淺談加強(qiáng)PPP模式公路工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

朱月亮

隨著“交通強(qiáng)省”“交通強(qiáng)國”戰(zhàn)略不斷深入，浙江省交通運輸方方面面取得很大進(jìn)展，交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投融資渠道靈活多樣，從而，交通公路工程引入不少PPP（Public-Private Partnership）模式，即政府和社會資本合作，通過合規(guī)程序參與公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一種項目運作模式，近年來，常山縣交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也引進(jìn)多個PPP模式項目，如城區(qū)公共自行車項目、衢州至常山沿江公路建設(shè)項目、351國道建設(shè)項目等。由于這些社會資本方有的初次涉及交通領(lǐng)域工程建設(shè)，迫切需求交通公路工程檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范的掌握，并從專業(yè)角度對他們進(jìn)行示范、引導(dǎo)、檢查、監(jiān)督。這一工作直接影響檔案歸檔質(zhì)量的好壞，更影響檔案功能在交通公路規(guī)劃、建設(shè)及管理過程中的發(fā)揮。為此，將檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重心前移就顯得尤為重要，為確保檔案質(zhì)量，常山縣交通運輸部門先后印發(fā)關(guān)于《加強(qiáng)公路工程項目檔案管理》《公路工程項目檔案管理計劃》《在機(jī)構(gòu)改革中做好交通系統(tǒng)檔案處置工作》等通知，對公路工程參建各方主體檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)，也是新《檔案法》規(guī)定的職責(zé)所在。

1.加強(qiáng)宣教，提高法規(guī)政策意識

政策宣傳，側(cè)重于重點環(huán)節(jié)的政策性交底，在檔案管業(yè)務(wù)部門的通力配合下，在工程項目處于規(guī)劃許可審批階段時就介入進(jìn)來，做好工程檔案驗收、移交事項書面告知工作，并對《公路工程質(zhì)量條例》《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》《浙江省公路工程竣（交）工驗收辦法》等法律規(guī)章及時進(jìn)行宣傳，使PPP模式社會資本方事先了解工程檔案歸檔要求和內(nèi)容，并要求各參建單位將工程文件形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，把責(zé)任與義務(wù)落實到位，明確告知公路建設(shè)項目檔案驗收重要性，主動告知市縣重點項目辦公室對重點交通公路建設(shè)項目進(jìn)行定期或不定期的檔案專項抽查、以及通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、檔案館網(wǎng)站等多個渠道為參建單位提供工程檔案辦事事項的持續(xù)性咨詢服務(wù)，提高參建單位歸檔的積極性和主動性。

2.注重培訓(xùn)，提升檔案業(yè)務(wù)水平

提高PPP模式社會資本方及各參建單位檔案資料人員的業(yè)務(wù)能力，在技術(shù)性方面指導(dǎo)側(cè)重業(yè)務(wù)提升，每年不定期舉辦公路工程檔案管理培訓(xùn)班，將建設(shè)、施工、監(jiān)理單位人員組織起來，邀請當(dāng)?shù)貦n案工作專家進(jìn)行基本知識，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范教學(xué)。并在培訓(xùn)班上特別強(qiáng)調(diào)各單位要做好勘查、設(shè)計、施工、監(jiān)理工作中所形成的文件材料的收集和積累工作，指導(dǎo)參建單位預(yù)先制訂“科技文件積累袋”，提供負(fù)責(zé)積累工作的人員使用，嚴(yán)格落實《公路工程項目文件歸檔范圍》《電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，以及省、市有關(guān)規(guī)范性文件的要求，收到較好效果。同時為PPP模式社會資本方及參建單位，提供浙江省檔案干部培訓(xùn)中心舉辦培訓(xùn)班的信息通知，鼓勵他們帶著問題參加培訓(xùn)，可以得到授課老師現(xiàn)場解答，解決在公路工程新建、改建和擴(kuò)建中遇到的實際問題。

3.勤于指導(dǎo)，適應(yīng)檔案實踐運用

《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》要求，各級交通運輸主管部門根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的原則，依法對所轄區(qū)域內(nèi)公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔工作進(jìn)行管理，同時接受公路建設(shè)項目所在地上級及同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。目前，常山縣交通運輸局按照《計劃》對公路工程項目采取“線上線下”的方式強(qiáng)化PPP模式社會資本方及各參建單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

“線上”指在線解決參建單位在工程檔案管理中的問題，注重對參建單位建設(shè)工程前期文件資料形成、積累等方面進(jìn)行前端性控制，確保公路工程檔案質(zhì)量。主要是建立QQ群、微信工作群、浙政釘群等，將在建項目檔案負(fù)責(zé)人納入進(jìn)來;在“線上群”里宣傳新的政策法規(guī)。其次是利用浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)投資項目在線審批監(jiān)管平臺，從立項審批到竣工備案全部過程的相關(guān)操作匯集起來，強(qiáng)化公路工程各階段材料的前端控制，實現(xiàn)工程各階段文件可查可溯可補(bǔ)等，真正實現(xiàn)新修《檔案法》規(guī)定的電子文件法律效力地位。

“線下”指一些在線上未能得到有效解決的問題和需求，由交通運輸部門牽頭組織，協(xié)同檔案部門安排專人進(jìn)行上門服務(wù)，重在解決在工程檔案管理中的實際問題，能夠及時快速糾正和解決工程檔案管理中難題，項目檔案的真實性，完整性和安全性得到有效確保。在具體做法上，不僅將業(yè)務(wù)指導(dǎo)送至駐地、項目部，很多時候直接送至施工一線，這樣以來除講授工程檔案收集要求外，還能發(fā)現(xiàn)一貫以為合規(guī)而實際違規(guī)的問題，更利于規(guī)范化管理，衢州至常山沿江公路建設(shè)項目檔案的順利歸檔，就是一個典型的工作案例。該工程是一項重點工程，由中電建路橋集團(tuán)有限公司承接PPP項目，對浙江省有關(guān)檔案管理規(guī)范要求初次涉及，這一項目涉及專業(yè)領(lǐng)域繁多檔案管理量大而廣，歸檔工作難度大?？h交通運輸檔案部門多次邀請當(dāng)?shù)鼐哂?7年檔案專業(yè)年限的高級專家走進(jìn)中電建駐地，多次參加檔案工作對接會議，對集團(tuán)提出的移交檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、移交方式和時間、竣（交）工驗收標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)資料填寫方式等問題進(jìn)行現(xiàn)場解答;面對參建單位資料員重點講解公路工程檔案歸檔范圍、歸檔流程、組卷方法、質(zhì)量要求、注意事項等，及時糾正他們的習(xí)慣和經(jīng)驗的做法，獲得了中電建集團(tuán)的高度評價。

4.重點把關(guān)，順利通過檔案驗收

在日常工作中，針對PPP項目的檔案管理工作，交通運輸檔案部門遵照相關(guān)規(guī)定，聯(lián)合檔案主管部門進(jìn)行公路工程檔案管理、監(jiān)督和指導(dǎo)，在確保PPP公路工程項目檔案順利通過驗收方面，主要抓好以下兩個重點環(huán)節(jié)。（1）硬性指標(biāo)絕對不能失控，公路建設(shè)項目檔案驗收不合格則公路建設(shè)項目竣（交）工驗收就不合格?！墩憬」饭こ藤|(zhì)量評定操作方法》要求，“質(zhì)量保證資料基本數(shù)據(jù)（原材料、標(biāo)準(zhǔn)試驗、工藝實驗等）、檢驗評定數(shù)據(jù)有嚴(yán)重不真實或者偽造現(xiàn)象的或者檢查項目不全、頻率不足或者缺少必要的數(shù)據(jù)，不能有效證明工程符合規(guī)范要求或者資料反映出的工程質(zhì)量達(dá)不到合格標(biāo)準(zhǔn)的”交工質(zhì)量評定為不合格，應(yīng)返工處理后重新進(jìn)行評定。（2）時間節(jié)點必須把握：《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》要求，在工程竣工驗收前，對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收，驗收合格后必須出具工程檔案認(rèn)可文件;2019年最新修訂《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》規(guī)定，各承包單位應(yīng)在合同段交工驗收前，將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，經(jīng)項目法人單位和監(jiān)理檢查合格后，移交項目法人單位;公路工程項目通過竣工驗收3個月內(nèi)按規(guī)定辦理項目檔案移交手續(xù)。

針對這樣兩類影響PPP項目公路工程檔案驗收的情況，交通運輸檔案部門采取的做法是：對建設(shè)單位項目組（指揮部），特別強(qiáng)調(diào)立項文件、勘察設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、土地房屋征遷資料務(wù)必要齊全完整;對施工單位，重點以保存原件為主，務(wù)必做到與工程實際相符合真實、準(zhǔn)確的內(nèi)容文件資料，竣工圖的設(shè)計變更要標(biāo)注到位，竣工圖均要加蓋竣工章，并采用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫，簽字蓋章清晰完備，保證竣工圖編制的專業(yè)性;對監(jiān)理單位，著重檢查質(zhì)量控制、安全管理、進(jìn)度控制、試驗抽查、監(jiān)理日志等資料檔案是否齊全完整，以及抽查資料的形成是否與工程要進(jìn)度同步。另外，交通運輸檔案部門提前為各參建單位編制統(tǒng)一的檔號，給檔案系統(tǒng)化整理留有充足時間余地。

總之，常山縣交通運輸部門通過對PPP模式建設(shè)公路工程項目的特點分析，有的放矢的進(jìn)行檔案管理工作的宣傳教育、培訓(xùn)、采取“線上+線下”服務(wù)和重點把關(guān)等舉措，使常山縣PPP項目公路工程檔案工作逐步走向規(guī)范化，檔案管理水平得到較大提升。