做好圖書館檔案管理工作之淺見

秦宇

摘要：我國圖書館服務(wù)檔案資料是指我國圖書館及其服務(wù)工作人員在各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)中研究產(chǎn)生的各種具有科學(xué)查考研究利用重要價(jià)值，并加以歸檔保存起來的文獻(xiàn)材料，是我國圖書館服務(wù)工作在各個(gè)重要?dú)v史發(fā)展時(shí)期全面、系統(tǒng)、真實(shí)的歷史記錄，它可以作為一種重要文獻(xiàn)材料資源，也是我國圖書館服務(wù)體系的寶貴財(cái)富。

摘要：管理理念;規(guī)范化;管理

一、更新圖書館檔案管理理念

首先，領(lǐng)導(dǎo)高度重視，這是加強(qiáng)社會圖書館業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作的重要關(guān)鍵。其次，應(yīng)深刻確立做好圖書館業(yè)務(wù)檔案管理各項(xiàng)工作的基本原則：1.集中與時(shí)間分散相協(xié)調(diào)結(jié)合的企業(yè)管理基本原則。對國家有關(guān)從事圖書館日常業(yè)務(wù)管理的各類檔案，如辦館經(jīng)費(fèi)、財(cái)產(chǎn)、人事和其他文書管理檔案等，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行部門集中管理，由有關(guān)圖書館檔案辦公室統(tǒng)一安排部門專人統(tǒng)一負(fù)責(zé);對有關(guān)圖書館其他業(yè)務(wù)管理檔案，可由各直屬業(yè)務(wù)部門分散進(jìn)行管理，如收集文獻(xiàn)讀者采購人員檔案等應(yīng)歸收集采編管理部門進(jìn)行收集流通管理，文獻(xiàn)讀者典藏人員檔案資料﹑文獻(xiàn)讀者借閱檔案資料﹑文獻(xiàn)借閱人員檔案等應(yīng)歸收集流通管理部門進(jìn)行收集流通管理。這種管理集中與綜合分散相有機(jī)結(jié)合的資源管理利用原則，有利于各職能部門員工結(jié)合自己的不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和綜合利用。2.現(xiàn)代化管理原則。圖書館業(yè)務(wù)檔案管理部門工作人員應(yīng)充分適應(yīng)國家現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展的市場要求，直接綜合利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖書檔案管理，提高檔案管理水平。

最后，建立了以秘書室為核心的責(zé)任追究制度，并以書面形式收集和借用業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)館長等主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員也可以直接到館查閱定期向館上交的重要業(yè)務(wù)管理檔案，便于全面及時(shí)掌握各項(xiàng)重要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)展管理情況，通過幫助館長及其指導(dǎo)老師協(xié)調(diào)和組織圖書館業(yè)務(wù)檔案的管理，有利于打破館長在對圖書館提供重要指導(dǎo)前聽取多層次業(yè)務(wù)報(bào)告的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)管理模式。

二、加強(qiáng)圖書館檔案規(guī)范化管理

圖書館重要檔案資料是在我國圖書館檔案工作管理實(shí)踐中直接制作形成的或是具有長期保存、參考價(jià)值，并按一定時(shí)間規(guī)律保存起來以便供備查閱參考的各種重要文件記錄材料和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。圖書館管理業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的管理規(guī)范化監(jiān)督管理，就是根據(jù)規(guī)范圖書館業(yè)務(wù)檔案管理相關(guān)工作中可能存在的突出問題，制定和提出規(guī)范圖書館管理業(yè)務(wù)相關(guān)檔案管理相關(guān)工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一實(shí)施圖書館管理業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的管理組織體系建設(shè)。例如，對相關(guān)業(yè)務(wù)論文檔案所需要收集的所有文件都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化收集處理，主要內(nèi)容包括下列以下內(nèi)容：通過鑒別和準(zhǔn)確判定相關(guān)業(yè)務(wù)論文檔案的應(yīng)用價(jià)值，把各項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)檔案文件中有價(jià)值的各個(gè)挑選項(xiàng)列出來，剔除那些難以重復(fù)、無條件保存的有價(jià)值的業(yè)務(wù)文件;以相關(guān)職能職責(zé)分工界定為主要基礎(chǔ)并充分結(jié)合相關(guān)事物主體屬性，以適當(dāng)?shù)恼疹櫦皹I(yè)務(wù)檔案相關(guān)文獻(xiàn)收集載體的實(shí)際情況表現(xiàn)為基本原則，對相關(guān)業(yè)務(wù)管理檔案的所有文件項(xiàng)目內(nèi)容都要進(jìn)行統(tǒng)一界定和分類劃分;對所需要收集的相關(guān)業(yè)務(wù)管理檔案文件，在項(xiàng)目內(nèi)容界定范圍、項(xiàng)目形式設(shè)定、標(biāo)準(zhǔn)價(jià)值衡量等各個(gè)方面都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，從而有效提高相關(guān)業(yè)務(wù)論文檔案的學(xué)術(shù)內(nèi)涵性和質(zhì)量。另外，要在本館業(yè)務(wù)整體檔案的管理分類建立歸檔管理范圍、業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)管理項(xiàng)目的分類統(tǒng)一管理規(guī)范上面對相應(yīng)問題做出具體規(guī)定，使本館業(yè)務(wù)整體檔案分類建設(shè)與高校圖書館公共基礎(chǔ)設(shè)施業(yè)務(wù)檔案建設(shè)工作統(tǒng)一結(jié)合起來，并通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)整體檔案的分類建立可以促進(jìn)高校圖書館業(yè)務(wù)整體檔案工作的業(yè)務(wù)規(guī)范化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。

三、加大圖書館檔案管理工作所需資金投入力度

開展圖書館檔案管理工作必須投入一定的人力、物力和財(cái)力。從所接受調(diào)查的高校圖書館情況來看，圖書館目前沒有專項(xiàng)資金預(yù)算能夠支持此項(xiàng)工作，資金短缺已逐漸成為當(dāng)前制約高校圖書館業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)工作健康發(fā)展的重要決定因素之一。因此，圖書館雖然可以內(nèi)部進(jìn)行協(xié)調(diào)，也或者可以直接考慮對內(nèi)申請或?qū)ν鉅幦?，但來自人民社會與地方政府的大力支持可以解決開館資金不足問題。這樣才能有效地充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)輔助檔案管理技術(shù)開展專業(yè)檔案的整理收集查詢﹑保存整理、鑒定檢查﹑儲存保管.回收利用和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等日常管理工作，加快國家圖書館專業(yè)檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化體系建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

四、實(shí)現(xiàn)圖書館圖書、情報(bào)、檔案一體化管理

圖書和業(yè)務(wù)情報(bào)、檔案信息系統(tǒng)資源一體化信息系統(tǒng)管理檔案系統(tǒng)資源可以綜合利用我國現(xiàn)有企業(yè)圖書.軟件檔案系統(tǒng)信息﹑理系統(tǒng)和軟件情報(bào)信息系統(tǒng)資源，發(fā)揮圖書檔案信息系統(tǒng)圖書軟件業(yè)務(wù)整體的情報(bào)信息管理功能性和管理系統(tǒng)優(yōu)勢。除了圖書館日常的檔案管理之外，圖書館的采購配送計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是圖書館業(yè)務(wù)檔案的一種存在形式。 這種身份有利于圖書館內(nèi)部實(shí)施一體化管理，有效實(shí)施圖書、信息、檔案一體化管理。

五、強(qiáng)化圖書館檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

圖書館學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平是始終影響學(xué)校檔案管理相關(guān)工作的重要衡量因素之一，因此，提高檔案人員素質(zhì)水平是繼續(xù)搞好高等圖書館學(xué)校檔案管理相關(guān)工作的重要保證。作為一名從事檔案管理業(yè)務(wù)工作者，不但不僅要求具有較強(qiáng)的思想政治素質(zhì)，還要求具有較高的管理業(yè)務(wù)水平。為此，要繼續(xù)加強(qiáng)對社會圖書館相關(guān)檔案管理人員的思想政治路線思想和基本職業(yè)道德宣傳教育，還要繼續(xù)加強(qiáng)管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)業(yè)務(wù)技能指導(dǎo)，引導(dǎo)我館檔案管理工作人員學(xué)習(xí)掌握更多有關(guān)我館檔案管理相關(guān)工作的新理論知識和新專業(yè)技能，以盡快適應(yīng)新發(fā)展時(shí)期我館檔案管理相關(guān)工作的發(fā)展需要。圖書館應(yīng)用檔案管理技術(shù)人員畢業(yè)應(yīng)必須具備以下基本素質(zhì)：高尚的社會職業(yè)道德;合理的專業(yè)知識體系結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能水平﹐其中具有包括應(yīng)用圖書檔案情報(bào)管理專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊信息技術(shù)、多媒體傳播技術(shù)和其他網(wǎng)絡(luò)文字信息處理技術(shù)知識在內(nèi)的多種現(xiàn)代文檔信息文字檢索處理技術(shù);較強(qiáng)的館內(nèi)外文文字翻譯工作能力;強(qiáng)烈的文字信息保護(hù)意識和較高的文字信息處理分析能力。同時(shí)，圖書館館員可能會抽出一定部分時(shí)間精力用于業(yè)務(wù)咨詢和對館員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的咨詢業(yè)務(wù)管理能力，鼓勵(lì)他們積極創(chuàng)造性地參與開展咨詢服務(wù)。

結(jié)束語

做好公共圖書館干部檔案管理服務(wù)工作不僅有可能為推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)干部工作戰(zhàn)略決策及擬訂圖書館經(jīng)濟(jì)建設(shè)和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供可靠的合理參考決策依據(jù)，也有可能為推進(jìn)公共圖書館建設(shè)評估、精神文明先進(jìn)單位建設(shè)評比、巾幗精神文明單位創(chuàng)建活動(dòng)工作及推進(jìn)國家綠色共享資源工程建設(shè)等工作積累寶貴的原始檔案資料。

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