，確保管理工作的全面開展。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作的影響

（一）處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)的類型能夠分成三種模式，分別是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這里的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)內(nèi)容是一種十分常見的數(shù)據(jù)形式?？傮w來說，非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)方式占有的比重十分大，數(shù)據(jù)內(nèi)容也十分多。對(duì)于處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是企事業(yè)單位檔案工作中十分嚴(yán)峻的一個(gè)問題。現(xiàn)階段，采用大數(shù)據(jù)的技術(shù)模式能夠有效地處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的內(nèi)容，企事業(yè)單位可以使用大數(shù)據(jù)的內(nèi)容將非結(jié)構(gòu)化的信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，有效地幫助非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合與輸出，方便快捷地將企事業(yè)單位中非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。

（二）用戶對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量的要求不斷提高

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息爆炸的時(shí)代，現(xiàn)今人們每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息超過了過去幾千年的總和，并且還在加速增長(zhǎng)中。面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)，如何快速為用戶找到有效的數(shù)據(jù)信息，成為檔案管理人員提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的關(guān)鍵，也是用戶極為關(guān)注的問題。檔案服務(wù)作為行業(yè)整體服務(wù)的一部分也應(yīng)當(dāng)積極踐行這一理論要求。對(duì)于檔案服務(wù)，過去存在著一些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。比如有人認(rèn)為檔案工作是一種事務(wù)性工作，任何人都可以做;有人認(rèn)為檔案具有機(jī)密性，所以一般不能對(duì)外提供利用。事實(shí)上，檔案工作人員屬于專業(yè)技術(shù)人員，檔案工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性要求，加上大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入，一名合格的檔案管理人員既要擁有高水平的專業(yè)技能，同時(shí)也要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。當(dāng)今世界是信息開放的時(shí)代，大眾對(duì)信息的共享程度要求也越來越高，就連政府機(jī)關(guān)都已提出政務(wù)公開和政府信息公開，因此檔案服務(wù)也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案人員在實(shí)際工作中要注意處理好檔案保密和利用之間的關(guān)系。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

（一）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位要需重視檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，通過各種途徑提升檔案信息化建設(shè)的廣度和深度，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和數(shù)量，通過這些途徑，提升數(shù)據(jù)資源庫搭建質(zhì)量和收集數(shù)量，真正意義上構(gòu)建一個(gè)豐富的檔案信息資源庫。對(duì)此，需做好以下幾點(diǎn)：一是重點(diǎn)加強(qiáng)檔案資源的收集整理，在企事業(yè)單位檔案信息建設(shè)中，檔案數(shù)量會(huì)直接制約或影響企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的成效。故而，企事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)檔案收集工作，為企事業(yè)單位更好實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。對(duì)此，企事業(yè)單位要基于規(guī)范化、統(tǒng)一化數(shù)據(jù)格式上，構(gòu)建一個(gè)有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，企事業(yè)單位還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實(shí)有效地保護(hù)好歷史資料，同時(shí)檔案管理人員還可以充分利用各種先進(jìn)技術(shù)，將文字資料掃描成電子檔案，以便在企事業(yè)單位構(gòu)建一個(gè)檔案資料數(shù)據(jù)庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是企事業(yè)單位要提供軟硬件支持，企事業(yè)單位檔案管理部門，要得到企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可，進(jìn)而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需求。另外，企事業(yè)單位還要投入大量的人力物力，構(gòu)建一個(gè)檔案與OA 系統(tǒng)緊密結(jié)合的系統(tǒng)體系，嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，全方位收集、整合管理檔案，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（二）提升檔案管理工作的整體服務(wù)水平

企事業(yè)單位在檔案管理方面利用了先進(jìn)的技術(shù)手段，檔案服務(wù)工作的“量”已有了大幅度的增長(zhǎng)。那么，檔案服務(wù)的“質(zhì)”又該如何保證？這與檔案管理人員的整體素質(zhì)有著直接的關(guān)系。檔案人員既要不斷學(xué)習(xí)、提升專業(yè)技能，還要掌握前沿的信息技術(shù)，成為復(fù)合型檔案管理人才。檔案人員要確保歸檔內(nèi)容的真實(shí)、完整和有效性，并加以鑒定、分類、劃分保管期限，防止交叉、無歸檔價(jià)值的信息進(jìn)入檔案系統(tǒng)。另一方面，檔案人員要秉承行業(yè)的服務(wù)理念，做到用心服務(wù)，滿足當(dāng)前用戶對(duì)檔案信息多元化的需求。此外，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供檔案數(shù)據(jù)分析服務(wù)，也可以利用關(guān)鍵詞檢索和系統(tǒng)聯(lián)想功能，為用戶推送更多的相關(guān)信息。通過對(duì)用戶的利用方式、檔案類型、用途、數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、利用效果分析，檔案管理人員可以掌握用戶檔案利用的總體趨勢(shì)和方向，檔案服務(wù)工作也能做到“知己知彼”。另外，還可以每年對(duì)用戶開展?jié)M意度調(diào)查，收集用戶對(duì)檔案系統(tǒng)、服務(wù)方面的意見和建議，幫助檔案人員認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)工作中的不足，并針對(duì)性地加以調(diào)整和改進(jìn)，不斷提高檔案服務(wù)的滿意度。

（三）拓展檔案利用渠道

企事業(yè)單位的檔案管理工作首要目的就是為了更好地發(fā)揮檔案保存價(jià)值，所以，在大數(shù)據(jù)的背景下，企事業(yè)單位應(yīng)該更好地發(fā)揮檔案的本身價(jià)值，并在現(xiàn)有的價(jià)值基礎(chǔ)上進(jìn)行價(jià)值延伸，有效拓展檔案的隱藏價(jià)值，讓企事業(yè)單位的檔案管理工作具有更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義。除此以外，在以往的檔案管理工作中，檔案存在的價(jià)值只是單純進(jìn)行檔案查詢，但是單純進(jìn)行查詢的意義與價(jià)值在現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)模式下已經(jīng)逐漸淘汰，傳統(tǒng)的查詢模式也滿足不了現(xiàn)階段信息收集要求。企事業(yè)單位在進(jìn)行日常檔案管理過程中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，采用這樣的方式來幫助企事業(yè)單位管理人員以及生產(chǎn)人員進(jìn)行關(guān)鍵數(shù)據(jù)的傳遞，更好的滿足檔案查詢?nèi)藛T的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)要求。

三、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中還存在諸多問題?；诖耍笃笫聵I(yè)單位堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，完善檔案信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，完善自身的檔案信息化體系，從整體上促使企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的水平和效率，助推企事業(yè)單位的穩(wěn)健長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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