W公司其他應收款管理機制優(yōu)化

陳鵬

摘要：其他應收款作為企業(yè)流動資金的重要組成部分，管理不善會帶來諸多問題，而往往因為其他應收款沒有應收賬款、存貨等主要流動資產項目重要而被忽視，從而帶來非必要資金占用，產生管理問題。本文以W公司為例，針對其在其他應收款管理中存在的問題，分析其產生的原因，并在此基礎上提出管理機制優(yōu)化對策及建議。

關鍵詞：其他應收;管理機制;激勵

一、引言

一般公司其他應收款主要包括應收的存出保證金、向職工墊付的款項、各種賠款和罰款、備用金等。而往往因為其他應收款沒有應收賬款、存貨等主要流動資產項目重要而被忽視，從而帶來不必要的資金占用，產生管理問題。

W公司是從事智慧城市、智能交通、智慧建筑、軌道交通及公共安全領域系統(tǒng)集成工程的企業(yè)，企業(yè)項目來源主要為政府招標，中標后通過將外采設備、自產設備進行安裝、調試并連接到公司自主研發(fā)的中心系統(tǒng)中，形成完整系統(tǒng)而提高客戶自動化水平和管理效率。W公司其他應收款占用主要來源為在招標以及施工過程中產生的投標保證金、履約保證金、質量保證金、施工保證金等存出保證金占用，以及項目實施過程中會產生個人借款資金占用。其他應收款是企業(yè)流動資產中不可缺少的一部分，若管理不當，會給企業(yè)經營帶來十分惡劣的影響，因缺乏管理造成的其他應收款長期掛賬無人清理或無法清理的現(xiàn)象屢有發(fā)生，并且因其他應收款的來源比較復雜，壞賬的確認難度也較大，這也給一些企業(yè)提供了作假了“溫床”。W公司貸款平均余額5.7億，每年支出貸款利息約2800萬元。在擔負高額貸款的同時，其他應收款占用高達8000萬。其他應收款余額長期居高不下，多年來未進行有效管理，加劇公司資金緊張的壓力。本文意在通過分析W公司其他應收賬款管理存在的問題，分析其形成原因，并提出管理機制優(yōu)化建議。

二、相關理論

（一）組織管理原理

計劃：凡事“預則立，不預則廢”，如果說預見性不是管理的全部的話，至少也是其中一個基本部分。計劃主要包括對未來相關環(huán)境的分析，并以此為基礎確定要達到的目標，進而對要達到目標需要完成的工作進行描述，它指明了后續(xù)活動的方向。要注意的是，在制定計劃時，應與下級管理人員討論并達成一致，這樣有利于計劃的順利實施。

組織：好的計劃需要有好的組織。組織是對企業(yè)計劃執(zhí)行的分工，包括決定組織要完成什么樣的任務，由誰來完成決策，由誰來完成任務以及匯報關系，也就是設計一個完成任務的組織體系。組織的確立要從分工關系、部門化、權限關系、溝通與協(xié)商以及程序化五個方面進行綜合考慮。確立好組織后，應進行制度化管理，將例外問題變?yōu)槔袉栴}進行程序化決策。

人員配置：組織中的工作都是由人來完成的，把合適的人放在合適的崗位上，有利于組織目標的實現(xiàn)。企業(yè)應當通過工作系統(tǒng)分析、人力資源計劃、人事工作計劃等方式對各崗位人員進行配置，分配給其合適的工作，對績效完成情況進行科學考評，并通過系統(tǒng)教育和訓練，加強人員管理水平。

領導（激勵）：亞伯拉罕·哈羅德·馬斯洛，美國著名心理學家。他強調人的潛能、自由、責任和尊嚴，建立起以人為中心的“人本主義”心理學方法論。馬斯洛需求層次理論按先后順序分為生理需求、安全需求、愛和歸屬感需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求五類。在充分了解員工需要、目標與動機的基礎上，根據(jù)所處需求層次的不同，通過工作豐富化、員工參與管理以及獎酬等方式進行激勵。

控制：控制有直接控制和間接控制，直接控制主要是作業(yè)人員對工作過程的直接控制，間接控制主要是管理者通過業(yè)績評價對作業(yè)人員進行間接控制。在控制系統(tǒng)設計時的主要項目要考慮：目標變量、確定目標變量的測定方法、確定事前標準、測定結果的溝通方式、確定事后評價標準。

三、W公司其他應收款管理存在的問題

W公司其他應收款平均余額高達8000萬，賬齡一年以上占比高達26%，問題集中表現(xiàn)為以下幾個方面：

（一）投標保證金清理不及時

對于借付的工程項目投標保證金，正常情況下無論企業(yè)是否中標，都應于簽訂合同后5日內退回，W公司在投標完成后，經辦人員沒有及時與招標單位聯(lián)系，將投標保證金退還，財務人員雖每月下發(fā)清理計劃進行盯催，但受人員精力、信息獲取時間晚等因素限制，往往是事后管理，無法在過程中及時獲取投標信息，從而導致投標保證金清理不及時。

（二）履約保證金受工期影響占用時間長

W公司項目進場施工前交給業(yè)主的履約保證金，均以現(xiàn)金形式繳納或由投標保證金直接轉履約保證金，此部分保證金需要項目終驗或審計完成后返還，從開始施工到終驗周期平均長達1年以上，且存在部分項目因客戶不滿意長時間扣押履約保證金，此部分資金占用產生資金成本較高。

（三）員工借款報銷不及時，考核未與資金占用成本相關聯(lián)

受工程類企業(yè)的業(yè)務特點影響，項目中部分費用開支采用職工借款的形式預支，待職工報銷時使用發(fā)票進行沖銷，這種處理方式使得W公司存在大量員工借款類其他應收款。結果造成：一是因部分發(fā)票取得困難或不及時，造成成本費用入賬不及時，影響當期損益，二是應該及時歸還的款項不能及時歸還導致呆賬的產生。例如：員工借款繳納的中標服務費等費用，報銷不及時，甚至存在年初借款，年末仍未報銷情況。目前管理辦法中規(guī)定的考核僅根據(jù)超期賬齡設置200元、500元和800元的三擋考核，導致部分金額較大借款出現(xiàn)個人理財收益大于考核金額情況。

四、W公司其他應收款問題原因分析

（一）相關部門職責不清推諉扯皮現(xiàn)象嚴重

W公司現(xiàn)行其他應收款管理辦法中，并沒有明確投標保證金、履約保證金以及其他類型款項具體歸口管理部門，導致業(yè)務部門認為此項工作應由財務承擔，財務部門認為應由業(yè)務部門承擔現(xiàn)象，相關部門職責不清推諉扯皮現(xiàn)象嚴重。

（二）考核力度不足

W公司現(xiàn)行其他應收款管理辦法中規(guī)定：因支付外單位費用、保證金以及其他業(yè)務原因形成的其他應收款，凡是不按規(guī)定時間清理的，每月按應清理時點起的賬齡，對相關責任人進行考核，超期2-3個月考核200元，4-6個月考核500元，7-12個月考核800元。因考核力度小，出現(xiàn)過借款人截留款項用于購買個人理財產品等占用公司資金取得投資收益行為。

（三）對保證金支付方式無人監(jiān)管，導致現(xiàn)金支出較大

目前W公司履約保證金均以現(xiàn)金形式繳納，未考慮采取其他方式提供履約保證的可能性以降低資金占用。通過查閱《中華人民共和國政府采購法實施條例》，其中第四十八條規(guī)定：采購文件要求中標或者成交供應商提交履約保證金的，供應商應當以支票、匯票、本票或者金融機構、擔保機構出具的保函等非現(xiàn)金形式提交。而W公司多年來一直采用現(xiàn)金形式繳納，沒有充分利用政策條件降低其他應收款占用。

五、W公司其他應收款管理對策及建議

（一）明確各相關部門對其他應收款的管理職責

加強各部門間團結協(xié)作，財務部應建立臺賬并負責整體其他應收款的監(jiān)督管理工作，具體包括核算、對賬、監(jiān)控、風險預警、下發(fā)清理計劃、核算清理完成率、發(fā)布考核通報以及費用類借款的清收。

施工管理部門應作為履約、質量、施工類保證金的歸口管理部門，根據(jù)項目施工進度對履約、質量、施工類保證金收回的時間節(jié)點進行整體把控，負責該類保證金回收的督辦和調度。

營銷管理部門應作為投標類保證金的歸口管理部門，根據(jù)合同簽訂情況對投標類保證金收回的時間節(jié)點進行整體把控，負責投標類保證金回收的督辦和調度。

其他部門，凡是有其他應收款余額的，該部門負責人應作為清收第一責任人，督促本部門人員清收款項。

明確各責任部門后，每月由財務下發(fā)其他應收款清收計劃，各部門負責具體催收，并將清理完成率作為部門長KPI固化到每月工作任務書中。

（二）加強其他應收款獎懲力度

對超期其他應收款的考核，原根據(jù)超期賬齡設置200元、500元和800元的考核力度較小，建議調整為按占用金額和一年期基準貸款利率計算的占用利息額考核，同時應規(guī)定凡是可以對公支付款項，不允許通過個人進行周轉，必須進行公對公支付，避免個人占用公司資金理財收益超過罰款金額的情況。

對于已經形成的長期未清款項，應形成具有吸引力的清理獎勵機制，鼓勵業(yè)務人員盡快將款項收回，減少公司資金占用。

（三）采取措施減少其他應收款產生

使用履約保函代替履約保證金。因《中華人民共和國政府采購法實施條例》中明確規(guī)定履約保證金可以金融機構、擔保機構出具的保函等非現(xiàn)金形式提交，應在公司內明確履約保證金全部以銀行保函形式提供，申請支付履約保證金時由財務部負責審核是否符合要求對必須以現(xiàn)金支付的要設置相應審批流程由公司領導審批通過后方能支付。

（四）制定科學清收措施

對其他應收款的構成進行分析，并有針對性地采取不同的催收辦法：對內部員工的借款，可以采取與工資相結合的形式，追償欠款;對于外部借款，可采取適當獎勵措施，提高償還積極性;對借款時間長、數(shù)額大，多次催收無效，且無法從其他可控途徑清回欠款的，要及時向法院起訴，維護企業(yè)合法權益。

六、結論

W公司的其他應收款管理問題是在其經營與管理過程中存在的比較突出的一個問題，因其不是集團與公司管理重點，多年來未得到有效關注。本文希望通過對其產生的原因進行分析并形成管理改善建議，加強W公司其他應收款管理，從而減少資金占用規(guī)避風險。對于其他應收款的管理，要做到，從源頭分析其產生的原因，采取積極的防范措施，制定嚴格的管理辦法，對已形成的其他應收款要加速清收工作，減少壞賬損失。

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