企業(yè)的人事檔案數(shù)字化管理

李晶晶

摘要：近些年來，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)應(yīng)用于各種行業(yè)中，企業(yè)人事管理工作對計算機網(wǎng)絡(luò)的使用也越來越頻繁，同時加強了計算機網(wǎng)絡(luò)的重視，數(shù)字化建設(shè)不但可以提升檔案的準(zhǔn)確性，還可以增強人事檔案使用的流暢程度。隨著檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)還存在著一定的問題。本文主要分析企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)存問題和解決策略[1]。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案;數(shù)字化;管理

前言：

人事檔案對于企業(yè)的人事部門管理工作起著非常重要的作用，在數(shù)字化技術(shù)使用之前大部分企業(yè)的人事檔案還是紙質(zhì)的方式儲存，對于資料使用和修改的工作還是相對復(fù)雜的，造成了人事部門的工作效率相對較低。但是伴隨著企業(yè)使用人事檔案數(shù)字化管理以后，情況有了很大的改善。由此看來，相關(guān)人員需要對人事檔案管理傳統(tǒng)方式進行改革，不斷促使人事檔案管理模式和現(xiàn)代的發(fā)展需求相適應(yīng)。計算機技術(shù)的發(fā)展促進企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，在一定程度上提升工作效率，提高工作質(zhì)量。

一、企業(yè)的人事檔案數(shù)字化管理存在的問題

（一）企業(yè)軟件和硬件的設(shè)備不夠完善

對于人事檔案的數(shù)字化工作，我國企業(yè)采用這樣的管理方式時間還是較短，部分管理者的經(jīng)驗不足，在人事檔案運用中還保留著過去的較為傳統(tǒng)的管理方式和方法。例如：我國地域遼闊，地區(qū)之間存在差異性，很多地方的輸入方法也有所不同，對于電腦的硬件配置也不相同，這樣會出現(xiàn)人事檔案儲存格式不同，發(fā)送到別的地區(qū)打不開或者不能使用的問題;部分地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展還相對緩慢，計算機的配置較低，不能將檔案數(shù)字化的作用發(fā)揮出來。軟件方面，人事檔案數(shù)字化管理沒有統(tǒng)一模式，不同地區(qū)、格式檔案不能相互轉(zhuǎn)換，這樣給人事工作帶來不便[2]。

（二）檔案人事管理人員的業(yè)務(wù)水平不高

企業(yè)人事檔案數(shù)字化對于工作人員的專業(yè)技術(shù)要求較高，還需要工作人員掌握電腦技術(shù)，擁有較高的電腦操作水平。到那時，相較于目前企業(yè)管理人員的知識水平和技能，全方面掌握企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)的專業(yè)人員較少。企業(yè)對于人事檔案數(shù)字化的管理，還需要擁有企業(yè)檔案理論知識和數(shù)字化管理經(jīng)驗相結(jié)合的綜合性人才。目前企業(yè)很少擁有這樣綜合性人才，不能滿足企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)對人才所需。

（三）人事檔案數(shù)字化的利用率不高

當(dāng)前，企業(yè)對于人事檔案管理數(shù)字化的管理工作還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，面對數(shù)字化管理技術(shù)的特點和發(fā)展，還需要有多方面的考慮，部分文件資料還是以硬盤的形式儲存。在對企業(yè)人事檔案數(shù)字化的建設(shè)中，人事檔案數(shù)字化的利用率較低的情況偶爾還會發(fā)生。因為個人檔案數(shù)字化的使用在我國還是使用時間較短，還有部分功能沒有開發(fā)出來，對于空間的使用還有發(fā)展空間。所以，在保證人事檔案信息安全下，加強企業(yè)人事檔案數(shù)字化的開發(fā)和利用是現(xiàn)在科技發(fā)展的重要任務(wù)之一。

二、加強企業(yè)的人事檔案數(shù)字化管理的策略

（一）加強人事檔案數(shù)字化管理的技術(shù)

伴隨著我國科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理技術(shù)也在跟隨技術(shù)的發(fā)展不斷進步，在企業(yè)使用檔案數(shù)字化管理技術(shù)取代紙質(zhì)版本的時候企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該有兩種準(zhǔn)備，在數(shù)字化檔案信息管理的同時，為了保證信息的安全應(yīng)該再保存一份紙質(zhì)的檔案，確保每份檔案擁有兩種形式，防止數(shù)字化檔案丟失，還有一份紙質(zhì)的檔案可以備用，反之，紙質(zhì)檔案丟失，還可以根據(jù)數(shù)字化檔案再儲存一份紙質(zhì)的檔案，這樣能較大程度保證檔案的安全性。

（二）提高企業(yè)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

參加企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的工作人員，應(yīng)該擁有相對專業(yè)的檔案管理知識和熟練的電腦操作技術(shù)，這樣的綜合性素質(zhì)人才是企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理工作人員必備技術(shù)能力。所以，企業(yè)定期對檔案管理的工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)是非常有必要的，企業(yè)在對員工培訓(xùn)的過程中還需要加強培訓(xùn)力度，促進管理人員提高完成工作的程度，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促進每位檔案管理工作者成為一名擁有綜合素質(zhì)較強的管理性人才，根據(jù)新時代的社會發(fā)展要求，企業(yè)檔案數(shù)字化管理人員自身綜合素質(zhì)對企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展水平還是有相應(yīng)的影響，所以，企業(yè)應(yīng)該建立人事檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化管理相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容。

（三）加強軟件硬件設(shè)施的完善、完善企業(yè)人事檔案數(shù)字化的流程

軟件和硬件設(shè)備對企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理工作都有著直接的影響。所以，企業(yè)應(yīng)該把企業(yè)人事檔案部門數(shù)字化的建設(shè)增加預(yù)算，在資金的支持下，滿足檔案管理部門在工作中的需要，使用先進的設(shè)備和軟件保障檔案的妥善管理、檔案的轉(zhuǎn)接工作和檔案的保密工作。加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，強化人才管理，從硬件、軟件設(shè)施和計算機設(shè)備上對企業(yè)人事檔案管理工作做好妥善處理措施。

企業(yè)應(yīng)該采用合理的工作流程和規(guī)范的管理制度，對人事檔案數(shù)字化管理這項工作有一定的幫助，可以采用以下的流程：首先，查缺補漏，用當(dāng)前保存的人事檔案作為根據(jù)，對資料進行篩查，審核缺少的檔案進行核實，并且補充，保證檔案的完整性;其次;對檔案進行編目排序，對于篩查以后的檔案進行分類，并且根據(jù)相關(guān)規(guī)范整理和排序;更新目錄，依據(jù)篩選好的檔案更新目錄，保證目錄和檔案的一致;最后，錄入電腦，根據(jù)檢查完畢的企業(yè)人事檔案進行數(shù)據(jù)的掃描保存，確保錄入電腦內(nèi)容與紙質(zhì)版本一致。

結(jié)語：

人事檔案數(shù)字化管理成為現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理的重要手段，但是這樣的管理方式還是停留在初始階段，還是會存在很多急需解決的問題。企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理方式的變革，特別是人事檔案數(shù)字化管理的建設(shè)是當(dāng)前相對艱巨的任務(wù)。隨著數(shù)字化改革的不斷進步，人事檔案數(shù)字化能夠平穩(wěn)發(fā)展，并且給我國人事檔案數(shù)字化管理模式順利發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]湛晶. 淺析新時代人事檔案數(shù)字化管理[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020，（32）：7-9.

[2]龍源源. 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理與應(yīng)用探討[J]. 山東檔案，2016，（04）：62-63.

[3]馬靜媛. 人事檔案數(shù)字化管理分析[J]. 信息與電腦（理論版），2019，31（23）：221-222.