完善醫(yī)院檔案管理對(duì)推動(dòng)檔案管理工作改革的作用

賈方琦 李斌

摘要：近年來(lái)我國(guó)資料服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速，但醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作開(kāi)展緩慢。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們生活水平不斷提高。在這種形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作變得更為復(fù)雜。醫(yī)院工作的開(kāi)展中，檔案管理工作可以對(duì)國(guó)家的醫(yī)療政策進(jìn)行分類，可以快速查閱相關(guān)政策信息和醫(yī)院病人的檔案記錄，從而提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。為了適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的要求，需要通過(guò)完善醫(yī)院檔案管理來(lái)提升醫(yī)院檔案管理工作改革。本文綜合分析了目前醫(yī)院檔案管理工作的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際情況提出相應(yīng)的完善解決措施，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作改革有參考意義。

關(guān)鍵字：醫(yī)院檔案;完善管理;檔案管理;工作改革

醫(yī)療事業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展實(shí)現(xiàn)了明顯的進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作內(nèi)容日趨復(fù)雜，這也導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作改革勢(shì)在必行。

一、醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵作用

1.檔案管理是醫(yī)院日常工作的依據(jù)

隨著醫(yī)療服務(wù)的現(xiàn)代化發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部所開(kāi)展的各項(xiàng)管理工作均需要以各項(xiàng)文件為依據(jù)。檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)院日常工作提供全方位的信息，是醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)與日常醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作開(kāi)展的關(guān)鍵。隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的穩(wěn)步進(jìn)行，醫(yī)院機(jī)構(gòu)需要通過(guò)科學(xué)化發(fā)展穩(wěn)步提升自身的服務(wù)水平，醫(yī)院檔案管理便是其中重要組成部分，檔案管理工作需要緊隨醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程不斷進(jìn)步。檔案管理工作中記錄了醫(yī)院各類工作事務(wù)的詳細(xì)信息，通過(guò)分析檔案數(shù)據(jù)文件能夠基本判斷出醫(yī)院在某一時(shí)間段內(nèi)的發(fā)展軌跡與成長(zhǎng)規(guī)律。因此，醫(yī)院檔案管理也是醫(yī)院資深發(fā)展與轉(zhuǎn)型的依據(jù)，是醫(yī)院提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。

2.檔案管理是醫(yī)院處理糾紛的法律依據(jù)

醫(yī)院開(kāi)展的檔案管理工作不僅是對(duì)日常醫(yī)療事務(wù)的簡(jiǎn)單記錄，更是醫(yī)院與醫(yī)患間的重要憑證。目前，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)進(jìn)步較快，醫(yī)院服務(wù)在發(fā)展中面臨著巨大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院機(jī)構(gòu)不僅需要不斷提升自身的服務(wù)質(zhì)量，還需要處理與患者家屬之間的醫(yī)療糾紛，而檔案管理工作在處理醫(yī)療糾紛上便能提供巨大幫助，醫(yī)院檔案內(nèi)容可作為處理糾紛的重要法律憑證。檔案管理文件所發(fā)揮的法律依據(jù)功能對(duì)醫(yī)院與患者家屬雙方而言均是一種有益的保障。一旦二者出現(xiàn)嚴(yán)重的醫(yī)療糾紛，法院便能夠以檔案資料作為重要依據(jù)做出準(zhǔn)確的判斷。

3.檔案管理是醫(yī)院科研項(xiàng)項(xiàng)目的主要資源

醫(yī)院機(jī)構(gòu)在承擔(dān)日常醫(yī)療服務(wù)責(zé)任的同時(shí)需要負(fù)責(zé)開(kāi)展醫(yī)療科研工作。醫(yī)院機(jī)構(gòu)所開(kāi)展的醫(yī)療科研項(xiàng)目通常需要以患者的病例數(shù)據(jù)資料作為研究數(shù)據(jù)內(nèi)容，準(zhǔn)確、詳盡的數(shù)據(jù)內(nèi)容是科研項(xiàng)目順利開(kāi)展的保障，此時(shí)便體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的重要作用。檔案管理工作中記錄的患者病歷資料內(nèi)容能夠幫助科研工作人員對(duì)患者疾病進(jìn)行深入了解，以采取更加有效的治療手段。臨床醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展進(jìn)步離不開(kāi)醫(yī)院檔案的幫助。

4.提升醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院的檔案資料主要是病歷檔案，通過(guò)病歷檔案的詳細(xì)記錄可以對(duì)診斷的過(guò)程與結(jié)果有一個(gè)完整的記錄與憑證，在信息化平臺(tái)上為其保留最原始的依據(jù)，方便醫(yī)師們?cè)诳蒲泄ぷ髋c臨床工作中有詳盡的參考與憑證，這也是醫(yī)院檔案管理的核心因素。醫(yī)護(hù)人員可以通過(guò)檔案資料對(duì)患者有更好更詳細(xì)的服務(wù)，加快綜合水平的提升速度。隨著醫(yī)院檔案的業(yè)務(wù)拓展與改革，醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力需要加強(qiáng)提升，從而支持醫(yī)院的發(fā)展與進(jìn)步。

5.提高醫(yī)院檔案工作的效率

信息化檔案管理不但可以促進(jìn)工作人員之間的溝通與協(xié)調(diào)關(guān)系，同時(shí)也可以確保工作順利開(kāi)展，促進(jìn)檔案資源共享又可以減少部門之間的阻礙，避免同樣資源的重復(fù)錄用與歸檔，在很大程度上提高了醫(yī)院的整體協(xié)調(diào)性，節(jié)省了大量的人力與物力，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

6.為提高醫(yī)院管理水平提供服務(wù)

醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量與工作人員的效率都需要加強(qiáng)改善，這是信息化建設(shè)的首要任務(wù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與融合，使醫(yī)院檔案管理形成了一套完善的檔案管理平臺(tái)，不但方便了患者病歷的查閱，同時(shí)也為臨床醫(yī)學(xué)作出了一定的貢獻(xiàn)，各部門之間可以達(dá)到完美的協(xié)調(diào)度，使信息化建設(shè)更加科學(xué)化與規(guī)范化，不斷提高醫(yī)院的服務(wù)水平。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)較差

醫(yī)院內(nèi)部檔案管理意識(shí)較差是目前檔案管理問(wèn)題頻出的主要原因。醫(yī)院檔案管理工作的管理層對(duì)其認(rèn)知不到位。在醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，僅僅由醫(yī)院的護(hù)士或者行政人員負(fù)責(zé)檔案收集，也沒(méi)有專門的檔案室存放資料，這樣就沒(méi)有意識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作系統(tǒng)性和保密性的特點(diǎn)，使得檔案管理工作的效率低下，檔案資料內(nèi)容不全。有些檔案管理人員對(duì)檔案的管理比較隨意，重要文獻(xiàn)或者資料被借出去之后，沒(méi)有及時(shí)做好記錄，或者記錄不明確，這樣就使得資料缺失，最后不能找回資料，使得醫(yī)院的檔案資料不全，不利于后期工作的開(kāi)展，不利于醫(yī)療水平的提升和醫(yī)院的發(fā)展。

此外，由于檔案管理資源投入較低，檔案管理工作開(kāi)展中無(wú)法購(gòu)置專用的數(shù)字化設(shè)備提高管理效率。內(nèi)部管理信息化軟件與硬件設(shè)備缺失，導(dǎo)致檔案管理工作水平與質(zhì)量長(zhǎng)期得不到提升，這也成為了影響檔案管理模式改革的主要因素。

內(nèi)部管理工作人員意識(shí)不強(qiáng)是導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量低下的直接原因。工作人員意識(shí)不強(qiáng)容易在醫(yī)院檔案日常管理工作中導(dǎo)致資料檔案不全、信息不完善、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確以及檔案缺失等情況。醫(yī)院檔案質(zhì)量的嚴(yán)重下降將會(huì)嚴(yán)重影響到檔案的實(shí)際作用。

2.檔案歸檔工作不規(guī)范

現(xiàn)階段醫(yī)院檔案歸檔工作不規(guī)范也是一大主要問(wèn)題。檔案歸檔過(guò)程中需要明確表明各類檔案文件的保管期限以及相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容。由于歸檔方式不規(guī)范，會(huì)出現(xiàn)信息編寫不全面的情況，這將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案文件在歸檔時(shí)出現(xiàn)嚴(yán)重偏差。醫(yī)院檔案歸檔流程不合理會(huì)遺漏一些重要的信息，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全面，也會(huì)導(dǎo)致后續(xù)工作受到嚴(yán)重影響。此外，目前個(gè)別醫(yī)院檔案管理工作仍然采用較老舊的檔案管理方法，這類方法目前已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理方法的落后也會(huì)導(dǎo)致各類檔案文件管理分散，系統(tǒng)性較差，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作效率。

在醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，由于醫(yī)院檔案管理人員對(duì)于檔案的收集和分類不夠明確，使得檔案的歸檔制度不完善，存在一個(gè)類別的檔案分開(kāi)存放，不同類別的檔案歸檔到一個(gè)檔案盒中，這樣就使得檔案管理工作的效率低下，容易出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，在后期的檔案查閱和借調(diào)中，會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間，不利于提升醫(yī)院的工作效率。另外，一些不專業(yè)的檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，由于自身的能力有限或者疏忽會(huì)導(dǎo)致檔案歸檔錯(cuò)誤，對(duì)檔案的日期記錄不明確，這就使得檔案的信息不全面，影響后續(xù)工作的順利開(kāi)展。

3.檔案管理制度不完善

醫(yī)院檔案管理制度的不完善與缺失導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效改進(jìn)，各項(xiàng)管理方式比較傳統(tǒng)，檔案管理工作質(zhì)量較差，日常管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完善、文件編制草草應(yīng)付的情況，制度不完善所出現(xiàn)的各類問(wèn)題嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案文件的質(zhì)量水平與檔案的后續(xù)正常使用。由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度不完善，醫(yī)院檔案管理人員難以及時(shí)將醫(yī)院運(yùn)行中產(chǎn)生的各類檔案資料及時(shí)、完整建檔，對(duì)后續(xù)的檔案管理工作是極為不利的。

當(dāng)前，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展飛快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)在各行各業(yè)應(yīng)用廣泛，但是醫(yī)院的檔案管理工作方法還比較落后，沒(méi)有結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化改革。當(dāng)前大部分的醫(yī)院醫(yī)療工作已經(jīng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行了優(yōu)化，提升了看病的效率。但是對(duì)于醫(yī)院的檔案管理，沒(méi)有合理應(yīng)用信息技術(shù)，尤其是對(duì)于一些紙質(zhì)版的文書、圖片和影像資料，在對(duì)其進(jìn)行歸檔整理時(shí)，沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)建立電子索引目錄，這樣使得檔案管理工作人員的工作量較大，在歸檔收集和后期的檔案查閱中都會(huì)花費(fèi)較多的時(shí)間。另外，沒(méi)有利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息共享，這也使得檔案的查閱和借調(diào)過(guò)程較為復(fù)雜，使得工作效率低下，不利于醫(yī)院的發(fā)展。

4.醫(yī)院檔案管理工作人員綜合水平有待提升

要想做好醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理人員要有一定的工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)知識(shí)，這樣他們可以合理利用技術(shù)簡(jiǎn)化檔案管理工作，豐富檔案管理辦法。

三、醫(yī)院檔案管理模式改革的措施

為了做好檔案管理工作，提升醫(yī)院工作人員的工作效率，一定要在新的背景下采取有效的對(duì)策來(lái)強(qiáng)化檔案管理工作。這樣才能系統(tǒng)、全面地進(jìn)行檔案管理，便于后續(xù)工作的順利開(kāi)展。

1.加強(qiáng)培訓(xùn)提升管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理模式改革過(guò)程中應(yīng)首先做好管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)提升工作。根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況，選擇專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理日常工作，保證檔案管理各個(gè)崗位有專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，日常管理工作中檔案管理人員需要及時(shí)掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)應(yīng)通過(guò)專業(yè)化培訓(xùn)與主動(dòng)性學(xué)習(xí)積極提升自身管理能力，做好醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院在人員設(shè)置上應(yīng)盡量招聘此專業(yè)的管理人員，以提高檔案管理人員團(tuán)隊(duì)的整體質(zhì)量。

2.開(kāi)展數(shù)字化信息化檔案管理變革工作

現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作中需要積極引進(jìn)先進(jìn)的軟件操作系統(tǒng)與穩(wěn)定的硬件系統(tǒng)，運(yùn)用掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)與云存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的電子化與數(shù)字化發(fā)展，提升醫(yī)院檔案資源的管理效率保證醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門可以高效地進(jìn)行檔案資源共享利用?，F(xiàn)代信息技術(shù)是解決檔案管理傳統(tǒng)問(wèn)題的主要方式，創(chuàng)建電子檔案，構(gòu)建新型檔案管理模式均是解決醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的主要措施，同時(shí)保證系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)施的實(shí)時(shí)更新以滿足醫(yī)院檔案管理復(fù)雜工作的需求。

3.重視檔案管理工作，提升檔案管理意識(shí)

新的醫(yī)保改革政策會(huì)給醫(yī)院的工作帶來(lái)一定程度的影響。在這種形勢(shì)下，為了進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，提升醫(yī)院工作效率。檔案管理工作人員在工作中要做好本職工作，對(duì)醫(yī)院的各類檔案資料進(jìn)行分類管理，并且做好檔案時(shí)間記錄，便于后期檔案的查閱和借調(diào)。為了保證檔案管理工作的全面性和系統(tǒng)性，一定要有專門的檔案室和檔案管理電腦用于資料收集和整理，并利用電腦對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行電子目錄整理，這樣可以提升檔案管理工作效率。檔案管理人員要提升自己的責(zé)任心，在日常的工作中確保檔案安全，避免檔案丟失和損毀的情況出現(xiàn)，對(duì)于借出去的檔案要做好記錄，要求工作人員及時(shí)歸還，確保檔案資料完整。

4.健全醫(yī)院檔案管理制度

為改變醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)的對(duì)檔案管理工作不重視的情況，需要從制度層面予以糾正?，F(xiàn)代醫(yī)院機(jī)構(gòu)的發(fā)展與進(jìn)步離不開(kāi)規(guī)章制度，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的改革發(fā)展同樣需要完善的檔案管理制度予以規(guī)制。醫(yī)院檔案管理工作需要不斷融入新理念，及時(shí)摒棄落后的管理思想，堅(jiān)持以先進(jìn)信息化管理思想作為主要方向，以嚴(yán)格的檔案管理制度明確此項(xiàng)工作的重要性。例如可指定嚴(yán)格的審批流程，對(duì)于檔案轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出時(shí)刻通過(guò)加蓋封章提升檔案工作的嚴(yán)格性，以嚴(yán)格的健全的檔案管理制度提升檔案管理工作質(zhì)量水平。

5.結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理辦法

當(dāng)前，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展飛快，信息技術(shù)在各行各業(yè)應(yīng)用廣泛。在新的醫(yī)保改革背景下，要提升醫(yī)院的工作效率，更是要重視檔案管理工作與信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。首先，在醫(yī)保改革背景下，要求各個(gè)用戶的醫(yī)保全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，能快速地反映個(gè)人的信息，對(duì)一些病患以前的病例癥狀，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)共享來(lái)調(diào)取，這樣無(wú)論是患者轉(zhuǎn)院治療或者異地報(bào)銷都可以更為便捷。其次，通過(guò)優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理方法，可以簡(jiǎn)化檔案管理工作。當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作較為復(fù)雜，涉及的類別較多，如果不結(jié)合信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就會(huì)使得檔案管理工作較為混亂。在這種形勢(shì)下，可以針對(duì)醫(yī)院的特點(diǎn)研發(fā)具有特色的醫(yī)院檔案管理軟件，可以快速地對(duì)檔案進(jìn)行梳理和歸類，并且實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)資料和網(wǎng)絡(luò)資料的同步傳輸，提升檔案管理工作效率，也便于不同部分之間的資料查閱。最后，醫(yī)院通過(guò)信息化的檔案管理工作，可以將一些公眾化的資料展示給廣大病患，這樣病人在治療前可以自行查閱相關(guān)資料，對(duì)自身的病情有一定的了解，同時(shí)還可以讓病患了解醫(yī)院的更多信息，建立病患和醫(yī)院之間的信賴感，提升醫(yī)院的知名度，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作中的重要組成部分，針對(duì)目前醫(yī)院內(nèi)部在檔案管理工作上的各類問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)檔案管理模式改革對(duì)其中的主要問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)改進(jìn)，以此保障醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量完成，發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)勢(shì)在必行，是當(dāng)前醫(yī)院部門發(fā)展的首要任務(wù)，醫(yī)院管理層需要高度重視檔案管理工作以及對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)，同時(shí)還要加大資金的投入，使醫(yī)院的檔案管理設(shè)備進(jìn)一步更新，使醫(yī)院部門更好地為社會(huì)各界帶來(lái)更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。近幾年來(lái)，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院全面采用了信息化建設(shè)的模式，醫(yī)療水平有了非常明顯的改觀，不難發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)為醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了很大的幫助，全面實(shí)現(xiàn)了資源共享，在節(jié)省人力與成本的基礎(chǔ)上，工作效率得到最大化提升。雖然在創(chuàng)新過(guò)程中仍然存在一系列問(wèn)題沒(méi)有完全解決，但只要醫(yī)院檔案管理工作人員團(tuán)結(jié)一致，勇于創(chuàng)新與實(shí)踐，相信我國(guó)醫(yī)療事業(yè)一定可以得到更大的改變與提升。

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2021年河北省人力資源和社會(huì)保障廳課題，項(xiàng)目名稱：完善檔案管理體系對(duì)推進(jìn)公立醫(yī)院社會(huì)保障工作發(fā)展的研究，項(xiàng)目編號(hào)：JRS-2021-2001