淺談新時代基層單位檔案管理工作的基本要求

李德坤

摘要：檔案管理是推動基層單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關鍵，同時也是回顧事業(yè)單位發(fā)展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時期環(huán)境之下，基層單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術，尤其是大數據、云計算以及互聯(lián)網等，其可以直接應用到基層單位經營決策、管理等工作中，并實現(xiàn)管理工作綜合效益的持續(xù)提升。對此，探討新時代基層單位檔案管理工作，具有重要意義。

關鍵詞：新時代;基層單位;檔案管理工作;基本要求

引言

基層單位檔案是國家檔案不斷補充的源泉。其信息化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，直接關系到國家檔案信息化的整體發(fā)展水平。當前，基層單位檔案管理水平發(fā)展不平衡，信息化建設中存在著諸多問題。

一、健全檔案管理制度，做好檔案管理工作

基層單位要認識到檔案管理工作的重要性，并立足于實際，采取措施，建立健全檔案管理制度，在以上過程中，要做好兩方面工作：一方面，需嚴格根據檔案法律法規(guī)，針對性地制定檔案收集、檔案文件存儲范圍、檔案保管期限等;另一方面，還要構建檔案資料鑒定、分類、收集、保管、統(tǒng)計、檢索、調閱、利用以及銷毀制度。除此之外，還要構建突發(fā)事件應急管理、檔案管理設備維護、信息安全保密等制度，基層單位通過這些制度，進一步明確檔案管理人員的工作范圍、工作紀律、崗位職責。為最大限度調動檔案管理人員工作的積極性和主動性，還要定期檢查檔案管理工作，從而更好地確保檔案管理人員完整有效地收集檔案，高效有序地做好檔案科學分類，合理組卷、規(guī)范整理，充分利用，通過這些舉措，切實做好檔案管理工作，最大限度發(fā)揮檔案的價值作用。

二、改進檔案管理方式，實現(xiàn)信息網絡共享

新形勢下，傳統(tǒng)紙質檔案的鑒定、分類、利用已經無法滿足當前社會發(fā)展的需求，為此，需做好以下幾點：一是基層事業(yè)單位需從傳統(tǒng)檔案管理模式，有效轉變?yōu)閿底只瘷n案信息管理模式，利用這種模式進一步實現(xiàn)檔案信息的網絡共享。二是基層單位要堅持與時俱進，以創(chuàng)新和發(fā)展思維，采用新理念、新方法以及新技術積極開展檔案數字化工作、在基層單位構建檔案信息網絡管理系統(tǒng)，以方便檔案管理人員充分利各種先進的電子設備，將紙質檔案變成數字化檔案，通過掃描、圖片、視頻等電子格式，將基層檔案錄入計算機中，以便真正意義上構建數字化檔案信息數據庫，讓檔案管理人員充分利用互聯(lián)網開展檔案收集、傳遞、管理等工作。

三、強化協(xié)調工作水平

在市場發(fā)展背景之下，基層單位檔案管理工作可以借助計算機方式實現(xiàn)對文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲存，并借助計算機、信息化技術的支持實現(xiàn)數據的高效率傳輸與共享，實現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。對于管理人員而言，需要進一步提升信息的更新重視度，同時需要注重科室之間的相互協(xié)調工作，掌握管理領域和計算機軟件的相關前瞻性技術，及時更新事業(yè)單位檔案管理工作整體水平，構建完善的管理機制，為后續(xù)管控措施的落實奠定基礎?；鶎訂挝桓骺剖遗c職能部門之間需要堅持管理需求的融合性發(fā)展，更好地實現(xiàn)信息的共享，真正落實檔案內部信息的及時傳播以及高效率傳遞，保障軟硬件設備正常運行的情況下，推動基層單位檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

四、投入人力、物力、財力，切實加強硬件建設

一是基層單位需要根據自身實際情況，加強檔案管理硬件建設，這就要求基層單位從財力、物力、人力方面進行合理規(guī)劃，引入先進設備設施，以實現(xiàn)檔案資料管理的網絡化和資料存儲的數字化。二是事業(yè)單位應該將這項工作有效納入年度預算中，進一步落實經費，根據單位的實際情況，購買或引入檔案軟件設備和管理硬件。根據需要，建設合格的現(xiàn)代化檔案庫房，在這個庫房中，需嚴格根據防污染、防塵、防高溫、防火、防盜、防鼠等相關標準，在庫房內配置消防、防盜、監(jiān)控、溫度濕度控制的設備。三是基層單位需構建數字檔案管理制度，同時還要根據實際情況，構建檔案信息安全防護體系，通過科學合理的檔案管理體系，防止重要檔案信息外泄、丟失，有效利用或是保存電子檔案。

五、豐富檔案管理的實際價值

在新時期，基層單位檔案管理工作的具體應用價值必須持續(xù)性提高，并基于檔案內容做好針對性的工作優(yōu)化。例如，對于基層單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎信息，還需要涉及部分人員的隱性內容，例如職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能以及道德水平等，充分展現(xiàn)檔案本身的實用性價值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時，做好人員的定期考核，并基于考核的內容將職業(yè)技能以及工作狀況、職業(yè)道德等內容納入其中，將審核的結果反饋給所有的對應主體。一方面，是強化服務意識，真正認識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務意識。從以往檔案單純記錄資料轉變?yōu)橛涗?、供應、決策支持的服務模式，強化服務意識，在事業(yè)單位決策任何事情或出現(xiàn)任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關的資料，從而確保單位運行的合理性;另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將基層單位檔案管理工作價值進行拓展;借助競爭方式強化檔案管理的目標，提高檔案管理工作的自主性。

結束語

綜上所述，隨著時代的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的重要性隨之提升。檔案管理工作必然需要不斷創(chuàng)新，同時在管理工作中突出信息化元素，并且在新形勢環(huán)境下，需要持續(xù)創(chuàng)新與完善檔案管理的工作理念，持續(xù)探索并在以往檔案管理模式之下進行改革，從而推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

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（云南省保山市昌寧縣耈街彝族苗族鄉(xiāng)社會保障服務中心 678113）