幼兒園檔案管理之見解

摘要：幼兒園檔案是全面反映幼兒園日常管理工作和發(fā)展進(jìn)程的重要資料，同時(shí)也是幼兒園信息資源及科學(xué)管理的重要組成部分，有著關(guān)鍵性的作用和影響，幼兒園檔案工作的開展程度體現(xiàn)著幼兒園各項(xiàng)工作的深度，所以幼兒園要提高檔案工作建設(shè)的重視度，注重收集、整理及充分利用，使其更好地為幼兒園發(fā)展提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：幼兒園?檔案?管理

一、管理意識(shí)

根據(jù)當(dāng)前幼兒園配備標(biāo)準(zhǔn)，鮮有幼兒園配備專職的檔案管理員，本崗位需要接受系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，具備專業(yè)技能和知識(shí)，同時(shí)還要熟悉幼兒園的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，在管理的過程中形成一整套操作程序，因此檔案管理員需要明確樹立管理意識(shí)，要有能力制定規(guī)范、合理的管理制度，及完善的檔案運(yùn)作體系，這些因素均基于檔案管理員的管理意識(shí)。

二、收集資料

保存原始、真實(shí)的資料是檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，收集資料是基礎(chǔ)和起點(diǎn)，所以資料收集要從日常工作中慢慢累積。例如：在教職工當(dāng)中積極宣傳檔案收集的重要性，使大家從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到保留檔案的必要性。其次制定檔案交存的制度，能夠及時(shí)地將檔案資料進(jìn)行整理保存，以確保檔案收集的完整性。

三、規(guī)范內(nèi)容

（一）明確要求：幼兒園在行政管理及日常工作過程中產(chǎn)生的各種形式和載體的材料，均具有保存、查考和利用的價(jià)值存在，所以管理員應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆椒皶r(shí)歸檔，推薦方式為：隨時(shí)歸檔與定期存檔。例如：幼兒園開展“喜迎建國70周年之走進(jìn)軍營”系列活動(dòng)，我們對(duì)擬定的活動(dòng)方案，向上級(jí)的申請(qǐng)，家長(zhǎng)通知提醒，安全協(xié)議、后期宣傳及活動(dòng)反饋等所涉及到的照片、錄象資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后立即整理歸檔。而每學(xué)期的班級(jí)備課資料、交接班記錄、月周計(jì)劃、區(qū)域活動(dòng)記錄以及教研等資料應(yīng)在學(xué)期末統(tǒng)一整理，按學(xué)期為時(shí)間段進(jìn)行歸檔。

（二）結(jié)合實(shí)際：根據(jù)幼兒園實(shí)際情況對(duì)全園產(chǎn)生的檔案進(jìn)行分類及歸納。例如：上級(jí)下發(fā)的政策法規(guī)、指示精神及人事決定;教育主管部門頒發(fā)的幼教方針和指引;行政管理中的規(guī)劃、總結(jié)、人事考核;園務(wù)會(huì)議記錄;課題組及年級(jí)組的教研課題、教師能力培養(yǎng)、教科研成果、教育教學(xué)實(shí)踐、保育管理等;家委會(huì)的會(huì)議記錄、問卷調(diào)查等;后勤保健方面的幼兒健康成長(zhǎng)檔案、幼兒衛(wèi)生保健管理檔案、環(huán)境消毒、營養(yǎng)膳食等;教學(xué)保教方面的幼兒信息登記、花名冊(cè)等;以及開展活動(dòng)的圖片、錄像等;諸如此類的各種文件材料均進(jìn)行分類，根據(jù)不同的類別按性質(zhì)分別組卷。例如個(gè)人檔案類和發(fā)文類永久保存，其它日常管理中產(chǎn)生的資料可以按長(zhǎng)期或短期保存。通過不同形式使原始檔案真實(shí)地記錄幼兒園在管理過程中的進(jìn)程，同時(shí)更好地見證幼兒園的發(fā)展。

四、整理技能

（一）檔案的統(tǒng)一性

注重檔案的統(tǒng)一性，首先使用統(tǒng)一的檔案盒，其次在檔案盒的側(cè)面按顏色區(qū)分并統(tǒng)一歸類打印索引及分類項(xiàng)目，例如：教育教學(xué)（粉色），后勤管理（綠色）等，配有本園園徽?qǐng)D標(biāo)，開啟檔案盒附加目錄，其目的是能清晰地顯示出本盒檔案的材料，所有同類別的項(xiàng)目使用統(tǒng)一字號(hào)及字體，查閱時(shí)一目了然，即整潔美觀，又科學(xué)規(guī)范。

（二）檔案的收集整理

1.資料收集的分工?改變分散的管理模式，建立統(tǒng)一的檔案管理體系，材料的收集分工負(fù)責(zé)、及時(shí)入檔，由專門的檔案管理人員統(tǒng)一管理，在紙質(zhì)版的基礎(chǔ)上，完善電子版，力求把信息錄入電腦備存。

2.資料收集的全面性 幼兒園開展的各種方案性活動(dòng)（園慶、畢業(yè)典禮、家長(zhǎng)開放日、對(duì)外觀摩等）等，均列入檔案存儲(chǔ)范圍。

3.檔案整理的完整性。將同類別、同項(xiàng)目、同內(nèi)容的文件材料匯編一起，避免出現(xiàn)凌亂現(xiàn)象。

4.檔案裝訂的便利性

檔案裝訂力求整齊美觀和方便管理，為方便查閱及復(fù)印，一律采用長(zhǎng)尾夾進(jìn)行收納歸檔。

（三）明確要求

所有歸檔的材料均需要統(tǒng)一用紙規(guī)格，統(tǒng)一打印規(guī)格，如有書寫版材料，應(yīng)使用統(tǒng)一配發(fā)的版本（如備課本、班級(jí)交接班本、會(huì)議記錄本），書寫時(shí)字跡清晰工整，備注統(tǒng)一時(shí)間和題目，以有利用進(jìn)行統(tǒng)一歸納整理。

五、有效利用

幼兒園要重視檔案的利用，想方設(shè)法提高幼兒園檔案利用率，在原有檔案的基礎(chǔ)上取其長(zhǎng)補(bǔ)其短，以便擬定出更完善、更周密的計(jì)劃和方案。例如：幼兒園“迎新年.慶元旦”親子游園活動(dòng)，在方案擬定之前，翻閱往年檔案記錄，從往年的計(jì)劃中取其之長(zhǎng)加以增補(bǔ)、調(diào)整和完善，以更好地達(dá)到預(yù)期目的，收到良好的反饋效果。

其次是注意做好保密工作，涉及到上級(jí)發(fā)文的檔案均以紙質(zhì)版存檔，不得拍照或上傳網(wǎng)絡(luò)公共平臺(tái);特別需要強(qiáng)調(diào)的是凡是涉及到家長(zhǎng)個(gè)人信息及幼兒健康或缺點(diǎn)隱私方面的內(nèi)容，都要做到保密，更不允許在公共平臺(tái)發(fā)布。

六、借閱管理

檔案的借閱同樣重要，在做好規(guī)范的前提下，還需要人性化管理，例如：各類檔案統(tǒng)一配備借閱登記本，保密性檔案（如上級(jí)發(fā)文）需要?jiǎng)澏ń栝喨朔秶?，?duì)需要借出的檔案要填寫借閱明細(xì)（包括借閱人姓名、借閱時(shí)間、檔案名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間），此過程全程需要借閱人書寫借閱明細(xì)，并親自簽名，檔案管理員要時(shí)刻查閱，對(duì)于逾期者及時(shí)進(jìn)行催要。

綜上所述幼兒園檔案是幼兒園行政管理當(dāng)中開拓思路的基石，是教師們教育教學(xué)當(dāng)中的重要幫手，更是同系統(tǒng)教育機(jī)構(gòu)相互交流借鑒的紐帶，基于以上幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)，可以看出只有做好檔案管理工作才能更好的為幼兒園的工作服務(wù)，才能為幼兒園可持續(xù)、良性發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

廣東省惠州市惠城區(qū)31661部隊(duì)幼兒園?劉貴芝