論文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

摘要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文檔文件管理和辦公自動(dòng)化不斷地結(jié)合在一起具有許多優(yōu)點(diǎn)，但是由于許多因素（例如技術(shù)，設(shè)備，系統(tǒng)等），還發(fā)現(xiàn)了影響文檔文件管理效率的某些問題。因此，有必要基于檔案和自動(dòng)化學(xué)科的雙重理論進(jìn)行研究，以最大程度地發(fā)揮辦公室自動(dòng)化在案件管理中的作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)成為提高工作質(zhì)量的一種重要形式，因此加強(qiáng)辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)已成為許多行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，文檔和文件管理也不例外。但是，從文檔案例管理的當(dāng)前實(shí)際工作來看，傳統(tǒng)的工作模式仍然存在一些問題和不足。這些問題也是提高文檔文件管理質(zhì)量的主要障礙。在這種情況下，對(duì)辦公自動(dòng)化文檔文件管理進(jìn)行全面分析對(duì)提高文檔文件管理的整體質(zhì)量具有非常積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室自動(dòng)化在文件管理中的優(yōu)勢(shì)

1.儲(chǔ)存空間大

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館中，檔案館的存儲(chǔ)空間需求很高，文件需要大量存儲(chǔ)空間。但是，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，文件存儲(chǔ)幾乎不占用實(shí)際空間，節(jié)省了更多空間，幾乎不存在存儲(chǔ)問題。并且，其管理效率更高，存儲(chǔ)量更高，能夠使員工活動(dòng)更加方便。

2.管理工作更加方便，辦公效率高

今天，社會(huì)正朝著數(shù)字化和自動(dòng)化的方向迅速發(fā)展，一個(gè)紙質(zhì)文件已不能滿足時(shí)代的需求。隨著時(shí)間的流逝，紙質(zhì)文件將很難保存甚至無法讀取，這將導(dǎo)致在以后對(duì)其進(jìn)行查找時(shí)出現(xiàn)不必要的問題。轉(zhuǎn)換為電子文件使文件更易于存儲(chǔ)，更不容易丟失和更易于檢查。

3.穩(wěn)定性強(qiáng)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙張通常是檔案管理發(fā)展歷史的主要記錄者，紙質(zhì)檔案是最重要的檔案形式。但是，由于紙材料本身的性質(zhì)，其紙漿會(huì)隨時(shí)間發(fā)生化學(xué)變化，這將損壞檔案的內(nèi)容。但是，借助辦公自動(dòng)化，電子文檔占了很大一部分，電子文檔更加穩(wěn)定并且可以滿足實(shí)際需求，并且作為電子文檔，它們對(duì)諸如溫度，濕度和時(shí)間之類的環(huán)境因素不那么敏感。

4.更方便地交換信息資源

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中，如果要在搜索信息時(shí)過濾大量信息，那是浪費(fèi)精力和時(shí)間。但是，通過調(diào)整文檔文件進(jìn)行辦公室自動(dòng)化管理，您可以輕松地從大量復(fù)雜文件中找到所需的信息，從而節(jié)省了大量時(shí)間，提高了部門效率，并實(shí)現(xiàn)了檔案信息的遠(yuǎn)程分發(fā)。

二、影響文件和案件辦公室自動(dòng)化管理應(yīng)用的因素

1.缺乏用于文件管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化軟件

文件管理辦公室自動(dòng)化需要標(biāo)準(zhǔn)化的軟件支持。該系統(tǒng)應(yīng)用軟件可以將文件資料的檢索和借閱程序集成到辦公室自動(dòng)化管理中，并實(shí)現(xiàn)文件管理信息的自動(dòng)檢索和數(shù)字傳輸。但是，當(dāng)前在不同地方?jīng)]有相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理軟件，并且對(duì)分類和檢查檔案有很大的限制。人們無法訪問統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和信息，這導(dǎo)致檔案統(tǒng)計(jì)工作混亂，并影響到文件和檔案的管理。

2.員工素質(zhì)

在傳統(tǒng)的文件管理工作中，經(jīng)常需要員工具有一般的案件管理技能和職業(yè)道德才能執(zhí)行特定任務(wù)。但是，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)每天都在更新和變化。辦公室在處理文檔文件方面的自動(dòng)化程度也在不斷提高。許多傳統(tǒng)工人對(duì)電子信息技術(shù)知之甚少，并且缺乏具體的深入知識(shí)的了解，這決定了他們的辦公室自動(dòng)化程序不能真正發(fā)揮作用。

三、有效的應(yīng)對(duì)措施，通過文檔文件管理來改善辦公室的自動(dòng)化

1.提高案件管理人員辦公自動(dòng)化水平

在文件管理的實(shí)踐中，限制管理工作質(zhì)量提高的主要原因之一是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。因此，提高案件管理人員辦公自動(dòng)化水平是提高檔案管理質(zhì)量的重要接口。在這方面，應(yīng)調(diào)動(dòng)一些專門從事文件和案件管理的工作人員，這些專業(yè)人員應(yīng)具有一些辦公室自動(dòng)化的基本知識(shí)，以便不斷優(yōu)化管理工作。符合條件的單位可以聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家和研究人員定期或不定期地培訓(xùn)案件管理人員，以提高辦公管理人員的辦公自動(dòng)化水平，為優(yōu)化檔案管理模式創(chuàng)造良好條件。

2.合理的網(wǎng)絡(luò)安全布局

“電子文件在互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行。盡管它是一個(gè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但是由于網(wǎng)絡(luò)的共享，所以在物理上與互聯(lián)網(wǎng)分離，但無法避免病毒破壞?！庇幸恍ｉT的技術(shù)人員可能會(huì)破壞文件文檔，因此我們要為文件的安全進(jìn)行布局。首先優(yōu)化您的路由器設(shè)置。其次，設(shè)置訪問地址以過濾特定的IP。最后，學(xué)會(huì)使用防火墻（尤其是用于機(jī)密文檔的防火墻），并有目的地存儲(chǔ)它們。

3.統(tǒng)一管理規(guī)劃文件辦公自動(dòng)化建設(shè)的方向

隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境正在逐步改善。檔案部門要抓住信息技術(shù)帶來的新機(jī)遇，不斷完善內(nèi)部分工，重組文件和檔案創(chuàng)建機(jī)制，加快部門職能轉(zhuǎn)變，建立各級(jí)檔案信息資源的各種數(shù)據(jù)庫，研究開發(fā)高效的檔案信息檢索系統(tǒng)，提高單位檔案的效率和準(zhǔn)確性，以滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

4.完善辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

辦公自動(dòng)化已成為文檔文件管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)。因此，為了有效地提高管理水平，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。由于相關(guān)的工作設(shè)備已過時(shí)，因此無法滿足紙質(zhì)文件的辦公室自動(dòng)化工作的需求。應(yīng)該準(zhǔn)備部分資金專門用于升級(jí)特定文檔文件管理設(shè)備，安裝先進(jìn)的文件管理設(shè)備和管理技術(shù)，以及逐步將文件管理工作從傳統(tǒng)管理模式升級(jí)到辦公室級(jí)別。

四、結(jié)論

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展要求相關(guān)部門改變檔案管理方式。同時(shí)，辦公文件和檔案的自動(dòng)化要求我們擁有新時(shí)代的管理經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)安全的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，建立統(tǒng)一的管理方式，并使用現(xiàn)代化的工具來使部門更好地前進(jìn)。

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