數(shù)字背景下科技檔案信息的建設與管理

劉旭華

摘要：隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展，科技檔案的管理逐漸向網絡和信息化流動。在新情況下，科技檔案管理工作還需要從現(xiàn)實中分析現(xiàn)有問題，改變傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，以適應時代的發(fā)展，要意識到實現(xiàn)科技檔案管理的重要性，并且要結合信息討論可執(zhí)行科技檔案管理的新方法。本文通過分析科技檔案管理中存在的問題，提出了相應的解決方案，以供參考。

關鍵詞：數(shù)字背景;科技檔案

引言

科技檔案信息資源的存檔與利用能夠最大限度釋放科技檔案中多種技術信息的能量，為多項業(yè)務的更好展開提供有力支持。就當前的情況來看，利用科技檔案中的信息資源獲取更高經濟效益與社會效益迫在眉睫，強化檔案信息融入實際項目研發(fā)已成為重要任務，對科技檔案信息資源的開發(fā)利用進行優(yōu)化勢在必行。

1信息化時代科技檔案管理的意義

信息化在網絡計算機等多個領域快速發(fā)展，科技領域也不例外?？萍紮n案管理的信息化使得檔案種類比以往更多，但基于科技的實際應用，檔案的分類與管理也變得更加容易。由于電子檔案不是普通的紙質檔案，所以也不必擔心長期保管會損壞檔案。為了方便檔案的記錄與翻閱，科技檔案會被準確錄入計算機。以往傳統(tǒng)的檔案需要大量工作人員對其進行歸類與存放，這不僅僅會占有大面積的空間，還會消耗較多勞動力，但科技檔案不會占有空間和消耗勞動力?？萍即鏅n為了確保檔案的安全性，需要定期處理檔案。

2科技檔案信息化所存在的問題

信息化科技檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同。因為管理模式的概念和內容比較新，所以當前檔案管理人員要綜合性理解信息科技檔案。另外，一些工作人員也對科技檔案的信息化概念管理有著強烈的抵觸心理，這種想法使得信息化科技檔案管理變得困難，不能促進科技檔案管理的革新。科技檔案管理沒有軟件和硬件的支撐就不能走信息化道路。目前，用于科技檔案管理的軟件和硬件大部分包括網絡、計算機和檔案管理系統(tǒng)。存檔可以在計算機上大量提交，但實際上存檔管理系統(tǒng)并沒有被完全利用，對于科技存檔管理的特定分類并沒有那么明顯的界限，數(shù)據(jù)庫的規(guī)模也非常有限，具有整理缺乏、單一類型、標準化低等問題。科技檔案管理信息化的設備、計算機設備的使用、系統(tǒng)的使用、持續(xù)的充實和數(shù)據(jù)庫的整備都是科技檔案管理信息變革的關鍵。系統(tǒng)效率低下、分類不完全、不充分利用信息化技術等也是信息化科技檔案變革所遇見的難題。信息化科技檔案與普通檔案不同?？萍即鏅n往往與科技有著重要聯(lián)系，而其則需要完整的規(guī)章制度來管理。但是，科技檔案在現(xiàn)實中大多缺少完整的規(guī)章制度。這種現(xiàn)象的原因在于信息化科技檔案管理的相關工作人員不制訂規(guī)則，不用規(guī)章制度來對信息化技術檔案管理來進行規(guī)范，這就使得信息化科技檔案變得雜亂無章。

3科技檔案管理的創(chuàng)新研究

3.1優(yōu)化調整檔案管理工作與服務模式

1.著重進行資源收集。科技檔案的形成并非將所有信息簡單匯總，而是要經過一套專業(yè)化的收集與整理，在大量的原始資料中提取具有現(xiàn)實價值的信息資源，并依托一定的規(guī)則進行歸納總結，最終保存于安全區(qū)域，為后續(xù)的信息資源查詢、利用提供支持。在收集科技檔案資源的過程中，要著重保證材料中信息的完整性與準確性，檢查核對相應技術內容的驗收報告，確保技術的可用性與實效性，維護科技檔案的現(xiàn)實價值，避免在后續(xù)信息資源的開發(fā)利用中提取出無效技術。2.完善檔案整編工作。將零散的資料整編為規(guī)范化檔案，完成有序化梳理，為后續(xù)檔案保存與提取利用工作創(chuàng)造更好條件。實踐中，可以充分發(fā)揮出計算機系統(tǒng)、信息技術的優(yōu)勢，依托專業(yè)的系統(tǒng)軟件完成對分散無序信息的整理，并自動形成目錄，方便后續(xù)存檔與應用。3.優(yōu)化工作環(huán)境建設。將檔案開發(fā)利用工作列入年度工作計劃，制定或修訂有關項目管理、成果獎勵等一系列辦法、規(guī)定，將科技創(chuàng)新列入績效考核體系中。通過這樣的方式，能夠達到優(yōu)化檔案創(chuàng)新工作環(huán)境的效果，推動科技創(chuàng)新工作氛圍更好形成，提高組織內全員的檔案意識。

3.2建立健全信息反饋機制

在開發(fā)利用科技檔案信息資源的過程中，需要信息反饋機制的支持。實踐中，主要在相關管理系統(tǒng)的支持下，對科技檔案信息資源的實際應用情況進行反饋，并結合不同信息資源在重要程度方面的差異性，完成科技檔案信息資源開發(fā)利用過程的優(yōu)化調整，以此達到強化檔案資源利用效率的目標。為了實現(xiàn)上述目標，可以從以下幾方面入手建立健全信息反饋機制：針對科技檔案資源設定專門的記錄簿，在其中詳細登記不同檔案資源的類型、使用目的以及使用頻率，并參照這些信息明確不同類型科技檔案信息資源的實際利用率;對科技檔案利用情況落實跟蹤式的調查，積極與相關信息使用人員展開溝通交流，第一時間獲取更為準確的信息反饋;檔案管理人員要加大經驗交流、溝通的頻率，確定科技檔案信息資源的利用規(guī)律，推動科技檔案信息資源開發(fā)利用工作的升級。

3.3擴大檔案管理工作服務范圍

在信息時代，科技檔案管理的革新，應該擴大經營服務的范圍和創(chuàng)新方法。首先，為了擴展基于網絡技術應用的搜索功能，需要科技歸檔管理的相關部門進行管理，管理部門的負責人可以通過該功能直接進入服務信道，獲得必要的檔案信息和數(shù)據(jù)。另外，將基礎信息資料納入視野，科技檔案部門應構筑完整的科技信息網絡，通過網頁的內容和科學合理的結構將其納入檔案管理。這樣就方便科技檔案管理部門的職員和科學研究人員通過網絡有效地詢問信息。從這樣的觀點來看，服務功能的擴充給文件管理負責人帶來了很大的便利性。另外，在擴大科技檔案管理服務范圍的同時，不應忽視相關法令的重要性。在建立檔案信息網絡的過程中，必須嚴格遵守相關條款，確保內容和結構的合理性和正當性。在執(zhí)行思想革新工作時，首先要采取措施提高經營者的思想水平，在經營者的指導下，使所有員工形成高度的文件管理意識。同時，文件管理者必須定期開展文化活動，以定期宣傳科學技術文件管理創(chuàng)意創(chuàng)新的重要性。最終激發(fā)員工的創(chuàng)新意識，實施科學和技術文件管理的意識形態(tài)水平的改善。其次，為了加強科技存檔管理理念的創(chuàng)新，管理者也可以提高員工對科技存檔管理理念革新的關注度，并且為科學技術文件管理水平打好基礎，促進員工協(xié)助檔案管理人員工作[1]。

3.4加大研發(fā)投入，提高科技檔案價值

科技檔案資料的研究價值極高，是單位發(fā)展的無形資產。合理地開發(fā)與利用能夠更好地指導工作與發(fā)展，為其創(chuàng)新改革提供有價值參考。在開發(fā)科技檔案過程中，必須要保證其能更好地指導實踐，能為員工提供便捷的搜索方式，發(fā)揮檔案價值，同時還要確保文檔的質量，提高其服務價值。另外，通過信息技術的運用，構建完善的信息系統(tǒng)，提高其信息化水平[2]。

結束語

綜上所述，科技檔案管理工作內容繁瑣，工作量大，相關工作人員不僅要做好搜集、整理、移交歸檔、開發(fā)應用等工作，還要確保檔案保存和制度建設的完善性。同時，要借助科技優(yōu)勢，以更先進更系統(tǒng)的手段來開拓檔案管理思路，推動檔案管理現(xiàn)代化進程，開創(chuàng)新局面[3]。

參考文獻：

[1]張進香，李宇.科技檔案信息資源開發(fā)利用研究[J].辦公室業(yè)務，2021，{4}（12）：103+119.

[2]宋貞勇.信息化時代科技檔案管理的創(chuàng)新研究[J].信息記錄材料，2021，22（06）：130-132.

[3]李軍.檔案科技助推檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務，2021，{4}（06）：124-125.