大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理和數(shù)字化建設(shè)分析

丁力

摘要：在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理也需要與時俱進(jìn)，實施數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而有效優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。為此，本文分析了大數(shù)據(jù)時代檔案管理中存在的問題，提出了大數(shù)據(jù)時代檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要策略，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，云計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等被廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域中，極大地促進(jìn)了各領(lǐng)域生產(chǎn)模式的變革。就檔案管理工作而言，工作人員需要積進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理效率與管理質(zhì)量，進(jìn)而更好地與大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求相契合。

1.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理中存在的問題

1.1對檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作重視不足

現(xiàn)階段，仍有許多單位的管理層檔案數(shù)字化管理意識比較薄弱，尚未深刻認(rèn)識到實施檔案數(shù)字化管理的多重價值，所以在制度、規(guī)章、設(shè)施與技術(shù)等方面也沒有提供有力支持。進(jìn)而使得檔案管理制度不完善，檔案數(shù)字化建設(shè)設(shè)施不足，數(shù)字建設(shè)技術(shù)落后。這些都將影響到阻礙檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，降低檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性與科學(xué)性。

1.2檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高

目前我國許多單位的檔案管理人員都并非專業(yè)的管理人才。而是身兼數(shù)職或者由其它崗位內(nèi)調(diào)而來的，所以很多檔案管理人員并不熟悉專業(yè)的檔案管理知識。且他們整體年齡偏大，文化水平不高。對新事物、新技能、新知識的學(xué)習(xí)與接受能力有限。這就導(dǎo)致我國許多單位仍沿用著傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案數(shù)字化管理的專業(yè)程度有待提高。

1.3檔案數(shù)字化建設(shè)成果的價值有待開發(fā)

目前雖然有些單位已經(jīng)開展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，但在檔案數(shù)字化管理活動中，只是將紙質(zhì)檔案信息簡單存儲為電子檔案，將檔案的功能與價值僅僅局限在查閱瀏覽與調(diào)閱打印。并沒有進(jìn)一步跟蹤與深度挖掘出檔案的其它潛在應(yīng)用價值，進(jìn)而造成檔案利用率低，檔案的多種重要功能價值沒有得到充分實現(xiàn)。

1.4電子檔案信息的安全性不足

許多單位的檔案信息都包含著本單位的一些機(jī)密文件。但是目前我國許多單位都是借助第三方檔案管理軟件來保存與處理本單位的檔案數(shù)據(jù)的。這樣就加大了電子檔案數(shù)據(jù)的安全隱患。一些重要的商業(yè)信息，政策信息或者是統(tǒng)計數(shù)據(jù)等一旦被不良黑客纂改、盜竊與攻擊，將給相關(guān)單位造成嚴(yán)重?fù)p失。檔案管理人員十分有必要采取一些有效措施，最大化確保本單位電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。

2.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

2.1樹立正確的檔案數(shù)字化管理觀念

各單位檔案管理人員十分有必要深刻認(rèn)識到開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性與關(guān)鍵價值。主動革新思想，樹立正確的檔案數(shù)字化管理觀念，并在實踐工作中，積極了解與掌握多種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效增強(qiáng)自身的檔案管理素養(yǎng)與信息技術(shù)應(yīng)用技能。從思想上高度重視檔案數(shù)字化管理工作，在行動上全面支持檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

2.2加大對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的資金投入

在大數(shù)據(jù)時代背景下，各單位要想順利展開檔案數(shù)字化建設(shè)工作。必然離不開多種硬件設(shè)施與先進(jìn)軟件的支持。所以各單位應(yīng)該進(jìn)一步加大對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的資金投入。以便檔案管理部門有充足的資金與能力購置所需的計算機(jī)、掃描儀等相關(guān)硬件設(shè)施、最新的管理軟件與先進(jìn)的安全防護(hù)軟件，成功構(gòu)建科學(xué)的檔案數(shù)字化管理平臺，營造出良好的檔案數(shù)字化管理環(huán)境，全面展開檔案數(shù)字化管理工作。

2.3加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想順利高效地開展好檔案數(shù)字化管理工作，還需要優(yōu)秀的檔案管理人才的支持。所以各單位十分有必要加強(qiáng)自身檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)，盡早組建一支精英式檔案管理隊伍，將眾多復(fù)雜繁瑣的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變化成輕便、易于檢索的電子檔案信息，并對這些信息充分利用。一方面，因為檔案數(shù)字化管理過程中，需要應(yīng)用到多種計算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)，所以各單位需要積極引入那些具有較強(qiáng)的計算機(jī)能力，又熟練掌握檔案管理系統(tǒng)知識的高學(xué)歷高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才，作為本單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的領(lǐng)頭羊，負(fù)責(zé)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的整體思路與框架。另一方面，各單位需要加強(qiáng)對在職檔案管理人員的知識培訓(xùn)，以進(jìn)一步豐富他們的檔案管理知識，提升他們的計算機(jī)應(yīng)用技能。

2.4深度挖掘檔案的多重價值

檔案數(shù)字化建設(shè)的重要目的之一就是充分實現(xiàn)檔案的有效利用。所以在檔案數(shù)字化管理過程中，工作人員在正確采集與存儲檔案的基礎(chǔ)上，還需要對檔案展開科學(xué)統(tǒng)計、深入分析，全面挖掘相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，了解不同類型檔案的應(yīng)用價值。對那些利用價值較高的檔案數(shù)據(jù)展開進(jìn)一步的編輯與優(yōu)化，實現(xiàn)檔案價值的最大化。

2.5提高檔案信息化管理的安全性

針對檔案管理中可能存在的一些安全隱患，各單位需要及早制定科學(xué)的安全防護(hù)制度，主動在檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃中增加管理系統(tǒng)安全防護(hù)的相關(guān)內(nèi)容，從資金方面、設(shè)施方面、管理技術(shù)方面與管理人員方面等加強(qiáng)對檔案管理安全隱患的排查，有效管控好相關(guān)安全風(fēng)險。

3.結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)時代，我國的檔案管理工作已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時代的多種實際需求。為此，各單位需要積極開展檔案信息化建設(shè)工作，通過強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理觀念，加大對檔案數(shù)字化管理的資金投入，組建精英式檔案管理團(tuán)隊等方法，實現(xiàn)檔案精準(zhǔn)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]田凌嫣.論大數(shù)據(jù)時代背景下加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的策略[J].蘭臺內(nèi)外，2020，（2）：83-84.

[2]馬丹.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理問題探討[J].新商務(wù)周刊，2017，（12）：244.

[3]張曉敏.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作方法優(yōu)化分析[J].卷宗，2020，10（5）：122.