人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用研究

摘要：習(xí)近平指出，人才是創(chuàng)新的第一資源。我國生產(chǎn)年齡人口不斷減少，就業(yè)彈性大增，人才培養(yǎng)面臨許多新課題。一個(gè)科學(xué)、合理的人力資源管理體系不僅可以有效地建立組織的管理框架，還可以使組織內(nèi)部的部門與部門、人與人、物與物、組織與組織的關(guān)系更加協(xié)調(diào)一致，有效地提高員工的工作效率和組織運(yùn)作效率，達(dá)到降低管理成本的目的。文章對如何有效地利用人力資源檔案管理，充分發(fā)揮新時(shí)期人力資源檔案的內(nèi)在潛能，對其持續(xù)改進(jìn)提出了幾點(diǎn)見解。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;運(yùn)用

引言

怎樣適應(yīng)新形勢、新要求，提高人力資本水平，有效利用人力資源檔案，大力支持高質(zhì)量發(fā)展，是人力資源管理部門必須考慮的問題。要使每位員工的價(jià)值最大化，為單位創(chuàng)造無限的財(cái)富與價(jià)值，人力資源是不可或缺的工作。人力資源部門可以在單位內(nèi)合理配置人力資源，保證各單位員工都能實(shí)現(xiàn)效益最大化。要提高人力資源管理部門的工作效率，就必須提高對人力資源檔案的依賴程度。人事檔案的管理能夠幫助并推動(dòng)人力資源管理部門人員的合理調(diào)動(dòng)和工作安排單元的可持續(xù)發(fā)展。

1人力資源檔案管理在人力資源管理中的重要作用

1.1科學(xué)、合理地分配人力資源

人力資源檔案可以提高人力資源管理部門的工作質(zhì)量，使每個(gè)員工的工作價(jià)值得到充分發(fā)揮，人力資源管理部門和其他內(nèi)部管理部門也是機(jī)組日常管理的重要部分?？梢哉f，人力資源管理對單位未來發(fā)展趨勢有直接影響。人力資源與單位其他資源也存在著差異，隨著時(shí)代的發(fā)展，合理配置人力資源始終是單位內(nèi)部管理的重要任務(wù)。利用人力資源檔案管理，人力資源管理部門可以更全面地了解員工的基本信息，對各行業(yè)的人才短缺進(jìn)行調(diào)查，從而科學(xué)合理地配置內(nèi)部人力資源。提高人力資源管理工作質(zhì)量，提高單位效益。

1.2為人力資源管理決策階段作出決策提供參考

人事檔案管理部門具有單位內(nèi)所有人員的基本信息，包括人員的工作能力、個(gè)人基本信息、工作經(jīng)驗(yàn)等。為今后決策階段的反應(yīng)提供參考，例如人力資源管理等。比如，單位在實(shí)施績效考核制度時(shí)，員工的內(nèi)部考核直接影響到員工的晉升與薪酬。所以，認(rèn)真、全面、系統(tǒng)地對員工進(jìn)行評估，是對員工未來和單位未來的發(fā)展。單位對員工的評估，大多數(shù)是基于員工日常工作表現(xiàn)和同事間的評估。

2人力資源管理應(yīng)用中人力資源檔案管理的主要問題

2.1采用人力資源管理的后勤方法會(huì)降低人力資源管理的效率

大多數(shù)單位的人力檔案管理方式都是比較落后的。而在開發(fā)背景下，管理人員不能充分利用信息技術(shù)，人力資源文件管理效率低，不能準(zhǔn)確把握人力資源文檔的細(xì)節(jié)。一是人事檔案管理系統(tǒng)的功能比較簡單，只能輸入人事資料，無法深入了解人事檔案的細(xì)節(jié)，因而無法發(fā)揮其真正的價(jià)值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，管理人員在信息管理方面沒有采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，人力資源文件的管理效率會(huì)下降。

2.2我國大多數(shù)單位并沒有正確認(rèn)識到人事檔案管理的重要性

人力資源檔案的管理也容易被忽視。在實(shí)踐中，由于單位沒有建立一個(gè)完整的人力資源檔案管理體系，人力資源檔案的最大價(jià)值并未得到發(fā)揮。大部分單位在人事檔案管理工作內(nèi)容、工作流程、職責(zé)分工等方面都沒有落實(shí)，缺乏統(tǒng)一合理的人事檔案管理體系。此外，單位人力資源檔案管理中，由于人力、物力、財(cái)力等方面的投入較少，人力資源檔案管理質(zhì)量不高，工作效率低下。

3人力資源檔案管理應(yīng)用手段分析

3.1人力資源檔案管理應(yīng)該使用最新管理方法

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理已不能適應(yīng)單位的發(fā)展。所以，設(shè)備必須采用最新的管理方法對人力資源文件進(jìn)行管理。第一，減少紙張文件。傳統(tǒng)的人事檔案由于單位的發(fā)展存在很多弊端。具體來說，檢索紙質(zhì)文件需要花費(fèi)時(shí)間和精力。此外，許多文件與我國制定的環(huán)保理念不相適應(yīng)，作為人事檔案管理的管理者，必須減少紙張檔案的數(shù)量，全面實(shí)施數(shù)字化電子檔案管理。其次，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的幫助下，人力資源檔案管理部門需要建立一個(gè)更加專業(yè)化的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立專業(yè)化的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以克服傳統(tǒng)文件占用很大空間的問題。

3.2提高檔案管理人員的專業(yè)性和全體員工的檔案管理意識

人事檔案管理者必須具備良好的工作素養(yǎng)，才能保證對人力資源檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、標(biāo)準(zhǔn)化管理。為提高人力資源人事檔案管理人員工作能力，進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案管理人員既要明確各項(xiàng)檔案管理制度、檔案管理制度和法規(guī)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)提高專業(yè)技術(shù)水平，熟練使用各種計(jì)算機(jī)軟件，提高人力資源檔案信息管理的效率。人力資源檔案管理者必須不斷學(xué)習(xí)高級知識，以適應(yīng)人力資源管理工作的需要，最后，必須廣泛宣傳檔案管理的重要性，以確保本單位的所有人員正確認(rèn)識檔案管理對于人力資源管理發(fā)展的重要性，并全面執(zhí)行存檔管理準(zhǔn)則和政策。

結(jié)語

人力資源管理在單位長期的發(fā)展過程中起著重要的、廣泛的管理作用，并能幫助單位實(shí)現(xiàn)巨大的經(jīng)濟(jì)增長。在人力資源管理過程中，人事檔案能有效提高人力資源管理部門的工作質(zhì)量，一直是人力資源管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)不能適應(yīng)開發(fā)，所以在人力資源管理工作中要充分利用人力資源檔案，提升人力資源價(jià)值。

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作者簡介：周文（1989.02-），男，湖南人，大專。研究方向：事業(yè)單位人事檔案管理